Được yêu cầu hay không, viết báo cáo trạng thái có thể là một cách tuyệt vời để truyền đạt thành tích. Một báo cáo trạng thái tốt sẽ giúp sếp cũng như bạn theo dõi các nhiệm vụ và kết quả công việc. Sau đây là hướng dẫn viết báo cáo trạng thái dễ đọc.
Bươc chân
Phương pháp 1/1: Viết báo cáo trạng thái
Bước 1. Đặt tiêu đề và ngày tháng cho báo cáo
Tiêu đề có chứa ngày tháng (ví dụ: "Kết quả tuần đầu tiên của tháng 12") là một tùy chọn tiêu đề hiệu quả. Hãy chắc chắn rằng bạn ghi ngày tháng trên báo cáo.
- Nếu báo cáo sẽ được gửi qua email, bạn có thể sử dụng tên và ngày tháng làm tiêu đề.
- Nếu báo cáo là tài liệu, hãy đặt tiêu đề và ngày tháng làm đầu tài liệu.
Bước 2. Ghi thông tin chi tiết về dự án, chẳng hạn như tên dự án, ngày bắt đầu / kết thúc và tên nhân sự
Bước 3. Mô tả thành tích với các tiêu đề "Thành tích", "Nhiệm vụ đã hoàn thành", và những thứ tương tự
- Đảm bảo bạn đề cập đến khoảng thời gian báo cáo, ví dụ: tuần, tháng, quý, v.v.
- Sử dụng các động từ chủ động để bắt đầu báo cáo, chẳng hạn như "hoàn thành", "giải thích", "thiết kế", "cải tiến", "tinh chỉnh", v.v.
- Đối với báo cáo hàng tuần, bạn có thể chỉ cần đưa vào 3-6 điểm, mỗi điểm dài một câu.
Bước 4. Viết ra những việc cần phải hoàn thành trong kỳ báo cáo tiếp theo, tiêu đề "Kế hoạch tiếp theo", "Nhiệm vụ tiếp theo", "PR", v.v
- Tính thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nếu có thể, ví dụ: "Lập hồ sơ thay đổi thiết kế (Thời gian ước tính: 2 ngày)."
- Kết hợp nhiệm vụ tiếp theo với lịch trình dự án của bạn.
- Đối với báo cáo hàng tuần, bạn có thể chỉ cần đưa vào 3-6 điểm, mỗi điểm dài một câu.
Bước 5. Đồng thời viết ra các vấn đề bạn đang gặp phải hoặc sẽ trải qua với các tiêu đề "Vấn đề" hoặc "Vấn đề và nhận xét"
Đối với phần này, bạn có thể viết 1-2 đoạn văn ngắn.
- Ví dụ: nếu bạn gặp khó khăn khi liên hệ với nhà cung cấp của mình vì không có ai ở văn phòng trong tuần này hoặc có đề xuất để cải thiện cách hoạt động của công ty bạn, hãy viết chúng ra trong phần "Vấn đề và Nhận xét".
- Nếu bạn chỉ đang báo cáo một vấn đề, nhưng không cần trợ giúp khi nó được viết ra, đừng quên đề cập đến vấn đề đó. Những nhận xét như "Vấn đề đã được giải quyết trong vòng 2 ngày" sẽ nói với cấp trên của bạn không can thiệp, nhưng hãy để ý đến vấn đề bạn đang gặp phải.
- Nếu vấn đề công việc của bạn không được giải quyết, người giám sát không thể nói rằng bạn đã không nói với anh ta.
Bước 6. Đọc lại báo cáo, sau đó gửi cho các bên liên quan
Thí dụ
Đây là báo cáo trạng thái mẫu từ trình chỉnh sửa wikiHow. Đối sánh kiểu, định dạng và danh sách thành tích trong ví dụ này với dữ liệu từ công việc của bạn, nhưng lưu ý rằng mỗi bước bắt đầu bằng một động từ chủ động.
Báo cáo hiện trạng ngày 26 tháng 9 năm 2011.
Hoàn thành
- Bắt đầu 3 bài: 1 bài từ ý tưởng của riêng bạn, 2 bài để thực hiện yêu cầu.
- Phát triển 2 bài báo
- Viết lại 1 bài báo
- Tuần tra gần 400 thay đổi và kiểm tra các yêu cầu chỉnh sửa lỗi chính tả / trùng lặp.
Kế hoạch tiếp theo
- Thêm hình ảnh vào 1 bài viết.
- Đọc lại và chỉnh sửa 1 bài báo.
- Yêu cầu một biên tập viên có kiến thức về y tế hoặc sơ cứu để đánh giá các bài báo về gãy xương. Tác giả không có trình độ y học nên nghi ngờ kết quả nghiên cứu của mình.
- Đánh giá 1 bài viết đã tốt, nhưng cần cải thiện văn phong và bổ sung thông tin.
Sự cố / Nhận xét
- Cảm ơn các lập trình viên, vì họ đã đảm bảo rằng bản cập nhật phần mềm tuần này diễn ra suôn sẻ. Các vấn đề xảy ra sẽ được thông báo sau.
- Một tình nguyện viên rất buồn vì con mèo của anh ta chết. Các tình nguyện viên được yêu cầu nghỉ ngơi trước.
Lời khuyên
- Nếu có thể, hãy viết một báo cáo tích cực. Báo cáo không phải là nơi để phàn nàn, tức giận hoặc bào chữa. Một cách để viết một báo cáo tích cực là đưa ra các gợi ý, hoặc ít nhất là các hướng giải quyết vấn đề, nếu bạn báo cáo một vấn đề. Đề xuất của bạn là bằng chứng cho thấy bạn đã chủ động giải quyết vấn đề.
- Nói lời cảm ơn đúng chỗ, chẳng hạn như với đồng nghiệp đã giúp đỡ bạn. Nếu bạn giúp đỡ một đồng nghiệp khác, hãy đề cập đến điều đó trong báo cáo.
- Trung thực trong báo cáo. Đừng báo cáo những điều bạn không làm.
- Viết một báo cáo ngắn gọn. Người quản lý của bạn là một người bận rộn, anh ấy không có nhiều thời gian để đọc báo cáo của bạn. Nếu người quản lý cần thêm thông tin, anh ta sẽ hỏi.
- Nếu bạn viết báo cáo vào chiều thứ Sáu, bạn sẽ biết công việc của mình đang tiến triển đến đâu khi bạn trở lại làm việc vào sáng thứ Hai.
- Nếu bạn có nhiều thứ cần theo dõi (yêu cầu mua hàng, yêu cầu thay đổi, yêu cầu công việc, ghi chú, v.v.), tạo bảng hoặc cơ sở dữ liệu có thể là một cách tốt để theo dõi chúng.
- Viết báo cáo cụ thể.
- Tạo một bản sao của báo cáo cho chính bạn. Bản sao có thể giúp bạn khi viết sơ yếu lý lịch, hoặc viết thành tích khi đến lúc được tăng lương.
- Nếu bạn muốn viết báo cáo trạng thái, hãy viết báo cáo thường xuyên, hoặc ít nhất là viết thành tích, để bạn không mất hàng giờ theo dõi những gì bạn đã làm. Mỗi ngày ghi thành tích khi điền phiếu điểm danh.
- Phương pháp viết báo cáo trạng thái này cũng có thể được sử dụng khi bạn báo cáo trạng thái của một dự án trong một cuộc họp.
- Báo cáo về một cái gì đó bạn vừa mới bắt đầu, một cuốn sách bạn vừa đọc hoặc một cái gì đó bạn đang nghiên cứu đều tốt. Không phải tất cả mọi thứ đều có thể hoàn thành trong một tuần, và việc chuẩn bị bạn làm có thể tốn thời gian và làm tăng thêm giá trị cho dự án.
Cảnh báo
- Viết báo cáo một cách chuyên nghiệp. Báo cáo của bạn có thể được nhiều người đọc hơn bạn nghĩ, đặc biệt nếu nó được gửi qua email.
- Nếu bạn gửi cho sếp của mình một báo cáo không mong muốn, hãy chuẩn bị để viết báo cáo tương tự vào tuần tới!
- Nói chung, đừng hứa quá nhiều. Chỉ cần cho tôi biết những gì bạn có thể làm.
