Bạn đã bao giờ cảm thấy khó khăn khi xin thư giới thiệu từ giảng viên chưa? Mặc dù thường không dễ dàng nhưng việc yêu cầu thư giới thiệu là một việc phổ biến và thường là bắt buộc đối với những bạn muốn đăng ký chương trình đào tạo sau đại học, tham gia chương trình thực tập hoặc xin việc tại một công ty. Đừng lo lắng. Trên thực tế, hầu hết các giáo sư sẽ không ngại đưa ra các đề xuất nếu bạn hỏi họ trước thời hạn. Tuy nhiên, lý tưởng nhất, yêu cầu nên được gửi bằng văn bản, thông qua thư thông thường hoặc thư điện tử, thường sẽ dễ dàng hơn trong kỷ nguyên kỹ thuật số ngày nay.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Viết Email
Bước 1. Bao gồm tên và chức danh của anh ấy trong lời chào của email
Mở email giống như cách bạn viết một lá thư thông thường. Đừng quên sử dụng một lời chào chuyên nghiệp, chẳng hạn như “Kính gửi. (Kính gửi)”theo sau là tên giảng viên của bạn.
- Bạn có thể viết, “Thân mến. NS. Hamilton."
- Để tìm hiểu sở thích gọi điện của anh ấy, hãy thử kiểm tra giáo trình khóa học hoặc trên trang web cá nhân của anh ấy.
Bước 2. Giới thiệu bản thân và nhắc nhở giảng viên về danh tính của bạn
Viết một đến hai câu có thể làm anh ấy nhớ lại tên của bạn và lớp học bạn đã tham dự. Cũng chia sẻ những kinh nghiệm cá nhân khác nhau mà bạn đã có với anh ấy.
Bạn có thể viết, "Gặp nhau, tên tôi là Katie Williams, và tôi đã tham gia một lớp học viết tiểu thuyết mà bạn đã dạy trong học kỳ giữa và cuối học kỳ."
Lời khuyên:
Truyền tải thông tin ngắn gọn và súc tích. Bạn có thể bao gồm mô tả dài hơn về lý lịch và các thành tích khác nhau mà bạn đã đạt được trong phần đính kèm của email.
Bước 3. Mô tả mục tiêu của bạn
Đầu tiên, hãy cho anh ấy biết rằng bạn cần thư giới thiệu từ anh ấy. Sau đó, cung cấp thông tin chi tiết về chương trình giáo dục, thực tập hoặc công việc bạn muốn ứng tuyển.
Ví dụ, bạn có thể viết, "Tôi muốn đăng ký chương trình sau đại học và hy vọng rằng bạn có thể cung cấp thư giới thiệu như một trong những yêu cầu chính mà tôi phải đính kèm."
Bước 4. Giải thích lý do bạn chọn anh ấy là người viết thư giới thiệu trong đoạn tiếp theo
Mô tả tác động của anh ấy đối với cuộc sống của bạn, những điều bạn đã học được từ anh ấy và / hoặc lý do tại sao bạn cho rằng bức thư của anh ấy sẽ có vẻ ý nghĩa hơn. Hãy nhớ rằng, đây là cách hoàn hảo để nịnh chàng ngay từ đầu!
Ví dụ, bạn có thể viết, “Lớp học của bạn đã thực sự giúp tôi phát triển với tư cách là một nhà văn khởi nghiệp. Đặc biệt, nhờ sự giúp đỡ của bạn, truyện tôi viết đã được nhà xuất bản chấp nhận. Tôi thực sự biết ơn sự hiện diện của bạn như một người cố vấn đáng tin cậy và giàu trí tưởng tượng.”
Bước 5. Nêu những mong đợi của bạn trong đoạn tiếp theo
Giải thích rằng bạn cũng đã đính kèm thông tin liên quan đến những thành tích gần đây, cũng như bất kỳ sơ yếu lý lịch hoặc sơ yếu lý lịch có liên quan nào. Đồng thời chuyển tải loại thông tin bạn đã đưa vào, chẳng hạn như danh sách các lớp học bạn đã tham dự, các dự án bạn đã làm, giải thưởng bạn đã giành được, công việc bạn đã hoàn thành và các hoạt động bạn đã tham gia.
Bạn có thể viết, “Tôi đính kèm bản sao sơ yếu lý lịch của mình và danh sách các thành tích gần đây. Nếu bạn muốn trao đổi trực tiếp, tôi rất vui khi được làm như vậy”
Bước 6. Bao gồm một liên kết hoặc hướng dẫn về cách gửi thư giới thiệu
Đừng quên cung cấp thông tin về thời hạn nộp thư giới thiệu cùng với địa chỉ thực hoặc địa chỉ kỹ thuật số chính xác. Nếu thư phải được gửi bằng kỹ thuật số, hãy bao gồm địa chỉ email hoặc liên kết có liên quan.
Ví dụ: “Để biết thông tin, hạn chót để gửi thư giới thiệu là ngày 15 tháng 1 năm 2019. Nếu muốn, bạn có thể gửi thư giới thiệu đến [email protected].”
Bước 7. Cảm ơn giáo viên đã xem xét mong muốn của bạn trong đoạn cuối
Nhấn mạnh rằng bạn thực sự đánh giá cao thời gian anh ấy đã dành để đọc yêu cầu, cũng như thời gian anh ấy sẽ dành để viết thư giới thiệu được yêu cầu. Ngoài ra, cũng xin cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ dạy tận tình cho đến nay với tư cách là một giảng viên.
Ví dụ: “Cảm ơn bạn vì tất cả những gì bạn đã dạy và cảm ơn bạn đã đọc bức thư yêu cầu này. Tôi thực sự đánh giá cao thời gian và năng lượng mà bạn đã dành để hướng dẫn tôi và mong được bạn sẵn sàng viết thư giới thiệu để hoàn thành đơn đăng ký của tôi”
Bước 8. Kết thúc bức thư bằng cách viết một lời chào kết thúc sau đó là tên của bạn
Chọn một lời chào kết thúc có giọng điệu chuyên nghiệp, chẳng hạn như “Trân trọng”, “Xin chào” hoặc “Xin chào”. Sau đó, bỏ qua một dòng trống và viết ra họ tên của bạn.
Bạn có thể viết, "Trân trọng, Katie Williams."
Phương pháp 2/3: Xác định thời điểm thích hợp để gửi email
Bước 1. Bắt đầu quy trình trước ít nhất 2 tháng, nếu có thể
Tốt nhất là dành cho giảng viên nhiều thời gian nhất có thể để viết thư giới thiệu, đặc biệt là vì hầu hết các giảng viên đều có lịch làm việc rất bận rộn. Ngoài ra, bạn cũng cần thời gian để xem xét các tài liệu ứng tuyển và soạn thư yêu cầu đúng không? Đồng thời dành nhiều thời gian nhất có thể để nếu yêu cầu bị từ chối bởi giảng viên đầu tiên, bạn vẫn có thời gian để tìm giảng viên khác.
Ghi chú:
Chỉ đưa ra yêu cầu cho một giảng viên, trừ khi bạn cần nhiều hơn một thư giới thiệu. Đừng lãng phí thời gian của giáo viên nếu bạn không thực sự cần thư giới thiệu từ thầy.
Bước 2. Chọn một giảng viên có thể đưa ra những lời giới thiệu tích cực cho bạn
Để củng cố nội dung của một lá thư giới thiệu, hãy nhờ một giảng viên thực sự biết bạn viết nó. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng giảng viên được chọn cũng có ý kiến tích cực về hiệu suất và đặc điểm của bạn. Trả lời các câu hỏi sau để chọn giảng viên phù hợp:
- Anh ấy có biết tên tôi không?
- Anh ấy có thực sự hiểu màn trình diễn của tôi không?
- Tôi đã bao giờ tham gia nhiều hơn một lớp học do anh ấy dạy chưa?
- Học lực của tôi trong lớp có đủ tốt không?
- Anh ấy đã bao giờ làm việc với tôi ngoài giờ học chưa?
- Anh ấy có thấy sự tiến bộ của tôi khi còn là sinh viên không?
- Tôi có đạo đức và chuyên nghiệp trong lớp học không?
Bước 3. Kiểm tra thời hạn nộp thư giới thiệu
Vì thông tin về thời hạn nộp thư giới thiệu phải có trong email nên đừng quên kiểm tra trước. Hãy nhớ rằng, những gì phải kiểm tra là thời hạn nộp thư giới thiệu, không phải là hạn chót để nộp toàn bộ hồ sơ.
- Trong một số trường hợp, cả hai thời hạn sẽ rơi vào cùng một thời điểm.
- Nếu thư giới thiệu phải được tải lên cùng lúc với đơn đăng ký của bạn, hãy thử đặt thời hạn hoàn thành thư giới thiệu sớm để đảm bảo không bị sót giấy tờ khi đến hạn nộp đơn. Truyền đạt mong muốn đến giảng viên!
Bước 4. Dành ít nhất 5-6 tuần để giảng viên chuẩn bị thư giới thiệu, nếu có thể
Hãy nhớ rằng, phần lớn thời gian của ông dành cho việc giảng dạy, chấm điểm bài tập và đáp ứng các yêu cầu khác nhau của học sinh. Đó là lý do tại sao cơ hội nhận được phản hồi tích cực của bạn sẽ tăng lên nếu yêu cầu của bạn được gửi tốt trước thời hạn.
Vì thư giới thiệu nên được thực hiện bởi những giảng viên thực sự biết bạn, bạn nên chọn người đã dạy bạn trong học kỳ trước
Lời khuyên:
Thời điểm tốt nhất để nhờ giáo viên giúp đỡ là vào cuối học kỳ.
Bước 5. Đọc lại chi tiết đơn đăng ký để biết cách gửi thư giới thiệu được yêu cầu
Giả sử, các nhà chức trách sẽ cung cấp thông tin về cách gửi thư giới thiệu của bạn, chẳng hạn như qua đường bưu điện hoặc internet. Một số thư có thể được gửi qua email cho người phụ trách chương trình, nhưng những thư khác phải được tải lên cùng lúc với đơn đăng ký của bạn. Tìm hiểu trước thông tin để bạn có thể chuyển cho giảng viên.
Nói chung, giảng viên sẽ trực tiếp gửi thư đến các cơ quan có thẩm quyền mà không yêu cầu bạn đọc trước. Nếu bạn là người phải gửi thư, hãy làm rõ thông tin đó trong email. Nhiều khả năng, giảng viên sẽ cung cấp một thư giới thiệu trong một phong bì đã được niêm phong và có chữ ký trên con dấu. Do đó, bạn có thể không mở và / hoặc sửa đổi nội dung của nó
Phương pháp 3/3: Gửi Email
Bước 1. Sử dụng chủ đề email rõ ràng, rành mạch và có âm thanh chuyên nghiệp
Ngay từ đầu, hãy nói rõ mong muốn của bạn với giảng viên, bằng cách bao gồm một chủ đề rõ ràng của email. Bằng cách này, giảng viên sẽ nhận ra mức độ nghiêm túc trong yêu cầu của bạn và biết sơ lược của email trước khi đọc nội dung.
Ví dụ: bao gồm chủ đề của email có nội dung “Yêu cầu thư giới thiệu để đăng ký chương trình sau đại học”
Bước 2. Bao gồm một yêu cầu bằng văn bản trong nội dung của email
Như vậy, giảng viên có thể dễ đọc và dễ hiểu hơn. Không bao giờ gửi yêu cầu dưới dạng tệp đính kèm mà giảng viên phải mở hoặc tải xuống trước để đọc.
Bước 3. Đính kèm danh sách các thành tích trong quá khứ của bạn, cùng với sơ yếu lý lịch hoặc sơ yếu lý lịch của bạn
Dù mối quan hệ giữa hai bạn có tốt đến đâu thì rất có thể anh ấy sẽ không nhớ hết mọi thứ về bạn đúng không? Do đó, hãy giúp anh ấy tạo ra một lá thư giới thiệu tốt hơn bằng cách đính kèm một danh sách chi tiết về thành tích, quá trình làm việc và nền tảng giáo dục của bạn. Vì vậy, anh ta có thể xem xét nó cùng một lúc theo yêu cầu của bạn.
Nếu cần, bạn cũng có thể đính kèm một portfolio và một bài luận nháp đã được thực hiện. Cả hai đều có thể giúp giảng viên soạn thảo thư giới thiệu phù hợp hơn với mục tiêu hoặc sở thích chương trình của bạn
Lời khuyên:
Bao gồm tất cả thông tin ở dạng dấu đầu dòng để giảng viên dễ đọc và hiểu hơn.
Bước 4. Cung cấp thông tin về thời hạn nộp thư giới thiệu cùng với địa chỉ nhận thư
Hãy nhớ rằng, giảng viên sẽ dễ dàng gửi thư giới thiệu hơn nếu họ biết thời hạn và địa chỉ gửi thư. Do đó, đừng quên đưa thông tin này vào thư yêu cầu của bạn.
Ghi chú:
Nếu chương trình bạn muốn tham gia có định dạng viết thư giới thiệu mà bạn phải tuân theo, hãy đính kèm các quy tắc. Đảm bảo quá trình này dễ dàng nhất có thể cho giảng viên của bạn!
Lời khuyên
- Đính kèm bản sao sơ yếu lý lịch hoặc sơ yếu lý lịch của bạn vào email. Sau đó, giải thích rằng anh ta có thể sử dụng tệp đính kèm làm tài liệu tham khảo.
- Nếu bạn muốn nhắc giảng viên về thời hạn nộp thư giới thiệu, hãy thử gửi một email có chứa lời cảm ơn cũng như thông tin về thời hạn gửi thư giới thiệu, trước ít nhất một đến hai tuần.
- Nếu bạn muốn xin thư giới thiệu trong thời gian tương đối ngắn, bạn nên gặp trực tiếp giảng viên. Nếu bạn nhất thiết phải làm điều đó qua email, hãy nói rõ rằng bạn không phiền nếu họ không thể cung cấp thư giới thiệu.
- Nếu có thể, hãy gặp trực tiếp giảng viên để xin thư giới thiệu từ họ. Phương pháp này thực sự sẽ được hầu hết các giảng viên coi là lịch sự và cá nhân hơn.
Cảnh báo
- Hãy nhớ rằng, giảng viên không bắt buộc phải viết thư giới thiệu cho sinh viên của họ. Hầu hết các giảng viên thậm chí sẵn sàng đưa thư giới thiệu cho sinh viên mà họ đã biết rõ.
- Đừng yêu cầu giáo sư gửi cho bạn thư giới thiệu để bạn có thể đọc trước khi gửi. Những hành động như vậy sẽ bị anh ta coi là thiếu tôn trọng!
- Một số giảng viên có thể thích được gặp trực tiếp thay vì được mời trao đổi qua email. Do đó, đừng quên xem xét sở thích giao tiếp của giảng viên của bạn.
