Có nhiều cách để tăng năng suất, mặc dù điều này nói thì dễ hơn làm. Bắt đầu bằng cách lập kế hoạch cho những thay đổi nhỏ, sau đó thực hiện chúng đủ tốt để trở thành một thói quen. Một khi một khuôn mẫu mới được hình thành, thói quen thực hiện những thay đổi nhỏ có thể mang lại kết quả lớn.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Cải thiện quy trình làm việc
Bước 1. Đặt ưu tiên với tính hiệu quả
Một khía cạnh quan trọng của việc tăng năng suất là làm việc hiệu quả. Nếu bạn có một số nhiệm vụ phải hoàn thành, hãy đặt ra các mức độ ưu tiên giúp bạn luôn năng động và sẵn sàng làm việc chăm chỉ. Mỗi người có một cách làm việc khác nhau, nhưng lời khuyên này có thể giúp tăng năng suất đáng kể:
- Ưu tiên những công việc bạn không thích. Nếu bạn bắt đầu công việc bằng cách hoàn thành những công việc thú vị, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi khi phải làm những công việc kém thú vị hơn và có xu hướng trì hoãn.
- Đừng làm việc ngẫu nhiên từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Hãy tập trung hết sức có thể để hoàn thành từng nhiệm vụ một. Nếu sự chú ý của bạn phải được phân chia, hãy cố gắng thực hiện mỗi nhiệm vụ trong ít nhất một giờ. Chỉ làm việc năm hoặc mười phút cho một nhiệm vụ duy nhất là một cách làm việc kém hiệu quả.
Bước 2. Nghỉ giải lao ngắn nhưng thường xuyên
Bạn sẽ rất mệt mỏi nếu tiếp tục làm việc mà không nghỉ ngơi. Bộ não của bạn cần được nghỉ ngơi để tỉnh táo và tập trung. Hãy dành một vài phút để nghỉ ngơi nếu bạn cảm thấy mệt mỏi hoặc vào thời điểm thích hợp để nghỉ ngơi. Hãy thử đi bộ, uống nước hoặc trò chuyện.
- Trong khi nghỉ ngơi, không nên thực hiện các hoạt động có thể khiến bạn mất tập trung vào công việc. Thời gian dài ngồi trước máy tính hoặc TV thường là một thời gian dài khiến công việc bị trì hoãn.
- Nếu bạn quá mệt mỏi, hãy đặt báo thức để nhắc bạn nghỉ giải lao sau mỗi hoặc hai giờ.
Bước 3. Tạo lịch trình làm việc
Đặt lịch làm việc thực tế bằng lịch thông thường hoặc lịch điện tử. Bạn sẽ có động lực để làm việc chăm chỉ hơn bằng cách đưa các kế hoạch của mình vào hành động dưới dạng những lời nhắc nhở cụ thể và rõ ràng.
- Bao gồm thời gian nghỉ giải lao và ăn trưa dài hơn trong lịch trình này.
- Lên lịch làm việc cho cả ngày khi bạn bắt đầu công việc. Vào cuối ngày, hãy dành ra một vài phút để soạn thảo lịch trình làm việc của ngày hôm sau.
Bước 4. Tự thưởng cho mình một phần thưởng để tạo động lực
Đặt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho từng nhiệm vụ và tự thưởng cho bản thân nếu đạt được mục tiêu. Đối với những mục đích nhỏ, như dọn dẹp nhà bếp hoặc hoàn thành công việc hàng ngày, hãy tự thưởng cho mình một cây kem hoặc nửa giờ chiều chuộng. Đối với một mục tiêu lớn hơn, chẳng hạn như giành được một danh hiệu hoặc thăng chức, hãy đi nghỉ hoặc có một cuộc phiêu lưu cuối tuần như một món quà cho bản thân.
Bước 5. Không kéo dài thời gian làm việc
Cố gắng hết sức, nhưng đừng kéo dài thời gian làm việc, nếu bạn không cần thiết. Công việc nhanh chóng, chuyên nghiệp thường hiệu quả hơn và bổ ích hơn so với thời gian làm thêm tùy chọn trong tuần. Tiết kiệm thời gian quý báu của bạn để hoàn thành các dự án thực sự quan trọng.
Phương pháp 2/3: Tạo một nơi làm việc hiệu quả
Bước 1. Thu dọn nơi làm việc của bạn
Nếu bàn làm việc của bạn đầy giấy, hãy tạo thói quen dọn dẹp từ 15 đến 30 phút. Phương pháp này có thể là một hoạt động hiệu quả mang lại sự đa dạng và tăng hiệu quả. Có một số gợi ý bạn có thể sử dụng làm hướng dẫn:
- Tất cả các thiết bị làm việc mà bạn sử dụng thường xuyên đều có thể được nhấc lên mà không cần đứng.
- Nếu bạn thường xuyên quên nơi cất đồ, hãy dán nhãn vào ngăn kéo và tủ tài liệu.
- Đặt lại những thứ bạn đã sử dụng vào vị trí của chúng.
Bước 2. Tìm một nơi làm việc mang lại cho bạn sự riêng tư
Nếu bạn làm việc ở một nơi công cộng với nhiều phiền nhiễu, hãy tìm một nơi làm việc yên tĩnh. Nếu bạn không thể, hãy làm việc với những người tích cực, năng suất, những người thích hoàn thành công việc. Tránh xa những người lười làm việc hoặc tìm cách phân tâm.
Ngay cả khi bạn phải làm việc trên máy tính, hãy tìm một công việc bạn có thể in, sau đó thực hiện thủ công ở một nơi yên tĩnh
Bước 3. Tránh sao nhãng việc sử dụng các thiết bị điện tử
Điều này có thể khó thực hiện nếu bạn phải làm việc trên máy tính hoặc sử dụng điện thoại di động. Tắt các thiết bị điện tử không cần thiết và thử các cách sau để tránh công tắc:
- Hack các trang web gây mất tập trung.
- Đóng các trang web không cần thiết.
- Nếu bạn phải sử dụng điện thoại để nhận cuộc gọi, hãy tắt Wi-Fi để làm chậm kết nối Internet của bạn.
- Nếu bạn dễ bị phân tâm bởi trò chơi điện tử hoặc các chương trình khác, hãy tạo một tài khoản khác trên máy tính của bạn.
Bước 4. Thay thế tài liệu giấy bằng tài liệu điện tử
Nếu bạn cần nhiều thời gian chỉ để tìm một tờ giấy, hãy chuyển sang một tờ điện tử. Nhiều ngân hàng và các dịch vụ khác cho phép bạn đăng ký để truy cập thanh toán trực tuyến. Nếu công việc của bạn liên quan đến tài liệu, hãy cân nhắc ý tưởng sử dụng trang tính điện tử.
Phương án cuối cùng, hãy quét tài liệu của bạn và lưu nó ở định dạng PDF
Bước 5. Tạo một hệ thống lưu trữ tập tin đáng tin cậy
Cho dù bạn phải quản lý các tệp điện tử hay sử dụng tủ đựng hồ sơ tài liệu, hãy tạo một hệ thống có thể truy cập được. Đặt tên cho tất cả các tài liệu theo các quy tắc đặt tên nhất định. Lưu trữ các tập tin điện tử trong một thư mục được dán nhãn rõ ràng.
Bắt đầu bằng cách đặt tên từng tệp theo định dạng ngày tháng phù hợp với hệ thống dễ dàng và phổ biến. Ngoài ra, hãy bắt đầu bằng tên khách hàng hoặc tên dự án
Phương pháp 3/3: Cải thiện sự tỉnh táo về thể chất và tinh thần
Bước 1. Tập thói quen ngủ đều đặn theo thời gian biểu
Điều rất quan trọng là bạn phải tỉnh táo và làm việc hiệu quả trong một tuần. Ngay cả khi bạn không làm việc vào những ngày nhất định, hãy dậy sớm và ngủ đúng lịch trình.
Bước 2. Áp dụng một chế độ ăn uống lành mạnh
Chế độ ăn uống của bạn nên chứa nhiều protein, vitamin, chất béo lành mạnh, carbohydrate lành mạnh và chất xơ. Thực phẩm chứa nhiều carbohydrate như thức ăn nhanh, thực phẩm chế biến sẵn và món tráng miệng có thể làm giảm lượng đường trong máu gây cản trở các hoạt động hàng ngày.
Để đồ ăn nhẹ lành mạnh tại bàn làm việc, đặc biệt nếu bạn muốn câu giờ với đồ ăn nhẹ
Bước 3. Hãy cẩn thận với caffeine
Cà phê hoặc nước tăng lực có thể tăng cường năng lượng cho bạn trong một thời gian, nhưng khiến bạn cảm thấy yếu ớt sau đó. Uống có chừng mực hoặc để dành cho những dịp nhất định. Tiêu thụ caffeine mỗi ngày khiến bạn bị nghiện vì vậy hãy tiếp tục uống để cảm thấy thoải mái và tỉnh táo trở lại. Nếu vậy, hãy thử nghỉ việc để khiến bản thân vui vẻ và hiệu quả hơn trong công việc.
Bước 4. Làm quen với việc tập thể dục
Bắt đầu tập thể dục ít nhất 30 phút mỗi ngày để luôn tràn đầy năng lượng và khỏe mạnh. Ngoài ra, bạn cũng trở nên tỉnh táo hơn khi làm việc khi đứng hoặc nghỉ ngơi.
Bước 5. Cố gắng thư giãn
Sau khi kết thúc công việc, hãy dành thời gian để nghỉ ngơi. Làm bất cứ điều gì cần thiết để giúp bạn hồi phục, cho dù đó là đi chơi với bạn bè hay có một đêm yên tĩnh ở nhà.
Hãy tranh thủ ngày nghỉ một lần cho đỡ nhàm chán. Nhờ ai đó giúp chăm sóc bọn trẻ hoặc xin nghỉ một ngày
Bước 6. Chú ý đến cảm xúc của bạn
Không thể giải quyết các vấn đề trong mối quan hệ hoặc gia đình bằng cách tránh chúng. Cảm xúc có thể tràn đến nơi làm việc và bạn không thể tập trung trong thời gian khó khăn. Làm việc với vấn đề này, nếu bạn có thể. Bây giờ, hãy để tâm trí của bạn thoải mái bằng cách thiền, tập thể dục hoặc nói chuyện với một người bạn đáng tin cậy.
