Các chính sách và thủ tục bằng văn bản phác thảo các hướng dẫn, quy tắc, trọng tâm và nguyên tắc của tổ chức. Nói chung, các chính sách và thủ tục được đưa vào sổ tay hướng dẫn dành cho nhân viên. Cách viết các chính sách và thủ tục kinh doanh phụ thuộc vào mục tiêu của chính công ty.
Bươc chân
Phần 1/5: Phác thảo các Mục tiêu Kinh doanh
Bước 1. Lập danh sách các mục tiêu
Là một nhà quản lý hoặc chủ doanh nghiệp, bạn biết các mục tiêu của công ty. Hãy xem xét những thứ như mục tiêu bán hàng, mục tiêu nhân viên và quản lý, cũng như vị trí kinh doanh mà bạn mong đợi trong vài năm tới.
- Cố gắng đặt ra những mục tiêu không chỉ cụ thể mà còn phải đạt được và đáng để phấn đấu. Ví dụ: đặt các mục tiêu tài chính có thể đạt được và đặt ra các mục tiêu về hiệu suất của nhân viên có thể đạt được bằng cách tuân theo các chính sách và thủ tục mà bạn sẽ đặt ra.
- Khi bạn đã đặt mục tiêu, hãy đảm bảo rằng bạn đã sẵn sàng cam kết với tư cách là chủ sở hữu hoặc người quản lý doanh nghiệp. Đặt mục tiêu là bước đầu tiên quan trọng trong việc phát triển các chính sách và thủ tục. Sau đó, không kém phần quan trọng là tuân thủ.
Bước 2. Viết ra danh sách các công việc và thủ tục
Suy nghĩ về các sự kiện và nhiệm vụ hàng ngày trong doanh nghiệp của bạn. Viết ra mọi công việc phải hoàn thành hàng ngày để công việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
Hãy xem xét những điều sau: Những nhiệm vụ nào yêu cầu mô tả hoặc hướng dẫn chính thức? Những thủ tục nào phải được thực hiện nhất quán theo cùng một cách? Thay vì tập trung vào các công việc thủ công không cần nhiều hướng dẫn, hãy tập trung vào các công việc lớn hơn
Bước 3. Liệt kê các vấn đề có thể xảy ra và giải pháp
Các chính sách được thực hiện để đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động trơn tru và nhân viên cũng như người quản lý có các tiêu chuẩn về hiệu suất. Suy nghĩ về các vấn đề có thể phát sinh khi không có chính sách. Bằng cách đó, bạn có thể nghĩ ra các chính sách mà bạn cần.
Khi nghĩ về một vấn đề tiềm ẩn, hãy tìm kiếm một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về cách giải quyết hoặc khắc phục vấn đề. Suy nghĩ về các vấn đề xung quanh các hoạt động kinh doanh hàng ngày, chẳng hạn như tài chính, tương tác giữa nhân viên và khách hàng, hành vi và thái độ của nhân viên
Phần 2/5: Viết Chính sách Kinh doanh
Bước 1. Liệt kê các danh mục chính sách
Sau khi xem xét các vấn đề có thể xảy ra khác nhau cần được giải quyết với chính sách, hãy suy nghĩ về các hạng mục của từng vấn đề. Ví dụ: sử dụng các danh mục như an toàn, lên lịch, hành vi, lương, lợi ích, kỳ nghỉ hoặc nghỉ phép và phân biệt đối xử.
Sau này khi biên soạn sổ tay, các chính sách đã được tách thành các danh mục sẽ giúp bạn tổ chức sổ tay và các phần của nó. Các danh mục cũng giúp bạn quyết định những gì quan trọng nhất và có thể chia chúng ra một cách chi tiết hơn
Bước 2. Sử dụng định dạng phác thảo để chia nhỏ các chính sách khác nhau theo từng danh mục
Mẫu cho phép bạn tìm hiểu sâu hơn về các khía cạnh của từng chính sách hoặc danh mục, đồng thời thêm các điều khoản và thông số kỹ thuật khi bạn tiếp tục. Sử dụng số để sắp xếp từng phần hoặc danh mục.
Bắt đầu với một dàn ý ngắn. Sau đó, sau khi viết ra tất cả các ý ban đầu, bạn có thể quay lại dàn ý và thêm hoặc mở rộng khi bạn thay đổi
Bước 3. Suy nghĩ về các hậu quả thích hợp đối với các hành vi vi phạm chính sách
Các chính sách cho phép các doanh nghiệp hoạt động bình thường và cũng là tiêu chuẩn mà nhân viên và ban quản lý phải tuân thủ. Các chính sách cũng đóng vai trò là văn bản phác thảo cách giải quyết các vấn đề hoặc vi phạm chính sách. Điều này đặc biệt quan trọng khi cần hành động để giải quyết vấn đề.
Khi được viết thành các văn bản chính thức, các chính sách có thể bao hàm các quyền và nghĩa vụ hợp pháp của người lao động và công ty. Chính sách này bao gồm thông tin về quyền việc làm cho người khuyết tật, thuế và các quy định cấm phân biệt đối xử và quấy rối tại nơi làm việc. Đảm bảo bạn nhập thông tin theo luật hiện hành
Bước 4. Thiết lập một chính sách rõ ràng về việc sa thải
Nếu bạn phải sa thải một nhân viên vì vi phạm chính sách, thì chính sách bằng văn bản này sẽ là bằng chứng nếu nhân viên đó tin rằng anh ta đã bị sa thải một cách bất công. Đảm bảo bạn dành một phần để thảo luận về các quy tắc sa thải.
Bạn cũng nên tạo một chính sách tuyển dụng. Ví dụ, kiểm tra lý lịch trước khi ứng viên được tuyển dụng, hoặc thời gian thử việc sau khi nhân viên được tuyển dụng và trước khi anh ta trở thành nhân viên chính thức. Đảm bảo rằng bạn tạo và phác thảo các điều khoản rõ ràng
Bước 5. Sử dụng ngôn ngữ hoạt động rõ ràng
Viết tất cả các chính sách một cách rõ ràng sao cho chúng không bị hiểu sai hoặc hiểu sai. Nếu có một cách diễn giải khác, hãy cân nhắc viết lại nó bằng một ngôn ngữ khác.
Ví dụ, đừng viết, "Có thể được phép nghỉ ốm thêm trong một số trường hợp nhất định." Thay vào đó, hãy viết "Nghỉ ốm bổ sung chỉ được chấp thuận khi có sự cho phép rõ ràng của người quản lý trực ban."
Phần 3/5: Quy trình Viết
Bước 1. Xác định những công việc yêu cầu thủ tục chi tiết
Không phải tất cả các công việc hoặc sự cố đều cần hướng dẫn chi tiết. Ưu tiên các nhiệm vụ hoặc thủ tục cần được thực hiện nhất quán, chẳng hạn như bảng lương hoặc lập kế hoạch.
Khi quyết định những thủ tục nào yêu cầu chi tiết, hãy xem xét các câu hỏi sau: Thủ tục có dài hay phức tạp không? Nếu có sai sót trong quá trình thực hiện sẽ dẫn đến hậu quả gì? Có bất kỳ thay đổi quan trọng nào gần đây được thực hiện không? Thủ tục này có yêu cầu các tài liệu quan trọng hoặc mở rộng không? Nhân viên có thường bị nhầm lẫn bởi các thủ tục?
Bước 2. Thu thập thông tin cần thiết cho mỗi thủ tục
Trước khi phác thảo quy trình, bạn cần biết tất cả các bước và các khía cạnh của chúng. Xem xét các câu hỏi của nhân viên đã đưa ra và bất kỳ vấn đề nào bạn có thể gặp phải.
Ngay cả khi bạn có tất cả thông tin, bạn vẫn sẽ cần phải tuân theo những điều cơ bản của chính quy trình. Suy nghĩ về những gì người đọc hoặc nhân viên cần hiểu và thực hiện quy trình
Bước 3. Sử dụng tất cả các thông tin để viết một thủ tục rõ ràng
Sử dụng ngôn ngữ hoạt động. Cố gắng tránh những từ dài và thừa. Đảm bảo rằng bạn không sử dụng ngôn ngữ khó hiểu, bao gồm cả những biệt ngữ mà nhân viên có thể không biết.
Ví dụ: thay vì viết, "Biên nhận tiền lương bị rách của nhân viên phải được lưu giữ trong hồ sơ tài chính", hãy sử dụng ngôn ngữ sau, "Giữ biên nhận tiền lương bị rách trong hồ sơ tài chính."
Phần 4/5: Hiểu về tính hợp pháp
Bước 1. Nhập một phần về chính sách chống phân biệt đối xử
Tất cả các chủ doanh nghiệp phải tuân thủ các chính sách chống phân biệt đối xử đã được chính phủ đặt ra. Đảm bảo rằng bạn bao gồm thông tin về chính sách cùng với kỳ vọng rằng tất cả nhân viên đều tuân thủ chính sách đó.
Thông tin về cơ hội việc làm bình đẳng cũng cần được đưa vào chính sách, cũng như luật về quyền làm việc của người khuyết tật và chính sách về quấy rối
Bước 2. Đảm bảo rằng chính sách của bạn là hợp pháp
Bạn phải đảm bảo rằng tất cả các chính sách được đưa ra là công bằng và phù hợp với pháp luật. Bạn có thể sử dụng nhiều tài nguyên để tìm hiểu xem chính sách của mình có phù hợp với luật hiện hành hay không.
Bạn cũng có thể yêu cầu cố vấn pháp lý nghiên cứu các chính sách bạn đã soạn thảo trước khi áp dụng chúng cho nhân viên. Là một chủ doanh nghiệp, có một cố vấn pháp lý mà bạn có thể tham khảo ý kiến thường xuyên là rất có lợi
Bước 3. Yêu cầu nhân viên ký các chính sách và thủ tục dự thảo
Nhân viên mới nên được yêu cầu đồng ý và ký vào các tài liệu chính sách và thủ tục, và được cung cấp một bản sao để tham khảo. Ngoài ra, mọi thay đổi phải được tất cả nhân viên ký lại. Điều này nhằm đảm bảo tất cả họ đều bị ràng buộc bởi chính sách nếu cả hai bên sẽ thực hiện bất kỳ hành động pháp lý nào trong tương lai.
Người chưa thành niên không thể giao kết hợp đồng một cách hợp pháp. Nếu bạn thuê nhân viên dưới 18 tuổi, hãy đảm bảo rằng họ đã được người giám hộ cho phép bằng văn bản để giao kết hợp đồng vì cha mẹ hoặc người giám hộ có thể hủy hợp đồng một cách hợp pháp
Phần 5/5: Biên soạn Sách hướng dẫn
Bước 1. Sắp xếp các thông tin theo một thứ tự hợp lý
Bắt đầu với những điểm lớn hơn, sau đó theo sau với những điểm nhỏ hơn. Ví dụ: thay vì bắt đầu với hạng mục lương thưởng, hãy bắt đầu hướng dẫn sử dụng với quy trình tuyển dụng hoặc hạng mục đủ điều kiện.
- Cân nhắc mở sổ tay hướng dẫn với mô tả về các mục tiêu của công ty như bạn đã vạch ra trước đó. Viết một hoặc hai đoạn rõ ràng, thống nhất tóm tắt hướng dẫn sử dụng, những gì nhân viên có thể mong đợi ở công ty và những gì công ty mong đợi ở nhân viên.
- Sử dụng phác thảo để tạo các danh mục con trong sách hướng dẫn. Lập mục lục khi bạn hoàn thành để dễ dàng tìm thấy từng phần thông tin.
Bước 2. Sử dụng hình ảnh, biểu đồ hoặc sơ đồ
Có những người trực quan hơn nên các sơ đồ, biểu đồ hoặc hình ảnh trong sổ tay hướng dẫn có thể giúp các loại nhân viên khác nhau hiểu được các khái niệm. Hình ảnh có thể đơn giản hóa các thủ tục và chính sách.
Ví dụ: bạn có thể tạo một biểu đồ hoặc bảng liệt kê các chức danh khác nhau và nhiệm vụ của chúng. Bạn cũng có thể sử dụng một bảng câu hỏi và câu trả lời mà nhân viên có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo nếu cần
Bước 3. Cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng để mọi nhân viên dễ dàng tiếp cận
Lý tưởng nhất là các nhân viên mới nhận được một bản sao của sổ tay hướng dẫn khi được thuê, và các nhân viên cũ sẽ nhận được một bản sao mới khi có bản sửa đổi. Cân nhắc để tất cả nhân viên ký một hợp đồng nêu rõ rằng họ hiểu tất cả các điểm được nêu trong sách hướng dẫn và đồng ý với điều đó.
