Microsoft Excel có nhiều tính năng khác nhau và một trong số chúng là tạo báo cáo tự động. Bạn có thể tạo bảng tính tương tác để đơn giản hóa quá trình nhập dữ liệu cho người khác vào sổ làm việc, đồng thời tự động hóa việc tạo báo cáo. Cả hai tính năng này đều yêu cầu đủ kiến thức về Visual Basic. Các bước để thực hiện cả hai tác vụ được mô tả bên dưới.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Tạo bảng tính tương tác
Bước 1. Xác định bố cục của bảng tính
Bố cục của bảng tính phải được thực hiện để người khác có thể tìm thấy các trường cần thiết để nhập dữ liệu.
Bố cục bảng tính có thể được trình bày theo chiều ngang hoặc chiều dọc. Hầu hết người dùng cảm thấy dễ dàng hơn khi làm việc với bố cục dọc, đặc biệt nếu bảng tính sẽ được in
Bước 2. Tạo nhãn văn bản cho bảng tính
Viết nhãn ở đầu mỗi cột và ở bên trái mỗi ô trong cột bạn định sử dụng làm mục nhập dữ liệu.
Bước 3. Nhấn phím alt="Hình ảnh" và phím F11 cùng nhau
Tổ hợp phím này sẽ mở trình soạn thảo Microsoft Visual Basic.
Bước 4. Bấm đúp vào "Sổ làm việc này" trong ngăn "Dự án Project-VBA" ở trên cùng bên trái
Một cửa sổ để viết mã sẽ xuất hiện trong phần chính của trình soạn thảo.
Bước 5. Chọn "Thủ tục" từ trình đơn Chèn
Hộp thoại Thêm thủ tục sẽ xuất hiện.
Bước 6. Nhập tên của thủ tục vào trường Tên
Nhập tên có ý nghĩa cho quy trình, chẳng hạn như "SumExpenses" nếu bảng tính sẽ được sử dụng để báo cáo chi phí đi lại. Bấm OK để đóng hộp thoại.
- Tên thủ tục không được chứa dấu cách, nhưng có thể sử dụng dấu gạch dưới (_) để thay thế dấu cách.
- Sau khi hộp thoại Thêm thủ tục đóng lại, một dòng sẽ xuất hiện có nhãn "Sub Public", theo sau là tên của thủ tục. Bên dưới dòng đó là khoảng trắng và dòng chữ "End Sub."
Bước 7. Nhập mã cho mỗi trường nhập trong bảng tính
Bạn sẽ viết hai dòng mã cho mỗi mục nhập.
- Dòng đầu tiên của mã có dạng "Phạm vi (" tên ô "). Chọn", "tên ô" đại diện cho ô nơi nhập dữ liệu đầu vào. Điền vào tên của ô ngay bên phải của nhãn văn bản. Nếu nhãn văn bản nằm trong ô A2, trường cho đầu vào là ô B2 (Phạm vi ("B2"). Chọn). Dấu ngoặc kép trước và sau tên ô vẫn được viết ở giai đoạn này, nhưng không còn được đưa vào câu lệnh mã hoàn chỉnh.
- Mã trong dòng thứ hai là "ActiveCell. Value = InputBox (" InputPrompt ")". "InputPrompt" đại diện cho văn bản sẽ xuất hiện để thông báo cho người dùng về loại dữ liệu cần nhập vào ô nhập liệu. Ví dụ: nếu ô nhập liệu sẽ chứa chi phí ăn uống, hãy thay thế "InputPrompt" bằng "Nhập tổng chi phí cho các bữa ăn, bao gồm cả tiền boa". (Dấu ngoặc kép cho văn bản hướng dẫn nhập vẫn được bao gồm, trong khi dấu ngoặc kép trước và sau lệnh không cần phải viết.)
Bước 8. Nhập mã cho mỗi trường tính toán
Một lần nữa, hai dòng được sử dụng giống như trước, nhưng lần này ActiveCell. Value là một phép tính của một hàm số, ví dụ SUM, trong đó hàm InputBox hàm được sử dụng để hiển thị các lệnh nhập.
Bước 9. Thêm một dòng mã để lưu bảng tính tương tác của bạn
Định dạng là "ActiveWorkbook. SaveAs Filename: =" Filename.xls "." Filename "là tên của bảng tính tương tác. (Dấu ngoặc kép trước và sau" Filename.xls "vẫn được viết, trong khi dấu ngoặc kép cho tất cả các lệnh là không yêu cầu.)
Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Excel phiên bản 2007 trở lên, hãy sử dụng ".xlsx" thay vì ".xls". Tuy nhiên, nếu có những người dùng bảng tính tương tác với phiên bản Excel 2003 trở xuống, họ sẽ không thể sử dụng bảng tính mà không có trình cắm trình đọc
Bước 10. Nhấn đồng thời phím alt="Hình ảnh" và phím Q
Trình chỉnh sửa Visual Basic sẽ đóng.
Bước 11. Nhấn đồng thời phím alt="Image" và F8
Hộp thoại Macro sẽ xuất hiện.
Bước 12. Bấm vào tên thủ tục trong danh sách Macro
Nếu thủ tục được tạo là thủ tục duy nhất trong danh sách, thủ tục đó sẽ được chọn tự động.
Bước 13. Nhấp vào nút Tùy chọn
Bạn sẽ được yêu cầu nhập một ký tự bàn phím để sử dụng làm phím tắt bằng phím Ctrl. Chọn một chữ cái có ý nghĩa chưa được sử dụng làm ký tự tắt, chẳng hạn như "e" cho "mục nhập".
Bước 14. Nhấp vào "OK" để đóng hộp thoại Tùy chọn Macro
Giờ đây, bạn có thể phân phối các bảng tính tương tác cho người dùng. Sau khi mở, người dùng có thể sử dụng các phím tắt để nhập và làm theo hướng dẫn bạn đã tạo để điền dữ liệu.
Phương pháp 2/2: Tự động tạo báo cáo
Bước 1. Tạo báo cáo trong PivotTable
PivotTables được thiết kế để tóm tắt dữ liệu để bạn có thể so sánh các con số và xác định xu hướng. PivotTable phải liên quan đến dữ liệu nằm trong một trong các bộ xử lý dữ liệu hoặc được nhập từ một cơ sở dữ liệu cụ thể.
Bước 2. Viết một tập lệnh Visual Basic để mở và đóng báo cáo
Tập lệnh sẽ có thể thực hiện các chức năng khác nhau được liệt kê bên dưới. Mỗi chức năng sẽ được mô tả theo sau là mã được đưa ra trong dấu ngoặc đơn để triển khai nó. Khi viết mã thực, hãy viết nó trong một khối duy nhất, thay thế tên trong ví dụ bằng tên của riêng bạn và không bao gồm dấu ngoặc đơn ở đầu và cuối của mẫu mã.
- Mở bảng tính ở chế độ chỉ đọc. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel. App") xlapp.vosystem = falsexlapp.workbooks.open / excelloc / filename.xls, 3,]
- Tải lại dữ liệu và lưu báo cáo, trong ví dụ này, báo cáo được lưu dưới dạng PDF với chú thích ngày tháng. [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF, / pdfloc / reportname_ & DatePart ("yyyy, Now ()) &" - "& Right (" 0 "& DatePart (" m ", Now ()), 2) & "-" Right ("0" & DatePart ("d", Now ()), 2) & ".pdf"] Nếu định dạng tài liệu đầu ra khác, hãy thay thế định dạng ".pdf" bằng phần mở rộng thích hợp như mong muốn.
- Đóng bảng tính mà không lưu nó, sau đó đóng Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- Sử dụng ".xlsx" thay vì ".xls" ở cuối bảng tính nếu bảng tính được lưu trong Excel 2007 và định dạng dựa trên XML sau này.
Bước 3. Viết một tập lệnh hàng loạt để bắt đầu tập lệnh Visual Basic
Mục đích của việc viết script là để các script Visual Basic có thể chạy tự động. Nếu không có tập lệnh hàng loạt, các tập lệnh VB phải được chạy theo cách thủ công.
Tập lệnh được viết ở định dạng sau, thay thế bằng tên thư mục và tên tệp của riêng bạn cho tên được cung cấp trong ví dụ này: [cscript / nologo / fileloc / script.vbs]
Bước 4. Viết một tập lệnh lô để đảm bảo rằng tệp đầu ra tồn tại như được tạo
Tập lệnh của bạn sẽ thực hiện các chức năng dưới đây. Mỗi chức năng sẽ được theo sau bởi mã được cho trong ngoặc đơn để thực hiện nó. Khi viết mã thực, hãy viết nó trong một khối duy nhất, thay thế tên trong ví dụ bằng tên bạn cần và không bao gồm dấu ngoặc đơn ở đầu và cuối mã mẫu.
- Kiểm tra xem có tệp đầu ra không. [For / f "tokens = 2-4 delims = /" %% a in ('date / t') do set rreport = reportname _ %% c - %% a - %% b.pdf)] Nếu định dạng tệp đầu ra không phải là PDF, hãy thay thế ".pdf" bằng phần mở rộng thích hợp.
- Nếu tệp đầu ra / báo cáo tồn tại, hãy gửi nó dưới dạng email cho người cần nó. [Nếu tồn tại / pdfloc \% rreport% (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Báo cáo đã Lập lịch -m Báo cáo %% báo cáo% được đính kèm. -A / pdfloc \% rreport% -s máy chủ của bạn: cổng -xu tên người dùng -xp mật khẩu)]
- Nếu tệp / báo cáo đầu ra không tồn tại ở vị trí đã chỉ định, hãy tạo một thủ tục để nó có thể gửi cho bạn thông báo rằng việc gửi không thành công. [Khác (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Báo cáo không chạy -m tệp% rreport% không tồn tại trong / pdfloc / -s yourerver: port -xu username -xp password)]
Bước 5. Đảm bảo rằng thư mục "Desktop" trên máy tính
Bạn phải xác minh sự tồn tại của thư mục Desktop cho cả hệ thống 32 bit và 64 bit. Nếu không, Excel và bảng tính phải được mở theo cách thủ công.
- Vị trí hệ thống 32-bit: c: / windows / system32 / config / systemprofile
- Vị trí hệ thống 64-bit: c: / windows / syswow64 / config / systemprofile
Bước 6. Lập lịch các tác vụ để chạy các tập lệnh khi cần thiết
Các tập lệnh hàng loạt phải được thực thi tuần tự và liên tục, ngay cả khi không có ai sử dụng máy tính. Các đặc quyền phải được đặt ở cài đặt cao nhất có thể.
