Nếu bạn cảm thấy quá tải với các công việc hàng ngày, có một lịch trình sẽ giúp bạn làm việc năng suất, hiệu quả và có tổ chức hơn. Thử nghiệm với sổ ghi chép, bảng kế hoạch hoặc ứng dụng để quản lý thời gian của bạn và tuân theo phương pháp bạn cho là hiệu quả nhất. Đảm bảo đặt ra kết quả thực tế và ưu tiên cân bằng giữa trách nhiệm và thời gian rảnh. Để luôn đi đúng hướng, hãy lên lịch thành một phần thói quen của bạn và tự thưởng cho mình bất cứ khi nào bạn quản lý để đánh dấu một nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của mình.
Bươc chân
Phần 1/3: Lập lịch trình
Bước 1. Ghi lại thời gian bạn thực hiện các hoạt động thường ngày
Ghi lại thời gian bạn chuẩn bị vào buổi sáng, giặt giũ buổi sáng, đi mua sắm, trả lời email, làm việc nhà và hoàn thành các công việc thường ngày khác. Hãy xem qua nó trong một tuần và viết nó vào sổ tay, trang tính hoặc ứng dụng Notepad.
- Bằng cách theo dõi thói quen của bạn trong cả tuần, bạn sẽ có thể ước tính thời gian bạn cần phân bổ cho một số công việc nhất định.
- Có thể bạn sẽ tìm ra cách để làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ, bạn có thể thấy rằng bạn đã dành 10 giờ để chơi trò chơi điện tử và nên dành nhiều thời gian hơn cho việc học.
Bước 2. Thử tạo lịch biểu bằng nhiều công cụ khác nhau, từ sổ ghi chép đến chương trình làm việc cho đến ứng dụng
Tận dụng nhiều phương pháp viết tay hoặc kỹ thuật số khi thiết lập lịch trình lần đầu. Nếu bạn muốn bắt đầu với một trang giấy trắng, hãy sử dụng ứng dụng sổ tay hoặc Notepad. Nếu bạn muốn sử dụng trang tính bao gồm ngày và thời gian, hãy sử dụng chương trình làm việc hoặc ứng dụng lịch.
- Chọn một phương pháp phù hợp với bạn. Nếu bạn không thích giấy, hãy sử dụng một ứng dụng kỹ thuật số. Nếu viết tay giúp bạn tập trung, hãy sử dụng bút chì và sổ ghi chép.
- Bạn sẽ biết mình thích gì và không thích gì khi sử dụng lịch trình. Khi bạn tìm thấy phương pháp phù hợp, hãy tiếp tục sử dụng nó. Tập hợp tất cả các nhiệm vụ của bạn chỉ ở một nơi, cho dù đó là sổ ghi chép, việc cần làm hay ứng dụng.
Bước 3. Ghi lại ngày tháng nếu cần thiết
Nếu ngày và ngày không có sẵn trên thiết bị của bạn, chỉ cần viết chúng ở đầu trang lịch biểu. Chỉ sử dụng một trang trong 1 ngày để bạn có thể tập trung vào công việc hiện tại. Ghi chú bổ sung nếu cần.
- Liệt kê các ngày trong lịch trình của bạn sẽ giúp bạn theo dõi các hoạt động diễn ra vào một ngày nhất định, chẳng hạn như các bài học âm nhạc vào thứ Hai và thứ Tư.
- Nếu bạn đang sử dụng sổ ghi chép đơn giản, hãy tận dụng trang bên trái để xem thứ tự của lịch trình và sau đó viết ra các ưu tiên hàng ngày của bạn và các ghi chú khác trên trang bên phải.
Bước 4. Nhập các hoạt động đã xác định trước
Các bài học, các cuộc họp thường xuyên và các bài tập xác định khác tạo thành phác thảo lịch trình của bạn. Bắt đầu bằng cách điền vào một cột hoạt động cố định, chẳng hạn như “08,30 - Nhập môn Tâm lý” hoặc “16,00 - Lớp yoga”.
- Nếu bạn đang sử dụng sổ tay hoặc trang tính trống, hãy đặt một khoảng thời gian ở bên trái của trang với khoảng thời gian 30 phút một lần. Phương pháp này sẽ rất hữu ích. Cung cấp cho mỗi khoảng thời gian để có đủ không gian để thêm ghi chú trong bài tập.
- Nếu bạn đang sử dụng chương trình làm việc hoặc ứng dụng lịch biểu, thường có sẵn một khoảng thời gian.
Phần 2/3: Thời gian
Bước 1. Lập danh sách việc cần làm trên một tờ giấy riêng
Thật dễ dàng để bao gồm các công việc hàng ngày, nhưng sắp xếp thời gian còn lại bạn có thì không. Bắt đầu bằng cách viết ra mọi thứ bạn cần hoàn thành trên một tờ giấy trắng hoặc trên một tài liệu mới trên điện thoại hoặc máy tính của bạn. cho biết mức độ ưu tiên của nhiệm vụ bằng cách viết một số hoặc chữ cái bên cạnh nhiệm vụ.
- Ví dụ, viết 1 (hoặc A) bên cạnh những nhiệm vụ quan trọng nhất, Đây là những nhiệm vụ mà bạn sẽ cần đưa vào lịch trình của mình trước tiên. Viết 2 (hoặc B) bên cạnh các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên trung bình và 3 (hoặc C) cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp.
- Khi viết một nhiệm vụ trên lịch biểu của mình, bạn có thể đánh dấu mức độ ưu tiên bên cạnh nó hoặc chỉ cần thêm dấu hoa thị hoặc dấu chấm than bên cạnh các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu.
- Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một tuần, hãy sử dụng danh sách việc cần làm hàng tuần. Viết ra một công việc hàng ngày nếu bạn muốn lập thời gian biểu cho một ngày.
Bước 2. Lên lịch cho những công việc quan trọng nhất của bạn cho những thời điểm bạn cảm thấy hiệu quả nhất
Bắt đầu lấp đầy lịch trình của bạn với những nhiệm vụ quan trọng nhất. Ước tính thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ và lên lịch cho các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu cho những thời điểm bạn tràn đầy năng lượng nhất và không bị phân tâm. Để đánh dấu các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu, hãy thêm dấu hoa thị, gạch dưới hoặc đánh dấu bằng Công cụ đánh dấu.
- Ví dụ, nếu bạn cảm thấy làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, hãy lên lịch cho các dự án quan trọng trước bữa trưa. Sắp xếp tệp và xóa email có thể được thực hiện sau đó.
- Cố gắng ước lượng thời gian hợp lý. Đừng cố gắng tính thời gian làm bài tập hoặc cuộc gặp gỡ với khách hàng quá ngắn, hãy nói 30 phút, khi bạn biết rằng 1 giờ phải bằng một giờ.
- Sau khi bước vào những công việc quan trọng nhất, đã đến lúc cho những công việc đơn giản hơn, chẳng hạn như giặt giũ hoặc mua sắm.
Bước 3. Bao gồm các chi tiết giúp bạn nhớ những việc cần làm
Khi bạn nhập một nhiệm vụ, hãy bao gồm thông tin cụ thể để bạn có thể nhớ ý nghĩa của nhiệm vụ. Nếu bạn chỉ ghi chú ngắn gọn, chẳng hạn như “Cuộc họp” hoặc “Tìm kiếm dữ liệu”, bạn sẽ rất khó nhớ ý nghĩa của nó.
- Nếu bạn phải tham dự một cuộc họp, hãy bao gồm cả thời gian, địa điểm và những người tham gia cuộc họp. Bạn cũng có thể thêm dấu đầu dòng vào bài tập cuộc họp.
- Hãy nhớ rằng, bạn không cần phải viết toàn bộ bài luận cho mọi bài tập. Chỉ cần nhập các chi tiết cần thiết để bạn không bị nhầm lẫn khi đọc nó.
Bước 4. Viết ra thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi nhiệm vụ
Bất kể bạn sử dụng công cụ nào để lên lịch, ứng dụng hay Notepad, việc viết ra thời gian bắt đầu và kết thúc sẽ giúp bạn giữ mọi hoạt động trong ngày theo đúng lịch trình. Bạn sẽ có ý tưởng về ngày mai của mình sẽ như thế nào và bạn sẽ ở đâu vào bất kỳ thời điểm nào.
- Ví dụ: có thể bạn phải làm tổng quan từ 9: 30-10: 30, học bài từ 11: 00-12: 15, ăn trưa lúc 12:30 và tham gia các cuộc họp từ 13: 00-13: 45.
- Luôn nhớ đặt thời gian ước tính một cách hợp lý. Hãy chú ý đến những ghi chú bạn thực hiện trong khi truy tìm quá khứ để có thể ước tính chính xác thời gian hoàn thành một nhiệm vụ.
Bước 5. Cũng dành thời gian cho niềm vui, gia đình và thư giãn
Bạn không thể làm việc hiệu quả mọi lúc. Vì vậy, hãy dành thời gian cho những người bạn yêu thương, đi chơi bên ngoài và vui chơi. Nếu bạn là kiểu người thường quên nghỉ ngơi, điều quan trọng là bạn phải nhắc nhở thư giãn và vui vẻ.
Ví dụ: nhập các mục nhập như “Thứ Ba, 6:30 chiều - Ăn tối với bà Raras và Tanaya (kết thúc công việc 5:45 chiều!)” Hoặc “Thứ Bảy, 12 giờ đêm - Đưa Aurora đến công viên.”
Bước 6. Để 25% thời gian rảnh rỗi
Bạn sẽ gặp khó khăn trong việc tinh chỉnh lịch trình của mình nếu bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ theo trình tự. Tốt hơn, hãy dành thời gian để đối phó với bất kỳ sự gián đoạn hoặc chậm trễ nào. Khoảng cách ít nhất 15 phút giữa mỗi nhiệm vụ là một cách tuyệt vời để hoàn thành bất kỳ thay đổi nào trong kế hoạch của bạn.
- Nếu bạn phải đi đâu đó, hãy luôn thêm 10-15 phút (hoặc thậm chí nhiều hơn, tùy thuộc vào nơi bạn sống) đề phòng khi bạn bị kẹt xe.
- Ngay cả khi bạn không đến muộn hoặc không có phiền nhiễu, bạn có thể sử dụng thời gian dư thừa để nghỉ ngơi, tập thể dục hoặc thậm chí làm thêm các công việc khác.
Phần 3/3: Bám sát lịch trình
Bước 1. Đặt lịch của bạn vào cùng một thời điểm mỗi ngày
Nếu bạn đặt lịch vào một thời gian cố định, hoạt động này sẽ trở thành một phần thói quen hàng ngày của bạn. Bạn có thể kiểm tra danh sách việc cần làm của mình trong buổi cà phê sáng hoặc tối hôm trước. Bạn chỉ cần làm cho các hoạt động theo lịch trình trở thành một thói quen hàng ngày.
Có thể dễ dàng hơn để lập lịch trình hàng tuần vào tối Chủ nhật, sau đó điều chỉnh và thiết lập lịch trình hàng ngày vào mỗi buổi tối hoặc buổi sáng
Bước 2. Lưu lịch biểu của bạn ở nơi bạn có thể xem
Cho dù đó là trong sổ tay, việc cần làm hay ứng dụng của bạn, hãy luôn đảm bảo lịch trình của bạn dễ thực hiện. Nếu bạn hiếm khi chạm vào lịch trình của mình, bạn sẽ rất khó để đạt được mục tiêu về thời gian này.
- Nếu bạn sử dụng ứng dụng, hãy cài đặt và đồng bộ hóa tài khoản của bạn với tất cả các thiết bị điện tử mà bạn sử dụng. Hãy thử sử dụng máy tính để bàn hoặc tiện ích trên màn hình chính để ghim các tác vụ vào màn hình chính của thiết bị điện tử.
- Cài đặt bảng trắng hoặc lịch trong không gian làm việc sẽ rất hữu ích. Viết ra những thông tin dễ hiểu trong nháy mắt chẳng hạn như những ngày quan trọng và mục tiêu hàng tuần.
Bước 3. Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành để giữ cho bạn có động lực
Thật đơn giản, đặt dấu tích bên cạnh một nhiệm vụ đã hoàn thành là một điều rất thú vị. Việc cho những điểm này sẽ mang lại sự hài lòng nhất định vì bạn đã đạt được một tiến bộ trong khi cố gắng giữ trách nhiệm.
Không cần phải hoảng sợ nếu bạn không hoàn thành tất cả các nhiệm vụ. Nếu có điều gì đó không mong muốn xảy ra, hãy sửa lại lịch trình và ưu tiên nó vào ngày hôm sau
Bước 4. Tự thưởng cho bản thân khi bạn hoàn thành tất cả các nhiệm vụ
Khi có một phần thưởng mong đợi, các nhiệm vụ sẽ cảm thấy dễ dàng hoàn thành hơn, đặc biệt là những nhiệm vụ nhàm chán. Ví dụ: nếu một ngày của bạn có đầy đủ các bài thuyết trình, cuộc họp và thời hạn, hãy tự thưởng cho mình thêm một khoảng thời gian nghỉ ngơi, ăn kem hoặc một số phần thưởng đơn giản khác.
Ngoài một món quà nhỏ để kỷ niệm việc hoàn thành một nhiệm vụ, hãy chuẩn bị một món quà lớn cho bản thân sau một ngày bận rộn. Tận hưởng nhiều thời gian hơn trong bồn, chơi trò chơi điện tử, xem phim hoặc thực hiện một hoạt động yêu thích
Bước 5. Sử dụng các ứng dụng năng suất để ngăn chặn sự phân tâm
Nếu bạn có xu hướng lướt web hoặc truy cập mạng xã hội, hãy tải xuống một ứng dụng như StayFocused hoặc Focusbar. Những loại ứng dụng này chặn các trang web bật lên và làm bạn mất tập trung trong thời gian bạn dành cho công việc.
Sẽ hữu ích hơn nếu bạn giữ điện thoại trong túi quần hoặc túi xách thay vì để trên bàn làm việc. Bằng cách đó, bạn vẫn có thể sử dụng nó bất cứ khi nào bạn cần, nhưng tương đối không bị phân tâm bằng cách để nó khuất tầm nhìn
Bước 6. Lên lịch nghỉ ngơi thường xuyên để tránh mệt mỏi
Một lịch trình dày đặc mà không có thời gian nghỉ ngơi sẽ cảm thấy mệt mỏi và thậm chí có khả năng gây ra sự trì hoãn. Rõ ràng là bạn không thể cố gắng hết sức nếu bạn đối xử với bản thân theo cách đó. Hãy dành thời gian nghỉ ngơi để công việc dễ quản lý hơn đồng thời làm sảng khoái cơ thể và tinh thần.
- Ví dụ, tận dụng thời gian cuối tuần để hoàn thành các công việc gia đình khác nhau là tốt. Tuy nhiên, nếu bạn cắt cỏ, giặt giũ và dọn dẹp nhà cửa vào thứ Bảy, hãy lên lịch cho Chủ nhật để nghỉ ngơi nhiều hơn.
- Mỗi tối, hãy sắp xếp thời gian thư giãn trước khi ngủ 1-2 tiếng. Sử dụng thời gian này để đọc một cuốn sách giải trí, ngâm mình trong bồn hoặc nghe nhạc thư giãn.
Lời khuyên
- Sắp xếp tất cả các công việc của bạn chỉ trên 1 lịch biểu, cho dù trong Notepad, việc cần làm hay một ứng dụng. Bạn sẽ bối rối nếu các nhiệm vụ khác nhau trải dài trên các lịch trình khác nhau.
- Luôn linh hoạt, viết bằng bút chì và sửa đổi lịch trình của bạn nếu cần. Đừng hoảng sợ khi thực tế không diễn ra theo kế hoạch.
- Hãy tận dụng thời gian còn lại. Thay vì truy cập mạng xã hội để dành 15 phút dẫn đến cuộc họp, hãy cố gắng thực hiện các công việc hàng ngày của bạn theo từng đợt. Bạn cũng có thể sử dụng thời gian này để ăn thức ăn lành mạnh, kéo giãn hoặc đi bộ nhanh.
- Bao gồm những thứ có thể gây xao nhãng trong lịch trình của bạn, nhưng cố gắng hết sức để giải quyết chúng. Nếu ai đó đến thăm bạn tại cơ quan hoặc bạn cần nhấc điện thoại, hãy nói "Xin lỗi, tôi chỉ có thể trò chuyện trong một phút" hoặc "Cảm ơn vì câu hỏi, nhưng tôi rất tiếc, tôi sẽ có thể trả lời sau."
- Đừng chậm trễ! Các nhiệm vụ sẽ tiếp tục chồng chất nếu bạn tiếp tục bỏ qua chúng và lịch trình của bạn sẽ ngày càng trở nên khó thực hiện hơn.
- Nếu bạn không thể làm việc đúng tiến độ, đừng nản lòng. Thay đổi một chút tùy theo hoàn cảnh của bạn và cố gắng gắn bó với nó nhiều nhất có thể.
