WikiHow này hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng "Kết hợp Thư" trong Microsoft Word. Tính năng Kết hợp Thư cho phép bạn sử dụng bảng thông tin liên hệ để tự động gán một địa chỉ, tên hoặc thông tin khác nhau cho mỗi bản sao của tài liệu. Tính năng này hữu ích khi bạn cần tùy chỉnh bản tin hoặc bản tuyên thệ vì bạn không phải viết thủ công từng tên hoặc địa chỉ khác nhau ở đầu mỗi tài liệu.
Bươc chân
Phần 1/3: Tạo Bảng liên hệ
Bước 1. Mở Microsoft Excel
Biểu tượng ứng dụng Microsoft Excel có hình chữ “X” màu trắng trên nền trắng. Sau đó, trang "Mới" sẽ được hiển thị.
Nếu bạn đã có bảng liên hệ trong Excel, hãy chuyển sang bước tải hoặc nhập danh bạ Excel
Bước 2. Nhấp vào Sổ làm việc trống
Nó ở góc trên bên trái của trang “Mới”. Sau đó, một tài liệu Excel mới sẽ được mở.
Bước 3. Thêm tiêu đề liên hệ
Bắt đầu từ hộp A1 ”Về phía bên phải, nhập tiêu đề hoặc tiêu đề như sau:
- "FirstName" - Tên của liên hệ cần được nhập vào trường này (hộp " A1 ”).
- “LastName” - Họ của liên hệ cần được nhập vào trường này (ô “ B1 ”).
- "Tel" - Số điện thoại liên hệ sẽ được thêm vào trường này (ô " C1 ”).
- "StreetAddress" - Địa chỉ liên hệ cần được nhập vào trường này (ô " D1 ”).
- “Thành phố” - Quê quán / nơi cư trú của người liên hệ cần được thêm vào địa chỉ liên hệ này (hộp “ E1 ”).
- “Bang” - Tỉnh xuất xứ của địa chỉ liên hệ sẽ được thêm vào cột này (hộp “ F1 ”).
- “ZIP” - Mã bưu điện nơi liên hệ tồn tại cần được thêm vào cột này (cột “ G1 ”).
- "Email" - Địa chỉ email của liên hệ sẽ được nhập vào trường này (ô " H1 ”).
Bước 4. Nhập thông tin liên hệ
Bắt đầu từ cột A của hộp 2, hãy nhập thông tin liên hệ của từng người mà bạn muốn thêm vào công cụ phối thư.
Đảm bảo thông tin nhập vào là chính xác trước khi bạn chuyển sang bước tiếp theo
Bước 5. Lưu tài liệu
Để lưu nó:
- Windows - Nhấp vào “ Tập tin ", lựa chọn " Lưu thành ", nhấn đúp chuột " PC này ”, Chọn vị trí lưu trữ tệp ở phía bên trái của cửa sổ, nhập tên tài liệu vào trường" Tên tệp "và nhấp vào" Cứu ”.
- Mac - Nhấp vào “ Tập tin ", lựa chọn " Lưu thành… ”, Nhập tên tài liệu vào trường" Lưu dưới dạng ", chọn vị trí lưu trữ bằng cách nhấp vào hộp" Vị trí "và chọn một thư mục, sau đó nhấp vào" Cứu ”.
- Ghi nhớ vị trí lưu tệp đã chọn. Sau đó, bạn sẽ cần tìm bảng liên hệ Excel tại vị trí đó.
Bước 6. Đóng cửa sổ Excel
Nhấn vào nút NS ”Ở góc trên bên phải của cửa sổ Excel (Windows) hoặc vòng tròn màu đỏ ở góc trên bên trái của cửa sổ (Mac). Bây giờ bạn có thể tạo hoặc sử dụng tính năng phối thư trong Microsoft Word.
Phần 2/3: Nhập Danh bạ sang Word
Bước 1. Mở Microsoft Word
Biểu tượng ứng dụng Microsoft Word trông giống như chữ “W” màu trắng trên nền xanh lam đậm. Như trong Microsoft Excel, trang "Mới" sẽ được hiển thị sau khi chương trình được mở.
Nếu bạn đã có tài liệu Microsoft Word mà bạn muốn thêm địa chỉ liên hệ từ Excel vào, bạn sẽ cần phải bấm đúp vào tài liệu đó để mở nó. Bỏ qua bước tiếp theo nếu bạn đã có tài liệu tùy chỉnh
Bước 2. Nhấp vào Tài liệu trống
Đó là một hộp màu trắng ở góc trên bên trái của trang. Sau đó, một tài liệu Microsoft Word trống sẽ được hiển thị.
Bước 3. Nhấp vào tab Thư
Tab này nằm ở đầu cửa sổ Microsoft Word. Sau đó, thanh công cụ sẽ xuất hiện ngay bên dưới hàng tab.
Bước 4. Nhấp vào Chọn người nhận
Nó nằm trong phần "Start Mail Merge" của thanh công cụ " Thư từ " Sau đó, một menu thả xuống sẽ được hiển thị.
Bước 5. Nhấp vào Sử dụng danh sách hiện có…
Tùy chọn này nằm trong menu thả xuống. Sau đó, một cửa sổ mới sẽ mở ra.
- Nếu bạn muốn sử dụng danh bạ từ Outlook, bạn có thể chọn tùy chọn “ Chọn từ Danh bạ Outlook ”Từ menu thả xuống.
- Bạn cũng có thể nhập danh sách thông tin liên hệ tạm thời trong Word bằng cách chọn “ Nhập danh sách mới " Tính năng này rất hữu ích khi bạn chỉ cần tạo một số thông tin liên hệ.
Bước 6. Chọn bảng liên hệ Microsoft Excel
Ở phía bên trái của cửa sổ, hãy bấm vào thư mục chứa bảng liên hệ Excel. Sau đó, nhấp vào trang tính Excel để chọn nó.
Bước 7. Nhấp vào Mở
Nó ở góc dưới bên phải của cửa sổ.
Bước 8. Xác nhận lựa chọn của bạn
Nhấp vào tên trang tính Excel trong cửa sổ bật lên, sau đó nhấp vào “ VÂNG ”Ở dưới cửa sổ. Trang tính Excel của bạn sẽ được chọn làm vị trí nguồn liên hệ.
Đảm bảo hộp kiểm "Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột" ở cuối cửa sổ được chọn
Phần 3/3: Sử dụng Tính năng Kết hợp Thư
Bước 1. Đến nơi hoặc điểm mà bạn muốn chèn thông tin liên hệ
Tìm nơi bạn muốn thêm thông tin liên hệ (ví dụ: phần đầu của tài liệu) và nhấp vào đó để đặt con trỏ.
Bước 2. Nhấp vào Chèn Trường Hợp nhất
Tùy chọn này nằm trong phần “Viết & Chèn Trường” của tab “. Thư từ " Sau đó, một menu thả xuống sẽ được hiển thị.
Bạn có thể cần nhấp vào tab “ Thư từ ”Một lần nữa trước khi làm theo bước này.
Bước 3. Chọn loại thông tin
Trên menu thả xuống, bấm vào tên của một trong các đề mục hoặc tiêu đề của thông tin từ tài liệu Excel để chèn vào tài liệu Word.
Ví dụ: nếu bạn muốn thêm thẻ tên của một liên hệ, hãy nhấp vào “ Tên đầu tiên ”Trong menu thả xuống.
Bước 4. Thêm thông tin khác nếu cần thiết
Thông tin này bao gồm địa chỉ, họ, số điện thoại liên hệ, v.v.
Bước 5. Nhấp vào Kết thúc & Hợp nhất
Nó ở ngoài cùng bên phải của thanh công cụ tab. Thư từ Sau đó, một menu thả xuống sẽ được hiển thị.
Bước 6. Xác định các tùy chọn hợp nhất
Nhấp vào một trong các tùy chọn sau:
- “ Chỉnh sửa tài liệu riêng lẻ ”- Tùy chọn này sẽ mở từng tài liệu người nhận để bạn có thể điều chỉnh lại tài liệu.
- “ In tài liệu… ”- Tùy chọn này cho phép bạn in một bản sao của tài liệu cho từng người được liệt kê trên bảng liên hệ.
- “ Gửi tin nhắn qua email… ”- Tùy chọn này cho phép bạn gửi tài liệu dưới dạng e-mail. Địa chỉ email của người liên hệ sẽ được chọn làm địa chỉ email đích.
Bước 7. Làm theo hướng dẫn hiển thị trên màn hình
Bạn có thể có các biểu mẫu bổ sung để xem xét, tùy thuộc vào các tùy chọn đã chọn (ví dụ: nếu bạn chọn “ E-mail ”, Bạn cần nhập tiêu đề và nhấp vào“ VÂNG ). Sau đó, quá trình kết hợp thư đã hoàn tất.
