Báo cáo tài chính là một tài liệu chứa thông tin về tình trạng tài chính của một công ty hoặc tổ chức dưới dạng Bảng cân đối kế toán, Báo cáo thu nhập và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Báo cáo tài chính thường được xem xét và phân tích bởi các nhà quản lý doanh nghiệp, hội đồng quản trị, nhà đầu tư, nhà phân tích tài chính và các quan chức chính phủ. Báo cáo này cần được chuẩn bị và phổ biến kịp thời với thông tin chính xác và rõ ràng. Mặc dù quy trình lập báo cáo tài chính có vẻ rất phức tạp nhưng việc tìm hiểu các thủ tục kế toán cần biết để lập các báo cáo này không quá khó.
Bươc chân
Phần 1/4: Lập Báo cáo Tài chính
Bước 1. Xác định kỳ lập báo cáo tài chính
Trước khi bắt đầu lập báo cáo, bạn phải xác định thời kỳ lập báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính thường được lập hàng quý và hàng năm, mặc dù cũng có một số công ty lập báo cáo tài chính hàng tháng.
- Để bạn có thể xác định khoảng thời gian phải báo cáo, hãy nghiên cứu các tài liệu làm cơ sở cho việc hình thành tổ chức / công ty của bạn, ví dụ như các điều khoản của hiệp hội, văn bản pháp luật hoặc chứng thư thành lập tổ chức / công ty. Các tài liệu này thường mô tả thời điểm cần lập báo cáo tài chính.
- Hỏi ban lãnh đạo công ty của bạn tần suất chuẩn bị mỗi báo cáo.
- Nếu bạn là người đứng đầu tổ chức của mình, hãy cân nhắc khi nào bạn cần báo cáo tài chính nhất và đặt ngày này làm ngày lập báo cáo tài chính.
Bước 2. Xem lại sổ cái chung của bạn
Tiếp theo, bạn phải đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ giao dịch tài chính trong sổ cái tổng hợp được cập nhật và ghi chép đúng cách. Báo cáo tài chính sẽ không có giá trị gì đối với người đọc trừ khi dữ liệu được bộ phận kế toán ghi chép đúng cách.
- Ví dụ, đảm bảo rằng tất cả các khoản phải trả và phải thu đã được ghi nhận, xác minh rằng việc đối chiếu ngân hàng đã hoàn tất và đảm bảo rằng tất cả các giao dịch mua cổ phiếu và bán sản phẩm đã được ghi nhận.
- Bạn cũng nên xem xét bất kỳ khoản nợ phải trả nào có thể chưa được ghi nhận vào ngày lập báo cáo tài chính. Ví dụ, công ty đã sử dụng các dịch vụ chưa thanh toán chưa? Có bất kỳ khoản lương nhân viên nào tồn đọng và chưa được thanh toán không? Đây là các khoản nợ phải trả dồn tích và phải được ghi nhận trong báo cáo tài chính.
Bước 3. Thu thập thông tin chưa đầy đủ
Nếu bạn đã kiểm tra sổ cái mà vẫn còn thông tin chưa đầy đủ, hãy xem qua các tài liệu liên quan mà bạn cần để đảm bảo rằng báo cáo tài chính đầy đủ và chính xác.
Phần 2/4: Lập Bảng cân đối kế toán
Bước 1. Chuẩn bị trang cho Bảng cân đối kế toán
Báo cáo Bảng cân đối kế toán trình bày dữ liệu về tài sản của công ty (những gì nó sở hữu), nợ phải trả (những gì trở thành nợ) và các tài khoản vốn như vốn cổ phần và vốn góp bổ sung vào một ngày nhất định. Viết “Báo cáo Bảng Cân đối kế toán” làm tiêu đề trên trang đầu tiên của báo cáo tài chính của bạn, sau đó là tên của tổ chức và ngày báo cáo Bảng Cân đối kế toán.
Các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán sẽ được báo cáo vào những ngày nhất định trong năm. Ví dụ, một Bảng Cân đối kế toán có thể được lập vào ngày 31 tháng 12 trong một năm nhất định
Bước 2. Xác định định dạng thích hợp cho Bảng cân đối kế toán của bạn
Bảng cân đối kế toán thường liệt kê tài sản ở bên trái, nợ phải trả và vốn ở bên phải. Thay vào đó, có một Bảng cân đối kế toán liệt kê tài sản ở trên và nợ phải trả / vốn ở dưới cùng.
Bước 3. Liệt kê tất cả các tài sản của công ty bạn
Đặt tiêu đề "Tài sản" ở đầu Bảng cân đối kế toán, sau đó là các tài sản khác nhau mà công ty sở hữu.
- Bắt đầu với các tài sản hiện tại như tiền mặt và các tài khoản khác có thể chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm sau ngày báo cáo bảng cân đối kế toán. Viết tiêu đề "Tổng tài sản lưu động" ở dòng dưới cùng của báo cáo tài sản lưu động.
- Tiếp theo, liệt kê tất cả các tài sản không tồn tại của công ty bạn. Tài sản dài hạn được định nghĩa là tài sản không ở dạng tiền mặt và không thể chuyển đổi thành tiền mặt trong tương lai gần. Ví dụ, tài sản, thiết bị và chứng khoán phải thu là tài sản dài hạn. Ghi tiêu đề “Tổng tài sản cố định” vào dòng dưới cùng của báo cáo tài sản cố định.
- Cuối cùng, cộng tài sản hiện tại và tài sản dài hạn và viết “Tổng tài sản” như tiêu đề trên dòng này.
Bước 4. Viết ra các nghĩa vụ công ty của bạn
Phần tiếp theo trong Bảng cân đối kế toán là nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Tiêu đề bạn nên viết trong Bảng Cân đối cho phần này là “Trách nhiệm pháp lý và Vốn chủ sở hữu”.
- Bắt đầu bằng cách liệt kê các nghĩa vụ ngắn hạn của bạn. Nợ ngắn hạn là các nghĩa vụ sẽ đến hạn thanh toán trong vòng một năm và thường bao gồm các khoản phải trả người bán, các khoản nợ phải trả, phần nợ thế chấp sẽ sớm đáo hạn và các khoản nợ khác. Ghi “Số tiền Nợ Ngắn hạn” ở dưới cùng.
- Tiếp theo, hãy viết ra các nghĩa vụ dài hạn. Nợ dài hạn là các nghĩa vụ chưa được hoàn trả trong vòng một năm, chẳng hạn như nợ dài hạn và các khoản phải trả chứng khoán. Viết "Số tiền Nợ dài hạn" ở dưới cùng.
- Cộng các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn của bạn và đặt tiêu đề “Số tiền Nợ phải trả” ở cuối tài khoản nợ phải trả.
Bước 5. Liệt kê tất cả các nguồn vốn
Phần vốn trong Bảng cân đối kế toán là nợ phải trả, cho biết số tiền thuộc sở hữu của công ty nếu tất cả tài sản được bán và các khoản nợ được thanh toán xong.
Bây giờ, hãy ghi lại tất cả các tài khoản vốn như vốn cổ phần, vốn cổ phần được mua lại và lãi / (lỗ) giữ lại. Sau khi tất cả các tài khoản vốn được liệt kê, hãy cộng chúng lại và đặt tiêu đề “Số vốn” ở cuối tài khoản vốn
Bước 6. Cộng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu
Kết hợp "Số lượng Nợ phải trả" và "Số vốn" sau đó đặt tiêu đề "Số tiền Nợ phải trả và Nguồn vốn" ở dòng dưới cùng của Bảng Cân đối kế toán.
Bước 7. Kiểm tra số tiền
Các phép tính "Tổng tài sản" và "Tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu" mà bạn vừa thực hiện sẽ tạo ra các con số giống nhau trong Bảng cân đối kế toán. Nếu hai con số này giống nhau, Bảng cân đối kế toán đã hoàn tất và bạn có thể bắt đầu lập Báo cáo thu nhập.
- Vốn của cổ đông phải bằng tổng tài sản của công ty trừ đi tổng nợ phải trả. Như đã giải thích trước đó, kết quả của việc giảm này là số tiền vẫn còn đó nếu tất cả tài sản của công ty được bán và tất cả các khoản nợ phải trả được thanh toán hết. Vì vậy, nợ phải trả và vốn phải bằng tài sản.
- Nếu Bảng Cân đối của bạn bị mất cân đối, hãy kiểm tra lại các tính toán của bạn. Có thể có những tài khoản mà bạn chưa tính hoặc không đúng danh mục. Kiểm tra kỹ từng cột và đảm bảo rằng tất cả các tài khoản được ghi vào các nhóm thích hợp. Có thể là bạn đã không tính đến một tài sản có giá trị hoặc một khoản nợ quan trọng.
Phần 3/4: Lập Báo cáo Thu nhập
Bước 1. Chuẩn bị trang cho Báo cáo thu nhập
Báo cáo thu nhập sẽ báo cáo số tiền được tạo ra và phát hành bởi công ty trong một thời kỳ nhất định. Viết “Báo cáo lãi và lỗ” làm tiêu đề của báo cáo tài chính của bạn, sau đó là tên của tổ chức và thời kỳ được báo cáo.
- Ví dụ: Báo cáo thu nhập thường được lập cho khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 trong một năm nhất định.
- Cần biết rằng báo cáo tài chính có thể được lập cho quý hoặc hàng tháng, trong khi báo cáo tài chính của bạn có thể được lập cho cả năm. Báo cáo tài chính dễ hiểu hơn nếu chúng được lập cùng kỳ, nhưng không cần thiết phải làm như vậy.
Bước 2. Liệt kê tất cả các nguồn thu
Liệt kê các nguồn biên lai khác nhau của công ty bạn và số tiền nhận được.
- Đảm bảo rằng bạn báo cáo từng loại biên nhận riêng biệt và cũng tính toán xem có chiết khấu bán hàng hoặc dự trữ hàng trả lại hay không, ví dụ: "Bán hàng 10.000.000 IDR, 00" và "Biên lai dịch vụ 5.000.000 IDR, 00"
- Tạo một nhóm các nguồn doanh thu theo hướng có lợi cho công ty. Nhóm chấp nhận có thể được thành lập theo khu vực địa lý, nhóm quản lý hoặc sản phẩm cụ thể.
- Khi tất cả các nguồn doanh thu đã được ghi lại, hãy cộng chúng lại và đưa chúng vào báo cáo của bạn dưới dạng “Số tiền thu được”.
Bước 3. Báo cáo giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí phát sinh để chuẩn bị hàng hóa, sản xuất sản phẩm để bán hoặc cung cấp dịch vụ trong kỳ báo cáo.
- Để tính giá vốn hàng bán, bạn phải cộng các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất, chi phí vận chuyển và chi phí vận chuyển.
- Trừ giá vốn hàng bán khỏi tổng doanh thu, sau đó đặt tiêu đề "Lợi nhuận gộp" cho kết quả của khoản giảm này.
Bước 4. Ghi lại chi phí hoạt động
Chi phí hoạt động là tất cả các chi phí cần thiết để vận hành doanh nghiệp của bạn. Các chi phí này bao gồm chi phí quản lý và chung như tiền lương, tiền thuê nhà, chi phí tiện ích và khấu hao tài sản. Ngoài ra, chi phí quảng cáo, chi phí nghiên cứu và phát triển cũng được tính vào chi phí hoạt động. Bạn nên báo cáo các chi phí này một cách riêng biệt để người đọc báo cáo có thể biết cách sử dụng tiền của công ty.
Trừ các chi phí này khỏi lợi nhuận gộp và sau đó đặt tiêu đề "Lợi nhuận trước thuế" cho kết quả của khoản khấu trừ này
Bước 5. Nhập số tiền lãi / lỗ được giữ lại
"Lãi / lỗ chưa giữ lại" là tổng của tất cả thu nhập ròng và lỗ ròng kể từ khi tổ chức / công ty được thành lập.
Cộng số dư lợi nhuận giữ lại vào đầu năm với lãi / lỗ thuần thu được trong kỳ hiện tại để tính số dư lợi nhuận giữ lại vào cuối kỳ báo cáo
Phần 4/4: Lập Báo cáo Lưu chuyển Tiền tệ
Bước 1. Chuẩn bị trang cho Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Báo cáo này trình bày các nguồn và việc giải ngân tiền mặt của công ty. Viết “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ” làm tiêu đề của báo cáo tài chính của bạn, sau đó là tên công ty và kỳ báo cáo.
Tương tự như Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng được lập cho một khoảng thời gian nhất định, ví dụ từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 trong một năm nhất định
Bước 2. Chuẩn bị một phần liệt kê các hoạt động của công ty
Báo cáo Lưu chuyển Tiền tệ bắt đầu bằng một phần mà bạn nên đặt tiêu đề là “Dòng tiền từ Hoạt động kinh doanh”. Phần này liên quan đến Báo cáo thu nhập mà bạn vừa chuẩn bị.
Viết ra tất cả các hoạt động của công ty bạn. Hoạt động này bao gồm việc nhận tiền bán hàng và tiền chi để mua hàng tồn kho. Tính toán sự khác biệt giữa hai hoạt động này và sau đó đặt tên là "Tiền ròng từ hoạt động kinh doanh."
Bước 3. Lập phần ghi chép hoạt động đầu tư
Viết tiêu đề “Dòng tiền từ các hoạt động đầu tư” cho phần này. Hồ sơ đầu tư này có liên quan đến Bảng cân đối kế toán mà bạn vừa lập.
- Phần này liên quan đến tiền mặt được trả hoặc nhận từ các khoản đầu tư vào tài sản và thiết bị, hoặc các khoản đầu tư vào chứng khoán như cổ phiếu và trái phiếu.
- Viết tiêu đề “Tiền ròng từ hoạt động đầu tư” cho kết quả của phép tính này.
Bước 4. Ghi lại tất cả các hoạt động tài trợ
Đây là phần cuối cùng mà bạn nên đặt tiêu đề “Dòng tiền từ các hoạt động tài chính” liên quan đến Số vốn trong Bảng cân đối kế toán.
Phần này cần báo cáo dòng tiền vào và ra từ các giao dịch chứng khoán và nợ do công ty thực hiện. Đặt tiêu đề "Tiền ròng từ các hoạt động tài chính" cho kết quả của phép tính này
Bước 5. Cộng tất cả các số từ mỗi phần
Cộng ba nhóm tính toán mà bạn đã thực hiện trước đó và đưa chúng vào Báo cáo lưu chuyển tiền tệ này với tiêu đề "Tăng hoặc Giảm tiền mặt" trong kỳ báo cáo.
Bạn có thể cộng số tăng hoặc giảm tiền mặt này với số dư tiền đầu kỳ báo cáo. Kết quả của phép tính hai con số này phải giống với số dư tiền mặt được liệt kê trong Bảng cân đối kế toán
Bước 6. Cũng bao gồm bất kỳ ghi chú hoặc giải thích quan trọng nào
Trong các báo cáo tài chính thường có một phần gọi là “Thuyết minh Báo cáo Tài chính” chứa các thông tin quan trọng về công ty. Cung cấp thông tin bổ sung về tình trạng tài chính của công ty hữu ích nhất trong phần "Ghi chú" và sau đó kết hợp thông tin này vào báo cáo của bạn.
- Những hồ sơ này có thể chứa thông tin về lịch sử của công ty, kế hoạch dài hạn hoặc thông tin về sự phát triển của ngành. Đây là cơ hội bạn có thể sử dụng để giải thích cho các nhà đầu tư hiểu báo cáo của bạn có ý nghĩa gì và những điều cần chú ý. Báo cáo này sẽ giúp các nhà đầu tư tiềm năng nhìn thấy tình trạng của công ty theo quan điểm của bạn.
- Thuyết minh này cũng có thể cung cấp giải thích về các thông lệ và thủ tục kế toán mà công ty áp dụng cũng như giải thích về những vấn đề quan trọng trong Bảng cân đối kế toán.
- Phần này cũng thường được sử dụng để thảo luận chi tiết về tình trạng của công ty liên quan đến tình hình thuế, kế hoạch lương hưu và các đợt chào bán cổ phiếu.
Lời khuyên
- Sử dụng Báo cáo của các Chuẩn mực Kế toán Tài chính (PSAK) làm tài liệu tham khảo khi tìm kiếm thông tin bạn cần để lập báo cáo tài chính. PSAK là một tiêu chuẩn kế toán và tài chính chuyên nghiệp cho tất cả các hoạt động kinh doanh và công nghiệp áp dụng ở Indonesia.
- Cung cấp tiêu đề rõ ràng cho từng phần trong Bảng cân đối kế toán và Báo cáo thu nhập. Thông tin bạn cung cấp phải dễ hiểu đối với người đọc báo cáo tài chính, những người không hiểu chi tiết cụ thể về các hoạt động của công ty bạn.
- Nếu bạn gặp khó khăn trong việc lập báo cáo tài chính, hãy tìm báo cáo tài chính từ các công ty khác hoạt động trong cùng ngành với bạn. Bạn có thể có được thông tin chi tiết hữu ích về định dạng báo cáo của mình. Bạn có thể nghiên cứu các định dạng báo cáo tài chính trực tuyến hoặc thông qua trang web của Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch Hoa Kỳ.
