Khi mức độ phổ biến của email tăng lên như một giải pháp thay thế dễ dàng hơn, rẻ hơn và nhanh hơn cho vai trò của thư, thì số lượng lời mời cho đám cưới, lễ kỷ niệm sinh nhật và thậm chí các cuộc họp mặt xã hội được gửi qua các phương tiện trực tuyến này cũng tăng theo. Nói chung, những người được mời sẽ gửi một email với hệ thống RSVP để đo lường số lượng khách có thể tham dự sự kiện. Nhưng thật không may, hệ thống RSVP không phổ biến ở Indonesia, vì vậy rất có thể, bạn sẽ khó đáp ứng. Đừng lo lắng! Bài viết này bao gồm các mẹo khác nhau về việc xác định cách thức và thời gian thích hợp để trả lời, tạo câu trả lời phù hợp và xác minh xem người mời đã nhận được phản hồi của bạn hay chưa.
Bươc chân
Phần 1/3: Xác định đúng cách và thời gian để phản hồi
Bước 1. Đưa ra quyết định
Bước đầu tiên bạn cần làm là đưa ra quyết định tham dự hay không tham dự sự kiện được liệt kê trong thư mời. Hãy suy nghĩ về điều này ngay khi bạn nhận được email RSVP.
- Hãy suy nghĩ về địa điểm của sự kiện và cân nhắc xem bạn có cần phải đi ra khỏi thị trấn hay không. Ví dụ, để tham gia một sự kiện được tổ chức ngoài thành phố, tất nhiên bạn phải chi thêm tiền để mua vé máy bay rồi đúng không?
- Đảm bảo rằng bạn không phải tham dự một sự kiện khác vào thời điểm diễn ra sự kiện.
- Hãy chắc chắn rằng đối tác của bạn và những người thân nhất của bạn cũng có thể tham dự. Hãy nhớ rằng, sự sẵn có của những người gần bạn nhất cũng sẽ ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định của bạn.
Bước 2. Xác định bản chất của sự kiện
Thật vậy, bản chất của các sự kiện khác nhau sẽ đòi hỏi các giai điệu phản ứng và mức độ hình thức khác nhau. Do đó, trước tiên bạn cần hiểu rõ bản chất của sự kiện trước khi gửi phản hồi để tránh xảy ra những lỗi không mong muốn.
- Nếu sự kiện mang tính không chính thức, chẳng hạn như lời mời đi tiệc nướng ở nhà hàng xóm, bạn thường cần phải trả lời một cách thân mật. Ngoài ra, thời gian bạn phải gửi phản hồi có xu hướng ngắn hơn.
- Nếu sự kiện mang tính chất trang trọng, chẳng hạn như lời mời dự đám cưới, tiệc sinh nhật hoặc lễ kỷ niệm quan trọng khác, bạn thường cần đưa ra phản hồi cũng phải trang trọng.
Bước 3. Cung cấp một phản ứng hiệu quả
Sau khi đọc chi tiết sự kiện và đưa ra quyết định, hãy đưa ra ngay phản ứng hiệu quả. Nói cách khác, thông qua phản hồi bạn đưa ra, hãy xác nhận xem bạn có tuân thủ lời mời hay không.
- Đọc ngày RSVP được liệt kê bởi người mời. Hãy nhớ rằng, bạn được yêu cầu trả lời trước thời hạn!
- Trả lời càng sớm càng tốt. Ngay cả khi người mời cho bạn một hoặc hai tháng để phản hồi, điều đó không có nghĩa là bạn nên tận dụng cơ hội để được hồi đáp! Thay vào đó, hãy trả lời ngay sau khi bạn đưa ra quyết định chấp nhận hoặc từ chối lời mời.
Phần 2/3: Tạo phản hồi
Bước 1. Chỉ định chủ đề của email
Sau khi xác định cách thức và thời điểm trả lời, hãy cấu trúc thông điệp của bạn. Để bắt đầu, hãy bao gồm một chủ đề trong email cho biết phản hồi của bạn và phù hợp với bản chất của sự kiện.
- Đối với những lời mời trang trọng, hãy sử dụng những câu cũng mang tính chất trang trọng. Ví dụ: viết, “Roger và Anna từ chối lời mời tới vũ hội và ăn tối vào ngày 11 tháng 5”.
- Đối với những lời mời không trang trọng, chẳng hạn như lời mời đông lạnh đến những người hàng xóm phức tạp của bạn, chỉ cần viết, "Không thể đến Tiệc nướng thứ 11."
Bước 2. Bao gồm một lời chào
Điều quan trọng là phải mở email bằng một lời chào thích hợp vì chính lời chào sẽ tạo nên âm hưởng cho phản hồi của bạn. Ngoài ra, lời chào phù hợp cũng sẽ nhấn mạnh cảm xúc và quan điểm của bạn đối với người được mời.
- Một số ví dụ về những lời chào thích hợp là "Tới", "Gửi tới người bạn thân nhất của tôi" hoặc những lời chào đơn giản như "Chào buổi sáng / buổi chiều / buổi tối / buổi tối"
- Đối với các sự kiện không chính thức, chỉ cần nói một lời chào ngắn gọn và đơn giản, chẳng hạn như “Gửi John và Marcy,”.
Bước 3. Soạn thư trong nội dung email
Thông điệp được viết trong phần nội dung email có thể là phần quan trọng nhất trong phản hồi của bạn, đặc biệt vì nó vừa kết luận phản hồi của bạn vừa phản ánh bản chất của sự kiện. Một số ví dụ về câu bạn có thể sử dụng để chấp nhận hoặc từ chối lời mời:
- Cung cấp một phản hồi thân mật cho một lời mời như vậy. Ví dụ: “Cảm ơn vì lời mời nướng thịt, Tom. Nhưng xin lỗi, chúng tôi đã không thể tham dự vì chúng tôi phải ở ngoài thị trấn vào ngày hôm đó”.
- Đưa ra phản hồi chính thức cho một lời mời có tính chất này. Ví dụ: “Higginsons đã nhận được lời mời tham dự đám cưới của Josh và Belinda vào ngày 5 tháng 11 năm 2019.” Một ví dụ khác là, “John và Sarah Appleby rất vui khi nhận lời mời của bạn đến bữa tiệc sinh nhật của Marta Rodriguez.”
- Ví dụ về câu từ chối chính thức sẽ là: “Gia đình Parker không thể tham dự đám cưới của Josh và Belinda vào ngày 5 tháng 11 năm 2019”.
Bước 4. Viết lời chào kết thúc và kèm theo tên của bạn
Sau khi viết tin nhắn, hãy kết thúc phản hồi bằng một lời chào kết thúc thích hợp. Trên thực tế, viết lời chào kết thúc không chỉ là một hình thức mà đồng thời có thể thể hiện mối quan hệ của bạn với người ấy và cảm nhận của bạn về họ.
- Chọn một lời chào kết thúc trang trọng, chẳng hạn như, "Xin chào" hoặc "Cảm ơn".
- Chọn một lời chào thân mật khi kết thúc, chẳng hạn như “Lời chào” hoặc “Lời chào”.
- Kết hợp lời chào kết thúc với câu trả lời của bạn. Ví dụ: viết “Rất tiếc” nếu bạn nên từ chối lời mời hoặc “Cảm ơn” nếu bạn chấp nhận lời mời.
- Viết tên của bạn ở cuối email. Đối với các sự kiện không chính thức, chỉ cần viết ra biệt danh của bạn và biệt hiệu của những người khác được mời. Tuy nhiên, đối với một sự kiện trang trọng hơn, bạn nên ghi đầy đủ tên đầy đủ của bạn và của những vị khách được mời khác. Nếu bạn và người được mời có mối quan hệ rất thân thiết, chỉ cần viết ra “Gia đình Smith”.
Phần 3/3: Xử lý email tự động và khắc phục sự cố có thể xảy ra
Bước 1. Nhấp vào “từ chối” hoặc “chấp nhận”, nếu có nút tự động trong email
Ngày nay, nhiều người quan tâm hơn đến việc sử dụng dịch vụ trả lời tự động được gửi dưới dạng email cho các lời mời chính thức. Rất có thể, email trả lời tự động đã được chuyển tiếp qua bên thứ ba và có một nút với tùy chọn “từ chối” hoặc chấp nhận”trong đó.
- Nếu bạn nhận được một email như vậy, bạn không cần phải gửi một email riêng tư cho người được mời.
- Sau khi lời mời được chấp nhận hoặc bị từ chối, phản hồi sẽ được gửi đến bên thứ ba và chuyển tiếp đến người mời.
- Dịch vụ email tự động thường được sử dụng cho các sự kiện bán trang trọng như tiệc sinh nhật, đoàn tụ, họp mặt xã hội, v.v.
Bước 2. Nhấp vào tùy chọn “trả lại biên lai” trong phần nội dung của email
Làm điều này để nhà cung cấp dịch vụ email của bạn sẽ gửi cho bạn một email xác nhận xem người được đề cập có nhận được hoặc mở câu trả lời của bạn hay không. Bằng cách đó, bạn sẽ biết nếu tin nhắn đã được gửi đi.
- Hãy lưu ý rằng các nhà cung cấp e-mail khác nhau cũng có thể có các chính sách khác nhau về tùy chọn “nhận lại hàng”.
- Một số nhà cung cấp dịch vụ email thậm chí không cung cấp tùy chọn này.
Bước 3. Gửi email tiếp theo nếu kế hoạch của bạn thay đổi
Trên thực tế, việc thay đổi kế hoạch là một khả năng không thể tránh khỏi. Nếu bạn cần từ chối lời mời đã được chấp nhận trước đó hoặc ngược lại, hãy đảm bảo rằng bạn chuyển trực tiếp sự thay đổi để đáp lại người mời.
- Nếu bạn vô tình nhấn vào tùy chọn “Chấp nhận” trên một email tự động, hãy làm rõ lỗi qua email riêng tư cho người có liên quan.
- Nếu bạn muốn từ chối lời mời mà bạn đã nhận được trước đó, hãy chuyển lời từ chối trực tiếp đến người mời. Ví dụ: gửi một email với chủ đề “Thay đổi RSVP” có nội dung “Xin lỗi, vì lý do này hay lý do khác, Sarah và tôi không thể tham dự lễ kỷ niệm 20 năm ngày cưới của bạn vào ngày 14. Hy vọng rằng chúng ta có thể gặp lại nhau trong một ngày không xa, bạn nhé!”
- Nếu bạn muốn chấp nhận lời mời mà bạn đã từ chối trước đó, hãy thông báo các thay đổi trực tiếp với người mời. Ví dụ: gửi email có chủ đề "Thay đổi RSVP" có nội dung "Xin chào! Nếu hạn ngạch lời mời vẫn còn, tôi rất vui được tham dự sự kiện của bạn."
- Những thay đổi trong phản ứng cần được thông báo càng sớm càng tốt. Nếu sự kiện sắp tới là không chính thức hoặc bán chính thức, nhiều khả năng bạn đã thay đổi câu trả lời của mình trước một thời gian. Tuy nhiên, nếu sự kiện mang tính chất trang trọng (ví dụ như đám cưới), thì nên thực hiện trước các thay đổi về phản ứng, ít nhất là một tháng.
