Khi sử dụng bảng tính Microsoft Excel với nhiều dữ liệu, có thể bạn sẽ tìm thấy các mục giống nhau. Tính năng "Định dạng có điều kiện" trong Microsoft Excel có thể cho bạn biết vị trí của các mục nhập trùng lặp, trong khi tính năng "Xóa các mục trùng lặp" sẽ xóa các mục nhập trùng lặp. Việc xem và loại bỏ các bản sao đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và bản trình bày của bạn.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Sử dụng định dạng có điều kiện
Bước 1. Mở tệp
Điều đầu tiên bạn nên làm là chọn tất cả dữ liệu mà bạn muốn tìm bản sao.
Bước 2. Bấm vào ô ở góc trên bên trái của nhóm dữ liệu
Điều này bắt đầu quá trình lựa chọn dữ liệu.
Bước 3. Nhấn và giữ phím Shift, sau đó nhấp vào ô cuối cùng ở góc dưới bên phải của nhóm dữ liệu
Thao tác này sẽ chọn tất cả dữ liệu bạn đã chỉ định.
Bạn có thể thực hiện việc này theo thứ tự khác (ví dụ: trước tiên hãy nhấp vào góc dưới bên phải, sau đó đánh dấu dữ liệu tiếp theo từ đó)
Bước 4. Tìm phần "Kiểu" trên thanh công cụ
Khu vực này có các công cụ để định dạng tài liệu, bao gồm tính năng "Định dạng có điều kiện".
Bước 5. Nhấp vào "Định dạng có điều kiện"
Thao tác này sẽ hiển thị menu thả xuống.
Bước 6. Chọn "Đánh dấu các quy tắc ô", sau đó nhấp vào "Giá trị trùng lặp"
Đảm bảo dữ liệu của bạn vẫn được đánh dấu khi làm như vậy. Thao tác này sẽ mở cửa sổ chương trình với các tùy chọn cài đặt trong một trình đơn thả xuống khác.
Bước 7. Chọn "Giá trị trùng lặp" từ trình đơn thả xuống
Nếu bạn muốn hiển thị tất cả các giá trị không có giá trị trùng lặp, hãy chọn "Duy nhất"
Bước 8. Chọn màu đánh dấu bạn muốn
Màu đánh dấu sẽ hiển thị các bản sao. Màu sắc ban đầu là màu hồng với chữ màu đỏ sẫm.
Bước 9. Nhấn "OK" để xem kết quả
Bước 10. Chọn một hộp trùng lặp, sau đó nhấn phím Delete để xóa nó
Có thể bạn không muốn xóa các giá trị trùng lặp đó nếu mỗi dữ liệu đại diện cho một thứ gì đó (ví dụ: một cuộc khảo sát).
Sau khi xóa một bản sao, cặp bản sao sẽ mất tiêu điểm
Bước 11. Nhấp vào "Định dạng có điều kiện" một lần nữa
Cho dù bạn đã xóa các bản sao hay chưa, bạn sẽ cần phải loại bỏ các phần đánh dấu định dạng trước khi đóng tài liệu.
Bước 12. Chọn "Xóa Quy tắc", sau đó nhấp vào "Xóa Quy tắc khỏi Toàn bộ Trang tính" để thoát khỏi định dạng
Thao tác này sẽ xóa đánh dấu trên bất kỳ bản sao nào mà bạn không xóa.
Nếu có nhiều phần của bảng tính được định dạng, bạn có thể chọn các khu vực cụ thể và nhấp vào "Xóa quy tắc khỏi các ô đã chọn" để xóa các phần đánh dấu
Bước 13. Lưu các thay đổi tài liệu
Nếu bạn hài lòng với các thay đổi, bạn đã tìm và loại bỏ các bản sao trong Excel thành công!
Phương pháp 2/2: Sử dụng tính năng loại bỏ trùng lặp trong Excel
Bước 1. Mở tệp
Điều đầu tiên bạn nên làm là chọn tất cả dữ liệu mà bạn muốn tìm bản sao.
Bước 2. Bấm vào ô ở góc trên bên trái của nhóm dữ liệu
Điều này bắt đầu quá trình lựa chọn dữ liệu.
Bước 3. Nhấn và giữ phím Shift, sau đó nhấp vào ô cuối cùng ở góc dưới bên phải của nhóm dữ liệu
Thao tác này sẽ chọn tất cả dữ liệu bạn đã chỉ định.
Bạn có thể thực hiện việc này theo thứ tự khác (ví dụ: trước tiên hãy nhấp vào góc dưới bên phải, sau đó đánh dấu dữ liệu tiếp theo từ đó)
Bước 4. Nhấp vào tab "Dữ liệu" ở đầu màn hình
Bước 5. Xác định vị trí phần "Công cụ dữ liệu" trên thanh công cụ
Phần này có các công cụ để sửa đổi dữ liệu đã chọn, bao gồm tính năng "Xóa các bản sao".
Bước 6. Nhấp vào "Xóa bản sao"
Thao tác này sẽ mở cửa sổ cài đặt chương trình.
Bước 7. Nhấp vào "Chọn Tất cả" để đảm bảo rằng tất cả các cột đã được chọn
Bước 8. Đánh dấu vào cột mà bạn muốn kiểm tra bằng công cụ này
Thiết lập ban đầu đã chọn tất cả các cột.
Bước 9. Nhấp vào tùy chọn "Dữ liệu của tôi có tiêu đề", nếu bạn đang sử dụng tiêu đề
Điều này sẽ cho chương trình biết rằng mục nhập đầu tiên trong mỗi cột là tiêu đề, vì vậy các mục nhập đó sẽ bị bỏ qua khỏi quá trình xóa.
Bước 10. Nhấp vào "OK" khi hài lòng với lựa chọn của bạn
Điều này sẽ tự động loại bỏ bất kỳ bản sao nào mà bạn đã chỉ định.
Nếu chương trình cho bạn biết rằng không tìm thấy các bản sao, đặc biệt nếu bạn biết rằng có, hãy kiểm tra các trường trong cửa sổ chương trình "Xoá bản sao". Kiểm tra từng cột một sẽ giải quyết được tất cả các lỗi trong phần này
Bước 11. Lưu các thay đổi tài liệu
Nếu bạn hài lòng với các thay đổi, bạn đã loại bỏ thành công các bản sao trong Excel!
Lời khuyên
- Bạn cũng có thể tìm thấy các bản sao bằng cách cài đặt các công cụ bổ sung của bên thứ ba. Một số công cụ này nâng cao tính năng "Định dạng có điều kiện" của Excel để bạn có thể sử dụng các màu khác nhau để xác định các bản sao.
- Xóa các bản sao phù hợp để kiểm tra danh sách khách, địa chỉ hoặc các tài liệu tương tự khác.
