Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp, bạn có thể cần viết thư cho khách hàng. Bạn có thể viết một cái gì đó để cho khách hàng biết về các sự kiện mới hoặc sự kiện đặc biệt hoặc bạn có thể trả lời các khiếu nại của khách hàng thay mặt cho công ty. Bất kể lý do của lá thư là gì, bạn nên luôn duy trì tác phong chuyên nghiệp.
Bươc chân
Phần 1/2: Định dạng thư kinh doanh
Bước 1. Sử dụng giấy tiêu đề chuyên nghiệp
Thư kinh doanh sẽ là đại diện cho công ty của bạn. Vì vậy, nó phải trông khác biệt và có chất lượng cao. Thư kinh doanh cũng nên chứa logo hoặc thương hiệu công ty của bạn.
Bạn có thể tạo tiêu đề thư bằng các mẫu màu tiêu đề thư được thiết kế trước trong Microsoft Word. Đảm bảo sử dụng biểu trưng hoặc thương hiệu có trên tiêu đề thư
Bước 2. Mở một chương trình xử lý văn bản
Bạn nên luôn gõ các chữ cái kinh doanh trên máy tính.
- Tạo một tài liệu mới và đặt đường viền 2,5 cm trên tài liệu.
- Sử dụng kiểu chữ serif như Times New Roman, Georgia hoặc Ariel. Đảm bảo luôn sử dụng cỡ chữ không lớn hơn 12 điểm và không nhỏ hơn 10 điểm. Một bức thư kinh doanh phải dễ đọc vì lựa chọn phông chữ hoặc kích thước phông chữ.
- Đảm bảo rằng tài liệu được đặt thành một không gian duy nhất.
Bước 3. Điều chỉnh hình dạng của các khối
Hình thức khối là định dạng phổ biến nhất được sử dụng trong thư thương mại. Biểu mẫu này cũng là đơn giản nhất để thiết lập và làm theo. Mỗi tiêu đề phải được căn chỉnh và phải có một khoảng cách giữa mỗi tiêu đề. Bắt đầu từ cuối tài liệu, thư công việc của bạn phải có các tiêu đề sau:
- Ngày hôm nay, hoặc ngày bạn gửi thư. Ngày tháng rất quan trọng vì nó có thể được sử dụng như ghi chú của bạn và ghi chú của người nhận. Ngoài ra, ngày tháng cũng có thể được sử dụng hợp pháp. Vì vậy, hãy đảm bảo ngày tháng chính xác.
- Địa chỉ trả hàng. Phần này chứa địa chỉ của bạn được định dạng theo kiểu địa chỉ chuẩn. Nếu địa chỉ của bạn đã có trên tiêu đề thư, bạn có thể bỏ qua phần này.
- Địa chỉ ở bên trong. Phần này có tên và địa chỉ của người nhận được thư. Việc sử dụng từ Mr / Ms là tùy chọn. Vì vậy, ví dụ, nếu bạn viết một bức thư cho Nina Marlina, bạn có thể viết Ms. về tên của anh ấy nếu bạn không chắc tình trạng hôn nhân của anh ấy.
- Trân trọng. Lời chào có thể dùng những từ "Dear Ms. Marlina" hoặc "Dear Nina Marlina". Nếu bạn không chắc ai sẽ đọc bức thư, hãy sử dụng từ “Trân trọng.” Bạn cũng có thể sử dụng “Gửi tới các bên quan tâm”, nhưng chỉ là phương án cuối cùng nếu bạn không biết đối tượng của mình là ai.
- Phần thân thư. Chúng ta sẽ thảo luận thêm về vấn đề này trong phần tiếp theo của bài viết.
- Thư xin việc, có chữ ký. Bạn có thể sử dụng các từ "Trân trọng" hoặc "Xin chào".
Phần 2 của 2: Viết thư kinh doanh
Bước 1. Xác định đối tượng của bạn
Văn phong của bức thư phải luôn luôn chuyên nghiệp, bất kể đối tượng là ai. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh ngôn ngữ hoặc lựa chọn từ ngữ của mình dựa trên người sẽ nhận được thư của bạn. Nếu bạn đang viết thư cho bộ phận nhân sự ở một công ty khác, bạn có thể cần sử dụng ngôn ngữ trang trọng hơn. Nhưng nếu bạn đang viết cho một khách hàng cụ thể, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ thân mật hoặc bình thường hơn.
- Xác định đối tượng của bạn cũng có nghĩa là bạn sẽ ngăn chặn sự nhầm lẫn trong khán giả của mình. Tránh sử dụng các thuật ngữ mà người đọc của bạn sẽ không hiểu. Ví dụ: khách hàng có thể sẽ không biết các từ viết tắt được sử dụng cho chương trình không gian của công ty bạn, vì vậy hãy tránh sử dụng chúng bằng chữ cái.
- Quy tắc số một để viết một bức thư kinh doanh tốt là nó phải rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự.
Bước 2. Giải thích mục đích của bức thư ở dòng đầu tiên
Xem xét mục đích của bức thư. Nó là để cho khách hàng biết về vị trí mới của bạn ở một khu vực mới của thị trấn? Nó là để nhắc nhở khách hàng về các hóa đơn hoặc số dư chưa thanh toán? Hay để trả lời những phàn nàn của khách hàng? Với mục tiêu này, hãy viết một dòng đầu tiên để người đọc biết ngay bức thư nói về điều gì. Đừng viết mục đích của bức thư không rõ ràng. Đi thẳng vào trọng tâm.
- Bắt đầu bằng cách sử dụng "Tôi" nếu bạn đang bày tỏ ý kiến của mình với tư cách là chủ doanh nghiệp. Sử dụng "chúng tôi" nếu bạn đang viết thư thay mặt cho một công ty hoặc tổ chức.
- Tập trung vào các câu nói trực tiếp như: "Với lá thư này, chúng tôi thông báo cho bạn" hoặc "Với lá thư này, chúng tôi yêu cầu." Bạn cũng có thể sử dụng câu "Tôi" nếu bạn đang viết thư với tư cách là chủ doanh nghiệp. Ví dụ: "Tôi đã liên hệ với bạn vì" hoặc "Gần đây tôi đã nghe nói về… và muốn biết thêm về …"
- Ví dụ: nếu bạn (chủ doanh nghiệp) đã viết thư cho Nina Marlina về một hóa đơn chưa thanh toán kể từ tháng trước, hãy bắt đầu bức thư bằng: "Tôi đã liên hệ với bạn vì bạn có số dư chưa thanh toán trong tài khoản của mình kể từ tháng 3 năm 2015."
- Hoặc, nếu bạn là nhân viên của một công ty và bạn đang viết thư để trả lời khiếu nại của khách hàng về chương trình không gian của công ty, hãy bắt đầu bức thư bằng: "Chúng tôi đã nhận được khiếu nại của bạn về chương trình không gian sao Hỏa của chúng tôi."
- Nếu bạn đang viết một lá thư để cho người đọc biết rằng họ đã thắng một cuộc thi hoặc rằng họ có một suất trong chương trình sau đại học, hãy bắt đầu bằng một cụm từ như: "Tôi rất vui được nói với bạn rằng …" hoặc "Chúng tôi Tôi muốn nói với bạn điều đó … ".
- Nếu bạn đang báo tin xấu, hãy bắt đầu bằng một câu như: "Chúng tôi nói với bạn điều đó với một trái tim nặng trĩu …". Hoặc, "Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đã quyết định không …".
Bước 3. Sử dụng câu chủ động, không phải câu bị động
Chúng ta sử dụng giọng bị động mọi lúc trong bài phát biểu thông thường. Nhưng giọng thụ động có thể khiến bài viết của bạn trông buồn tẻ hoặc khó hiểu. Câu chủ động hiệu quả hơn nhiều trong thư thương mại vì chúng thể hiện phong cách ngôn ngữ quyết đoán hơn.
- Ví dụ về câu bị động là: “Tôi có thể giải quyết khiếu nại gì cho bạn?” Chủ ngữ của câu, cụ thể là khách hàng (“bạn”), xuất hiện ở cuối câu, không phải ở đầu câu.
- Ví dụ về câu chủ động sẽ là: "Tôi có thể làm gì để giải quyết khiếu nại của bạn?" Phiên bản này của câu, với giọng chủ động, rõ ràng và dễ hiểu hơn nhiều đối với người đọc.
- Sử dụng giọng nói bị động có thể là một cách tốt để truyền tải thông điệp của bạn mà không thu hút sự chú ý vào những điểm sai hoặc khó chịu. Nhưng chỉ sử dụng giọng bị động trong trường hợp này. Nói chung, giọng nói chủ động hiệu quả hơn nhiều trong một bức thư kinh doanh.
Bước 4. Tham khảo các sự kiện trước đó hoặc các cuộc trao đổi trước đó với độc giả, nếu có
Bạn có thể đã liên hệ với Nina Marlina vào đầu tháng trước với lời cảnh báo về hóa đơn chưa thanh toán của cô ấy. Hoặc có thể khách hàng đã bày tỏ sự thất vọng của họ với chương trình không gian vào tháng trước tại một hội nghị. Nếu bạn đã từng tiếp xúc với độc giả trước đây, hãy nói rõ điều đó. Điều này sẽ nhắc nhở người đọc về những liên hệ trước đây của bạn và làm cho bức thư kinh doanh trở nên khẩn cấp và quan trọng hơn.
Sử dụng các cụm từ như: "Theo lá thư trước đây của tôi về hóa đơn chưa thanh toán của bạn …" hoặc "Cảm ơn bạn đã thanh toán vào tháng Ba." Hoặc "Nghe về các vấn đề của bạn với chương trình không gian tại một hội nghị vào tháng 5 rất hữu ích."
Bước 5. Đưa ra yêu cầu hoặc đề nghị giúp đỡ
Thể hiện phong cách ngôn ngữ tích cực cho người đọc bằng cách đưa ra yêu cầu lịch sự hoặc đề nghị hỗ trợ dưới hình thức quan hệ công việc.
- Giả sử bạn là chủ doanh nghiệp đang cố gắng thu hút khách hàng thanh toán hóa đơn. Sử dụng các cụm từ như: "Tôi đánh giá cao sự chú ý nhanh chóng của bạn đến hóa đơn chưa thanh toán của bạn."
- Giả sử bạn viết thay mặt cho công ty của bạn. Sử dụng các cụm từ như: "Chúng tôi muốn sắp xếp một cuộc gặp trực tiếp với bạn và người đứng đầu Bộ phận Nhân sự của chúng tôi."
- Bạn cũng nên đề nghị trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào mà độc giả có thể có. Sử dụng các cụm từ như: "Tôi sẵn lòng trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào mà bạn có thể có về việc thanh toán của mình" Hoặc, "Bạn có muốn chúng tôi cung cấp cho bạn thêm chi tiết về chương trình này không?"
Bước 6. Tóm tắt bức thư
Thêm lời kêu gọi hành động, về phía bạn hoặc từ phía người đọc. Yêu cầu này có thể là yêu cầu thanh toán trước một ngày cụ thể, hoặc ghi chú về việc thiết lập một cuộc gặp chính thức với độc giả.
- Thêm một câu để liên hệ với người nhận thư trong tương lai. "Tôi mong được gặp bạn trong cuộc họp ngân sách vào tuần tới." Hoặc “Tôi mong muốn được thảo luận thêm về vấn đề này với bạn trong chuyến thăm của bạn đến trụ sở chính của chúng tôi.”
- Ghi lại bất kỳ tài liệu nào bạn đã gửi kèm theo thư của mình. Thêm các cụm từ như "Đã đính kèm các hóa đơn chưa thanh toán" hoặc "Đã đính kèm bản sao chương trình mở rộng không gian của chúng tôi."
- Kết thúc bức thư bằng một cụm từ kết thúc. Sử dụng "Trân trọng" hoặc "Trân trọng" cho khách hàng hoặc khách hàng.
- Sử dụng "Lời chào" cho những lá thư trang trọng gửi đến những người mà bạn hoàn toàn không biết.
- Chỉ cần sử dụng "Lời chào" hoặc "Trân trọng" nếu bạn đang viết thư cho người mà bạn biết rõ hoặc có mối quan hệ công việc.
Bước 7. Sửa lại chữ cái
Tất cả việc định dạng và viết cẩn thận sẽ trở nên lãng phí nếu bức thư chứa đầy lỗi chính tả!
- Tìm mỗi câu sử dụng giọng bị động và cố gắng thay đổi câu đó thành câu chủ động.
- Chú ý đến bất kỳ câu nào quá dài hoặc không rõ ràng và trực tiếp. Trong thư thương mại, ít hơn thường tốt hơn, vì vậy hãy giảm độ dài câu của bạn nếu có thể.
