Khi gửi thư đến hộp thư bưu điện, hoặc Hộp thư bưu điện, điểm khác biệt chính là bạn viết ra một số Hộp thư bưu điện cụ thể thay vì địa chỉ thông thường. Bắt đầu bằng cách viết tên người nhận trên dòng đầu tiên, tiếp theo là tên doanh nghiệp hoặc công ty mà anh ta đại diện, nếu có. Viết số Hộp thư bưu điện bên dưới nó, sau đó là thành phố, khu vực và mã bưu điện. Để đảm bảo giao hàng nhanh chóng và chính xác, hãy đảm bảo rằng định dạng địa chỉ tuân theo các nguyên tắc được mô tả bởi dịch vụ bưu chính trong khu vực của bạn.
Bươc chân
Phần 1/2: Gửi Thư hoặc Gói hàng
Bước 1. Bắt đầu viết địa chỉ giao hàng vào giữa phong bì
Tên và địa chỉ của cá nhân hoặc tổ chức dự định gửi thư phải được viết ở phía trước và chính giữa. Đặt phần thông tin quan trọng này ở một nơi dễ thấy sẽ làm cho bức thư được sắp xếp và gửi dễ dàng hơn.
Nếu địa chỉ nhận hàng không rõ ràng hoặc viết sai chỗ, thư có thể nhận được cách xử lý không chính xác
Bước 2. Viết họ và tên của người nhận vào dòng đầu tiên
Trong hầu hết các tình huống, điều này là đủ để đưa lá thư vào đúng tay. Bạn cũng có thể nhập chữ viết tắt giữa của tên người đó nếu bạn biết. Nếu có thể có sự nhầm lẫn về người mà lá thư được gửi đến, tốt nhất là sử dụng tên đầy đủ.
- Những lá thư được gửi đến “John Alexander Smith” ít có khả năng bị nhầm người hơn những lá thư được gửi đến “John Smith”.
- Để càng cụ thể càng tốt, hãy nhập danh tính của người nhận cùng với chức danh chính thức, chẳng hạn như “Bà”, “Tiến sĩ” hoặc “Jr.”, nếu cần.
Bước 3. Viết ra tên của công ty hoặc tổ chức
Nếu bạn đang gửi thư cho đại diện của một nhóm, tên của nhóm này phải được nhập sau tên của cá nhân đó. Ví dụ: 2 dòng đầu tiên của địa chỉ gửi thư được gửi đến một tổ chức kinh doanh sẽ trông giống như- “John A. Smith / ACME Innovations Inc.”
Không cần nhập bất kỳ thông tin nhận dạng bổ sung nào, chẳng hạn như chức danh chính thức hoặc mô tả công việc của người đó
Bước 4. Nhập số Hộp thư bưu điện
Địa chỉ hộp thư luôn bắt đầu bằng từ “Hộp thư bưu điện” theo sau là số hộp thư riêng lẻ, thường là 2-5 chữ số. Bưu điện Hoa Kỳ yêu cầu người gửi không bao gồm dấu chấm câu khi viết địa chỉ Hộp thư bưu điện. Ví dụ: hãy viết “Hộp thư bưu điện”, không phải “P. O. Hộp."
- Nhiều doanh nghiệp (và một số cá nhân) nhận thư trong hộp thư thay vì địa chỉ thông thường, nghĩa là bạn chỉ cần gửi thư đến một địa chỉ chứ không phải cả hai.
- Cách thức hoạt động của PO Box hơi khác nhau ở mỗi quốc gia. Do đó, các tùy chọn vận chuyển với cùng một số có thể không khả dụng khi bạn gửi thư hoặc gói hàng đi quốc tế.
Bước 5. Thêm thành phố, khu vực và mã bưu điện trên dòng cuối cùng
Cuối cùng, viết chi tiết khu vực mà bức thư sẽ được gửi đi. Tách các thành phố và vùng hoặc tỉnh bằng dấu phẩy, đồng thời cung cấp khoảng cách giữa các vùng và mã bưu điện. Ở một số khu vực, chẳng hạn như Pháp và một số khu vực của Canada, mã bưu chính có thể được viết trước tên thành phố.
- Sử dụng 2 chữ cái viết tắt cho tiểu bang hoặc lãnh thổ theo quy định của bưu điện, chẳng hạn như “Los Angeles, CA” hoặc “New York, NY”.
- Nếu bạn muốn gửi thư đến một địa chỉ quốc tế, hãy nhập tên quốc gia vào dòng ngay bên dưới tên thành phố và mã bưu điện.
Phần 2/2: Hoàn thành Thông tin Vận chuyển Yêu cầu
Bước 1. Tìm số PO Box chưa biết
Bạn có thể tìm thấy địa chỉ thực của người hoặc tổ chức bạn muốn viết thư bằng cách thực hiện tìm kiếm nhanh trên internet. Địa chỉ cũng có thể được in ở đâu đó trên bao bì của gói hàng bạn đã mua. Địa chỉ sẽ được hiển thị như nó phải được viết trên thư. Vì vậy, khi nghi ngờ, chỉ cần sao chép nó chính xác như nó xuất hiện.
- Nếu bạn đang gửi thư trả lời, bạn có thể tìm thấy số Hộp thư bưu điện trên dòng đầu tiên hoặc dòng thứ hai của địa chỉ trả lại ở góc trên bên trái của phong bì.
- Liên hệ với Dịch vụ Danh bạ hoặc gửi biểu mẫu yêu cầu Đạo luật Tự do Thông tin (FOIA) cho một số Hộp thư bưu điện không được liệt kê công khai.
Bước 2. Sử dụng chữ viết dễ đọc
Khi bạn viết xong địa chỉ trên lá thư, hãy chú ý đến nét chữ của bạn và đảm bảo rằng nó rõ ràng. Hãy nhớ rằng thư của bạn đang được xử lý, sắp xếp và gửi bởi người khác, người này sẽ có thể đọc được thư ngay lập tức.
- Luôn luôn sử dụng các chữ cái in để viết ra thông tin. Chữ thảo và các chữ cái đẹp khác có thể khó hiểu.
- Viết hoa toàn bộ có thể hữu ích nếu chữ viết tay của bạn có xu hướng trông vội vã hoặc lộn xộn.
- Nếu bạn không chắc liệu địa chỉ có dễ đọc đối với người nước ngoài hay không, hãy viết lại địa chỉ đó bằng cách sử dụng một phong bì mới để đề phòng.
Bước 3. Ghi lại địa chỉ trả hàng
Viết địa chỉ của chính bạn ở góc trên bên trái của phong bì hoặc gói hàng. Địa chỉ trả hàng phải có cùng kích thước với địa chỉ đích hoặc nhỏ hơn một chút. Nếu không, nó có thể bị hiểu sai thành địa chỉ đích.
Viết ra địa chỉ dễ liên hệ với bạn nhất
Bước 4. Đóng dấu
Dán tem hoặc nhãn vận chuyển trả trước gần góc trên cùng bên phải để thanh toán phí vận chuyển. Đảm bảo rằng tem hoặc nhãn không che cả hai địa chỉ hoặc bất kỳ thông tin vận chuyển nào.
- Sử dụng máy tính cước phí để tính chi phí vận chuyển hoặc nhờ nhân viên bán hàng giúp đỡ.
- Thư quốc tế cũng có thể yêu cầu thêm bưu phí hoặc các hình thức đặc biệt. Biểu mẫu này phải được hoàn thành và gửi trực tuyến trước khi gói hàng được vận chuyển.
Bước 5. Kiểm tra bất kỳ lỗi nào
Trước khi gửi thư, hãy xem lại thông tin bạn đã viết ra và đảm bảo rằng nó chính xác. Điều rất quan trọng là bạn phải đảm bảo các chi tiết của các con số là chính xác. Khi bạn đã hài lòng với bức thư của mình, hãy bỏ nó vào hộp thư hoặc mang đến bưu điện để giao hàng.
Người chuyển phát nhanh có thể hiểu ý bạn nếu bạn mắc lỗi đánh máy, chẳng hạn như “Indianapolis, IN”, nhưng nếu số PO Box hoặc mã bưu điện không chính xác, thư có thể được gửi đến một địa điểm khác hoặc không thể chuyển được
Lời khuyên
- Viết địa chỉ của người nhận bằng bút mực hoặc bút đánh dấu cố định bằng mực đậm. Tránh sử dụng bút chì.
- Giữ cho chữ viết của bạn có kích thước phù hợp để thông tin trên phong bì trông không lộn xộn.
