Lưu trữ và Tự động lưu trữ là các tính năng của Office 2007 cho phép bạn di chuyển các tệp cũ đến vị trí lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định. Nói chung, Outlook 2007 lưu trữ tệp tự động 14 ngày một lần, nhưng bạn có thể lưu trữ tệp theo cách thủ công hoặc đặt Tự động lưu trữ để lưu trữ tệp theo lịch trình.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Lưu trữ thủ công
Bước 1. Nhấp vào Tệp ở đầu cửa sổ Outlook 2007 của bạn, sau đó chọn Lưu trữ
Một hộp thoại lưu trữ sẽ xuất hiện.
Bước 2. Chọn nút Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con.
Bước 3. Nhấp vào menu bên cạnh Lưu trữ các mục cũ hơn, sau đó chọn ngày bạn thích
Bước 4. Nhấp vào Duyệt qua, sau đó chọn một vị trí để lưu tệp lưu trữ
Bước 5. Bấm OK
Tất cả các tệp trong Outlook cũ hơn ngày bạn đã chọn sẽ được lưu trữ.
Phương pháp 2/2: Tùy chỉnh Tự động lưu trữ
Bước 1. Nhấp vào Công cụ ở đầu cửa sổ Outlook 2007 của bạn, sau đó chọn Tùy chọn
Hộp thoại Tùy chọn sẽ xuất hiện.
Bước 2. Nhấp vào tab Khác, sau đó nhấp vào Tự động lưu trữ.
Bước 3. Đánh dấu vào hộp kiểm Run AutoArchive every, sau đó chọn tần số quét từ menu có sẵn
Nói chung, Outlook 2007 sẽ quét các tệp cũ 14 ngày một lần.
Bước 4. Chọn một hoặc nhiều tùy chọn bên dưới nếu cần:
- Nhắc trước khi Tự động lưu trữ chạy: Tính năng này sẽ hiển thị thông báo nhắc nhở trước quá trình lưu trữ, vì vậy bạn có thể hủy phiên Tự lưu trữ nếu muốn.
- Xóa các mục đã hết hạn: Tính năng này cho phép Outlook xóa các tệp khi chúng đủ cũ.
- Lưu trữ hoặc xóa các mục cũ: Tính năng này cho phép bạn lưu trữ hoặc xóa các tệp nhất định khi chúng đủ cũ.
- Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục: Khi tính năng này được bật, thư mục Lưu trữ sẽ xuất hiện trong ngăn điều hướng Outlook, vì vậy bạn có thể duyệt các tệp đã lưu trữ một cách dễ dàng.
- Xóa các mục cũ hơn: Cài đặt này cho phép bạn chỉ định tuổi của tệp sẽ được lưu trữ, từ 1 ngày đến 60 tháng.
- Di chuyển các mục cũ sang: Tính năng này cho phép bạn chọn nơi lưu các tệp đã lưu trữ của mình.
- Xóa vĩnh viễn các mục: Tính năng này cho phép Outlook xóa trực tiếp các tệp cũ mà không cần lưu trữ chúng trước.
Bước 5. Bấm OK. Cài đặt Tự động lưu trữ của bạn sẽ được lưu và hoạt động.
