Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, việc sử dụng email để yêu cầu thực tập ngày càng phổ biến. Nếu bạn thấy thông báo tuyển dụng thực tập hoặc muốn hỏi về khả năng thực tập, vui lòng gửi email cho người liên hệ được liệt kê. Đảm bảo viết một email trang trọng như viết một bức thư thông thường. Sử dụng lời chào, câu kết và ngữ pháp thích hợp. Kiểm tra kỹ email của bạn và sẵn sàng trả lời.
Bươc chân
Phương pháp 1/4: Chuẩn bị viết email
Bước 1. Tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp
Khi gửi email công việc, hãy sử dụng địa chỉ email rõ ràng và chuyên nghiệp. Tránh đặt biệt hiệu hoặc các ký hiệu và số không cần thiết. Các biến thể của tên có thể được sử dụng. Ví dụ: [email protected] có thể được sử dụng.
Nếu địa chỉ email hiện tại của bạn được liên kết với một hồ sơ mạng xã hội chứa nội dung không chuyên nghiệp, hãy tạo và sử dụng một địa chỉ khác. Đồng thời điều chỉnh cài đặt cá nhân trên phương tiện truyền thông xã hội
Bước 2. Nghiên cứu công ty
Trước khi yêu cầu thực tập, hãy thực hiện một số nghiên cứu về công ty bạn muốn làm việc. Truy cập trang web. Đọc các bài báo về công ty. Nếu công ty của bạn có các tính năng có thể truy cập, chẳng hạn như phương tiện truyền thông xã hội, hãy sử dụng các tính năng đó trong một tuần để tìm hiểu về chúng. Sử dụng kiến thức của bạn để soạn thư. Các nhà tuyển dụng tiềm năng đánh giá cao những ứng viên biết điều gì đó về công ty và có thể chứng minh kiến thức này một cách chuyên sâu.
Bước 3. Tìm một liên kết chung
Có lợi khi có mối quan hệ trong công ty. Sử dụng các mạng xã hội như LinkedIn và Facebook để thực hiện tìm kiếm từ khóa cho các công ty này. Nếu các địa chỉ liên hệ ở công ty xuất hiện, hãy kiểm tra vị trí của họ. Yêu cầu một cuộc phỏng vấn qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp một cách lịch sự. Hỏi đường liên quan đến đơn xin thực tập.
- Với LinkedIn, bạn có thể xem các liên hệ khác từ những người bạn biết đang làm việc cho một công ty. Vui lòng yêu cầu những người liên hệ bạn biết liên hệ với bạn với một trong những địa chỉ liên hệ của họ. Tuy nhiên, hãy làm như vậy một cách thận trọng và đừng yêu cầu cùng một người giúp đỡ hết lần này đến lần khác.
- Nhiều trường đại học cung cấp cơ sở dữ liệu cựu sinh viên trực tuyến. Bạn có thể tìm kiếm những người có công việc hoặc nơi làm việc cụ thể thông qua các trang web này. Các cựu sinh viên cung cấp thông tin liên lạc thường sẵn sàng nhận email hoặc cuộc gọi điện thoại từ sinh viên.
- Khi thảo luận về công ty với người liên hệ của bạn, hãy đề cập rằng bạn quan tâm đến công việc thực tập. Hỏi về cơ cấu tổ chức, môi trường làm việc, mục tiêu, v.v. của công ty.
Bước 4. Tìm hiểu người nhận
Thông báo tuyển dụng thực tập có ghi tên người liên hệ không? Nếu vậy, hãy sử dụng tên và địa chỉ email của người đó. Nếu tên của người liên hệ không được liệt kê, hãy liên hệ với công ty để hỏi người phụ trách tuyển dụng thực tập sinh. Nếu không có ai được ủy quyền, hãy gửi email của bạn đến một nhân viên cấp cao trong bộ phận nhân sự của công ty. Nếu bạn nói chuyện với bất kỳ ai trong công ty, bạn có thể đề cập vấn đề này ở đầu email.
Nếu bạn không tìm thấy tên của nhân viên công ty, vui lòng gửi email với nội dung "Dear Sir / Madam."
Bước 5. Viết ra một tiêu đề chủ đề cụ thể
Tất nhiên, bạn muốn email của mình được chú ý trong hộp thư đến có khối lượng lớn. Ví dụ, bạn có thể viết, “Đơn xin thực tập của Công ty X: Đô đốc”. Nếu có thể, hãy sử dụng một tiêu đề chủ đề cụ thể theo yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Phương pháp 2/4: Viết đoạn văn đầu tiên
Bước 1. Nói tên người nhận email một cách chính thức
Trên dòng đầu tiên, hãy bắt đầu email bằng “Kính gửi Tiến sĩ / Ông / Bà Smith” tùy thuộc vào tên, chức danh và giới tính của người liên hệ. Đừng viết "Chào Mary" hoặc "Xin chào". Sử dụng các thủ tục tương tự như bạn thường sử dụng khi viết một bức thư chuyên nghiệp.
Nếu bạn không thể xác định giới tính của người đó, hãy ghi rõ họ tên của họ. Ví dụ: viết "Dữ liệu tình cảm thân yêu"
Bước 2. Giới thiệu bản thân
Cho biết tên và trạng thái của bạn (ví dụ: sinh viên năm ba sinh học tại Đại học X) cho người nhận email. Giải thích cách bạn có được thông tin thực tập, cho dù trực tuyến, trên báo, hoặc thông qua một người liên hệ. Nếu bạn có một người thường xuyên liên lạc, hãy giải thích điều này ngay lập tức. Ví dụ: bạn có thể viết: [giám đốc chương trình / giáo sư của tôi / v.v.], [chức danh và tên], gợi ý rằng tôi nên liên hệ với bạn.
Bước 3. Nêu tính khả dụng của bạn
Giải thích ngày bắt đầu và ngày kết thúc công việc và liệu những ngày này có linh hoạt hay không. Ví dụ, nếu bạn sẵn sàng thực hiện kỳ thực tập mùa xuân cộng với kỳ thực tập toàn thời gian vào mùa hè, hãy giải thích điều đó. Mô tả số giờ bạn có thể làm việc mỗi tuần.
Bước 4. Nêu mục đích của đợt thực tập
Bạn có cần thực tập cho kỳ thi khóa học không? Nếu có thể, hãy giải thích rằng việc bạn theo đuổi cơ hội thực tập chủ yếu là để tích lũy kinh nghiệm và linh hoạt với trách nhiệm công việc và lương thưởng. Viết ra những kỹ năng bạn hy vọng sẽ đạt được từ kỳ thực tập.
Bước 5. Mô tả những gì bạn ngưỡng mộ về công ty
Mô tả điều gì đó bạn biết hoặc suy nghĩ về đánh giá của công ty đối với tổ chức của mình. Đừng đề cập đến những tin tức tiêu cực. Làm cho bức thư của bạn trở nên tích cực. Ví dụ: bạn có thể nêu: [Tên công ty] có danh tiếng nổi bật và tôi đánh giá cao cam kết của công ty này đối với [Ngân sách miễn phí cho việc chăm sóc động vật bị bỏ rơi].
Phương pháp 3/4: Viết đoạn văn thứ hai
Bước 1. Thảo luận về trình độ và kinh nghiệm của bạn
Trong một vài câu, hãy giải thích thông tin về khóa học, kinh nghiệm làm việc trước đây và khả năng liên quan. Cho thấy kiến thức của bạn có thể mang lại lợi ích như thế nào cho công ty. Bao gồm thông tin về các vị trí công việc và các vị trí tình nguyện và những kinh nghiệm này đã chuẩn bị cho bạn như thế nào cho các vị trí này. Nhấn mạnh cách bạn có thể đóng góp cho công ty. Các nhà tuyển dụng tiềm năng cần tin tưởng rằng bạn có thể đảm đương các nhiệm vụ được giao cho bạn.
- Mô tả kinh nghiệm làm việc bằng các động từ mạnh. Thay vì viết: “Tôi là một thực tập sinh tiếp thị trong hai năm,” hãy giải thích “Là một thực tập sinh tiếp thị, tôi tạo ra nội dung mới, thiết kế các tài liệu quảng cáo kỹ thuật số và in ấn, và quản lý mạng xã hội cho một doanh nghiệp có 50 nhân viên.
- Các kỹ năng có thể là xử lý mạng xã hội, tổ chức sự kiện hoặc nhiều thứ khác.
Bước 2. Liệt kê thành công trong học tập hoặc hoạt động ngoại khóa
Viết ra trình độ học vấn của bạn. Nếu bạn đã từng có vai trò lãnh đạo, hãy mô tả các nghĩa vụ và / hoặc thành tích của bạn. Bạn đã bao giờ chủ trì một ủy ban? Bạn đã bao giờ dẫn dắt một đội chưa? Hãy ngắn gọn để bạn không làm mất sự chú ý của người đọc email của bạn.
Thay vì sử dụng các tính từ để mô tả bản thân, hãy sử dụng các ví dụ cụ thể chứng minh phẩm chất của bạn. Ví dụ: thay vì nói “Tôi là một học sinh đầy tham vọng”, hãy viết “Tôi luôn nằm trong top 10 phần trăm học sinh giỏi nhất trong lớp của mình”
Phương pháp 4/4: Kết thúc Email
Bước 1. Cho biết khi nào bạn có thể liên lạc
Thảo luận về thời điểm và cách thức bạn sẽ liên hệ với nhà tuyển dụng để theo dõi tình trạng của đơn xin việc. Cung cấp thông tin liên hệ của bạn, cụ thể là tên, địa chỉ email, số điện thoại cũng như tình trạng sẵn sàng của bạn. Bạn có thể viết: Tôi có thể liên lạc qua điện thoại hoặc email. Nếu bạn không liên lạc được với tôi, tôi sẽ gọi cho bạn [Thứ Hai tới].
Bước 2. Kết thúc email
Thật lịch sự khi cảm ơn người đọc email của bạn đã dành thời gian xem xét thông tin về bạn. Kết thúc bằng một câu kết thúc ấm áp, chẳng hạn như “tạm biệt”. Nếu trước đây bạn đã nói chuyện với người đọc email qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp, bạn có thể sử dụng lời chào như "Xin chào". Không sử dụng "Cảm ơn" hoặc chỉ "Chúc mừng" như một lá thư kết thúc trong một bức thư trang trọng. Viết ra tên đầy đủ của bạn, ví dụ Nita Laksamana, và không chỉ Nita.
Bước 3. Nghiên cứu các tệp đính kèm
Đừng đính kèm sơ yếu lý lịch vào những email thực tập không được yêu cầu. Nhà tuyển dụng có thể không muốn mở các tệp đính kèm, đặc biệt nếu họ có chính sách tại nơi làm việc về tệp đính kèm, trừ khi công ty đang tích cực tìm kiếm thực tập sinh. Nếu thông báo thực tập yêu cầu sơ yếu lý lịch, hãy đính kèm tài liệu ở định dạng PDF (trái ngược với tài liệu Word, nơi định dạng có thể bị mất / thay đổi nếu mở bằng hệ thống khác).
Một số nhà tuyển dụng có thể tuyên bố rằng họ sẽ không mở các tệp đính kèm trong email. Nếu vậy, hãy bao gồm thư xin việc và sơ yếu lý lịch của bạn trong phần nội dung của email. Hãy chắc chắn để chúng cách xa nhau để giúp nhà tuyển dụng dễ dàng phân biệt giữa các tài liệu
Bước 4. Thực hiện theo như đã hứa
Nếu bạn không nhận được phản hồi từ công ty, hãy gửi một email khác - hoặc tốt nhất là một cuộc gọi điện thoại. Bạn có thể viết như thế này: Dear Dr. Hansen, tên tôi là [tên của bạn] và tôi đang theo dõi một email mà tôi đã gửi vào tuần trước về một cơ hội thực tập [mùa thu]. Tôi đánh giá cao cơ hội để thảo luận về vị trí này. Cảm ơn bạn. Trân trọng, Đô đốc Nita.
Lời khuyên
- Đính kèm thư xin việc tạo cảm giác trang trọng, vì thư email có xu hướng trở thành một phương tiện giao tiếp thông thường. Nếu bạn đính kèm thư xin việc, email phải ngắn gọn nhưng lịch sự, đề cập đến nhà tuyển dụng, nêu rõ bạn là ai, lý do bạn ứng tuyển và giải thích rằng sơ yếu lý lịch và thư xin việc được đính kèm. Viết tên của bạn vào email và cung cấp thông tin liên hệ của bạn.
- Đừng tạo một email giống như một email thông thường. Hãy nêu cụ thể về từng email bạn gửi để nhà tuyển dụng biết rằng bạn không sử dụng các phương pháp chung chung để tìm kiếm công việc thực tập.
