Nhiều người thường cảm thấy thiếu thời gian vì họ dễ bị phân tâm, muốn thư giãn hoặc thích trì hoãn, mặc dù vẫn còn nhiều việc phải hoàn thành. Bạn muốn biết cách sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả? Đọc tiếp bài viết này!
Bươc chân
Phương pháp 1/4: Tạo lịch làm việc
Bước 1. Lập kế hoạch hoạt động hàng ngày
Viết ra tất cả các công việc hàng ngày / hàng tuần và các hoạt động bạn muốn làm hoặc lập danh sách các công việc cần phải hoàn thành. Danh sách việc cần làm giúp bạn tăng năng suất công việc, nhưng chúng lại có lợi khi được sử dụng đúng cách.
- Lập danh sách các nhiệm vụ cụ thể, có thể thực hiện được. Ví dụ: thay vì viết "dọn dẹp nhà cửa", hãy viết "dọn dẹp phòng khách", "quét sàn" hoặc "đổ rác". Càng rõ ràng và chi tiết càng tốt.
- Đừng để danh sách việc cần làm lấn át hoặc khiến bạn mất tập trung. Nếu bạn đang lãng phí thời gian của mình chỉ để nghĩ về những công việc cần phải viết, tốt nhất bạn không nên lập danh sách. Hãy dành một chút thời gian để ghi lại những công việc hoặc hoạt động cần thực hiện trong cả ngày. Sau đó, không thêm bất kỳ nhiệm vụ nào khác vào danh sách, trừ khi thực sự cần thiết.
Bước 2. Tạo lịch trình làm việc
Xác định các nhiệm vụ bạn có khả năng thực hiện và sau đó sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên. Sau đó, lập lịch trình bằng cách phân bổ thời gian để hoàn thành từng công việc, thực hiện các hoạt động, ăn trưa và nghỉ ngơi.
Hãy nhớ rằng thời gian dành cho các nhiệm vụ đôi khi nhiều hơn hoặc ít hơn so với dự kiến. Đừng cảm thấy tội lỗi về điều này và đừng để kế hoạch làm việc của bạn bị đổ bể. Nếu mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch, hãy điều chỉnh và sau đó hoạt động trở lại như bình thường
Bước 3. Ưu tiên và không ưu tiên các nhiệm vụ bạn thích
Đôi khi, công việc chồng chất khiến bạn không làm việc đúng tiến độ. Do đó, hãy xác định những công việc phải ưu tiên thực hiện rồi hãy hoàn thành chúng trước. Có thể bạn muốn hoàn thành tất cả các nhiệm vụ và tắm cho chó cưng, nhưng một cái phải hoãn lại. Đừng làm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc để bạn không cảm thấy quá tải. Một cách hiệu quả để tăng năng suất công việc là hoàn thành từng công việc một.
Nếu vẫn còn một nhiệm vụ nào đó mà chưa hoàn thành trong một thời gian dài, đừng để điều này làm phiền tâm trí của bạn. Đặt thời hạn hoặc phân bổ thời gian để hoàn thành nó. Ngoài ra, hãy cân nhắc việc tạm dừng nó cho đến khi bạn có đủ thời gian
Bước 4. Xác định mục tiêu công việc
Bất kể công việc hàng ngày bạn muốn làm, chẳng hạn như dọn dẹp nhà cửa, học tập hay làm việc tại văn phòng, hãy đặt ra những mục tiêu thực tế nhưng đủ thách thức. Ví dụ: đặt mục tiêu viết một vài từ, đọc một vài trang hoặc hoàn thành một báo cáo. Đừng bỏ cuộc trước khi đạt được mục tiêu. Thay vì cảm thấy quá tải, hãy tích cực bằng cách sử dụng mục tiêu như một nguồn động lực. Bạn có thể đạt được mục tiêu của mình nếu bạn luôn tập trung trong khi làm việc.
Đặt ra hình phạt hoặc chuẩn bị phần thưởng cho bản thân. Hãy cam kết tự thưởng cho bản thân khi bạn đạt được mục tiêu. Xác định hậu quả khó chịu, chẳng hạn như tặng tiền nếu không đạt được mục tiêu. Phương pháp này có thể được sử dụng nếu bạn yêu cầu một người bạn phạt hoặc quà để bạn không vi phạm cam kết với bản thân
Bước 5. Đánh giá hiệu quả công việc
Thay vì chỉ nghĩ về hiệu quả làm việc của bạn như thế nào, hãy chú ý đến các khía cạnh khác, chẳng hạn như khả năng tập trung trong công việc, đạt được chỉ tiêu và độ chính xác của việc chuẩn bị lịch làm việc. Ghi chú lại những vấn đề không lường trước được hoặc những trở ngại cản trở quá trình làm việc và xác định cách giải quyết.
Ghi lại những kế hoạch đã thực hiện và những kế hoạch đang chờ xử lý vào nhật ký sau mỗi công việc
Bước 6. Tập thói quen duy trì sự ngăn nắp của những thứ bạn có
Việc hoàn thành các nhiệm vụ hoặc hoạt động sẽ bị cản trở nếu bạn làm mất các tập tin quan trọng, thiết bị cần gấp hoặc phải mở email để xác nhận cuộc hẹn. Do đó, hãy đảm bảo rằng bạn triển khai hệ thống lưu trữ tệp, thu dọn thiết bị làm việc và ghi lại lịch trình các hoạt động trong chương trình làm việc.
Phương pháp 2/4: Duy trì sự tập trung
Bước 1. Tránh sao nhãng
Trong các hoạt động hàng ngày, có rất nhiều tác nhân kích thích và khó tránh khỏi như TV, blog, tin nhắn. Ngoài ra, bạn bè, thành viên gia đình hoặc vật nuôi đôi khi có thể mất tập trung đến mức bạn mất cả ngày. Đừng để điều này xảy ra! Tập trung vào các mục tiêu và phần thưởng đã được đặt ra bằng cách bỏ qua những thứ khiến bạn phân tâm khỏi lịch trình làm việc.
- Đóng email và các trang web truyền thông xã hội. Tắt tiếng chuông thông báo khó chịu. Nếu cần, hãy lên lịch vài phút mỗi ngày để kiểm tra email đến và tìm hiểu thông tin quan trọng. Tuy nhiên, năng suất sẽ giảm nếu email và phương tiện truyền thông xã hội luôn mở tại nơi làm việc.
- Sử dụng ứng dụng để tránh lãng phí thời gian. Các trang web có rất nhiều điều thú vị, chẳng hạn như ảnh, hình ảnh, video và các bài báo có thể rất tốn thời gian nếu bạn không cẩn thận. Tránh điều này bằng cách cài đặt một ứng dụng điện thoại hoặc máy tính (chẳng hạn như StayFocusd, Leechblock hoặc Nanny) để hạn chế thời gian bạn truy cập các trang web gây chú ý hoặc ngăn bạn kiểm tra email vào những thời điểm nhất định. Có nhiều cách khác nhau để tránh bị cám dỗ kiểm tra email, truy cập blog yêu thích của bạn hoặc xem các video hài.
- Tắt điện thoại. Không sử dụng điện thoại di động của bạn tại nơi làm việc, chẳng hạn như để gọi điện hoặc gửi tin nhắn. Đặt điện thoại của bạn ở nơi khó tiếp cận. Người gọi sẽ để lại tin nhắn nếu nó thực sự quan trọng. Để đề phòng trường hợp khẩn cấp, bạn có thể kiểm tra điện thoại di động mỗi giờ một lần.
- Hãy cho bạn bè và các thành viên trong gia đình biết rằng bạn không muốn bị quấy rầy. Đừng để vật nuôi trong không gian làm việc để bạn có thể tập trung.
- Bật tiếng ồn trắng để chặn tiếng ồn hoặc tiếng ồn gây mất tập trung. Để giúp bạn dễ dàng tập trung hơn và tăng năng suất, hãy phát tiếng ồn trắng hoặc nghe âm thanh thiên nhiên được ghi lại, chẳng hạn như tiếng mưa hoặc dòng sông chảy qua trang web Noisli.
- Tắt TV và đài. Tùy thuộc vào công việc của bạn, vừa làm việc vừa nghe nhạc thư giãn, đặc biệt là những bản nhạc không lời sẽ giúp bạn dễ dàng tập trung hơn. Tuy nhiên, các phương tiện truyền thông ồn ào sẽ làm giảm năng suất làm việc nếu bạn phải vừa làm việc vừa tập trung tinh thần.
Bước 2. Hoàn thành từng nhiệm vụ một
Ý tưởng rằng bạn làm việc năng suất hơn khi thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc là một sự nhầm lẫn. Trên thực tế, chúng tôi có thể làm việc tốt nếu hoàn thành từng nhiệm vụ một. Nếu không, chúng ta chỉ bận rộn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác khiến chúng ta không còn thời gian và khó tập trung. Để có thể làm việc hiệu quả, hãy hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên một cách trọn vẹn và sau đó mới bắt tay vào thực hiện nhiệm vụ tiếp theo.
Bước 3. Giữ cho nhà và không gian làm việc của bạn gọn gàng
Dọn dẹp là một công việc tốn nhiều thời gian và công sức nhưng bạn có thể khó tập trung và không hiệu quả nếu làm việc ở một nơi bừa bộn. Do đó, hãy giữ cho bàn học, nhà cửa hay không gian làm việc của bạn ngăn nắp để không có đồ đạc vương vãi.
Phương pháp 3/4: Chăm sóc bản thân
Bước 1. Tập thói quen đi ngủ sớm và ngủ đủ giấc vào ban đêm
Buồn ngủ hoặc thiếu ngủ khiến bạn dễ mất tập trung và làm việc không hiệu quả.
Bước 2. Đặt hẹn giờ và rời khỏi giường ngay khi chuông báo thức kêu
Đừng tắt chuông báo thức liên tục để bạn lại chìm vào giấc ngủ. Ngay cả khi chỉ trong vài phút, dậy muộn có thể làm xáo trộn lịch trình làm việc và khiến bạn không thể tập trung vào công việc cả ngày.
Bước 3. Ăn những thức ăn bổ dưỡng.
Có thể bạn chưa nhận ra rằng mình rất dễ bị phân tâm, căng thẳng và khó tập trung nếu không chăm sóc sức khỏe. Ngoài ra, bạn cần chấn chỉnh lại công việc của mình vì bạn rất hay mắc lỗi. Đảm bảo bạn ăn những thực phẩm lành mạnh với thực đơn cân bằng mỗi ngày.
Đừng chọn thức ăn khiến bạn cảm thấy uể oải và buồn ngủ. Quá trình tiêu hóa thức ăn cần nhiều năng lượng. Bạn sẽ buồn ngủ và khó tập trung nếu ăn nhiều thức ăn béo
Bước 4. Dành thời gian để nghỉ ngơi
Đừng ép bản thân làm việc cho đến khi bạn cảm thấy mệt mỏi hoặc buồn ngủ trước máy tính. Thực hiện các động tác kéo giãn nhẹ và thư giãn mắt mỗi khi làm việc khoảng 15 phút. Dành thời gian tập thể dục, ăn nhẹ và nghỉ ngơi 5-10 phút sau mỗi 1-2 giờ.
Phương pháp 4/4: Đánh giá và cải thiện hiệu quả công việc
Bước 1. Sử dụng công cụ đo lường hiệu quả công việc để đánh giá bản thân mỗi tuần
Bước 2. Tìm ra những trở ngại làm giảm năng suất công việc và những điều khiến bạn phân tâm
Bước 3. Đặt chỉ tiêu và tiến hành đánh giá công việc hàng tuần
Bước 4. Yêu cầu phản hồi từ đồng nghiệp và sếp để đảm bảo bạn thành công trong việc tăng năng suất
Bước 5. Duy trì sự nhiệt tình và hiệu suất công việc
Lời khuyên
- Đặt các ưu tiên. Đặt các nhiệm vụ quan trọng hơn trước! Hoàn thành các nhiệm vụ khó trước khi làm những nhiệm vụ dễ dàng.
- Nếu bạn phải hoàn thành một đống nhiệm vụ, hãy phân bổ cả ngày mà không lập kế hoạch khác và sử dụng thời gian để làm việc hiệu quả!
- Đừng cảm thấy gánh nặng bởi nhiều nhiệm vụ phải hoàn thành. Hãy nghỉ ngơi để hạ nhiệt. Nếu cần, hãy chia nhỏ các nhiệm vụ khó khăn thành các bước dễ dàng hơn. Hãy tập thói quen dậy sớm, ăn sáng đầy đủ chất dinh dưỡng và dành thời gian thư giãn.
