Bản ghi nhớ thường được sử dụng để truyền đạt thông tin nhất định cho một nhóm người, ví dụ như về các hoạt động, chính sách hoặc các nguồn lực sẵn có và yêu cầu họ thực hiện hành động. Từ "ghi nhớ" có nghĩa là một cái gì đó phải được ghi nhớ hoặc chú ý đến. Bạn có thể viết một bản ghi nhớ hay, dễ hiểu bằng cách nghiên cứu những lời khuyên này.
Bươc chân
Phần 1/4: Viết phần đầu ghi nhớ
Bước 1. Nhập “MEMORRANDUM” ở đầu tờ giấy để viết ghi nhớ
Đầu tiên, hãy giải thích rằng tài liệu này là một bản ghi nhớ. Viết từ “MEMORDUM” cách mép trên của tờ giấy 3 cm bằng chữ in đậm ở dòng đầu tiên. Từ này có thể được đặt ở trung tâm hoặc bên trái của chữ cái lớn hơn.
Bỏ qua hai dòng trống trước khi viết dòng tiếp theo
Bước 2. Ghi chính xác tên người nhận bản ghi nhớ
Vì bản ghi nhớ là một phương tiện giao tiếp kinh doanh chính thức, người nhận cũng phải được liệt kê chính thức. Ghi đầy đủ tên và chức danh của người nhận bản ghi nhớ.
Nếu thư báo này được gửi tới tất cả nhân viên, hãy viết: “Gửi: Tất cả nhân viên”
Bước 3. Đồng thời ghi những người nhận khác vào dòng “CC”
Dòng “CC” (viết tắt của Bản sao được phép) được sử dụng để viết tên của người hoặc những người sẽ nhận được bản sao của bản ghi nhớ, không phải người sẽ được gửi bản ghi nhớ. Tên được liệt kê trong dòng “CC” là bên cần được thông báo về chính sách hoặc vấn đề được mô tả trong bản ghi nhớ.
Bước 4. Viết tên của bạn vào dòng "Từ"
Tên tác giả và người gửi bản ghi nhớ phải có trong tiêu đề của bản ghi nhớ. Viết tên đầy đủ và chức danh của bạn vào dòng này.
Bước 5. Nhập ngày
Ghi đầy đủ ngày tháng năm soạn thảo bản ghi nhớ với định dạng ngày, tháng, năm. Ví dụ: “Ngày: 9 tháng 12 năm 2015” hoặc “ngày 9 tháng 12 năm 2015”.
Bước 6. Xác định chủ đề của bản ghi nhớ và viết nó thành một dòng riêng với tiêu đề “Giới thiệu”
Chủ đề của bản ghi nhớ sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về những gì được thảo luận trong bản ghi nhớ. Chọn một chủ đề cụ thể, nhưng ngắn gọn.
Ví dụ: thay vì viết "Kiến" làm chủ đề, hãy chọn một cái gì đó cụ thể hơn, ví dụ: "Vấn đề Kiến ở Văn phòng"
Bước 7. Biết rõ định dạng của tiêu đề ghi nhớ
Tiêu đề ghi nhớ phải ở trên cùng của phía bên trái. Bạn có thể sử dụng chữ hoa hoặc chữ thường cho các từ “Đến:”, “Từ:”, “Ngày:” và “Giới thiệu:”.
-
Tiêu đề bản ghi nhớ sẽ giống như ví dụ sau:
Tới: Tên và chức danh của người nhận
Từ: Tên và chức danh của bạn
Ngày: Ngày viết bản ghi nhớ
Chủ đề: Các chủ đề được đề cập trong bản ghi nhớ (sử dụng màu đậm hoặc một màu nhất định cho những điều bạn cho là quan trọng).
- Khi viết tiêu đề bản ghi nhớ, hãy đặt khoảng trắng sau dấu hai chấm để làm cho nó trông gọn gàng hơn.
- Khi bạn viết xong tiêu đề ghi nhớ, hãy bỏ qua một dòng trước khi tiếp tục viết ghi nhớ để tách tiêu đề ghi nhớ khỏi nội dung ghi nhớ.
Phần 2/4: Viết phần thân của bản ghi nhớ
Bước 1. Cân nhắc đối tượng sẽ nhận được bản ghi nhớ
Để viết một bản ghi nhớ thu hút mọi người quan tâm đến việc đọc và phản hồi, bạn phải xác định văn phong, độ dài và hình thức giải thích của bạn trong phần nội dung của bản ghi nhớ dựa trên đối tượng sẽ đọc bản ghi nhớ đó. Muốn vậy, bạn phải biết ai sẽ nhận và đọc bản ghi nhớ này.
- Tìm hiểu ưu tiên và mối quan tâm của người nhận bản ghi nhớ là gì.
- Cố gắng đoán trước những câu hỏi mà độc giả của bản ghi nhớ sẽ hỏi. Hỗ trợ giải thích của bạn bằng cách cung cấp một số ví dụ, bằng chứng hoặc thông tin khác có thể ảnh hưởng đến người đọc.
- Bằng cách xem xét đối tượng sẽ đọc bản ghi nhớ, bạn có thể truyền đạt thông tin hoặc ý kiến phù hợp trong bản ghi nhớ.
Bước 2. Đừng chào hỏi trang trọng
Bản ghi nhớ không cần bắt đầu bằng lời chào như "Kính gửi ông Anwar". Thay vào đó, chỉ cần viết một câu mở đầu để giải thích chủ đề bạn muốn đề cập.
Bước 3. Nêu vấn đề hoặc vấn đề trong đoạn văn đầu tiên
Mô tả ngắn gọn bối cảnh của hành động bạn muốn thực hiện. Giống như khi nộp một báo cáo luận án, hãy giải thích chủ đề và đưa ra lý do tại sao hành động này lại quan trọng. Bạn có thể sử dụng câu giới thiệu này như một bản tóm tắt tóm tắt hoặc bản ghi nhớ.
Như một hướng dẫn chung, phần mở đầu nên được viết trong một đoạn văn
Bước 4. Ví dụ, ở phần đầu của bản ghi nhớ, bạn có thể viết:
“Có hiệu lực từ ngày 1-1-2016, PT XYZ sẽ thực hiện chính sách mới về bảo vệ sức khỏe. Tất cả nhân viên và thành viên gia đình của họ sẽ nhận được phúc lợi sức khỏe loại 1 của BPJS hàng tháng”.
Bước 5. Mô tả bối cảnh của vấn đề bạn nêu ra trong bản ghi nhớ
Người đọc có thể cần thông tin về bối cảnh của vấn đề bạn đang trình bày. Giải thích ngắn gọn ngữ cảnh và chỉ nói những gì quan trọng.
Nếu có liên quan, hãy tiếp tục viết bản ghi nhớ giải thích lý do bạn muốn áp dụng chính sách này. Ví dụ, hãy viết: “Chính phủ đã ban hành quy định rằng mọi công ty phải đăng ký nhân viên và thành viên gia đình của họ là những người tham gia BPJS Kesehatan”
Bước 6. Hỗ trợ kế hoạch của bạn bằng cách đưa ra lời giải thích trong phần thảo luận
Mô tả ngắn gọn hành động bạn sẽ thực hiện. Cung cấp bằng chứng và lý do hợp lý để hỗ trợ đề xuất của bạn. Bắt đầu bằng cách truyền đạt thông tin quan trọng nhất, sau đó cung cấp các dữ kiện cụ thể hoặc hỗ trợ. Nêu những lợi ích mà người đọc sẽ nhận được từ hành động đề xuất của bạn hoặc tác hại sẽ xảy ra nếu hành động này không được thực hiện.
- Nếu bạn muốn tạo một bản ghi nhớ dài hơn, hãy trình bày các biểu đồ, danh sách hoặc biểu đồ có liên quan và thuyết phục.
- Đối với các bản ghi nhớ dài hơn, bạn có thể cung cấp tiêu đề ngắn mô tả nội dung của từng phần. Ví dụ: thay vì tạo tiêu đề “Chính sách”, hãy viết “Chính sách mới cho tất cả nhân viên”. Hãy đặt tiêu đề cụ thể và ngắn gọn để những điều quan trọng trong bản ghi nhớ có thể được người đọc biết ngay lập tức.
Bước 7. Đề xuất các hành động được thực hiện bởi người đọc
Thông qua bản ghi nhớ, bạn yêu cầu người khác thực hiện một vấn đề cụ thể, cho dù đó là thông báo về sản phẩm mới, chính sách mới về báo cáo chi phí hoặc tuyên bố về cách công ty giải quyết vấn đề. Giải thích hành động nên được thực hiện trong một đoạn văn hoặc câu kết luận.
- Ví dụ: viết: “Tất cả nhân viên phải sử dụng hệ thống kế toán mới bắt đầu từ ngày 1 tháng 3 năm 2016”.
- Đồng thời cung cấp bằng chứng hỗ trợ cho đề xuất của bạn.
Bước 8. Đóng bản ghi nhớ bằng cách cung cấp một bản tóm tắt tích cực và hỗ trợ
Đoạn cuối nên mô tả bước tiếp theo có thể giải quyết vấn đề. Đồng thời truyền tải thông điệp ủng hộ về sự đoàn kết của tổ chức.
- Bạn có thể nói, "Tôi sẵn sàng thảo luận thêm về đề xuất này và thực hiện quyết định mà chúng ta đã nhất trí".
- Hoặc, bạn có thể kết thúc bản ghi nhớ bằng cách viết, “Chúng tôi rất vui mừng về kế hoạch thêm một dây chuyền sản xuất. Chúng tôi tin rằng kế hoạch này sẽ phát triển công ty và đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh của chúng tôi”.
- Đóng bản ghi nhớ chỉ bằng một hoặc hai câu.
Phần 3/4: Kết thúc bản ghi nhớ
Bước 1. Biết rõ định dạng của bản ghi nhớ
Sử dụng định dạng ghi nhớ tiêu chuẩn để đọc dễ dàng hơn. Nhập bản ghi nhớ bằng phông chữ Times New Roman hoặc Arial, cỡ 12 với lề trái, phải và dưới 3 cm.
Sử dụng định dạng đoạn văn căn trái. Bỏ qua hai dòng trống ở cuối đoạn văn và không cần để lại khoảng trắng ở đầu đoạn văn
Bước 2. Kiểm tra bản ghi nhớ của bạn
Đọc lại và chỉnh sửa bản ghi nhớ để đảm bảo chính xác, rõ ràng, ngắn gọn và thuyết phục. Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng phong cách viết phù hợp. Loại bỏ các thuật ngữ khoa học hoặc biệt ngữ không cần thiết.
- Kiểm tra lại để xem còn lỗi chính tả, ngữ pháp và thảo luận hay không. Chú ý viết tên, ngày tháng và số.
- Đảm bảo bản ghi nhớ của bạn đủ ngắn và loại bỏ thông tin thừa.
Bước 3. Khởi tạo bên cạnh tên của bạn
Bản ghi nhớ không cần phải ký tên, nhưng bạn cần phải viết tắt nó bằng bút bi ở đầu bản ghi nhớ ngay bên cạnh tên của bạn. Tên viết tắt chỉ ra rằng bạn đã chấp thuận bản ghi nhớ này.
Bước 4. Sử dụng giấy có tiêu đề thư
Có những loại giấy viết thư được in với tiêu đề thư được thiết kế đặc biệt cho các bản ghi nhớ hoặc chỉ sử dụng giấy viết thư thông thường.
Nếu bạn đã tạo bản ghi nhớ trên máy tính (và gửi qua email), hãy tạo tiêu đề thư của riêng bạn bằng chương trình Word có hiển thị logo công ty và thông tin liên hệ. Sử dụng mẫu bản ghi nhớ này cho các lần gửi bản ghi nhớ trong tương lai
Bước 5. Quyết định cách gửi bản ghi nhớ
Chọn cách tốt nhất để phân phối bản ghi nhớ. Bạn có thể in và chia sẻ nó hoặc gửi nó qua email.
Để gửi ghi nhớ qua email, bạn có thể chuyển đổi ghi nhớ từ tài liệu Word sang HTML hoặc sang PDF và gửi dưới dạng tệp đính kèm email
Phần 4/4: Sử dụng Mẫu bản ghi nhớ
Bước 1. Tìm mẫu bản ghi nhớ
Bản ghi nhớ có thể được tạo bằng cách sử dụng các mẫu, thay vì xây dựng chúng từ đầu. Để làm được điều đó, hãy tìm các mẫu bản ghi nhớ tốt trên internet, chẳng hạn như trong Microsoft Word. Các định dạng được sử dụng thường gần như giống nhau, nhưng kích thước, độ dài và thiết kế phông chữ có thể khác nhau.
- Tải xuống mẫu phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
- Đảm bảo rằng bạn đọc các quy tắc trước khi sử dụng các mẫu từ bất kỳ trang web nào.
Bước 2. Mở mẫu bạn đã tải xuống trên máy tính của mình
Sau khi nhấp vào nút tải xuống, mẫu sẽ được tải trực tiếp xuống máy tính của bạn hoặc bạn phải thực hiện một số bước. Nếu kết quả là một tệp nén, trước tiên bạn phải giải nén tệp này và sau đó mở nó trong Microsoft Word.
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phiên bản mới nhất của chương trình Microsoft Word để không gặp sự cố và mẫu này sẽ hoạt động tốt cho bạn. Nếu bạn vẫn đang sử dụng phiên bản cũ hơn của chương trình Microsoft Word, hãy cập nhật nó trước khi tải xuống bất kỳ tệp nào
Bước 3. Xác định tiêu đề thư của riêng bạn
Tất cả các mẫu có thể được thay đổi. Mỗi phần của mẫu ghi nhớ bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của mình. Ví dụ: thêm logo và nhãn hiệu đăng ký nhãn hiệu vào mẫu trong phần tiêu đề thư. Nhấp vào phần tiêu đề thư để nhập thông tin công ty.
Bước 4. Điền vào các trường mẫu trong tiêu đề bản ghi nhớ
Bạn phải điền vào các trường “Tới”, “Từ”, “CC” và “Giới thiệu”. Hãy cẩn thận khi điền vào từng trường để bạn không bị nhầm lẫn, bỏ sót hoặc điền sai trong phần này.
Bước 5. Nhập tin nhắn của bạn
Viết phần giới thiệu, bối cảnh, cuộc thảo luận và phần tóm tắt trong phần nội dung của bản ghi nhớ. Bạn có thể viết các bản ghi nhớ dưới dạng danh sách để truyền đạt thông tin từng điểm.
- Sử dụng cùng một định dạng mẫu để giữ cho tất cả các đoạn văn trong bản ghi nhớ được sắp xếp gọn gàng với lề và cỡ chữ phù hợp.
- Bạn có thể sử dụng mẫu bản ghi nhớ để hiển thị bảng, nếu cần. Điều này có thể hữu ích hơn, đặc biệt nếu bản ghi nhớ được chuẩn bị dưới dạng danh sách hoặc định dạng khác trông cẩu thả hoặc khó đọc.
- Đừng quên xóa các từ đã có trong mẫu. Kiểm tra lại cẩn thận trước khi gửi.
Bước 6. Cũng kiểm tra các chân phế liệu
Phần chân của bản ghi nhớ nằm ở cuối bản ghi nhớ thường được sử dụng để cung cấp thông tin bổ sung, ví dụ như để viết thông tin công ty hoặc số điện thoại của bạn. Kiểm tra cẩn thận để đảm bảo rằng tất cả thông tin này được nhập chính xác. Tất nhiên, bạn muốn gửi một bản ghi nhớ tốt mà không có thông tin liên hệ không chính xác hoặc thiếu thông tin.
Bước 7. Điều chỉnh màn hình
Một trong những lợi thế mà bạn có thể nhận được từ mẫu là cơ hội để thay đổi màu sắc của tài liệu. Màn hình của bản ghi nhớ có thể được điều chỉnh theo cá tính và làm cho nó trông hấp dẫn hơn. Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn màu sắc phù hợp nhất với hoàn cảnh hiện tại để gây chú ý hơn mà vẫn chuyên nghiệp.
Bước 8. Lưu bản ghi nhớ dưới dạng tài liệu mới
Đảm bảo bạn giữ một bản sao của tệp ghi nhớ này để có một bản sao lưu kỹ thuật số làm bằng chứng về bất kỳ thông tin liên lạc kinh doanh nào mà bạn đã có.
Bước 9. Lưu mẫu này để bạn có thể sử dụng lại
Bất cứ khi nào bạn cần tạo một bản ghi nhớ với một chủ đề hơi khác, hãy thay thế thông tin trong bản ghi nhớ đó bằng chủ đề của bản ghi nhớ mà bạn muốn gửi. Ngoài việc tiết kiệm thời gian, bạn có thể tạo các bản ghi nhớ theo một định dạng nhất quán để chúng có vẻ chuyên nghiệp. Bằng cách đó, độc giả sẽ chú ý hơn và đọc kỹ bản ghi nhớ mà bạn gửi.
Lời khuyên
- Đừng đưa ra quá nhiều lý do. Bạn cần giải thích lý do tại sao phải thực hiện một số hành động nhất định, nhưng đừng lạm dụng nó.
- Phần giải thích / thông tin được viết trong bản ghi nhớ nên được trình bày ngắn gọn.
Bài viết liên quan
- Làm thế nào để viết một bản ghi nhớ kinh doanh
- Làm thế nào để viết một lá thư
- Cách giao tiếp hiệu quả
- Cách viết thư của độc giả
