Báo cáo là một loại giấy được viết để thảo luận về một chủ đề hoặc phân tích một vấn đề. Tại một thời điểm nào đó, bạn có thể được yêu cầu viết báo cáo, cho việc học ở trường hoặc cho công việc. Đôi khi các báo cáo yêu cầu các yêu cầu đặc biệt, và những lúc khác bạn được phép viết bất cứ điều gì bạn muốn. Cho dù có các yêu cầu đặc biệt đối với báo cáo của bạn hay không, tất cả các báo cáo tuyệt vời phải chính xác, ngắn gọn, rõ ràng và có cấu trúc tốt.
Bươc chân
Phần 1/4: Chuẩn bị viết báo cáo
Bước 1. Đọc các yêu cầu phải tuân theo để viết báo cáo
Nếu bạn đang viết báo cáo cho một nhiệm vụ ở trường, bạn có thể muốn hỏi giáo viên của mình xem có những nguyên tắc nhất định phải tuân theo khi viết báo cáo hay không. Nếu bạn đang viết báo cáo cho công việc, hãy nói chuyện với sếp của bạn về những kỳ vọng của ông ấy đối với báo cáo của bạn. Quyết định những gì cần đưa vào một báo cáo trước khi bắt tay vào thực hiện là bước đầu tiên quan trọng để viết một báo cáo tuyệt vời.
- Bạn có thể phải hỏi giáo viên hoặc sếp về các yêu cầu về từ (hoặc trang) cho báo cáo, có bao gồm bảng, số liệu, hình minh họa hay không và thậm chí nói về các chi tiết cụ thể, chẳng hạn như loại phông chữ và cỡ chữ được sử dụng..
- Hầu hết các báo cáo sẽ bao gồm trang tiêu đề, phần tóm tắt (hoặc tóm tắt), phần giới thiệu, phần phương pháp (nếu có), phần kết quả (nếu có), phần thảo luận và kết luận.
Bước 2. Chọn một chủ đề
Đôi khi, bạn được yêu cầu viết báo cáo về một chủ đề cụ thể, trong khi những lần khác, bạn được phép chọn chủ đề của riêng mình. Bạn nên chọn một chủ đề mà bạn quan tâm, đặc biệt nếu bạn đang thực hiện một dự án dài hạn. Hoặc, chọn một chủ đề không quen thuộc với bạn. Điều này sẽ mang lại cho bạn cơ hội để học một điều gì đó mới.
- Trước khi bắt đầu viết báo cáo, bạn nên hiểu chủ đề và chắc chắn rằng bạn biết mục đích của báo cáo.
- Nhiều khóa học khoa học và kỹ thuật yêu cầu báo cáo. Đôi khi, bạn có thể phải viết báo cáo sách hoặc loại báo cáo khác cho chủ đề nhân văn.
- Nếu bạn gặp khó khăn khi chọn chủ đề, hãy thử đọc báo, tạp chí nổi tiếng hoặc các nguồn tin tức trực tuyến để tìm cảm hứng. Bạn có thể muốn viết về các sự kiện hiện tại (chẳng hạn như các sự kiện chính trị, sự kiện thể thao hoặc tình hình kinh tế) vì bạn có thể nhận được nhiều thông tin về chủ đề “văn hóa đại chúng”.
Bước 3. Hiểu rõ chủ đề
Bắt đầu đọc thông tin về chủ đề bạn đã chọn. Bạn có thể cần sử dụng sách từ thư viện trong khuôn viên trường hoặc thư viện công cộng, hoặc thực hiện tìm kiếm thông tin từ internet trên Google. Để viết một báo cáo hay, bạn phải nắm vững chủ đề mà bạn đang viết. Điều quan trọng là phải bao gồm thông tin cập nhật về chủ đề của bạn, đó là lý do tại sao bạn nên nghiên cứu nhiều trước khi viết báo cáo.
- Trước tiên, hãy đánh giá “chung chung” về chủ đề của bạn (thay vì đánh giá “chuyên sâu”). Điều này có nghĩa là bạn cần đọc nhanh các thông tin khác nhau về chủ đề đã chọn của mình, thay vì dành nhiều thời gian tập trung vào một số lượng nhỏ các bài báo.
- Nếu bạn đang viết về một chủ đề có nhiều khía cạnh (ví dụ, điều gì đó gây tranh cãi, chẳng hạn như liệu Indonesia có nên bãi bỏ án tử hình hay không), bạn có thể cần phải hiểu cả hai khía cạnh để thảo luận về ưu và nhược điểm của cả hai.
- Bạn có thể tìm một thủ thư tham khảo để giúp bạn tìm tài liệu sẽ giúp bạn viết báo cáo của mình. Thủ thư tham khảo sẽ giúp bạn tìm những nguồn đáng tin cậy mà bạn có thể sử dụng để thu thập thông tin về chủ đề bạn đã chọn. Ngoài ra, nhiều thủ thư tham khảo cũng sẽ hướng dẫn bạn trong quá trình nghiên cứu và cũng có thể dạy bạn cách sử dụng cơ sở dữ liệu trực tuyến.
Bước 4. Sử dụng các nguồn đáng tin cậy
Có thể có nhiều nguồn cung cấp thông tin về chủ đề của bạn, nhưng bạn cần đảm bảo rằng bạn tìm được nguồn uy tín và đáng tin cậy nhất. Các nguồn đáng tin cậy sẽ bao gồm tên tác giả và thường được liên kết với một tổ chức có uy tín (chẳng hạn như một trường đại học, một ấn phẩm truyền thông đáng tin cậy hoặc một chương trình của chính phủ hoặc bộ phận).
Nếu bạn nghi ngờ về một nguồn nào đó, hãy thảo luận với giáo viên, sếp hoặc thủ thư của bạn. Đôi khi các nguồn kém hoặc các bài báo viết lộn xộn được xuất bản để trông giống như một công trình khoa học đã được bình duyệt, và bạn không muốn bị đánh lừa bởi những bài báo như thế này
Bước 5. Xác định đối tượng mục tiêu của bạn
Bạn đang viết báo cáo này cho một nhóm chuyên gia về một chủ đề cụ thể hay cho một người không có kiến thức về chủ đề báo cáo của bạn? Bạn nên cố gắng viết càng nhiều càng tốt cho những người sẽ đọc báo cáo của bạn.
-
Nếu bạn đang viết báo cáo cho ai đó không quen với chủ đề trong báo cáo, hãy đảm bảo rằng bạn giới thiệu những điều cơ bản (ví dụ: thông tin cơ bản, thông tin liên quan và thuật ngữ bắt buộc). Đừng nhảy ngay vào một mô tả phức tạp về chủ đề mà không cung cấp ngữ cảnh trước.
Để thiết lập ngữ cảnh, hãy đảm bảo những gì bạn viết trả lời các câu hỏi như “tại sao chủ đề này lại quan trọng?”, “Ai đã nghiên cứu về chủ đề này, họ đã làm loại nghiên cứu nào và tại sao họ làm điều đó?”, Và “chủ đề này có tác động và ảnh hưởng rộng hơn không?”
- Nếu báo cáo nhắm đến các chuyên gia, bạn có thể tự do sử dụng ngôn ngữ và biệt ngữ phức tạp hơn dành riêng cho chủ đề hiện tại. Tuy nhiên, nếu bạn đang viết cho người mới bắt đầu hoặc những người không quen với chủ đề bạn đã chọn, đừng sử dụng ngôn ngữ khó hiểu và nếu bạn bao gồm biệt ngữ, hãy đảm bảo rằng bạn cũng cung cấp định nghĩa.
Phần 2/4: Báo cáo tổ chức
Bước 1. Bắt đầu với một bản tóm tắt
Phần tóm tắt mô tả ngắn gọn nội dung của báo cáo và trả lời câu hỏi "Bạn đã làm gì, tại sao bạn làm điều đó và bạn đã học được gì?" Độ dài tóm tắt không được vượt quá nửa trang.
Bạn có thể viết tóm tắt dễ dàng hơn sau khi đã hoàn thành phần nội dung của bài báo. Tuy nhiên, phần tóm tắt sẽ được đặt trước phần nội dung trong báo cáo cuối cùng
Bước 2. Viết lời giới thiệu
Phần này sẽ cung cấp thông tin cơ bản về chủ đề của báo cáo. Nếu bạn phải bao gồm một bài phê bình tài liệu, nó cũng sẽ được đưa vào đây.
- Trong phần mở đầu, hãy mô tả vấn đề hoặc chủ đề sẽ được điều tra trong báo cáo. Đây có thể là một vấn đề khoa học, chẳng hạn như tốc độ phát triển của sâu bướm Hồng Kông (sâu ăn thịt), hoặc một chủ đề hiện tại, chẳng hạn như tăng cường an ninh tại các sân bay.
- Tóm tắt nghiên cứu có liên quan đến chủ đề, nhưng đừng lấn át phần mở đầu. Hầu hết nội dung của báo cáo phải là kết quả của công việc của bạn, không phải là một cuộc thảo luận của người khác.
- Nếu bạn đang tiến hành một thử nghiệm và viết báo cáo về nó, hãy mô tả thử nghiệm đó trong phần giới thiệu.
Bước 3. Trình bày phương pháp hoặc trọng tâm phân tích của bạn
Trong văn bản khoa học, điều này thường được trình bày trong một phần gọi là "Phương pháp". Trong phần này, mô tả các thủ tục, tài liệu, v.v. mà bạn đã sử dụng.
- Bạn có thể sắp xếp các phương pháp theo thứ tự thời gian, bắt đầu với những gì bạn đã làm trước. Hoặc, bạn có thể nhóm chúng theo loại. Cách tiếp cận này có thể tốt hơn cho nghiên cứu khoa học nhân văn.
- Sử dụng các câu đúng ngữ pháp để mô tả các hành động bạn đã thực hiện.
Bước 4. Hiển thị kết quả thí nghiệm
Trong phần này, bạn trình bày những quan sát được thực hiện hoặc kết quả của các phương pháp đã áp dụng. Bạn nên mô tả ngắn gọn thử nghiệm hoặc quy trình (sử dụng ít chi tiết hơn bạn đã viết trong phần Phương pháp) và báo cáo kết quả chính.
- Bạn có thể trình bày kết quả thử nghiệm theo một số cách khác nhau. Bạn có thể sắp xếp chúng từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất, từ đơn giản nhất đến phức tạp hơn hoặc theo loại.
- Không giải thích kết quả bạn nhận được ở đây. Bạn sẽ làm điều đó trong phần tiếp theo.
Bước 5. Thảo luận về dữ liệu của bạn
Đây là nội dung của báo cáo. Ở đây bạn phân tích kết quả bạn nhận được và cho người đọc biết ý nghĩa của chúng. Tóm tắt những phát hiện quan trọng nhất vào đầu cuộc thảo luận. Bạn có thể viết chi tiết hơn về nó trong đoạn tiếp theo.
- Giải thích mối quan hệ giữa kết quả của bạn và tài liệu khoa học trước đó.
- Xem nghiên cứu bổ sung nào có thể giúp lấp đầy khoảng trống trong nghiên cứu của bạn hoặc giải quyết tất cả các vấn đề.
- Mô tả mức độ liên quan rộng hơn của các kết quả thử nghiệm của bạn. Đây được coi là câu trả lời cho câu hỏi "Vậy làm thế nào?" Khám phá của bạn có ý nghĩa gì? Tại sao khám phá lại hữu ích và quan trọng
- Trong một số báo cáo, bạn có thể được yêu cầu kết thúc bằng một kết luận riêng biệt nhắc nhở người đọc về những điểm quan trọng nhất. Đối với các báo cáo nói chung, bạn có thể kết thúc báo cáo ở cuối phần Thảo luận.
Phần 3/4: Cải thiện Chất lượng Viết
Bước 1. Chia sẻ những gì bạn học được
Một cách tốt để nghĩ về việc viết báo cáo là nghĩ về nó như một phương tiện để nói với người đọc “đây là những gì tôi đã làm, và đây là những gì tôi đã khám phá ra” hoặc “đây là những gì tôi biết về chủ đề cụ thể này.” Đừng viết để gây ấn tượng với người khác, thay vào đó hãy viết để giao tiếp. Bằng cách này, bạn sẽ gây ấn tượng với người khác ngay cả khi bạn không cố gắng.
Bước 2. Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp
Tránh sử dụng thuật ngữ "tiếng lóng". Ví dụ: thay vì nói “kết quả thật tuyệt vời”, hãy nói “kết quả rất quan trọng và có ý nghĩa”. Không sử dụng ngôn ngữ quá bình thường (bình thường và đối thoại). Điều này có nghĩa là người đọc không cần phải tạo ấn tượng rằng bạn đang nói chuyện với một người bạn, mà là nó phải có vẻ chuyên nghiệp.
Kiểm tra với giáo viên (hoặc bất kỳ ai sẽ đọc báo cáo của bạn) xem việc sử dụng đại từ ngôi thứ nhất có phù hợp hay không (nghĩa là câu bạn sẽ sử dụng sử dụng “Tôi” làm chủ ngữ). Thông thường, đại từ ngôi thứ nhất không thích hợp trong các bài viết hoặc báo cáo học thuật. Tuy nhiên, đôi khi việc sử dụng đại từ ngôi thứ nhất lại hiệu quả và thuyết phục hơn. Thay vì đoán xem việc sử dụng đại từ ngôi thứ nhất có phù hợp hay không, tốt nhất bạn nên thảo luận với giáo viên của mình
Bước 3. Viết thành những câu rõ ràng và ngắn gọn
Các câu bạn viết không nên quá phức tạp hoặc dài dòng. Cố gắng sử dụng các câu ngắn với cấu trúc câu rõ ràng. Nếu có thể, hãy tránh sử dụng quá nhiều dấu phẩy, dấu chấm phẩy và dấu hai chấm. Việc sử dụng các câu ngắn gọn, rõ ràng là một đặc điểm quan trọng của một báo cáo tốt.
Đặt câu trực tiếp và câu chủ động. Cấu trúc câu của bạn sẽ giống như: “Tôi đã nghiên cứu chủ đề này, tìm thấy dữ liệu này và xác định các kết quả sau”. Cố gắng tránh sử dụng giọng bị động, nếu có thể, vì nó làm cho báo cáo của bạn khó hiểu hơn đối với người đọc
Bước 4. Nhập phần và tiêu đề
Điều này sẽ làm cho thông tin trong báo cáo của bạn dễ tìm và sẽ làm cho báo cáo của bạn hấp dẫn hơn đối với người đọc hoặc người đánh giá.
Bạn có thể cần tạo một tiêu đề khác để tách nó khỏi phần còn lại của văn bản bằng cách in đậm, nghiêng hoặc kích thước lớn hơn. Nếu bạn làm theo một hướng dẫn văn phong cụ thể, chẳng hạn như APA (Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ), hãy chắc chắn làm theo hướng dẫn của họ về tiêu đề
Bước 5. Sử dụng nhiều nguồn đáng tin cậy
Sử dụng nhiều nguồn sẽ mở rộng kiến thức của bạn về chủ đề bạn đã chọn cụ thể, cung cấp cho bạn nhiều thông tin hơn để đưa vào báo cáo và giảm khả năng bạn vô tình ăn cắp ý tưởng.
- Sử dụng sách giáo khoa và sách giáo khoa, báo chí, tạp chí học thuật và thương mại, các báo cáo của chính phủ và tài liệu pháp lý làm nguồn đáng tin cậy. Những tài nguyên này có sẵn rộng rãi trên báo in và trực tuyến.
- Nếu bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm thông tin về chủ đề báo cáo của mình, hãy nhờ thủ thư giúp đỡ! Các thủ thư được đào tạo để hỗ trợ những công việc này.
- Bạn có thể muốn tránh tài liệu từ các nguồn cố ý. Nói cách khác, hãy tìm kiếm tài liệu từ các nguồn thực tế và nếu có sẵn, hãy bao gồm dữ liệu để hỗ trợ các tuyên bố được đưa ra.
Bước 6. Chuẩn bị trước thật tốt
Viết báo cáo cần có thời gian. Viết một báo cáo tốt cần nhiều thời gian hơn. Dành đủ thời gian để chuẩn bị, viết và sửa đổi báo cáo của bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể phải bắt đầu vài tuần trước thời hạn báo cáo, tùy thuộc vào tốc độ làm việc của bạn và độ dài của báo cáo cũng như các yêu cầu khác.
Dành một khoảng thời gian nhất định để đơn giản nghiên cứu chủ đề của bạn mà không cần viết. Hãy dành thời gian để trở thành một chuyên gia về chủ đề bạn đã chọn bằng cách nghiên cứu càng nhiều tài liệu viết về chủ đề đó càng tốt. Khi bạn đã sẵn sàng chuyển sang giai đoạn viết, bạn sẽ có một nền tảng kiến thức vững chắc để đưa vào báo cáo của mình
Phần 4/4: Sửa đổi Báo cáo
Bước 1. Phân bổ thời gian cần thiết để sửa đổi hoặc viết lại báo cáo
Bản nháp đầu tiên (bản nháp) của báo cáo của bạn chỉ nên đóng vai trò là bản nháp đầu tiên. Bạn nên ước lượng nhu cầu chỉnh sửa và viết lại báo cáo nhiều lần trước khi nộp cho giáo viên để đánh giá hoặc cho người giám sát để đánh giá. Điều quan trọng là phải phân bổ đủ thời gian để thực hiện các chỉnh sửa và thay đổi phù hợp và cần thiết nếu bạn muốn viết các báo cáo thực sự tuyệt vời.
Bước 2. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Bạn nên đọc kỹ bản báo cáo để kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Hãy nhớ rằng kiểm tra chính tả trên máy tính của bạn sẽ không phát hiện ra mọi lỗi. Ví dụ: bạn có thể nhầm lẫn giữa việc sử dụng từ “enter” với “input”, vì vậy đừng chỉ dựa vào chức năng này. Chú ý đến các chi tiết nhỏ trong báo cáo (chẳng hạn như chính tả và ngữ pháp) sẽ cải thiện chất lượng tổng thể của báo cáo.
Bước 3. Kiểm tra định dạng báo cáo
Đảm bảo rằng bạn tuân thủ bất kỳ yêu cầu cụ thể nào trong bài tập hoặc mô tả dự án của bạn. Bạn có thể cần trang tiêu đề, loại phông chữ và kích thước cụ thể hoặc kích thước lề tùy chỉnh.
Bước 4. Kiểm tra công việc của bạn một cách nghiêm túc
Các bản sửa đổi nên nhiều hơn hiệu đính. Thay vào đó, việc sửa đổi nên là một cuộc kiểm tra quan trọng đối với tác phẩm. Cuối cùng, bạn sẽ phải tìm các lỗi làm giảm chất lượng tổng thể của báo cáo và điều này có thể có nghĩa là xóa hoặc viết lại một phần lớn báo cáo của bạn.
Hãy tự hỏi bản thân: Báo cáo của tôi có phục vụ được mục đích của nó không? Nếu không, bạn có thể phải xem xét một bản sửa đổi quan trọng
Bước 5. Nhờ ai đó xem xét báo cáo của bạn
Nếu có thể, hãy nhờ một người bạn, đồng nghiệp hoặc đồng nghiệp đáng tin cậy đọc báo cáo của bạn. Ngoài việc kiểm tra ký tự để tìm lỗi chính tả và ngữ pháp, người đó có thể cung cấp thông tin đầu vào quan trọng và hiệu quả. Điều này có thể giúp đưa báo cáo của bạn từ tốt đến tuyệt vời.
