Bạn có cần phải viết một bức thư chuyên nghiệp hay, hoàn mỹ không? Hầu hết các thư thương mại đều tuân theo một định dạng cố định, dễ học mà bạn có thể áp dụng cho bất kỳ loại nội dung nào. Thư công việc phải luôn chứa thông tin ngày tháng, người gửi và người nhận, và một vài đoạn nội dung. Thực hiện theo các bước bên dưới và thực hiện các sửa đổi theo tiêu chuẩn của công ty bạn.
Bươc chân
Phần 1/4: Bắt đầu một lá thư
Bước 1. Biết định dạng
Dù nội dung bức thư của bạn là gì, có một số cách trình bày thư kinh doanh tiêu chuẩn cần tuân theo. Thư công việc nên được đánh máy và soạn thảo bằng phông chữ phổ biến, chẳng hạn như Arial hoặc Times New Roman. Sử dụng các đoạn văn khối. Tức là bạn bắt đầu một đoạn văn mới bằng cách nhấn Enter hai lần. Trong các đoạn văn khối, đừng thụt lề dòng đầu tiên.
- Sử dụng lề 2,54 cm cho tất cả các bên.
- Thư công việc được gửi qua email cũng nên được đánh bằng một phông chữ phổ biến. Không sử dụng chữ viết hoặc màu sắc khác với màu đen và trắng trong email công việc.
Bước 2. Chọn loại giấy phù hợp
Chữ phải được in trên khổ giấy A4 21 x 29,7 cm hoặc khổ A4 21,5 x 29,7 cm. Một số thư hoặc hợp đồng dài có thể được in trên giấy F4 hoặc Folio 21 x 33 cm.
Nếu lá thư được gửi qua đường bưu điện, hãy cân nhắc việc in nó trên giấy tiêu đề của công ty. Việc sử dụng tiêu đề thư sẽ củng cố ấn tượng chuyên nghiệp và cung cấp logo và thông tin liên hệ của công ty
Bước 3. Bao gồm thông tin về công ty của bạn
Nhập tên và địa chỉ của công ty và sử dụng một dòng mới để đánh dấu từng phần của địa chỉ. Nếu bạn tự kinh doanh hoặc là một nhà thầu độc lập, hãy đặt tên của bạn thay cho tên công ty hoặc bên trên tên công ty của bạn
- Nếu công ty của bạn đã có tiêu đề thư, bạn có thể sử dụng nó thay vì phải nhập tên và địa chỉ công ty.
- Nếu địa chỉ cần được nhập, địa chỉ đó nên được căn chỉnh ở bên phải hoặc bên trái của đầu trang, tùy thuộc vào sở thích của bạn và của công ty.
- Nếu thư được gửi ra nước ngoài, hãy nhập tên quốc gia của bạn bằng chữ in hoa.
Bước 4. Nhập ngày
Viết ra ngày đầy đủ là lựa chọn chuyên nghiệp nhất. Ví dụ: viết "Ngày 1 tháng 4 năm 2012". Ngày nên được căn trái, vài dòng phía trên thông tin người nhận.
Nếu bạn viết lá thư trong vài ngày, hãy sử dụng ngày mà bạn đã hoàn thành nó
Bước 5. Thêm thông tin người nhận
Ghi thông tin người nhận theo thứ tự sau: họ tên, chức danh (nếu có), tên công ty, địa chỉ. Sử dụng một dòng mới cho mỗi phần thông tin. Nếu cần, hãy bao gồm một số tham chiếu. Thông tin người nhận phải được căn trái, dưới ngày tháng vài dòng.
Chúng tôi khuyên bạn nên gửi thư cho một người cụ thể. Bằng cách này, người có liên quan sẽ có thể trả lời thư của bạn. Nếu bạn không biết tên của người bạn đang nói chuyện, hãy nghiên cứu một chút. Gọi số điện thoại của công ty người nhận để biết tên và chức danh của họ
Bước 6. Chọn một lời chào
Lời chào là một dấu hiệu quan trọng của sự tôn trọng và lời chào bạn sử dụng sẽ phụ thuộc vào người nhận nó, bạn có biết rõ về người nhận hay không và mối quan hệ của bạn với họ trang trọng như thế nào. Hãy xem xét các tùy chọn sau:
- Sử dụng "Người mà nó có thể quan tâm", chỉ khi bạn không biết chính xác mình đang nói với ai.
- Nếu bạn không biết người nhận, "Dear Sir / Madam" là một lựa chọn an toàn.
- Bạn cũng có thể sử dụng tên đầy đủ và chức danh của người nhận, ví dụ: "Kính gửi Tiến sĩ Dewi Sari".
- Nếu bạn biết rõ về người nhận và có mối quan hệ thân mật với người nhận, bạn có thể cân nhắc sử dụng tên, ví dụ: "Susan thân mến".
- Nếu bạn không chắc chắn về giới tính của người nhận, chỉ cần viết ra tên đầy đủ, ví dụ: "Kính gửi Kris Damanik"
- Đừng quên đặt dấu phẩy sau lời chào hoặc dấu chấm phẩy nếu bạn sử dụng "Điều đó có thể liên quan đến ai".
Phần 2/4: Soạn Thân Thư
Bước 1. Sử dụng phong cách viết phù hợp
Theo câu tục ngữ, thời gian là tiền bạc, và hầu hết những người kinh doanh không thích lãng phí thời gian. Vì vậy, phong cách viết thư của bạn nên ngắn gọn và chuyên nghiệp. Sắp xếp bức thư của bạn sao cho nó có thể được đọc nhanh chóng, đi thẳng vào vấn đề và chỉ bao gồm những nhận xét cá nhân ngắn gọn trong đoạn đầu tiên. Ví dụ: bạn có thể bắt đầu bằng "Liên quan đến …" và tiếp tục từ đó.
- Đừng nghĩ quá nhiều về những đoạn chuyển cảnh đẹp đẽ, những từ khó hay những câu dài, khúc khuỷu. Mục đích của bức thư là để truyền đạt những gì cần nói càng nhanh và rõ ràng càng tốt.
- Sử dụng một giọng điệu thuyết phục. Rất có thể mục đích của bức thư là thuyết phục người đọc làm điều gì đó, chẳng hạn như thay đổi ý định, khắc phục sự cố, gửi tiền hoặc thực hiện hành động. Vì vậy, hãy truyền đạt yêu cầu và lý do của bạn bằng giọng điệu phù hợp.
Bước 2. Sử dụng đại từ nhân xưng
Sử dụng các đại từ “tôi”, “chúng tôi” và “bạn” trong thư thương mại là hoàn toàn có thể chấp nhận được. Thể hiện bản thân là “tôi” và người đọc là “bạn”.
Hãy cẩn thận nếu bạn đang viết thư thay mặt cho một tổ chức. Nếu bạn đang cố gắng truyền đạt quan điểm của công ty, bạn nên sử dụng “chúng tôi” để người đọc biết rằng công ty đứng sau tuyên bố của bạn. Nếu bạn đang bày tỏ quan điểm cá nhân, hãy sử dụng "I"
Bước 3. Viết rõ ràng và ngắn gọn
Đảm bảo rằng người đọc thực sự hiểu những gì bạn đang viết. Người đọc sẽ chỉ phản hồi nhanh chóng nếu ý định của bức thư của bạn rõ ràng. Đặc biệt, nếu có một kết quả hoặc hành động nào mà bạn muốn người đọc thực hiện khi nhận được bức thư, hãy nói rõ điều đó. Mô tả vị trí của bạn bằng ít từ nhất có thể.
Bước 4. Sử dụng câu chủ động
Khi mô tả một tình huống hoặc đưa ra yêu cầu, hãy chắc chắn rằng bạn chọn giọng chủ động, không phải giọng bị động. Giọng thụ động sẽ làm cho bài viết của bạn trở nên mơ hồ hoặc chung chung. Ngoài ra, câu chủ động hiệu quả hơn và đi thẳng vào trọng tâm của vấn đề. Ví dụ:
- Thụ động: Kính râm không được thiết kế hoặc sản xuất chú trọng đến độ bền.
- Hoạt động: Công ty của bạn thiết kế và sản xuất kính râm bất kể độ bền của chúng như thế nào,
Bước 5. Sử dụng ngôn ngữ đàm thoại nếu cảm thấy phù hợp
Thư được viết bởi và cho con người. Tránh sao chép thư bất cứ khi nào có thể. Bạn không thể xây dựng các mối quan hệ bằng cách sao chép các chữ cái tiêu chuẩn. Tuy nhiên, đừng sử dụng ngôn ngữ không chuẩn hoặc tiếng lóng, chẳng hạn như "bạn biết đấy", "ý tôi là" hoặc "muốn". Áp dụng phong cách viết một bức thư thương mại, nhưng hãy viết những từ thân thiện và lịch sự.
- Nếu bạn biết rõ về người nhận, bạn có thể thêm một lời chào lót.
- Sử dụng trực giác của bạn để đánh giá mức độ cá tính của lá thư. Đôi khi, một chút hài hước có thể giúp ích ở cấp độ kinh doanh, nhưng hãy suy nghĩ kỹ trước khi sử dụng nó.
Bước 6. Giữ lịch sự
Ngay cả khi bạn gửi một lá thư phàn nàn hoặc khiếu nại, bạn vẫn có thể lịch sự. Xem xét vị trí của người nhận và đề nghị giúp đỡ nhiều nhất có thể để thích ứng với tình huống.
Một ví dụ về lời phàn nàn bất lịch sự: “Tôi nghĩ rằng kính râm của bạn tệ quá và tôi sẽ không bao giờ mua sản phẩm của bạn nữa”. Một ví dụ về lời phàn nàn lịch sự sẽ là: “Tôi thất vọng với kết cấu kính râm của bạn, trong tương lai tôi dự định mua một nhãn hiệu kính râm khác”
Bước 7. Sử dụng tiêu đề thư “thứ hai” cho các trang bổ sung
Hầu hết các thư thương mại đủ ngắn gọn để phù hợp với một trang. Tuy nhiên, nếu bạn phải viết một bức thư dài hơn, chẳng hạn như hợp đồng hoặc quyết định pháp lý, có thể cần thêm các trang bổ sung. Sử dụng tiêu đề thư “thứ hai”, thường chứa địa chỉ ngắn và được làm bằng cùng loại giấy với tiêu đề thư chính.
Bao gồm số trang trên trang thứ hai và các trang tiếp theo, ở đầu trang. Bạn cũng sẽ cần phải bao gồm tên và ngày của người nhận
Bước 8. Kết thúc bức thư của bạn
Trong đoạn cuối cùng, hãy tóm tắt các điểm của bạn và gạch dưới hành động bạn sẽ thực hiện hoặc những gì bạn mong đợi từ người nhận. Hãy nhớ rằng người nhận có thể liên hệ với bạn khi có câu hỏi hoặc thắc mắc liên quan đến bức thư, sau đó cảm ơn họ đã chú ý đến bức thư bạn đã gửi.
Phần 3/4: Đóng Thư
Bước 1. Chọn một lời chào kết thúc
Lời chào kết thúc, giống như lời chào mở đầu, là một biểu hiện của sự tôn trọng và trang trọng. "Trân trọng" hoặc "Trân trọng" là lời chào kết thúc an toàn nhất. Bạn cũng có thể cân nhắc "Trân trọng" hoặc "Xin chào". Những lời chào không quá trang trọng nhưng vẫn có giọng điệu chuyên nghiệp là “Lời chào thành công”, “Lời chào”, “Cảm ơn”. Sử dụng dấu phẩy sau lời chào kết thúc.
Bước 2. Đặt chữ ký của bạn
Để trống bốn dòng cho chữ ký của bạn. Ký sau khi thư được in, hoặc nếu bạn gửi qua email, hãy quét hình ảnh chữ ký của bạn và dán vào phần chữ ký. Lựa chọn mực cho chữ ký là màu xanh hoặc đen.
Nếu bạn đang ký một lá thư thay mặt ai đó, hãy viết "pp:" trước chữ ký của bạn. "pp" là viết tắt của per procurationem, có nghĩa là "đại diện" hoặc "thay mặt"
Bước 3. Nhập tên và thông tin liên hệ của bạn bằng cách gõ
Bên dưới chữ ký của bạn, bao gồm thông tin của bạn bao gồm tên, chức danh, số điện thoại, địa chỉ email và các phương tiện liên hệ thích hợp khác. Sử dụng một dòng mới cho mỗi loại thông tin.
Bước 4. Thêm tên viết tắt của người đánh máy
Nếu người đánh máy và tác giả là một người khác, bạn phải thêm tên viết tắt của người đánh máy bên dưới khối chữ ký. Đôi khi, tên viết tắt của tác giả của bức thư cũng được bao gồm. Vì vậy, ai đã làm việc trên bức thư sẽ rõ ràng.
- Nếu bạn chỉ bao gồm tên viết tắt của người đánh máy, hãy viết chúng bằng chữ thường, ví dụ: mj.
- Nếu bạn cũng bao gồm tên viết tắt của tác giả, hãy viết chúng bằng chữ hoa với chữ cái đầu của người đánh máy bằng chữ thường, ví dụ: RW: mj. Các kiểu khác thêm dấu gạch chéo giữa các chữ cái đầu, chẳng hạn như RW / mj.
Bước 5. Bao gồm thông tin đính kèm
Nếu bạn đang đính kèm các tài liệu bổ sung để người nhận xem xét, hãy ghi chú vài dòng bên dưới thông tin liên hệ nêu rõ số lượng và loại tài liệu được đính kèm. Ví dụ, viết: “Phụ lục (2): sơ yếu lý lịch, tài liệu quảng cáo.” Hoặc, theo kiểu truyền thống, hãy viết mô tả tệp đính kèm ở đầu thư, bên dưới ngày tháng.
Bạn cũng có thể viết tắt “Phần đính kèm” bằng “Đèn”
Bước 6. Bao gồm một bản sao của thông tin
Nếu bạn đang gửi một bản sao của bức thư cho người khác, bạn phải đưa nó vào thư. Điều này được nêu rõ bằng cách nhập “cc:” hoặc “Sao chép” dưới dòng “Tệp đính kèm”, cùng với tên và chức danh của người nhận bản sao (“cc” là viết tắt của bản sao lịch sự, nhưng trước đây nó có nghĩa là bản sao khi các chữ cái vẫn đang được đánh trên máy đánh chữ và sao chép bằng giấy than).
- Ví dụ: viết: “cc: Mari Santi, Phó Giám đốc Tiếp thị”
- Nếu bạn thêm nhiều hơn một tên, hãy căn chỉnh tên thứ hai dưới tên thứ nhất, nhưng không có “cc:”
Phần 4/4: Hoàn thiện các bức thư
Bước 1. Thực hiện chỉnh sửa
Trình bày là một yếu tố quan trọng của sự chuyên nghiệp. Đảm bảo rằng người nhận có thể dễ dàng xem bạn là người có năng lực và có trách nhiệm bằng cách chỉnh sửa thư của bạn và kiểm tra lỗi. Sử dụng trình kiểm tra chính tả trong trình xử lý văn bản của bạn, nhưng đừng quên đọc kỹ trước khi gửi.
- Hãy tự hỏi bản thân, lá thư có rõ ràng và ngắn gọn không? Có đoạn văn dài hơn 3-4 câu không? Nếu vậy, hãy xác định xem bạn có thể loại bỏ các câu lệnh không cần thiết hay không.
- Nếu bức thư rất quan trọng, bạn có thể phải nhờ bạn bè hoặc đồng nghiệp đọc nó. Đôi khi người khác có thể giúp phát hiện những lỗi ngôn ngữ hoặc sự lúng túng mà bạn có thể không nhận ra.
Bước 2. Không giữ các trang lại với nhau bằng kim bấm
Nếu thư của bạn bao gồm nhiều trang, không nên sử dụng kim bấm. Nếu bạn muốn đảm bảo các trang theo thứ tự, hãy kẹp chúng lại với nhau bằng kẹp giấy ở góc trên bên trái.
Bước 3. Gửi
Nếu bạn đang gửi thư qua đường bưu điện, hãy sử dụng phong bì công việc. Nếu có, hãy sử dụng phong bì có logo công ty của bạn. Viết địa chỉ trả hàng và địa chỉ người nhận ngay ngắn. Gấp bức thư làm ba sao cho người nhận mở phần trên đầu tiên trước khi mở phần dưới cùng. Hãy chắc chắn rằng bạn dán đủ tem, sau đó gửi nó.
- Nếu bạn cảm thấy chữ viết tay của mình không đẹp và không phù hợp với tính cách chuyên nghiệp của mình, hãy nhập địa chỉ vào trình xử lý văn bản của bạn và in nó lên phong bì.
- Nếu bức thư khẩn cấp và / hoặc gấp rút, hãy cân nhắc gửi nó qua đường chuyển phát nhanh.
- Nếu bạn muốn gửi nó qua email, trước tiên hãy chuyển nó sang HTML hoặc lưu nó dưới dạng PDF để định dạng không thay đổi. Tuy nhiên, sẽ rất tốt nếu bức thư được gửi đi bằng phương pháp vật lý.
Lời khuyên
- Sử dụng một cây bút chất lượng để ký các chữ cái.
- Trả lời thư nhanh chóng. Nếu bạn không thể trả lời trong vòng một tuần, hãy chuyển nó cho người nhận và cho họ biết khi nào họ có thể đợi trả lời của bạn.
- Nhấn mạnh mặt tích cực. Nói về những gì bạn có thể làm, không phải những gì bạn không thể. Ví dụ, nếu một sản phẩm không có trong kho, đừng nói với khách hàng rằng bạn không thể đáp ứng đơn đặt hàng của họ. Thay vào đó, hãy nói rằng sản phẩm rất phổ biến và đã bán hết. Sau đó cho họ biết khi bạn có thể hoàn thành đơn đặt hàng của họ.
-
Nếu bạn đang viết một bức thư phức tạp, hãy viết dàn ý trước.
- Viết ra bất kỳ chủ đề nào bạn muốn đề cập, không cần suy nghĩ về thứ tự.
- Đối với mỗi chủ đề, hãy lập danh sách các từ khóa, ví dụ, lập luận và dữ kiện.
- Lưu ý sự liên quan của từng chủ đề trong danh sách với mục đích và người nhận thư.
- Bỏ những phần không cần thiết.
- Sắp xếp thông tin theo thứ tự tốt nhất cho người đọc.
Cảnh báo
- Đừng sử dụng ngôn ngữ tâng bốc. Khen ngợi chân thành có thể chấp nhận được, nhưng khen ngợi quá nhiều có nghĩa là trong công việc, bạn phụ thuộc vào lời khen ngợi chứ không phải năng lực.
- Đừng sử dụng ngôn ngữ thẳng thừng hoặc tự đề cao. Hãy nhớ rằng, bạn đang cố gắng sửa chữa hoặc bắt đầu một mối quan hệ kinh doanh thông qua bức thư này.
