Lên lịch cho các hoạt động hàng ngày sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn. Bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn, ít quên bài tập hơn hoặc bị cám dỗ làm những việc không thực sự quan trọng. Mặc dù ban đầu bạn có thể nghĩ rằng bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ trong tầm tay, nhưng cuối cùng bạn có thể cảm thấy quá tải, bối rối và quên đi mọi thứ. Việc lập và tuân thủ lịch trình cần một số thời gian để làm quen, nhưng bạn sẽ thấy biết ơn về nó ngay lập tức. Một lịch trình sẽ giúp giảm căng thẳng cũng như khiến bạn cảm thấy kiểm soát được cuộc sống của mình hơn. Lên lịch cho các hoạt động hàng ngày cũng cho phép bạn điều chỉnh và giám sát hành vi của chính mình bằng cách theo dõi những gì bạn phải làm và những gì bạn đã làm.
Bươc chân
Phần 1/2: Lập lịch trình
Bước 1. Mua lịch hoặc chương trình làm việc
Đảm bảo có khoảng trống trong lịch có thể lấp đầy danh sách việc cần làm của bạn. Một số lịch đi kèm với lịch trình hàng tuần, hàng ngày hoặc thậm chí hàng giờ. Bạn cũng có thể sử dụng sổ ghi chép. Chọn một trong những phù hợp nhất với nhu cầu và mong muốn của bạn. Dù bạn chọn gì, hãy tận dụng nó. Không sử dụng 1 cuốn chương trình cho công việc, 1 cuốn cho các hoạt động ở trường, v.v. Ghi lại tất cả các hoạt động của bạn ở một nơi.
- Lịch kỹ thuật số cũng có sẵn để sử dụng trên máy tính xách tay hoặc điện thoại di động. Lịch này cũng có thể được đồng bộ hóa với tất cả các thiết bị điện tử bạn có để có thể truy cập lịch sự kiện của bạn từ mọi nơi. Ngoài ra còn có một số ứng dụng có thể giúp bạn lên lịch các hoạt động đi kèm với lời nhắc và bộ hẹn giờ
- Lịch giấy hoặc lịch kỹ thuật số cho phép bạn đưa các ghi chú vào lịch biểu của mình có thể còn hoạt động tốt hơn. Lịch như thế này có thể theo dõi không chỉ những gì bạn đã làm mà còn theo dõi cách bạn đã làm và / hoặc cảm giác của bạn. Ví dụ: có thể ngoài việc đánh dấu lịch "đi tập thể dục" trong lịch của bạn, bên dưới bạn có thể thêm ghi chú "hôm nay chạy thêm 1,5km nữa và thật là vui!" để hành vi của bạn có thể được giám sát tốt hơn.
- Nếu bạn đang chuyển từ lịch giấy sang lịch kỹ thuật số, 1 hoặc 2 ngày đầu tiên có thể cảm thấy hơi bận rộn miễn là bạn vẫn đang làm quen với hệ thống mới. Hãy mang theo cả hai lịch trong vài ngày đầu tiên và kiểm tra để đảm bảo rằng không có hoạt động đã lên lịch nào bị bỏ sót hoặc viết đi ghi lại nhiều lần.
Bước 2. Tổ chức các nhiệm vụ của bạn
Lịch điện tử cũng cho phép bạn đánh dấu các nhiệm vụ khác nhau với các màu sắc khác nhau. Ví dụ: bạn có thể đánh dấu công việc văn phòng bằng màu đỏ, bài tập ở trường màu xanh lam, bài tập về nhà màu xanh lá cây, kỳ nghỉ bằng màu cam và thể thao bằng màu hồng. Bạn cũng có thể làm điều này một cách dễ dàng với lịch giấy hoặc sổ chương trình, chỉ cần sử dụng bút màu hoặc bút dạ để đánh dấu nó. Sau khi đánh dấu các nhiệm vụ khác nhau với các màu sắc khác nhau, bạn có thể xác định thứ tự ưu tiên.
Sắp xếp và đánh dấu các nhiệm vụ với các màu sắc khác nhau cũng sẽ giúp bạn hình dung và hiểu được lượng thời gian của bạn đang được sử dụng. Ví dụ, bạn có thể nhận thấy rằng có rất nhiều màu đỏ (công việc) và xanh lá cây (bài tập về nhà), nhưng rất ít màu hồng (thể thao) trong lịch trình của bạn. Nhận ra tình trạng thiếu tập thể dục có thể giúp thúc đẩy bạn tăng lịch tập thể dục
Bước 3. Đặt mức độ ưu tiên
Việc xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất và phải thực hiện trước và những nhiệm vụ nào có thể hoãn lại là rất quan trọng. Sau đây là một ví dụ để giúp bạn hiểu cài đặt ưu tiên. Giả sử có 2 bài kiểm tra, 1 báo cáo thực hành và 1 bài luận và bài thuyết trình sẽ được hoàn thành trong 1 tuần. Oái oăm!
- Hãy tự hỏi bản thân để xác định những việc cần làm trước và thời gian hoàn thành: những công việc nào nên nộp trước? nhiệm vụ nào là quan trọng nhất, liên quan đến điểm của bạn? Ví dụ, các bài kiểm tra, báo cáo phòng thí nghiệm, tiểu luận và thuyết trình có bao nhiêu điểm vào điểm cuối cùng của bạn? Nhiệm vụ nào khó hoàn thành nhất?
- Cuối cùng, tùy thuộc vào bạn để xác định thời hạn hoàn thành, thời gian bạn cần hoặc giá trị tương đối của các nhiệm vụ đã lên lịch trong mức độ ưu tiên của bạn. Muốn vậy, bạn phải biết rõ bản thân và khả năng tốt nhất của mình. Tạo một hệ thống ưu tiên phù hợp với bản thân.
Bước 4. Đánh dấu các nhiệm vụ bạn ưu tiên
Sau khi xác định cách ưu tiên các nhiệm vụ, hãy đánh dấu chúng trong lịch trình. Bạn có thể mở lịch trình hàng ngày của mình và viết ký tự "A" bên cạnh nhiệm vụ quan trọng và phải hoàn thành trước, ký tự "B" bên cạnh nhiệm vụ phải hoàn thành trước ngày mai và ký tự "C" bên cạnh nhiệm vụ phải được hoàn thành trước thứ sáu, v.v.
Bước 5. Lên lịch thời gian cho từng nhiệm vụ
Viết ra bạn dự định mất bao lâu để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp thời gian trong ngày để học (2 giờ), tập thể dục (1 giờ), viết 2 email (30 phút) và dắt chó đi dạo (30 phút). Đây là bước chính trong việc phân chia thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Bạn sẽ cảm thấy căng thẳng nếu lập một lịch trình quá chặt chẽ và không phân bổ thời gian một cách thực tế.
Hãy nhớ bao gồm thời gian đi lại trong hành trình. Ví dụ, bạn có phải lái xe từ thư viện nơi bạn học đến phòng tập thể dục không?
Bước 6. Dành thêm thời gian trong lịch trình
Hầu hết mọi người thường đánh giá thấp khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Tính đến tất cả thời gian cần thiết để chuẩn bị cho một công việc cụ thể cũng như thư giãn trong giây lát sau đó sẽ giúp bạn lên lịch cho các hoạt động hàng ngày của mình một cách chính xác hơn.
- Luôn cố gắng tăng thời gian hoàn thành nhiệm vụ lên vài phút. Hãy thử thêm 25% thời gian bạn lên lịch để hoàn thành một nhiệm vụ. Ví dụ: lên lịch cho một công việc có thể hoàn thành về mặt kỹ thuật trong 4 phút trong 5 phút và lên lịch cho một công việc có thể hoàn thành về mặt kỹ thuật trong 8 phút trong 10 phút, v.v. Vài phút thừa này sẽ tích lũy và cho bạn thêm thời gian để tránh bị chậm hoặc trễ.
- Hãy tự hỏi bản thân rằng có những nhiệm vụ nhỏ trong một nhiệm vụ lớn cần được xem xét khi lập lịch trình không? Ví dụ, bạn có phải tắm sau khi tập thể dục? Bạn có thường trò chuyện với bạn bè trong 15 phút trong phòng thay đồ không? Hầu hết mọi người trải nghiệm rằng lịch tập thể dục 1 giờ sẽ kết thúc bằng 2 giờ.
Bước 7. Tạm dừng trong lịch trình
Dành một chút thời gian rảnh vào cuối lịch trình cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp. Nếu bạn có thời gian hôm nay hoặc vào bất kỳ ngày nào trong tuần, bạn có thể bắt tay vào thực hiện những công việc này và bắt đầu sớm. Những công việc bổ sung này, chẳng hạn, sắp xếp tủ quần áo hoặc nộp biên lai thuế tại nhà. Những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp này cuối cùng sẽ được hoàn thành ngay cả khi chúng không khẩn cấp hoặc bị ràng buộc bởi một thời hạn nhất định.
Phần 2/2: Bám sát lịch trình
Bước 1. Kiểm tra lịch / việc cần làm của bạn
Hãy tập thói quen kiểm tra lịch mỗi sáng và tối để chuẩn bị cho ngày mai. Bạn cũng nên lên lịch vài phút mỗi ngày, có thể là sau khi uống cà phê sáng hoặc trên đường đi làm, xem lại những việc cần làm trong ngày và thêm nhiệm vụ mới hoặc gạch bỏ những việc cũ.
- Kiểm tra và xem lại lịch trình của bạn trong vài phút trước khi làm bất cứ điều gì có thể là một cách hiệu quả để bắt đầu ngày mới với tinh thần phấn chấn!
- Sử dụng báo thức trên điện thoại hoặc máy tính của bạn làm lời nhắc về một số công việc hoặc cuộc hẹn. Ví dụ, nhiều lịch trình của bác sĩ và nha sĩ được lập trước từ rất lâu. Vì vậy, sử dụng lời nhắc trước khoảng một tuần có thể hữu ích. Do đó, kế hoạch của bạn có thể được tùy chỉnh.
Bước 2. Hoàn thành các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên
Sau khi chỉ định thứ tự ưu tiên cho lịch trình, hãy tuân theo thứ tự đó.
Bước 3. Điều chỉnh lịch trình khi cần thiết
Mặc dù bạn nên cố gắng bám sát lịch trình của mình nhiều nhất có thể, nhưng đôi khi những điều có thể xảy ra buộc bạn phải điều chỉnh. Chuyển các nhiệm vụ linh hoạt hơn hoặc ít khẩn cấp hơn sang ngày hôm sau trong trường hợp khẩn cấp, sự cố hoặc mất tập trung.
Chỉ cần tránh chồng chất các nhiệm vụ và giao chúng quá thường xuyên cho ngày hôm sau. Nếu bạn gặp phải trường hợp này quá thường xuyên, hãy cố gắng dành nhiều thời gian hơn cho mỗi nhiệm vụ bạn cần hoàn thành trong một ngày, thay vì phải thay đổi lịch trình của bạn trong vài ngày tới
Bước 4. Gạch bỏ các nhiệm vụ đã hoàn thành
Hoạt động này là một sự nhẹ nhõm cho nhiều người! Nhớ chuyển những công việc chưa hoàn thành của ngày hôm nay sang lịch trình của ngày mai.
Bước 5. Tự thưởng cho bản thân
Điều quan trọng là phải tự động viên bản thân sau khi hoàn thành nhiệm vụ và tuân thủ lịch trình. Sau khi hoàn thành trách nhiệm của một ngày, hãy tự thưởng cho bản thân bằng cách ngâm mình trong bồn, xem chương trình truyền hình yêu thích hoặc thưởng thức một món ăn nhẹ. Bạn sẽ cảm thấy thành công và xứng đáng với phần thưởng mà bạn đã làm việc.
Bước 6. Kiểm tra và điều chỉnh lịch trình khi cần thiết
Bạn nên kiểm tra lịch trình mọi lúc, mọi nơi và xác định những lợi ích của lịch trình đối với các hoạt động của bạn. Một cách để làm điều này là xem chương trình làm việc của bạn trong khi theo dõi cảm xúc và tâm trạng của bạn. Bạn có thấy rằng hầu hết thời gian biểu của mình đã bị gạch bỏ và cảm thấy tích cực và hiệu quả không? Nếu câu trả lời là "có", rất có thể lịch trình của bạn là hữu ích.
- Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy quá nhiều lịch trình của mình đã bị chuyển sang ngày hôm sau (và ngày khác, v.v.) và bạn chỉ đang mất trí, bạn nên thực hiện một số điều chỉnh đối với lịch trình của mình.
- Xác định các vấn đề bằng cách kiểm tra chương trình làm việc và tìm kiếm những gì còn sót lại. Bạn có thể cần phải đánh giá lại và sắp xếp lại các ưu tiên của mình nếu những gì bạn đã bỏ qua là quan trọng đối với bạn (ví dụ: tập thể dục). Bạn cũng có thể cần thay đổi thời gian được phân bổ cho từng nhiệm vụ. Ví dụ: giảm thời gian chuẩn bị sẵn sàng vào buổi sáng từ 2 giờ xuống 1 giờ 3 ngày trong tuần và lên lịch chạy bộ 30 phút sử dụng thời gian còn lại.
- Biết rằng việc đổi lịch là phổ biến và bình thường. Cho đến khi bạn quen với lịch trình phù hợp nhất, tất nhiên là cần có thời gian.
Lời khuyên
- Thời gian của bạn là rất quý giá. Tạo một lịch trình sẽ giúp bạn tận dụng tối đa nó.
- Bám sát lịch trình có thể giúp bạn nhận biết được các mẫu chưa được phát hiện trước đó. Ví dụ, có thể bạn thường xuyên mệt mỏi khi thức dậy vào thứ Năm hàng tuần vì bạn dành thời gian ở quán cà phê sau giờ làm việc vào mỗi tối thứ Tư. Bằng cách đó, nó có thể được thay đổi khi bạn nhận ra. Có thể, thay vì dành thời gian đến quán cà phê mỗi tuần một lần, bạn có thể giảm tần suất xuống còn 2 tuần một lần. Vì vậy, bạn vẫn có thể vui vẻ cùng đồng nghiệp nhưng không phải cảm thấy kiệt sức vào thứ Năm hàng tuần.
- Tạo và tuân thủ lịch trình có thể giúp bạn làm việc hiệu quả và năng suất hơn vì bạn phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ. Điều này có nghĩa là bạn có thể tránh "không đủ thời gian!"
