Ai nói rằng viết email là cách dễ nhất để giao tiếp? Thực tế, viết email cũng có đạo đức. Nói cách khác, phong cách ngôn ngữ trong e-mail nhắm đến bạn cùng lớp và dành cho giảng viên tất nhiên phải được phân biệt, đặc biệt vì giáo dục chính quy là cửa ngõ dẫn đến sự nghiệp chuyên môn tiềm năng. Đó là lý do tại sao, tất cả các tương tác xảy ra trong đó phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp, kể cả khi gửi email. Ví dụ, các email phải luôn được gửi bằng địa chỉ email học thuật của bạn và phải luôn được mở đầu bằng lời chào trang trọng. Đối xử với sự tương tác như một lá thư kinh doanh chính thức. Đó là, hãy trình bày ý kiến của bạn một cách rõ ràng, ngắn gọn và rõ ràng, đồng thời sử dụng tốt ngữ pháp!
Bươc chân
Phần 1/3: Tạo ấn tượng tích cực
Bước 1. Đọc đề cương của khóa học để tìm ra câu trả lời cho các câu hỏi của bạn
Nói chung, các câu hỏi của bạn đã được trả lời trong tài liệu do giảng viên cung cấp ở phần đầu của quá trình giảng. Kết quả là, khăng khăng hỏi giáo sư của bạn sẽ chỉ khiến bạn trông giống như một sinh viên không nghiêm túc và nó cũng có thể khiến giảng viên khó chịu vì nội dung email của bạn đang chiếm nhiều thời gian quý báu.
- Đề cương môn học nói chung sẽ chứa thông tin về bài tập, thời hạn nộp bài, chính sách trong lớp và định dạng bài tập.
- Nếu giảng viên chỉ cung cấp danh sách đọc, không có gì sai khi gửi email để hỏi tài liệu chưa được giải thích trong giáo trình bài giảng.
Bước 2. Sử dụng địa chỉ email học tập của bạn
Rất có thể, giáo sư của bạn sẽ nhận được hàng chục đến hàng chục email mỗi ngày. Đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng địa chỉ email học thuật để email không tự động kết thúc trong hộp thư rác. Ngoài ra, gửi email với địa chỉ email học thuật trông sẽ chuyên nghiệp hơn nhiều và sẽ giúp giảng viên xác định rõ ràng tên người gửi, đặc biệt là vì địa chỉ email học thuật thường bao gồm họ tên của sinh viên.
Bước 3. Bao gồm một chủ thể đại diện
Nói cách khác, hãy đảm bảo rằng nội dung email của bạn được giảng viên biết đến, ngay cả khi anh ta chỉ đọc chủ đề. Biết được mục đích của email ngay từ đầu sẽ giúp giảng viên của bạn dành thời gian thích hợp để đọc và trả lời nó. Do đó, hãy luôn bao gồm một tiêu đề email rõ ràng và ngắn gọn!
Ví dụ, bạn có thể viết “Câu hỏi về Bài tập gần đây” hoặc “Bài luận cuối khóa”
Bước 4. Bắt đầu email bằng cách đề cập đến tên và chức danh của giảng viên
Bất kể lời chúc của bạn quan trọng như thế nào, hãy luôn bắt đầu email của bạn bằng một lời chào trang trọng, như khi bạn viết một bức thư trang trọng tương tự. Ví dụ: bắt đầu email bằng cách viết “Kính gửi. NS. Jones,”theo sau là dấu phẩy. Đừng quên sử dụng biệt danh phù hợp với sở thích của giảng viên, bạn nhé!
- Nếu bạn không chắc rằng giảng viên được đề cập đã lấy bằng tiến sĩ, chỉ cần xưng hô với anh ta là “Mr. Jones”.
- Nếu hai bạn có những tương tác cá nhân thường xuyên, không có gì sai khi sử dụng một lời chào bình thường hơn, chẳng hạn như “Xin chào, thưa ngài / bác sĩ. Jones."
Phần 2/3: Soạn nội dung email
Bước 1. Xác định rõ ràng bản thân
Vì giảng viên được đề cập không chỉ dạy bạn, nên có khả năng họ cần được nhắc nhở về danh tính của bạn. Do đó, hãy luôn bắt đầu email bằng cách nêu rõ tên của bạn, cũng như tên khóa học đã đưa bạn đến với nhau và giờ giảng, chẳng hạn như "Lớp học tiếp thị vào buổi chiều."
Bước 2. Tập trung vào quan điểm của bạn
Hãy nhớ rằng, giảng viên là những người rất bận rộn. Do đó, hãy đảm bảo nội dung email của bạn không phức tạp để không mất quá nhiều thời gian vào những việc không quan trọng. Hãy trình bày quan điểm của bạn một cách ngắn gọn, đơn giản và rõ ràng, đồng thời tránh những chi tiết không quan trọng hoặc không liên quan.
Ví dụ, nếu bạn có câu hỏi liên quan đến nhiệm vụ, hãy nói rõ ràng: “Tôi muốn hỏi bạn điều gì đó liên quan đến nhiệm vụ mà bạn đã giao vào thứ Năm tuần trước. Nhiệm vụ thực sự phải được thực hiện theo nhóm hay riêng lẻ, đúng không, thưa bà / bà?”
Bước 3. Viết thành câu hoàn chỉnh
Hãy nhớ rằng, những email này không phải là tải lên Facebook hoặc tin nhắn văn bản cho đồng nghiệp của bạn! Đó là, hãy luôn sử dụng những câu hoàn chỉnh và trang trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
- Ví dụ, đừng viết, "Tài liệu trong buổi học trước rất tuyệt, thưa bà / bà!"
- Thay vào đó, hãy thử viết, "Cảm ơn vì tài liệu cuối cùng mà bạn đã dạy đã khai sáng cho sự hiểu biết của tôi."
Bước 4. Sử dụng âm email phù hợp
Khi tiếp xúc với giáo viên lần đầu tiên, hãy nhớ sử dụng giọng điệu và ngữ pháp chuyên nghiệp. Đó là, không sử dụng biểu tượng cảm xúc vì bất kỳ lý do gì! Nếu bạn đã nhắn tin cho giảng viên nhiều lần, bạn cũng nên viết email của mình với giọng điệu bình thường hơn, đặc biệt nếu giảng viên là người đầu tiên hành động một cách thân mật (như gửi cho bạn biểu tượng cảm xúc).
Bước 5. Trình bày yêu cầu của bạn một cách lịch sự
Trên thực tế, khá nhiều sinh viên thích đưa ra yêu cầu đối với giảng viên của mình. Đừng làm điều đó, bởi vì nó sẽ không giúp bạn nhận được bất cứ điều gì! Thay vào đó, hãy nêu ý định của bạn dưới dạng một yêu cầu mà giáo sư của bạn có thể đồng ý hoặc có thể không đồng ý.
Ví dụ, nếu bạn muốn xin gia hạn thời hạn nộp bài, đừng viết “Bà tôi mới mất gần đây, vậy xin hãy gia hạn thời hạn nộp bài, được không?” Thay vào đó, hãy viết một câu lịch sự hơn như vậy. như, "Tôi xin lỗi ông / bà, Tuần này đối với tôi rất vất vả vì bà tôi vừa qua đời. Nếu vậy, bà có sẵn lòng cho tôi gia hạn thời gian nộp bài không?"
Bước 6. Sử dụng đúng dấu câu
Nếu email hướng đến những người đồng cấp, tất nhiên người nhận email sẽ không gặp vấn đề với việc đặt dấu chấm hoặc dấu phẩy không chính xác. Tuy nhiên, nếu email dành cho giáo viên, hãy đảm bảo rằng mỗi dấu câu được đặt đúng chỗ.
Bước 7. Viết từng từ đúng chính tả
Bất chấp việc sử dụng rộng rãi ngôn ngữ văn bản trên internet, đừng bao giờ sử dụng nó trong một email chuyên nghiệp! Nói cách khác, hãy viết từng từ ở dạng đầy đủ, chẳng hạn như “Mr” thay vì “Mr”. Sử dụng đúng chính tả để làm cho email của bạn trông chuyên nghiệp hơn!
Đừng quên kiểm tra tính chính xác của nội dung email với sự trợ giúp của ứng dụng hoặc chương trình máy tính để kiểm tra chính tả
Bước 8. Đặt các chữ cái in hoa một cách chính xác
Đặc biệt, các từ được liệt kê ở đầu câu phải được viết hoa, cũng như một số loại danh từ (chẳng hạn như biệt hiệu). Đừng coi email như cuộc trò chuyện nhắn tin văn bản và đảm bảo rằng bạn luôn viết hoa chính xác.
Phần 3/3: Kết thúc Email
Bước 1. Nêu những hành động mà giáo viên của bạn cần thực hiện
Nói cách khác, hãy đảm bảo rằng mong muốn hoặc yêu cầu của bạn được nêu rõ ràng ở cuối email. Ví dụ, nếu bạn muốn anh ấy hồi âm, đừng quên nói như vậy. Nếu bạn cảm thấy cần gặp anh ấy, hãy chuyển tải mục đích đó.
Bước 2. Đọc lại ngữ pháp được sử dụng trong email
Quét email để đảm bảo không mắc lỗi ngữ pháp nào. Thông thường, quá trình này sẽ giúp bạn phát hiện một hoặc hai lỗi nhỏ cần được sửa.
Bước 3. Đọc lại email từ quan điểm của giáo viên của bạn
Đảm bảo rằng email của bạn không giống như bạn đang đòi hỏi điều gì đó. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng ý định của bạn được truyền đạt một cách đơn giản, rõ ràng và không bị tô màu bởi những thông tin cá nhân kém quan trọng. Ngoài việc không hiệu quả, hành vi này còn không chuyên nghiệp.
Bước 4. Kết thúc email bằng một lời chào trang trọng khi kết thúc
Cũng giống như khi bạn bắt đầu email của mình bằng một lời chào chuyên nghiệp, hãy làm tương tự để kết thúc email. Ví dụ: sử dụng lời chào kết thúc trang trọng như "Trân trọng" hoặc "Xin chào", theo sau là dấu phẩy và kết thúc bằng tên đầy đủ của bạn.
Bước 5. Gửi lại email sau một tuần
Sau khi email đã được gửi đi, đừng tiếp tục khủng bố giáo sư của bạn để trả lời. Tuy nhiên, nếu email của bạn không được trả lời trong một tuần hoặc hơn, bạn nên thử gửi lại cùng một email, đề phòng trường hợp anh ấy bỏ lỡ email đầu tiên của bạn.
Bước 6. Trả lời email trả lời bạn nhận được
Sau khi nhận được email trả lời từ giảng viên được đề cập, đừng quên trả lời để chứng tỏ rằng bạn đã nhận được email đúng cách. Ví dụ: bạn có thể chỉ cần gửi một thư cảm ơn ngắn hoặc, nếu cần, hãy gửi một câu trả lời dài hơn với các quy tắc viết tương tự để giữ cho nó có vẻ chuyên nghiệp. Nếu vấn đề hoặc câu hỏi của bạn chưa được trả lời qua email, hãy thử yêu cầu anh ấy gặp trực tiếp.
- Ví dụ, bạn có thể viết, “Cảm ơn vì đã phản hồi, thưa ông / bà. Hẹn gặp lại các bạn trong lớp."
- Nếu bạn cảm thấy cần gặp giảng viên sau đó, hãy thử viết, “Tôi thực sự đánh giá cao quan điểm của bạn về vấn đề này. Nếu muốn, tôi có thể gặp trực tiếp để trao đổi cụ thể hơn được không?”
