Báo cáo có thể là một trong những yêu cầu để vượt qua quá trình thực tập, nhưng nó cũng là cơ hội để bạn chia sẻ kinh nghiệm của mình. Tổ chức là rất quan trọng khi viết một báo cáo hiệu quả. Bạn cần một trang tiêu đề chuyên nghiệp theo sau là các chương kể về quá trình thực tập. Ghi nhãn các chương một cách gọn gàng. Để viết báo cáo thành công, hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn một cách rõ ràng và khách quan.
Bươc chân
Phần 1/3: Tạo Trang Tiêu đề và Đặt Định dạng Tài liệu
Bước 1. Đánh số trang
Đảm bảo rằng bạn đặt số trang ở góc trên cùng bên phải của mỗi trang, ngoại trừ trên trang tiêu đề. Bật chức năng đánh số trang bằng cách sử dụng các tùy chọn menu trên thanh tác vụ của chương trình xử lý văn bản của bạn. Chức năng này sẽ tự động tạo số trang.
- Nếu bạn áp dụng số trang, người đọc sẽ có thể sử dụng mục lục.
- Số trang giúp bạn tổ chức báo cáo và thay thế các trang bị thiếu.
Bước 2. Tạo trang bìa bằng cách sử dụng tiêu đề báo cáo
Trang bìa là trang đầu tiên người đọc nhìn thấy. Nhập tiêu đề của bạn ở đầu trang bằng chữ in đậm. Một tiêu đề hiệu quả mô tả những gì bạn đã làm trong quá trình thực tập của mình. Đừng thêm câu chuyện cười hoặc bình luận về trải nghiệm của bạn trong phần này.
- Ví dụ, bạn có thể viết, “Báo cáo về Thực tập Ngân hàng Đầu tư tại Ngân hàng Gringotts.”
- Tiêu đề chung chung như “Báo cáo thực tập” thường được chấp nhận nếu bạn không thể tìm thấy tiêu đề khác.
Bước 3. Ghi tên và thông tin của chương trình thực tập vào trang bìa
Dưới tiêu đề, ghi ngày của chương trình thực tập của bạn. Viết ra tên của bạn, tên trường học và tên của người giám sát của bạn nếu bạn có. Đồng thời bao gồm tên và thông tin liên lạc của tổ chức nơi thực tập đang diễn ra.
- Ví dụ, hãy viết “Báo cáo Chương trình Thực tập. Công ty Chính quyền địa phương, tháng 5 đến tháng 6 năm 2018.”
- Gõ thông tin gọn gàng. Viết ở giữa và khoảng trắng giữa các dòng.
Bước 4. Viết lời cảm ơn vào trang sau bìa
Đặt tiêu đề trang sau trang bìa là “Lời cảm ơn” hoặc “Lời cảm ơn”. Trang này là nơi bạn cảm ơn những người đã giúp đỡ bạn trong suốt chương trình thực tập.
- Bạn có thể đề cập đến những người cố vấn của mình ở trường, ở cơ quan và những người bạn làm việc cùng.
- Ví dụ, hãy nói, “Tôi muốn cảm ơn Tiến sĩ. Sutrisno, người đã cho tôi cơ hội tham gia chương trình thực tập.”
Bước 5. Tạo mục lục nếu báo cáo của bạn dài
Mục lục đặc biệt hữu ích nếu báo cáo của bạn có 8 chương trở lên. Trong mục lục, liệt kê tên chương và số trang cho mỗi đề mục. Danh sách này sẽ giúp người đọc tìm thấy những đoạn văn cụ thể mà họ muốn đọc.
- Một trang cảm ơn nên được bao gồm trong mục lục. Trang bìa không cần đưa vào mục lục.
- Nếu có đồ họa hoặc hình ảnh trong báo cáo của bạn, hãy tạo một mục lục riêng để cung cấp thông tin nơi người đọc có thể xem đồ họa hoặc hình ảnh cụ thể.
Bước 6. Viết một trang tóm tắt tóm tắt những kinh nghiệm của bạn trong quá trình thực tập
Phần tóm tắt hoặc tóm tắt cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về bài tập của bạn. Trong đó, mô tả nơi bạn làm việc và những gì bạn làm. Viết ngắn gọn công việc và kinh nghiệm của bạn trong một đoạn văn.
Ví dụ, hãy bắt đầu bằng, “Báo cáo này mô tả một chương trình thực tập tại Stark Industries ở Nam Tangerang, Banten. Tôi làm việc trong Bộ phận người máy.”
Phần 2/3: Viết nội dung báo cáo
Bước 1. Đặt tiêu đề cho mỗi chương của báo cáo
Khi bạn viết xong một chương, hãy bắt đầu viết chương tiếp theo trên một trang mới. Tạo tiêu đề mô tả cho mỗi chương. Nhập in đậm ở giữa trên cùng của trang.
- Ví dụ: một trong các chương có thể có tiêu đề, “Tổng quan về ngân hàng Gringotts”.
- Một số tiêu đề chương đơn giản bao gồm “Giới thiệu”, “Kinh nghiệm thực tập” và “Kết luận”.
Bước 2. Mở phần giới thiệu bằng những thông tin thực tế về nơi làm việc
Sử dụng phần giới thiệu để mở rộng phần tóm tắt. Bắt đầu bằng cách kể một câu chuyện về cách thức hoạt động của công ty. Thảo luận về tổ chức, vị trí của họ trong ngành, những gì họ làm và số lượng nhân viên.
Ví dụ: viết, “RamJack cung cấp rô bốt của nhà cung cấp dịch vụ ở nhiều quốc gia khác nhau trên thế giới. Là người tiên phong trong ngành, RamJack có đủ điều kiện duy nhất để dọn dẹp các khu vực sau thảm họa.”
Bước 3. Mô tả phần nơi bạn làm việc
Bất kỳ công ty hoặc tổ chức nào thường có một số bộ phận. Hãy cụ thể về sự tham gia của bạn. Sử dụng phần giới thiệu này để hướng người đọc đến trải nghiệm cá nhân của bạn.
- Ví dụ, hãy viết, “Từ tháng 5 đến tháng 6 năm 2018, tôi làm việc trong Bộ phận Điện với tư cách là nhân viên thực tập cùng với 200 nhân viên khác”.
- Hãy nhớ rằng, đây là một câu chuyện về bạn, vì vậy hãy sử dụng phong cách cá nhân của bạn để thu hút sự chú ý của người đọc.
Bước 4. Mô tả trách nhiệm của bạn
Mô tả những gì bạn đã làm trong quá trình thực tập. Cung cấp càng nhiều chi tiết càng tốt. Mặc dù ban đầu, một số công việc nhất định nghe có vẻ tẻ nhạt, chẳng hạn như thu dọn hoặc viết bản ghi nhớ, nhưng chúng có thể bổ sung ý nghĩa cho báo cáo của bạn.
Bạn có thể viết, "Một trong những công việc của tôi tại Ramjack là hàn đường dây điện, nhưng tôi cũng làm bảo trì linh kiện."
Bước 5. Viết ra những gì bạn đã học được trong quá trình thực tập
Bắt đầu thảo luận về trách nhiệm, sau đó chuyển sang kết quả công việc. Đưa ra ví dụ về những gì bạn đã học được trong quá trình thực tập của mình. Cung cấp lời giải thích chuyên sâu về cách xảy ra thay đổi này.
- Hãy nghĩ về những thay đổi bạn đã trải qua với tư cách là một con người, không chỉ với tư cách là một nhân viên.
- Ví dụ: bạn có thể nói, "Tôi đã học được rất nhiều về cách giao tiếp với những người trong cộng đồng rất khác với tôi."
Bước 6. Đánh giá kinh nghiệm của bạn trong quá trình thực tập
Bạn có thể chỉ trích tổ chức mà bạn đang làm việc, nhưng hãy thực hiện công việc đó một cách công bằng và khách quan. Sử dụng các dữ kiện và ví dụ cụ thể. Tập trung vào những gì bạn đã học và những gì bạn có thể áp dụng trong tương lai. Đừng đổ lỗi cho bất cứ ai.
Bạn có thể viết, “Sẽ rất hữu ích nếu RamJack cải thiện khả năng giao tiếp. Thông thường, những người giám sát không rõ ràng về những gì họ mong đợi ở tôi”
Bước 7. Phản ánh về hiệu suất của bạn trong quá trình thực tập
Viết phần kết luận của báo cáo bằng cách thảo luận về kinh nghiệm của bạn. Viết một cách khách quan, chia sẻ những kinh nghiệm tiêu cực và tích cực mà bạn đã có. Bạn cũng có thể mô tả phản hồi mà bạn nhận được trong quá trình thực tập.
Bạn có thể viết, “Lúc đầu, tôi rất trầm tính, nhưng tôi đã học được cách quyết đoán và tự tin hơn nên ban lãnh đạo đã nghiêm túc xem xét ý tưởng của tôi”
Bước 8. Sử dụng phụ lục để đính kèm các thông tin khác
Phần phụ lục là nơi bao gồm nhật ký, bài báo đã xuất bản, ảnh, ghi âm và các tài liệu hỗ trợ khác. Số lượng tài liệu hỗ trợ bạn có sẽ phụ thuộc vào mô tả công việc của bạn trong quá trình thực tập. Nếu có thể, hãy bao gồm tài liệu mô tả thành tích công việc của bạn trong quá trình thực tập.
- Ví dụ: nếu bạn làm việc trong lĩnh vực truyền thông, hãy bao gồm thông cáo báo chí, quảng cáo, thư từ hoặc bản ghi âm mà bạn thực hiện.
- Nếu bạn không có tài liệu bổ sung, có lẽ bạn nên viết một đoạn văn về lý do tại sao bạn không có tài liệu bổ sung.
Phần 3/3: Viết với kỹ thuật tốt
Bước 1. Sắp xếp thông tin bằng dàn ý trước khi viết
Trước khi viết phần nội dung của báo cáo, hãy chia nhỏ trải nghiệm của bạn thành các phần. Lập dàn ý trên một tờ giấy, liệt kê những điểm bạn muốn nói trong mỗi phần.
Phương pháp này sẽ giúp bạn sắp xếp bài viết của mình. Đảm bảo các phần trong quy trình báo cáo mạch lạc mà không có bất kỳ thông tin nào bị lặp lại
Bước 2. Viết ít nhất 5 đến 10 trang
Đảm bảo bạn có đủ không gian để mô tả chi tiết trải nghiệm nhưng đừng lạc đề. Các báo cáo quá dài sẽ kém sắc nét và bóng bẩy. Các báo cáo không quá dài thường là đầy đủ.
- Nếu bạn không có đủ tài liệu, tốt hơn là bạn nên viết một báo cáo ngắn.
- Bạn có thể phải viết hơn 10 trang, đặc biệt nếu thời gian thực tập của bạn là nhiều hoặc bạn đang học để lấy bằng cấp cao hơn.
- Yêu cầu về số lượng trang có thể khác nhau tùy thuộc vào chương trình thực tập.
Bước 3. Sử dụng một giọng điệu khách quan trong suốt báo cáo
Báo cáo của bạn là tài liệu học thuật, vì vậy hãy làm cho nó giống như tài liệu học thuật. Hãy mô tả bản thân một cách tích cực bằng cách luôn bám sát những sự kiện và ví dụ cụ thể khi chia sẻ kinh nghiệm của bạn. Hãy cẩn thận với bài viết của bạn và tránh nghe quá chỉ trích.
- Ví dụ, bạn có thể viết, "Làm việc tại Công ty của Wayne thật khó khăn, nhưng tôi đã học được rất nhiều điều." Đừng nói, "Công ty của Wayne là một công ty tồi."
- Một ví dụ về một bài viết dựa trên thực tế là, "Công ty của Wayne chiếm 75% thị phần điện thoại thông minh."
Bước 4. Sử dụng các ví dụ cụ thể để minh họa trải nghiệm của bạn
Tránh khái quát hóa. Thể hiện kinh nghiệm của bạn bằng cách đưa ra các ví dụ cho mỗi chủ đề bạn đề cập. Các chi tiết cụ thể sẽ cho phép người đọc hình dung ra trải nghiệm của bạn.
- Ví dụ, hãy viết, “Công ty Acme đã bỏ thuốc nổ không an toàn. Tôi cảm thấy không an toàn khi làm việc ở đó”.
- Bạn có thể viết, “Người giám sát của tôi yêu cầu tôi chụp ảnh một con cá heo sông dạt vào bờ biển gần một ngôi làng xa xôi ở Bolivia.”
Bước 5. Bao gồm những quan sát bạn có về những hiểu biết sâu sắc trong cuộc sống
Cái nhìn sâu sắc này rộng hơn phạm vi công việc ở trường. Những thông tin chi tiết này có thể là về tổ chức bạn làm việc, những người làm việc ở đó và thế giới nói chung. Những hiểu biết này sẽ khác nhau tùy thuộc vào phạm vi công việc của bạn trong thời gian thực tập, nhưng nếu bạn có chúng, chúng sẽ cho thấy rằng bạn đã trưởng thành.
- Bạn có thể làm việc trong phòng thí nghiệm và viết, "Nhân viên làm việc cả ngày, nhưng họ nhận thức được rằng họ đang giúp đỡ rất nhiều người nên họ luôn tràn đầy năng lượng vào buổi sáng."
- Một ví dụ khác, “Oscorp rất bận rộn và nhân viên sẽ thấy hữu ích nếu công ty cung cấp thêm nguồn lực. Đây là vấn đề mà nhiều công ty ở đất nước này mắc phải”.
Bước 6. Đọc lại báo cáo sau khi bạn đã viết nó
Hãy dành thời gian để đọc lại báo cáo ít nhất một lần. Lưu ý những câu không mạch lạc. Chú ý đến trải nghiệm bạn mô tả trong báo cáo cũng như giọng điệu của báo cáo nói chung. Toàn bộ nội dung của báo cáo phải cảm thấy trôi chảy, khách quan và rõ ràng đối với người đọc.
Đọc to có thể có lợi. Bạn cũng có thể nhờ người khác đọc bài viết của mình
Bước 7. Chỉnh sửa báo cáo trước khi gửi đi
Bạn có thể phải xem lại báo cáo nhiều lần và thay đổi nó. Sửa đổi báo cáo của bạn càng nhiều càng tốt để có kết quả tốt. Khi bạn đã hài lòng, hãy giao nó cho cấp trên của bạn để họ có thể đọc về kinh nghiệm của bạn.
Chú ý đến thời hạn nộp báo cáo. Dành đủ thời gian để chỉnh sửa báo cáo trước thời hạn nộp báo cáo
Lời khuyên
- Để có một bản báo cáo chuyên nghiệp, hãy sử dụng giấy sơ yếu lý lịch và ghi vào nhật ký cùng với một cuốn sổ tay rời hoặc bìa luận văn.
- In báo cáo trên một mặt giấy bằng phông chữ tiêu chuẩn như khi bạn làm báo cáo của trường.
- Viết ra kinh nghiệm thực tập của bạn càng chi tiết càng tốt.
- Viết một báo cáo hấp dẫn, nhưng vẫn khách quan.
