Biên bản ghi nhớ là một loại tài liệu dùng để liên lạc nội bộ giữa các nhân viên trong công ty. Bản ghi nhớ là một khía cạnh đã được kiểm nghiệm theo thời gian của thế giới kinh doanh, khi được viết chính xác, có thể giúp mọi thứ trôi chảy.
Bươc chân
Phần 1/3: Chọn ngôn ngữ và định dạng
Bước 1. Tránh ngôn ngữ quá bình thường
Nói chung, ngôn ngữ của bản ghi nhớ phải rõ ràng và đơn giản, nhưng chuyên nghiệp. Bạn nên tránh giọng điệu trò chuyện bình thường trong bản ghi nhớ.
- Ví dụ, đừng viết, “Xin chào tất cả mọi người! Ơn trời, hôm nay là thứ sáu hả? Tôi muốn nói về một vấn đề kinh doanh quan trọng."
- Thay vào đó, hãy đi thẳng vào vấn đề, “Tôi muốn chia sẻ báo cáo tiến độ của Dự án Z”.
Bước 2. Tránh ngôn ngữ cảm tính
Bạn cũng nên cố gắng sử dụng giọng điệu trung lập và tránh ngôn ngữ cảm tính. Cố gắng trình bày các sự kiện và bằng chứng để hỗ trợ cho các tuyên bố.
- Ví dụ: tránh những tuyên bố như "Tôi nghĩ tất cả chúng ta sẽ hạnh phúc hơn nhiều nếu được phép ăn mặc giản dị vào thứ Sáu."
- Thay vào đó, hãy tìm kiếm thông tin nghiên cứu về việc liệu tinh thần có tăng lên khi nhân viên được phép chọn quần áo hay không và đề cập đến thông tin đó trong bản ghi nhớ.
Bước 3. Sử dụng các cụm từ tín hiệu
Nếu bạn muốn trích dẫn bằng chứng hoặc nguồn, hãy đảm bảo bạn sử dụng ngôn ngữ cho phép người đọc biết bạn đang làm gì.
Ví dụ: hãy thử cụm từ, “Theo phát hiện của chúng tôi,…” hoặc “Nghiên cứu được hoàn thành bởi EPA chỉ ra rằng…”
Bước 4. Chọn mô hình và kích thước phông chữ thích hợp
Bản ghi nhớ phải dễ đọc. Vì vậy, hãy tránh sử dụng phông chữ nhỏ, kích thước mặc định là 11 hoặc 12.
Bạn cũng nên chọn một phông chữ đơn giản, chẳng hạn như Times New Roman. Đây không phải là lúc để thử các phông chữ "vui nhộn" như Comic Sans (bạn có thể bị cười khi chọn phông chữ này)
Bước 5. Sử dụng lề tiêu chuẩn
Lề thông thường cho bản ghi nhớ kinh doanh là 1 inch hoặc 2,54 cm, mặc dù một số chương trình xử lý văn bản đã chuẩn bị các mẫu bản ghi nhớ với lề rộng hơn một chút (ví dụ: 1,25 inch hoặc 3,18 cm).
Bước 6. Chọn một không gian duy nhất
Bản ghi nhớ kinh doanh thường không sử dụng dấu cách kép. Để giữ cho trang sổ lưu niệm nhỏ, hãy xem xét khoảng cách đơn, nhưng thêm khoảng cách giữa các đoạn hoặc phần.
Thụt lề đoạn văn thường không bắt buộc
Phần 2/3: Chuẩn bị viết Bản ghi nhớ kinh doanh
Bước 1. Quyết định xem bản ghi nhớ có cần được gửi đi không
Nếu bạn phải chia sẻ những vấn đề kinh doanh quan trọng với nhiều người trong nhóm của mình, bạn nên gửi một bản ghi nhớ. Các bản ghi nhớ cũng có thể được gửi ngay cả khi bạn chỉ giao tiếp với một người, chẳng hạn hoặc muốn ghi lại các thư từ.
- Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nói chuyện trực tiếp với đương sự sẽ hiệu quả hơn.
- Ngoài ra, một số thông tin có thể quá nhạy cảm để được gửi trong bản ghi nhớ.
Bước 2. Xác định mục đích viết phần ghi nhớ
Nội dung và cài đặt của các bản ghi nhớ khác nhau tùy theo mục đích. Hầu hết các loại bản ghi nhớ được viết vì những lý do sau:
- Để đề xuất một ý tưởng hoặc giải pháp. Ví dụ, nếu bạn biết cách giải quyết vấn đề với lịch làm việc ngoài giờ, ý tưởng đó có thể được viết ra trong một bản ghi nhớ và gửi cho sếp của bạn.
- Để cung cấp cho các đơn đặt hàng. Ví dụ: gửi bản ghi nhớ cũng là một cách hiệu quả để ủy thác trách nhiệm cho một hội nghị mà bộ phận của bạn đang tổ chức.
- Đối với các báo cáo. Bạn cũng có thể gửi bản ghi nhớ để thông báo cho đồng nghiệp về các sự kiện gần đây, báo cáo cập nhật về một dự án, cung cấp báo cáo tiến độ hoặc báo cáo kết quả điều tra.
Bước 3. Thu hẹp chủ đề
Bạn có thể đang xử lý nhiều dự án và bị cám dỗ để gửi bản ghi nhớ cho đồng nghiệp, sếp hoặc khách hàng về tiến độ của mọi việc. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng các bản ghi nhớ kinh doanh chỉ nên tập trung vào một vấn đề.
Bản ghi nhớ phải ngắn gọn, rõ ràng và những người bận rộn có thể dễ dàng đọc nhanh. Vì vậy, đừng để những thông tin quan trọng bị bỏ qua. Các bản ghi nhớ tập trung giúp đảm bảo thông điệp của bạn được nhận và hiểu
Bước 4. Xem xét khán giả
Nội dung, phong cách và giọng điệu của bản ghi nhớ kinh doanh được xác định bởi đối tượng dự định. Vì vậy, hãy suy nghĩ kỹ xem ai sẽ là người nhận được bản ghi nhớ.
Ví dụ, một bản ghi nhớ gửi cho đồng nghiệp về việc lên kế hoạch tổ chức một bữa tiệc bất ngờ cho ai đó trong văn phòng khác với một bản ghi nhớ cho người giám sát về kết quả điều tra bạn đã thực hiện trong nhiều tháng
Phần 3/3: Soạn bản ghi nhớ kinh doanh
Bước 1. Dán nhãn cho nó
Có nhiều loại thư từ kinh doanh. Cách tiêu chuẩn cho các bản ghi nhớ là ghi nhãn tài liệu một cách rõ ràng.
- Ví dụ: viết “Bản ghi nhớ” hoặc “Bản ghi nhớ” ở đầu trang.
- Vị trí có thể được căn giữa hoặc căn trái. Để có cảm hứng, hãy xem lại các bản ghi nhớ kinh doanh mà bạn đã nhận được và sao chép định dạng.
Bước 2. Viết tiêu đề
Phần đầu tiên của bản ghi nhớ nên bao gồm những điểm quan trọng. Thông tin chi tiết về từng thành phần sẽ được mô tả trong bước tiếp theo.
- TO: viết tên và chức danh của những người đã nhận được bản ghi nhớ.
- TỪ: ghi họ tên và chức danh.
- NGÀY: ghi đầy đủ và chính xác ngày tháng, đừng quên năm.
- ĐỀ: viết ngắn gọn và cụ thể nội dung ghi nhớ.
- Lưu ý rằng chủ đề thường được biểu thị bằng "Re:" hoặc "RE:" (cả hai đều đại diện cho liên quan).
Bước 3. Chọn danh sách người nhận một cách cẩn thận
Đảm bảo rằng bạn bao gồm tất cả những người cần thông tin hoặc sự phát triển. Hạn chế phân phối các bản ghi nhớ cho những người cần biết.
- Về mặt kinh doanh, sẽ không khôn ngoan nếu gửi các bản ghi nhớ cho tất cả mọi người trong văn phòng nếu chỉ một số ít quan tâm hoặc tham gia.
- Mọi người sẽ bị choáng ngợp bởi rất nhiều ghi nhớ, và có thể có xu hướng bỏ qua hoặc chỉ lướt qua những ghi nhớ không liên quan.
Bước 4. Sử dụng đúng tên và chức danh và chức danh cho những người trong danh sách người nhận
Mặc dù bạn và sếp của bạn đã quen thuộc hàng ngày, nhưng tốt nhất bạn nên giữ cho thư từ bằng văn bản một cách trang trọng. Ví dụ: có thể bạn chỉ chào sếp bằng tên khi gặp mặt ở hành lang văn phòng, nhưng đối với bản ghi nhớ, hãy chào ông ấy bằng “Bà Riana” hoặc “Tiến sĩ. Riana”.
Hãy nhớ rằng thông tin bạn viết là dành cho tất cả mọi người trong danh sách người nhận. Vì vậy, hãy ghi đầy đủ tên và chức danh
Bước 5. Tìm chức danh của người bạn đang xưng hô trong bản ghi nhớ bên ngoài
Nếu bạn đang gửi một bản ghi nhớ cho ai đó bên ngoài văn phòng, điều quan trọng là phải xác định lời chào phù hợp. Hãy dành thời gian tìm kiếm hồ sơ được đề cập, thông tin cá nhân thường được mô tả trên trang web công ty của họ.
- Ví dụ, bạn nghi ngờ liệu bằng cấp có phải là Tiến sĩ hay không. Nếu có, nói chung lời chào chính xác là Dr. NS
- Vị trí của anh ta là gì? Là phó giám đốc hay trưởng khoa? Nếu vậy, hãy chắc chắn rằng bạn đã đề cập đến nó trong bản ghi nhớ.
Bước 6. Viết chủ đề một cách cẩn thận
Đảm bảo chủ đề ngắn gọn, rõ ràng và không quá chung chung.
- Ví dụ: chủ đề “Doanh nghiệp mới” có vẻ mơ hồ và nếu ai đó đang tìm kiếm hồ sơ trước vài tuần hoặc vài ngày, họ có thể gặp khó khăn trong việc quyết định đó là bản ghi nhớ của bạn.
- Một chủ đề tốt hơn sẽ là một cái gì đó như thế này, "Báo cáo Tiến độ Điều tra Mở rộng Cơ sở Khách hàng".
Bước 7. Cân nhắc bỏ qua lời chào
Bạn có thể tự do chọn xem bạn có muốn bắt đầu tin nhắn bằng một lời chào hay không, chẳng hạn như “Kính gửi. Bà Wardani”hoặc“Kính gửi. Đồng nghiệp. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng lời chào không được mong đợi trong một bản ghi nhớ kinh doanh.
Bản ghi nhớ là một phương tiện truyền tải thông tin quan trọng nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời khán giả biết rõ ai đã nhận và gửi bản ghi nhớ
Bước 8. Soạn phần giới thiệu
Giải thích mục đích của bạn khi viết và gửi bản ghi nhớ.
Ví dụ, “Tôi xin thông báo cho bạn điều đó…”. Phần mở đầu cần cung cấp một bản tóm tắt nội dung của bản ghi nhớ
Bước 9. Giữ phần giới thiệu ngắn gọn
Không cần phải cung cấp tất cả các chi tiết và / hoặc bằng chứng trong phần đầu tiên.
Một vài câu hoặc một đoạn văn ngắn là đủ
Bước 10. Xác định cài đặt nội dung ghi nhớ
Sau phần mở đầu, một bản ghi nhớ kinh doanh thường bao gồm hai đến bốn đoạn bổ sung trước phần kết luận. Nội dung và cài đặt phụ thuộc vào chủ đề.
Ví dụ, bạn có thể sắp xếp thông tin theo thứ tự quan trọng. Hoặc, nếu bạn mô tả một quy trình, hãy chia phần nội dung của bản ghi nhớ để phù hợp với các giai đoạn của quy trình
Bước 11. Quyết định xem bạn có muốn bao gồm phụ đề hay không
Bản ghi nhớ kinh doanh nên bao gồm các phần rõ ràng. Thông thường các bản ghi nhớ kinh doanh được phân chia rõ ràng để người nhận có thể đọc và tiêu hóa thông tin một cách dễ dàng. Bạn có thể giúp họ hiểu các gạch đầu dòng bằng cách gắn nhãn các phần phụ.
Bước 12. Viết một phụ đề cụ thể
Đảm bảo rằng trọng tâm của mỗi tiểu mục phải rõ ràng đối với người nhận.
Ví dụ, bao gồm các phần phụ sau đây khi viết bản ghi nhớ về việc chuyển văn phòng theo kế hoạch: “Vị trí mới cho Trụ sở chính của chúng tôi”, “Chỉ dẫn quan trọng cho nguồn cung cấp văn phòng” và “Lịch trình hoàn thành việc chuyển văn phòng”
Bước 13. Đưa câu chủ đề vào đoạn văn chính
Câu đầu tiên của mỗi tiểu mục hoặc đoạn văn cần chuyển tải ý chính của phần.
Mỗi đoạn hoặc phần của bản ghi nhớ chỉ nên tập trung vào một ý
Bước 14. Cân nhắc sử dụng các gạch đầu dòng
Nếu bạn muốn làm nổi bật những điểm quan trọng, gạch đầu dòng hoặc danh sách có thể rất hữu ích. Định dạng này khuyến khích người đọc chú ý đến những điểm quan trọng và giúp họ đọc bản ghi nhớ nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Bước 15. Giữ cho bản ghi nhớ ngắn gọn
Nói chung, các bản ghi nhớ kinh doanh không dài hơn một đến hai trang.
Giới hạn trang tiêu chuẩn này thường dành cho các tài liệu có khoảng cách đơn không có dòng thừa giữa các phần
Bước 16. Quyết định xem bạn có cần một đoạn tóm tắt hay không
Nói chung, bản ghi nhớ không yêu cầu tóm tắt, đặc biệt nếu chúng dài dưới một trang.
Tuy nhiên, nếu thông tin được mô tả phức tạp hoặc nếu bản ghi nhớ dài hơn bình thường, thì sẽ hữu ích nếu bạn có một bản tóm tắt các điểm chính
Bước 17. Nhập một phần hoặc đoạn kết luận
Ngay cả khi bạn không cần một bản ghi nhớ tóm tắt, bạn vẫn nên kết thúc nó bằng một câu kết thúc. Hãy nghĩ đến những điều sau:
- Thông điệp cốt lõi của bản ghi nhớ là gì? Bạn có muốn người nhận làm điều gì đó không? Họ có phải trả lời không muộn hơn bất kỳ ngày nào đã định? Nếu có, hãy nói rõ ràng.
- Nếu không cần thực hiện hành động nào, hãy bao gồm một câu kết thúc đơn giản, chẳng hạn như “Tôi rất vui được thảo luận thêm” hoặc “Vui lòng liên hệ với tôi nếu có bất kỳ vấn đề hoặc thắc mắc nào”.
Bước 18. Ký nếu bạn muốn
Nói chung không cần thêm tên hoặc chữ ký vào cuối bản ghi nhớ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng an toàn nhất là làm theo các ví dụ ghi nhớ khác trong lĩnh vực của bạn.
- Nếu câu khác kết thúc chính thức (ví dụ: “Trân trọng, Tiến sĩ Sari), hãy làm theo ví dụ.
- Mặc dù nó không yêu cầu chữ ký, bạn có thể cần phải bao gồm tên viết tắt của mình ở cuối tài liệu.
Bước 19. Nêu rõ nếu có bất kỳ tệp đính kèm nào
Nếu bản ghi nhớ cũng bao gồm các phần đính kèm, chẳng hạn như bảng, đồ thị hoặc báo cáo, hãy đảm bảo rằng bạn đề cập đến các phần đính kèm ở cuối bản ghi nhớ. Ví dụ: “Đính kèm: Bảng 1”.
- Bạn cũng nên tham chiếu phần đính kèm trong phần nội dung của bản ghi nhớ.
- Ví dụ: để ghi nhớ thông báo cho nhân viên về việc sắp chuyển văn phòng, bạn có thể viết thông tin như sau, “Chúng tôi dự định sẽ hoàn tất quá trình chuyển văn phòng vào cuối quý này. Xem Bảng 1 đính kèm để biết lịch trình chi tiết hơn.”
Bước 20. Đọc lại phần ghi nhớ đã viết cẩn thận
Trước khi gửi, hãy đọc lại và sửa lại. Đảm bảo rằng ngữ pháp của câu là chính xác, không có lỗi chính tả hoặc sử dụng dấu câu và nội dung dễ hiểu.
- Cân nhắc việc hoãn giao hàng sau lần sửa đầu tiên nếu thời gian không phải là vấn đề. Nếu bạn đọc lại bản ghi nhớ một hoặc hai giờ sau đó, bạn có thể tìm thấy những lỗi ban đầu bị bỏ qua.
- Nếu bản ghi nhớ chứa thông tin nhạy cảm, hãy kiểm tra các chính sách của công ty để xem ai có thể đánh giá bản ghi nhớ cho bạn và đưa ra phê duyệt cuối cùng về nội dung của nó.
