Có hai loại kế hoạch quản lý thay đổi. Loại kế hoạch đầu tiên giải quyết tác động của sự thay đổi đối với tổ chức, giúp giảm bớt quá trình chuyển đổi. Loại kế hoạch thứ hai giám sát những thay đổi cụ thể của dự án, dẫn đến một bản ghi rõ ràng về những thay đổi đối với phạm vi dự án. Cả hai kế hoạch đều nhằm mục đích truyền đạt rõ ràng và chính xác những gì cần phải làm.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Viết kế hoạch quản lý thay đổi tổ chức
Bước 1. Chỉ ra lý do đằng sau sự thay đổi
Liệt kê các yếu tố dẫn đến quyết định thay đổi, chẳng hạn như hiệu suất kém, công nghệ mới hoặc sự thay đổi trong sứ mệnh của tổ chức.
Một cách tiếp cận có thể được sử dụng là mô tả tình hình hiện tại và tình huống tương lai mà tổ chức muốn tạo ra
Bước 2. Xác định loại và phạm vi thay đổi
Mô tả ngắn gọn bản chất của dự án thay đổi. Xác định xem thay đổi này có ảnh hưởng đến chức danh công việc, quy trình kinh doanh, thay đổi chính sách và / hoặc cơ cấu tổ chức hay không. Liệt kê các phòng ban, nhóm làm việc, hệ thống hoặc các thành phần khác sẽ trải qua các thay đổi.
Bước 3. Mô tả hỗ trợ của các bên liên quan
Liệt kê tất cả các bên sẽ bị ảnh hưởng bởi thay đổi được đề xuất, ví dụ: quản lý cấp cao, quản lý dự án, nhà tài trợ dự án, người dùng cuối và / hoặc nhân viên. Đối với mỗi bên, hãy viết ra liệu bên đó có ủng hộ thay đổi hay không.
- Cân nhắc tạo một sơ đồ để truyền đạt điều này một cách rõ ràng và ngắn gọn. Một ví dụ là liệt kê Mức độ nhận thức, Mức độ hỗ trợ và Ảnh hưởng của mỗi bên được xếp hạng theo thang điểm Cao / Trung bình / Thấp.
- Nếu có thể, hãy thực hiện một cuộc phỏng vấn trực tiếp để đo lường sự hỗ trợ.
Bước 4. Hình thành nhóm quản lý thay đổi
Nhóm này chịu trách nhiệm cung cấp thông tin cho tất cả các bên, lắng nghe các mối quan tâm và đảm bảo quá trình thay đổi diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Chọn những người có uy tín trong tổ chức và kỹ năng giao tiếp tốt.
Nhóm này cũng nên có các thành viên từ cấp điều hành cấp cao. Nhấn mạnh rằng họ có trách nhiệm thúc đẩy sự thay đổi chứ không chỉ đưa ra sự chấp thuận
Bước 5. Phát triển một cách tiếp cận để quản lý
Sự hỗ trợ đầy đủ từ những người quan trọng trong tổ chức là rất quan trọng cho sự thành công của thay đổi. Cho nhân viên cấp cao cơ hội cung cấp phản hồi và làm việc với họ để tạo ra vai trò tích cực trong việc thể hiện và dẫn dắt sự thay đổi.
Bước 6. Tạo một kế hoạch cho mỗi bên quan tâm
Đánh giá rủi ro và mối quan tâm của tất cả các bên, kể cả những người ủng hộ sự thay đổi. Chỉ định nhóm quản lý giải quyết các mối quan tâm.
Bước 7. Lập kế hoạch giao tiếp
Giao tiếp là thành phần quan trọng nhất trong quản lý thay đổi. Thường xuyên liên lạc với những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi. Nhấn mạnh lý do đằng sau sự thay đổi và những lợi ích thu được từ sự thay đổi.
- Các bên quan tâm nên chấp nhận giao tiếp cá nhân hai mặt. Gặp mặt trực tiếp hay trực tiếp đều rất quan trọng.
- Thông tin liên lạc nên đến từ một nhà tài trợ thay đổi cấp cao, từ người giám sát trực tiếp của bạn và từ những người khác được các bên quan tâm tin cậy. Tất cả các giao tiếp phải truyền tải một thông điệp nhất quán.
Bước 8. Theo dõi trận đấu
Luôn có những người chống lại sự thay đổi. Trận đấu này ở cấp độ cá nhân. Vì vậy, hãy giao tiếp với người đó để hiểu lý lẽ của họ. Theo dõi các khiếu nại để nhóm quản lý thay đổi có thể giải quyết chúng. Những lý do phổ biến cho sự phản kháng bao gồm:
- Không có động lực để thay đổi, không có cảm giác cấp bách
- Không hiểu về tình hình tổng thể hoặc tại sao cần thay đổi
- Thiếu đầu vào trong quy trình
- Không chắc chắn về đảm bảo công việc, các vai trò trong tương lai hoặc các nhu cầu và kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong tương lai.
- Ban Giám đốc không đáp ứng được các kỳ vọng liên quan đến việc thực hiện thay đổi hoặc truyền thông
Bước 9. Vượt qua chướng ngại vật
Nhiều khiếu nại cần được giải quyết bằng cách cải thiện thông tin liên lạc hoặc thay đổi chiến lược truyền thông để giải quyết các vấn đề cụ thể. Một số khiếu nại yêu cầu một cách tiếp cận bổ sung mà bạn có thể đưa vào như một phần của kế hoạch hoặc bạn có thể ủy quyền cho nhóm quản lý để họ có thể làm những gì cần thiết. Xem xét các bước nào là phù hợp trong tổ chức của bạn:
- Đối với việc thay đổi vai trò hoặc quy trình làm việc, hãy ưu tiên đào tạo nhân viên.
- Nếu bạn dự đoán tinh thần xuống thấp hoặc giai đoạn chuyển tiếp căng thẳng, hãy giải quyết các sự kiện của công ty hoặc phúc lợi của nhân viên.
- Nếu các bên quan tâm không có động cơ thay đổi, hãy khuyến khích.
- Nếu các bên quan tâm cảm thấy không tham gia vào quá trình thay đổi, hãy triệu tập một cuộc họp để thu thập phản hồi và xem xét kế hoạch thay đổi.
Phương pháp 2/2: Theo dõi các thay đổi của dự án
Bước 1. Xác định vai trò quản lý thay đổi
Lập danh sách các vị trí sẽ được bổ nhiệm cho dự án này. Mô tả trách nhiệm và kỹ năng cần thiết cho từng vị trí. Tối thiểu, hãy bao gồm một người quản lý dự án để thực hiện các thay đổi hàng ngày và một nhà tài trợ dự án để theo dõi tiến độ chung và đưa ra các quyết định thay đổi lớn.
Đối với một dự án rộng lớn trong một tổ chức lớn, hãy chia vai trò quản lý dự án thành nhiều người có kiến thức chuyên môn
Bước 2. Xem xét việc tạo một bảng kiểm soát thay đổi
Các dự án phát triển phần mềm thường có Ban kiểm soát thay đổi bao gồm đại diện của mỗi nhóm quan tâm. Ban này là người chấp thuận các yêu cầu thay đổi chứ không phải người quản lý dự án và truyền đạt quyết định cho các bên quan tâm. Cách tiếp cận này hoạt động tốt đối với các dự án liên quan đến nhiều nhóm và dự án có phạm vi và mục tiêu tối thiểu thường yêu cầu đánh giá lại.
Bước 3. Tạo quy trình thực hiện các yêu cầu thay đổi
Một khi ai đó trong nhóm thay đổi đã tìm ra bước tiếp theo, làm thế nào để bạn biến một ý tưởng thành hiện thực? Mô tả quá trình này với sự thống nhất của nhóm. Thí dụ:
- Các thành viên trong nhóm điền vào biểu mẫu Yêu cầu Thay đổi và gửi cho người quản lý dự án.
- Người quản lý dự án nhập biểu mẫu vào Bản ghi Yêu cầu Thay đổi và điều chỉnh bản ghi này khi các thay đổi được thực hiện hoặc bị từ chối.
- Người quản lý yêu cầu các thành viên trong nhóm viết một kế hoạch cụ thể và ước tính mức độ nỗ lực sẽ cần đến.
- Người quản lý dự án gửi kế hoạch cho nhà tài trợ dự án để phê duyệt hoặc từ chối.
- Thực hiện các thay đổi. Các bên quan tâm thường xuyên được thông báo về sự phát triển.
Bước 4. Tạo biểu mẫu yêu cầu thay đổi
Dữ liệu bên dưới phải được đưa vào mỗi khi yêu cầu thay đổi được thực hiện và được nhập vào nhật ký thay đổi:
- Thay đổi ngày yêu cầu
- Thay đổi số yêu cầu do người quản lý dự án chỉ định
- Tiêu đề và giải thích
- Tên người nộp đơn, địa chỉ email và số điện thoại
- Mức độ ưu tiên (Cao, Trung bình hoặc Thấp). Các kế hoạch quản lý thay đổi khẩn cấp có thể yêu cầu thời hạn cụ thể.
- Số sản phẩm và phiên bản (dành cho các dự án phần mềm)
Bước 5. Nhập thông tin bổ sung vào ghi chú thay đổi
Hồ sơ thay đổi nên ghi lại các quyết định và việc thực hiện. Ngoài thông tin được sao chép từ biểu mẫu yêu cầu thay đổi, bạn phải chuẩn bị một nơi để viết những điều sau:
- Dấu hiệu chấp thuận hoặc từ chối
- Chữ ký của người chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu
- Thay đổi thời hạn thực hiện
- Thay đổi ngày hoàn thành
Bước 6. Giám sát các quyết định quan trọng
Ngoài việc ghi chú hàng ngày, việc theo dõi các quyết định quan trọng sẽ có lợi cho dự án. Những hồ sơ này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc theo dõi các dự án dài hạn hoặc các dự án đang có sự thay đổi về lãnh đạo. Những hồ sơ này cũng có thể hướng dẫn giao tiếp với khách hàng hoặc quản lý cấp cao. Đối với bất kỳ thay đổi nào đối với thời hạn, phạm vi dự án hoặc yêu cầu, mức độ ưu tiên hoặc chiến lược, hãy bao gồm thông tin sau:
- Những người đưa ra quyết định
- Ngày quyết định
- Tóm tắt lý do đằng sau quyết định và quá trình ra quyết định. Bao gồm các tài liệu liên quan đến quá trình này.
