Email là một trong những hình thức giao tiếp phổ biến nhất trong thế giới hiện đại. Biết cách giới thiệu bản thân với người khác qua email có thể cải thiện sự nghiệp và mạng lưới của bạn. Viết một email giới thiệu ngắn gọn và rõ ràng sẽ làm tăng cơ hội email được đọc và người đọc tương tác với bạn. Tránh một số lỗi phổ biến hơn để đảm bảo email của bạn nổi bật so với phần còn lại.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Bắt đầu email một cách mạnh mẽ
Bước 1. Đảm bảo rằng chủ đề của email rõ ràng
Người nhận cần biết sơ lược của email trước khi họ mở nó ra. Đảm bảo rằng nó ngắn gọn; bởi vì mọi thứ dài có thể trở nên phức tạp. Đối với email giới thiệu, bạn có thể viết "Giới thiệu - Tên của bạn".
- Hãy chắc chắn rằng bạn viết ra chủ đề đầu tiên! Sai lầm thường xảy ra là quên viết về email.
- Thiết bị di động thường chỉ hiển thị khoảng 25-30 ký tự trong chủ đề, vì vậy hãy đảm bảo giữ cho nó ngắn gọn.
Bước 2. Mở đầu bằng lời chào doanh nghiệp
Đừng bắt đầu bằng "Xin chào" hoặc "Xin chào". Lời chào như thế này chỉ khi bạn đã biết người đó. Bắt đầu với lời chào doanh nghiệp phù hợp. Tránh sử dụng tên của người nhận.
- "To Miss / Sir / Madam" - Nếu bạn không chắc chắn về tình trạng hôn nhân của người nhận là nữ, hãy luôn sử dụng Miss để lịch sự hơn.
- "Gửi tới các bên quan tâm" - Lời chào này chỉ nên được sử dụng nếu bạn không chắc ai sẽ nhận được tin nhắn.
Bước 3. Giới thiệu bản thân
Câu đầu tiên nên giới thiệu bản thân với người nhận. Điều này cho phép họ liên kết tên với phần còn lại của email.
- "Tôi …"
- Đưa ra tiêu đề nếu có. Nếu bạn có nhiều bằng cấp, chỉ cần chọn bằng cấp quan trọng nhất hoặc có liên quan.
Phương pháp 2/3: Giữ cho email ngắn gọn
Bước 1. Giải thích cách bạn có thể lấy địa chỉ email của người nhận
Cho người nhận biết bạn đã tìm thấy thông tin liên hệ của họ như thế nào. Điều này giúp cho thấy rằng bạn đang làm theo đúng cách để tiếp cận họ.
- "Người quản lý văn phòng của bạn đã cho tôi địa chỉ email này"
- "Tôi tìm thấy địa chỉ email này trên trang web của bạn"
- "So-so-so-and-so-so-so-so-and-so đã nói rằng tôi nên gọi cho bạn"
Bước 2. Nói về lần cuối cùng hai bạn gặp nhau (nếu có)
Đánh thức trí nhớ của ai đó sẽ tạo ra nhiều sự gắn kết hơn.
- "Chúng tôi đã nói ngắn gọn tại hội nghị tuần trước"
- "Chúng ta đã nói chuyện qua điện thoại ngày hôm qua"
- "Tôi đã xem bài thuyết trình của bạn trên …"
Bước 3. Chia sẻ sở thích chung
Điều này giúp bạn liên lạc với người nhận và làm cho email doanh nghiệp của bạn ít bị ngắt quãng hơn. Để xác định sở thích chung, bạn có thể thực hiện một nghiên cứu nhỏ về người nhận email. Ngoài ra, hãy xem Facebook, Twitter và LinkedIn.
- Hãy chắc chắn rằng bạn cho biết nơi bạn tìm thấy mối quan tâm chung này, nếu không bạn có thể bị coi là một kẻ theo dõi.
- Nếu có thể, hãy giữ nội dung email liên quan đến một doanh nghiệp liên quan đến mối quan tâm chung, chẳng hạn như điều gì đó trong lĩnh vực của bạn hoặc một niềm đam mê nghề nghiệp chung mà bạn muốn chia sẻ.
Bước 4. Đưa ra lý do bạn muốn kết nối
Đừng đợi quá lâu để đi đến cốt lõi của email. Sẽ không ai đọc email thêm vài đoạn trước khi đi vào vấn đề email của bạn. Giải thích rõ ràng và ngắn gọn những gì bạn muốn và lý do bạn liên hệ với người đó. Nếu bạn đang yêu cầu tư vấn hoặc đưa ra một số yêu cầu khác, hãy đảm bảo rằng yêu cầu được quản lý tốt, đặc biệt nếu đây là lần liên hệ đầu tiên của bạn.
- “Tôi muốn tìm hiểu thêm về…”
- "Tôi muốn gặp cô để thảo luận…"
- "Tôi muốn ý kiến của bạn về …"
Bước 5. Đảm bảo rằng email của bạn tập trung vào một chủ đề
Một email quanh co sẽ khiến người nhận mất hứng thú hoặc quên mất lý do tại sao bạn lại gửi email. Giữ cho email giới thiệu của bạn đơn giản và chỉ hỏi người nhận một điều.
Phương pháp 3/3: Kết thúc Email
Bước 1. Cảm ơn người nhận đã dành thời gian
Việc đọc toàn bộ email đòi hỏi sự nghiêm túc, vì vậy hãy nhớ cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc nó. Phép lịch sự đơn giản này sẽ cải thiện đáng kể tâm trạng của người nhận và tăng cơ hội nhận được phản hồi.
- "Tôi đánh giá cao bạn đã dành thời gian để đọc email này."
- "Cảm ơn bạn đã dành thời gian ra khỏi lịch trình của mình để đọc cái này."
Bước 2. Chuẩn bị lời kêu gọi hành động
Yêu cầu người nhận trả lời email, cuộc gọi, suy nghĩ về đề xuất của bạn hoặc bất kỳ điều gì khác để khiến họ tham gia. Một cách khác để tăng sự gắn kết là đặt câu hỏi.
- "Hãy gọi cho tôi khi bạn có thời gian rảnh"
- "Một lúc nào đó chúng ta hãy gặp nhau để ăn trưa nhé"
- "Bạn nghĩ về điều gì…?"
- "Tôi mong đợi sự hồi đáp của bạn"
Bước 3. Kết thúc email
Khi kết thúc một email chuyên nghiệp, hãy đảm bảo nói lời cảm ơn một cách ngắn gọn. Một lời chào cuối cùng đơn giản sẽ giữ cho email chuyên nghiệp nhưng vẫn bày tỏ lòng biết ơn của bạn.
- "Trân trọng",
- "Cảm ơn bạn",
- "Trân trọng",
- Tránh nói "Lời chào trân trọng", "Trân trọng", "Chúc mừng!", "Lời chào bình an", "Cảm ơn sự quan tâm của bạn".
Bước 4. Bao gồm chữ ký
Nếu bạn chưa định cấu hình dịch vụ email của mình để bao gồm chữ ký, hãy đảm bảo kết thúc email bằng tên, chức danh và thông tin liên hệ của bạn. Đừng áp đảo phần này với năm số điện thoại, hai địa chỉ email và ba trang web. Hãy đơn giản hóa để người nhận biết cách tốt nhất để kết nối lại với bạn. Tránh đưa dấu ngoặc kép vào chữ ký của bạn.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Bước 5. Kiểm tra chính tả của email
Trước khi nhấp vào nút "Gửi", hãy dành một chút thời gian để đọc email của bạn một vài lần và sửa bất kỳ lỗi nào bạn tìm thấy. Email này có thể sẽ là liên hệ đầu tiên của bạn với người nhận, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn để lại ấn tượng tốt nhất. Lỗi chính tả và ngữ pháp sẽ ngay lập tức làm cho email của bạn trông kém chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
