Một giọng văn thể hiện sự quan tâm đến tổ chức của bạn sẽ làm cho email yêu cầu đóng góp của bạn có hiệu quả. Việc sử dụng email như một phương tiện gây quỹ đang trở nên phổ biến vì nó tương đối rẻ hơn so với thư vật lý và điện thoại. Thư điện tử giúp cho việc liên lạc diễn ra nhanh hơn. Có một số bước bạn có thể thực hiện để tạo một email hấp dẫn mà người đọc phản hồi và bạn nhận được một khoản tiền quyên góp lớn.
Bươc chân
Phần 1/3: Thiết lập cấu trúc e-mail
Bước 1. Tạo một tiêu đề mạnh mẽ
Dòng tiêu đề là dòng đầu tiên trong email dùng làm tiêu đề. Trong số tất cả các email đã gửi, chỉ có 15% email được mở. Một tiêu đề hấp dẫn sẽ thu hút sự chú ý của 15% người đó và khuyến khích họ tiếp tục đọc. Trên hầu hết các tài khoản email, bạn có thể đọc dòng đầu tiên (tiêu đề) của email bên cạnh dòng chủ đề. Những tiêu đề đó khuyến khích mọi người mở email của bạn và giữ mọi người đọc
- Sử dụng động từ và danh từ hoạt động để thu hút sự chú ý. Cũng sử dụng các chức năng in đậm, căn giữa và kích thước phông chữ lớn hơn.
- Giữ dòng tiêu đề ngắn gọn để nó làm cho mục đích của email của bạn rõ ràng ngay từ đầu. Khuyến khích người đọc nghĩ rằng đọc email này sẽ hữu ích, phù hợp và có liên quan.
- Trả lời câu hỏi của độc giả: Tôi sẽ nhận được gì?
- Dòng tiêu đề có thể mời người đọc làm nhiều việc khác nhau, chẳng hạn như trả lời email của bạn, yêu cầu họ tham dự một sự kiện cụ thể hoặc chia sẻ một địa điểm hoặc sự kiện cộng đồng địa phương.
- Một ví dụ về tiêu đề tốt là, "Riau chống lại Luật khí đốt tự nhiên tại Tòa án"
Bước 2. Kể toàn bộ câu chuyện trong đoạn đầu tiên
Nêu mục tiêu của bạn ngay từ đầu. Đừng bắt người nhận đọc một nửa email của bạn mà không hiểu ý nghĩa của nó. Họ có thể hủy email của bạn mà không cần đóng góp. Viết rõ ràng trong đoạn này yêu cầu của bạn là gì và lý do bạn gửi email.
- Yêu cầu đóng góp trong đoạn đầu tiên. Nếu nói trực tiếp, bạn nên hỏi kỹ. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng email, hãy yêu cầu nó ngay từ đầu. Làm cho yêu cầu này dễ đọc bằng cách viết nó bằng chữ in đậm hoặc lớn hơn.
- Trong yêu cầu của bạn, hãy cho người đọc biết bạn sẽ làm gì với số tiền của họ. Nếu một khoản đóng góp nhỏ cho phép bạn làm điều gì đó, hãy nói như vậy. Ví dụ, nếu $ 5000 có thể nuôi 100 đứa trẻ, hãy nói như vậy. Viết nó ra sẽ giúp bạn nhận được nhiều phản hồi hơn là viết bạn cần Rp. 15.000.000 để xây một túp lều.
- Nói với độc giả rằng họ có quyền từ chối. Thống kê cho thấy rằng mọi người có nhiều khả năng đưa ra khi họ cảm thấy tự do lựa chọn hơn là khi họ cảm thấy bị ép buộc.
- Giải thích và mô tả nhiệm vụ của bạn trong đoạn đầu tiên để người đọc biết ngay số tiền đó sẽ được sử dụng vào việc gì. Cho thấy bạn không chỉ thu tiền.
Bước 3. Sử dụng vi điều khiển một cách khôn ngoan
Vi nội dung là các cụm từ ngắn và phụ đề tô điểm cho email. Sử dụng vi điều khiển để làm nổi bật những điểm chính của bạn để người đọc quen với việc đọc lướt sẽ thấy thú vị khi đọc văn bản của bạn.
- Vi nội dung bao gồm tiêu đề, phụ đề, dòng tiêu đề, liên kết và nút.
- Sử dụng động từ hoạt động, trạng từ mô tả và danh từ. Mục tiêu của bạn là để họ đọc toàn bộ văn bản.
- Ví dụ về tiêu đề hay có dạng: “Quyên góp 500.000 IDR để cứu cá heo”
- Làm cho văn bản đậm hơn hoặc lớn hơn để nó nổi bật. Phụ đề này xuất hiện trước một đoạn văn hoặc khi bắt đầu một phần mới.
- Viết một phụ đề đơn giản. Bạn có thể có hoặc không sử dụng phụ đề, nhưng chúng rất hữu ích khi tiêu đề của bạn quá ngắn. Sử dụng các nguyên tắc tương tự - ngắn gọn, hành động, táo bạo.
Bước 4. Viết một câu chuyện
Viết một câu chuyện trong email sẽ thu hút nhiều sự chú ý của người đọc hơn. Viết câu chuyện trong nội dung email của bạn. Hãy nhớ rằng câu chuyện có phần mở đầu, phần giữa và phần cuối. Bạn có thể sử dụng những câu chuyện xúc động để khuyến khích người đọc quyên góp. Viết một câu chuyện có thật về kết quả hoạt động của bạn.
Bước 5. Viết một đoạn văn ngắn
Viết email của bạn bằng cách sử dụng các đoạn văn ngắn, rõ ràng. Người đọc sẽ cảm thấy mệt mỏi vì nhận được rất nhiều email. Giới hạn độ dài của email sẽ khiến bạn trở nên nổi bật.
- Đưa ra một hoặc hai điểm chính.
- Giữ cho email của bạn ngắn gọn ngay cả khi bạn phải chỉnh sửa và sửa lại nhiều lần
- Không bao gồm lịch sử lý do tại sao bạn yêu cầu đóng góp. Câu trong đoạn mở đầu và câu chuyện của bạn trong đoạn thân bài là đủ để giải thích lập luận của bạn.
Bước 6. Cung cấp các liên kết và nút - nhưng đừng đi lạc khỏi tin nhắn
Bạn có thể muốn bao gồm hàng trăm liên kết, nhưng điều này có thể khiến người đọc phân tâm khỏi thông điệp chính của bạn, đó là yêu cầu đóng góp. Một cách dễ dàng để cung cấp thông tin mà không làm mất tập trung bản thân là bao gồm tất cả thông tin trên trang web của bạn và chỉ bao gồm một liên kết trong email, liên kết đến trang web của bạn. Ví dụ: nếu có một nghiên cứu hỗ trợ tuyên bố của bạn, đừng bao gồm một liên kết đến một nghiên cứu dài và phức tạp trong email. Đặt liên kết nghiên cứu trên trang web của bạn (và đảm bảo lựa chọn đóng góp nổi bật).
Bước 7. Thêm hình ảnh một cách cẩn thận
Bạn có thể muốn thêm một hoặc hai hình ảnh để nhấn mạnh quan điểm của mình, nhưng điều này là không cần thiết. Trên thực tế, màu sắc và hình ảnh có thể làm cho email của bạn giống như thư rác. Nếu bạn bao gồm một hình ảnh, hãy đặt nó ở đầu hoặc cuối email và chỉ sử dụng nó khi thực sự cần thiết để truyền đạt quan điểm của bạn hoặc tạo thiện cảm.
- Một ví dụ về hình ảnh hữu ích sẽ là mục tiêu gây quỹ của bạn nhận được các khoản đóng góp, chẳng hạn như ảnh một đứa trẻ lần đầu tiên nhận được quần áo mới.
- Ngoại lệ, bạn có thể chèn biểu trưng của mình ở một nơi không phô trương, chẳng hạn như góc dưới cùng của email. Biểu trưng này có thể khiến người đọc nhận ra tổ chức của bạn.
Bước 8. Viết thông tin tiếp theo / các bước tiếp theo
Cuối email là thông tin về cách theo dõi. Làm cho thông tin này nổi bật để người đọc có thể nhìn thấy nó trước khi đọc lý do tại sao họ nên quyên góp. Thông tin này cho người đọc biết lý do bạn gửi email. Viết rõ ràng về cách đóng góp.
- Nếu người đọc không hiểu nội dung email của bạn, họ có thể sẽ vứt nó đi.
- Đảm bảo rằng “yêu cầu” cuối cùng này nổi bật và nêu rõ những gì bạn đang yêu cầu. Dành một đoạn văn cho điều này, sử dụng phông chữ đậm hoặc lớn hơn hoặc một kiểu chữ khác. Viết liên kết hoặc tạo một nút với màu khác.
- Nếu người đọc phải nhấn một nút hoặc liên kết nhất định hoặc nếu người đọc phải trả lời email để được hướng dẫn thêm, hãy nói rõ với họ: “Nhấp vào nút này để cứu một con vượn ngay bây giờ!” hoặc “Nhấn nút trả lời và nhập‘thông tin đóng góp’vào nội dung email.”
- Sẽ dễ dàng hơn nếu người đọc có thể nhấn nút ngay lập tức. Bạn cũng sẽ nhận được nhiều quyên góp hơn theo cách này. Vì vậy, hãy cung cấp một liên kết hoặc nút cho tổ chức của bạn.
- Tạo một trang web hoặc trang quyên góp trực tuyến để độc giả có thể quyên góp trực tuyến. Rốt cuộc, đây là điều mà độc giả mong đợi từ một email quyên góp.
Bước 9. Giữ nó ngắn gọn
Nếu email của bạn dài, người đọc sẽ khó đọc. Viết các đoạn văn và tiêu đề ngắn sẽ giúp email của bạn dễ đọc trong nháy mắt trước khi người đọc quyết định tiếp tục đọc.
Phần 2/3: Xem xét người đọc
Bước 1. Làm cho giọng văn của bạn bình thường hơn một bức thư
Một bức thư do một tổ chức gửi cho một cá nhân thường nghe có vẻ trang trọng và không mang tính cá nhân vì phương tiện giao tiếp được sử dụng. Tuy nhiên, email, giống như blog, có một giọng điệu bình thường hơn.
- Sử dụng đại từ ngôi thứ hai cho người đọc.
- Sử dụng các cách diễn đạt hàng ngày để khiến người đọc cảm thấy gần gũi với bạn, chẳng hạn như "Anh ấy đang làm việc chăm chỉ" hoặc "Đừng ngồi yên".
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, trung thực và cởi mở khi nói chuyện với người đọc để họ cảm thấy gần gũi với bạn và nghĩ rằng yêu cầu của bạn là chân thành.
Bước 2. Làm cho các từ của bạn dễ đọc
Sử dụng kiểu chữ đơn giản và giao diện trực quan. Không sử dụng chữ thảo - sử dụng phông chữ Serif và không sử dụng một kiểu chữ khác cho tiêu đề và văn bản. Thay đổi kích thước đậm hoặc phông chữ để nhấn mạnh.
Email của bạn phải dễ hiểu theo quan điểm ngôn ngữ - tốt nhất là sử dụng ngôn ngữ mà học sinh trung học cơ sở có thể hiểu được. Đừng tạo một email quá phức tạp. Bài viết của bạn phải rõ ràng, không mắc lỗi (cấu trúc ngôn ngữ hoặc chính tả) và dễ đọc
Bước 3. Sử dụng dịch vụ của một nhà cung cấp email
Nếu bạn muốn đảm bảo email của mình đã được mở hoặc xác định loại người nào đọc email của bạn, bạn không cần phải đợi để nhận thông tin này cùng với thư trả lời hoặc đóng góp. Nếu bạn sử dụng một dịch vụ như MailChimp, bạn có thể sử dụng dữ liệu chỉ số do dịch vụ này tạo ra để tạo email gây tiếng vang với đối tượng mục tiêu của bạn.
- Bạn có thể xem dữ liệu chỉ số, chẳng hạn như số lần nhấp, số lượng email đã mở và số lượng email đã đọc.
- Dữ liệu số lượng email đã mở giúp xác định các tiêu đề chủ đề phổ biến và tăng số lượng người đọc email của bạn.
- Một lý do khác để sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp e-mail là bạn tránh bị nghi ngờ là người gửi thư rác. Bạn cũng sẽ dành nhiều thời gian để tạo danh sách các địa chỉ email, chia nhỏ chúng để đáp ứng số lượng địa chỉ tối đa (hầu hết các email có giới hạn tối đa là 50 người nhận cho mỗi email), trả lời từng email một và quản lý email bị trả lại vì địa chỉ không còn hoạt động.
Bước 4. Đảm bảo những người trong danh sách email quan tâm đến sứ mệnh của bạn
Kiểm tra định kỳ danh sách email của bạn để đảm bảo rằng những người trên đó sẽ đọc email của bạn, đặc biệt là những người bày tỏ sự quan tâm của họ một cách rõ ràng. Kết quả dữ liệu chỉ số của bạn sẽ tốt hơn và bạn sẽ sử dụng thời gian của mình hiệu quả hơn.
Bước 5. Tạo một email được cá nhân hóa theo phân đoạn
Sử dụng các tông màu khác nhau tùy theo nhóm nhà tài trợ. Ví dụ: nếu bạn có một nhóm người trả lời email của bạn thường xuyên, hãy gửi email bằng giọng điệu cá nhân. Lập một danh sách khác với tên của những người không thường mở email của bạn. Gửi email với một giọng điệu ít bình thường hơn. Đồng thời tạo email với giọng điệu “giải thích” cho những người lần đầu tiên nhận được email của bạn.
Nhà cung cấp dịch vụ e-mail sẽ giúp bạn cá nhân hóa e-mail của mình bằng cách đưa vào tên của người đọc, chẳng hạn như "Dear Mr Henry."
Bước 6. Nhập dữ liệu hỗ trợ hoạt động gây quỹ của bạn
Để làm cho người đọc của bạn cảm thấy có liên quan, hãy cung cấp dữ liệu về cách tiền của bạn đang được sử dụng hoặc sẽ được sử dụng. Thông tin này có thể được đặt trong đoạn mở đầu hoặc trong phần mà bạn yêu cầu người đọc theo dõi hoặc trong cả hai phần. Mọi người có nhiều khả năng sẽ cho đi khi họ biết rằng tiền của họ đã được sử dụng cho một mục đích chính đáng.
Bước 7. Nói lời cảm ơn sau khi nhận được khoản đóng góp
Đừng quên gửi lời cảm ơn cá nhân sau khi bạn nhận được khoản đóng góp của mình. Loại hành động đơn giản này có thể đảm bảo sự đóng góp nhiều lần trong tương lai. Bạn nên gửi lời chào này càng sớm càng tốt; hãy nghĩ về lời chào này như một biên nhận tiền.
Nếu bạn nhận được một khoản đóng góp lớn mỗi tháng, hãy tạo một mẫu mà bạn có thể sao chép để có thể dán vào email nháp của mình và tùy chỉnh nó một cách nhanh chóng
Phần 3/3: Xây dựng danh sách địa chỉ email
Bước 1. Không mua một danh sách các địa chỉ email
Bán và mua danh sách địa chỉ email của các nhà tài trợ tiềm năng là một hoạt động bất hợp pháp theo Quy định của Chính phủ Cộng hòa Indonesia Số 82 năm 2012 liên quan đến việc Triển khai các Hệ thống và Giao dịch Điện tử. Có những công ty sẽ cho bạn “thuê” danh sách email để sử dụng một lần, nhưng chúng rất đắt. Hàng ngàn địa chỉ email thường nhận được ít kết quả. Tốt hơn hãy tiêu tiền của bạn vào việc khác và tìm cách tốt hơn để xây dựng danh sách địa chỉ email.
Bước 2. Thu thập tên và địa chỉ tại các sự kiện của bạn
Bất cứ khi nào tổ chức phi lợi nhuận của bạn tham gia vào một sự kiện, hãy đảm bảo bạn cung cấp cách để mọi người đưa địa chỉ email của họ vào danh sách email của bạn. Đảm bảo rằng giấy đăng ký ghi rõ rằng họ sẵn sàng được thêm vào danh sách địa chỉ email của bạn.
Hãy thử tổ chức rút thăm trúng thưởng hoặc cuộc thi để nhận được nhiều tên hơn. Tại một sự kiện, hãy rút thăm trúng thưởng hoặc cuộc thi cho những người đăng ký địa chỉ email của họ
Bước 3. Sử dụng mạng xã hội
Đảm bảo tổ chức phi lợi nhuận của bạn có hồ sơ mạnh mẽ trên mạng xã hội - từ Twitter, Facebook đến Instagram. Thật dễ dàng để tiếp cận mọi người thông qua phương tiện truyền thông xã hội và nếu bạn có tài liệu thú vị, mọi người có thể chia sẻ bài viết của bạn hoặc bắt đầu giúp bạn yêu cầu đóng góp. Yêu cầu mạng của bạn trên phương tiện truyền thông xã hội đăng ký địa chỉ email của họ để họ không bỏ lỡ các thông báo quan trọng.
Bước 4. Làm cho nó dễ dàng để đăng ký
Trang web của bạn nên cho khách truy cập biết cách đăng ký địa chỉ email của họ. Trang web không cần quá hào nhoáng nhưng phải dễ tìm và dễ sử dụng.
Lời khuyên
- Đọc các bức thư cũ (giấy và điện tử) được sử dụng để gây quỹ. Sử dụng các cụm từ tương tự nếu bạn nghĩ rằng các chữ cái có hiệu quả. Nhiều tổ chức sử dụng các chữ cái cũ làm ví dụ để tạo ra các chữ cái mới.
- Sử dụng biểu tượng của bạn để nhận ra email ngay lập tức. Người đọc thường liên kết các tổ chức hoặc công ty với logo của họ.
- Sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp dịch vụ email để tạo nhiều email hấp dẫn hơn và tạo các số liệu sẽ cải thiện hiệu suất email của bạn trong tương lai. MailChimp là một lựa chọn tốt.
- Đảm bảo rằng email của bạn được gắn nhãn trắng trước khi bạn gửi. Nếu bạn sử dụng nền tảng gây quỹ trực tuyến, chẳng hạn như Fundraise.com, nền tảng này sẽ tự động thực hiện.
