Để tổ chức bữa tiệc mà bạn đã lên kế hoạch có thể mất rất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức. Biết được bạn dự kiến có bao nhiêu người tại sự kiện của mình là một phần quan trọng trong việc tổ chức một bữa tiệc. Nhưng trong thời đại ngày nay, rất khó để khiến mọi người thực sự gửi lại lời mời dù chỉ là “có” hoặc “không” đơn giản. Tuy nhiên, có nhiều cách bạn có thể tăng cơ hội nhận được RSVP mà bạn muốn để bữa tiệc của bạn diễn ra suôn sẻ.
Bươc chân
Phần 1/2: Gửi lời mời bằng RSVP
Bước 1. Dịch tiếng Pháp để giảm thiểu khả năng hiểu nhầm
Tên viết tắt R. S. V. P. là từ viết tắt của Réspondez, s'il vous plait có nghĩa là hãy trả lời bằng tiếng Pháp. Thật không may, một số người có thể không quen thuộc với biểu thức này và ý nghĩa của nó. Bằng cách thay đổi từ ngữ của lời mời hoặc thêm từ "vui lòng trả lời", sẽ có ít khả năng khách hiểu nhầm yêu cầu của bạn hơn.
Một tùy chọn khác mà bạn có thể xem xét: “Vui lòng gửi trả lời RSVP của bạn tới…”
Bước 2. Cung cấp cho khách một lý do rằng câu trả lời của họ là quan trọng
Khi một lời mời điện tử bật lên trong email của bạn, bạn có thể dễ dàng vứt bỏ nó để mở vào một ngày sau đó hoặc xem qua nó mà không nhận ra tất cả kế hoạch và nỗ lực đã dành cho việc tổ chức bữa tiệc. Bạn có thể thông báo điều này với khách của mình bằng cách nói:
- Để đảm bảo có đủ đồ ăn thức uống cho mọi người, vui lòng gửi thư trả lời thư mời này.
- Để chúng tôi có thể chuẩn bị trước chỗ ngồi cho mọi người, vui lòng trả lời bạn có thể tham dự hay không.
Bước 3. Làm rõ thông tin lời mời của bạn
Nếu có quá nhiều văn bản hoặc các từ khó hiểu, khách của bạn có thể hiểu sai mục đích lời mời của bạn. Điều này có thể khiến anh ấy nghĩ rằng bạn chỉ nói với anh ấy về sự kiện chứ không yêu cầu trả lời. Để giữ lời mời ở mức độ chính xác, bạn có thể:
Giới hạn lời mời đối với những thông tin cần thiết, chẳng hạn như ai là người tổ chức sự kiện, sự kiện dành cho mục đích gì, sự kiện sẽ được tổ chức ở đâu, khi nào nó sẽ được tổ chức và tại sao sự kiện sẽ được tổ chức
Bước 4. Đặt thời hạn trả lời cho lời mời của bạn
Đảm bảo bạn thu hút sự chú ý đến thời hạn trả lời trên thư mời để không thể bỏ lỡ! Bạn cũng có thể sử dụng thời hạn “mềm” cho các lời mời, vì một số người chây ì thường trả lời ngay sau khi thời hạn đã qua. Để thu hút sự chú ý đến thông tin này, bạn có thể:
- Sử dụng các thiết kế bắt mắt để thu hút sự chú ý.
- Sử dụng văn bản được viết hoa, in nghiêng, gạch chân hoặc một kiểu chữ đặc biệt.
Bước 5. Xác minh thông tin liên hệ của bạn
Một lỗi kiểu chữ đơn giản hoặc cài đặt tự động điền chưa được cập nhật trong trình duyệt web của bạn có thể khiến bạn đưa mọi người đến một bữa tiệc bất ngờ tại nhà người khác! Kiểm tra và kiểm tra kỹ thông tin liên hệ của bạn trước khi gửi lời mời.
Bước 6. Nhấn mạnh vào RSVP “chỉ những người không đến” để tránh nhầm lẫn
Trong nhiều tình huống, chủ sở hữu sự kiện có thể yêu cầu "chỉ" trả lại RSVP nếu khách được mời không thể tham dự sự kiện. Đảm bảo rằng từ “Chỉ trả lời những người không đến” nổi bật và rõ ràng để không có khách hiểu lầm mục đích của loại trả lời này.
Phần 2 của 2: Đảm bảo trả lời cho khách được mời
Bước 1. Gửi lời mời càng sớm càng tốt
Bạn có thể cân nhắc gửi yêu cầu qua email để khách có thể “lưu ngày diễn ra sự kiện”. Điều này sẽ làm tăng khả năng sự kiện của bạn được những người được mời ghi lại trên lịch, điều này sẽ cảnh báo họ mỗi khi họ kiểm tra lịch trình.
Bước 2. Sử dụng thời gian chiến lược khi gửi lời mời
Điều này đặc biệt hữu ích khi gửi lời mời điện tử. Nếu bạn gửi một lời mời điện tử đến một tài khoản email cá nhân, bạn có thể đợi đến chiều muộn, tức là khi bạn đi làm và sẽ có nhiều khả năng thấy thông báo “email mới” hơn.
Gửi thư mời điện tử vào sáng sớm hoặc tối muộn cũng là một chiến lược cần xem xét. Bằng cách này, những người được mời của bạn sẽ có cơ hội lớn hơn ở đầu hộp thư đến của những người được mời, giúp họ hiển thị nhiều hơn
Bước 3. Bao gồm các cách khác nhau để khách được mời trả lời
Một số khách được mời có thể cảm thấy thoải mái nhất khi giao tiếp qua email, trong khi những người khác có thể thích sự tiện lợi của việc trả lời qua SMS. Bằng cách xem xét danh sách khách mời và phương tiện ưa thích của bạn, bạn sẽ tăng cơ hội nhận được thư trả lời.
Đối với các sự kiện lớn sử dụng lời mời thực được gửi qua thư, chẳng hạn như lời mời, lễ kỷ niệm và đoàn tụ, bạn cũng có thể cần phải gửi kèm phong bì trả lời với RSVP mà bạn đã gửi
Bước 4. Cố gắng đáp lại bằng cách sử dụng sự khan hiếm
Nghiên cứu cho thấy bộ não con người phản ứng với sự khan hiếm được nhận thức và bạn có thể tận dụng điều này. Trên thư mời, bạn có thể cần viết:
- "Xin trả lời rằng không thiếu bánh nướng nhỏ cho con bạn."
- "Số chỗ ngồi trong nhà của chúng tôi có hạn, vì vậy vui lòng RSVP để chúng tôi có thể chuẩn bị phục vụ cho tất cả mọi người trong bữa tiệc của chúng tôi."
Bước 5. Gửi quà kèm theo lời mời của bạn
Bằng cách bao gồm ngay cả một món quà nhỏ kèm theo lời mời, bạn có thể tăng khả năng khách của bạn sẽ trả lời. Quà tặng của bạn không cần phải quá xa xỉ để bạn nhận được kết quả. Với một lời mời bằng giấy đơn giản, bạn có thể bao gồm:
- Chốt an toàn từ cửa hàng một giá.
- Bóng bay.
- Đề can.
Bước 6. Đưa hối lộ
Cơ hội giành được một vật phẩm miễn phí có thể là một yếu tố thúc đẩy mạnh mẽ và nó có thể giúp sự kiện của bạn được khách mời ghi nhớ. Cùng với lời mời, bạn có thể thông báo cho khách rằng khi họ trả lời, họ sẽ được tham gia vào một cuộc xổ số cho các mục như:
- Một chai rượu.
- Voucher 75.000 Rp
Lời khuyên
- Đảm bảo chữ viết tay của bạn gọn gàng và dễ đọc nếu bạn đang viết thư mời.
- Tạo một đường viền đẹp xung quanh toàn bộ lời mời. Một liên lạc cá nhân có thể thêm nhân vật vào lời mời và làm cho lời mời đó trở nên đáng nhớ hơn.
