Ai cũng muốn có thể làm được nhiều việc trong thời gian ngắn. Thật dễ dàng để chấp nhận rằng một số người sinh ra có năng suất cao hơn những người khác có xu hướng trì hoãn. Mặc dù điều đó đúng, nhưng những người làm việc hiệu quả tận dụng một số chiến lược hữu ích có thể giúp ích cho bất kỳ ai.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Trở thành một người có tổ chức
Bước 1. Tạo một thói quen
Lập kế hoạch cho các hoạt động lặp đi lặp lại trong lịch trình của bạn để bạn có thể tập trung sức lực vào những công việc cụ thể mà bạn cần làm. Kết hợp các hoạt động này vào thói quen hàng ngày của bạn (chuẩn bị đi làm, ăn trưa, v.v.). Cũng giống như cơ thể báo hiệu “giờ ăn trưa” khi bạn ăn bình thường, bạn sẽ có thể cảm thấy rằng “đã đến lúc làm việc hiệu quả”.
Bước 2. Giảm thiểu các tác vụ lớn
Đừng tập trung vào việc viết một cuốn sách hay sơn toàn bộ ngôi nhà; tập trung vào việc hoàn thành một chương hoặc một phòng. Cảm giác rằng bạn đã hoàn thành một điều gì đó sẽ giúp bạn tiếp tục và nó có thể là một cách đánh dấu sự tiến bộ của bạn đối với một mục tiêu lớn hơn.
Bước 3. Đặt thời hạn
Bạn có nhớ khi nào bạn phải hoàn thành bài tập về nhà vào một đêm không? Khi có thời hạn rõ ràng, bạn không còn lựa chọn nào khác ngoài việc tập trung sức lực và làm những việc quan trọng để đạt được mục tiêu của mình.
- Nếu bạn đã có thời hạn, hãy đặt ra những thời hạn nhỏ để hoàn thành các phần công việc của bạn.
- Cố gắng nghiêm khắc với bản thân vì bạn sẽ rất dễ phá vỡ thời hạn tự áp đặt của mình. Phù hợp với thời hạn của bạn với các cuộc họp đã lên lịch mà bạn không thể bỏ lỡ hoặc hẹn giờ.
Bước 4. Xác định khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc của bạn
“Làm việc chồng chất để vượt qua thời gian” - những từ nghe giống như lời khuyên cổ điển có thể được áp dụng cho các công thức toán học, nhưng quan điểm của Định luật Parkinson vẫn giữ nguyên. Nói chung, nếu bạn mất cả ngày để hoàn thành một nhiệm vụ, bạn sẽ tìm ra cách để hoàn thành nó trong một ngày (làm quá sức). Tìm ra khoảng thời gian tối thiểu bạn cần để làm tốt công việc của mình.
Bước 5. Lên kế hoạch cho mọi thứ, nhưng vẫn linh hoạt
Thực hiện tất cả các hoạt động để thiết lập thói quen và thời hạn, nhưng cũng nhận ra rằng có điều gì đó chắc chắn sẽ phá vỡ lịch trình bạn đã đặt ra và bạn phải có khả năng thích ứng. Đừng để sự phân tâm khiến bạn mất tập trung. Tìm cách khác để tận dụng tình huống hoặc tránh xa nó.
Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng hoàn thành bài thuyết trình cho sáng mai và nguồn điện trong nhà của bạn bị ngắt, hãy nhờ người khác giúp bạn thực hành phần Hỏi và Đáp cho đến khi có điện trở lại. Hoặc sử dụng sự việc như một trò đùa vào ngày hôm sau bằng cách kể về việc đối thủ của bạn đã cố gắng phá hoại bài thuyết trình của bạn bằng cách tắt nguồn
Phương pháp 2/3: Lắng nghe cơ thể của bạn
Bước 1. Nhận biết chính mình
Nếu bạn là người quen dậy sớm hay thức khuya, hãy tận dụng đặc điểm đó của mình. Tối đa hóa thời gian làm việc của bạn. Nếu âm nhạc có thể giúp bạn tập trung, hãy bật nó lên; nếu nó làm phiền bạn, đừng bật nó lên.
Hãy nghĩ về những lợi ích bạn đã cảm nhận được khi làm việc hiệu quả trong quá khứ. Điểm số cuối kỳ của bạn có tốt hơn không nếu bạn bị mắc kẹt trong thư viện hoặc nếu bạn cùng phòng của bạn đang chơi trò chơi cách nơi bạn học ba bước?
Bước 2. Nghỉ ngơi không suy nghĩ
Khi bộ não của bạn đang "bốc cháy" và bạn cần nghỉ ngơi, hãy làm điều đó. Xem những vở kịch có xà phòng, dắt chó đi dạo, dọn dẹp những giá sách đầy bụi mà bạn luôn muốn làm sạch.
Bạn phải nhận ra rằng bạn cần thời gian nghỉ và kết hợp thời gian nghỉ vào lịch trình của bạn. Bằng cách đó, bạn sẽ không cảm thấy mình đang lãng phí thời gian khi đang nghỉ ngơi (một cách tích cực)
Bước 3. Tắm nắng
Ánh sáng mặt trời tự nhiên giúp giữ cân bằng nhịp điệu của cơ thể, mang lại cho bạn năng lượng và tinh thần thoải mái. Đi dạo bên ngoài hoặc làm việc trước cửa sổ nếu có thể.
Bước 4. Tập thể dục
Tập thể dục có thể giữ cho các hoạt động hàng ngày của bạn không bị đơn điệu, giảm bớt căng thẳng, giúp bạn tập trung lại tinh thần, tập thể dục rất tốt cho cơ thể của bạn.
Bước 5. Thực hiện “bãi chứa chất xám” hoặc “bãi chứa chất xám”
Khi bạn đang thực hiện một dự án, tâm trí của bạn sẽ tràn ngập các ý tưởng, một số ý tưởng phù hợp với nhiệm vụ của bạn, một số thì không. Nếu tâm trí của bạn cảm thấy bế tắc hoặc bế tắc trong khi cố gắng hoàn thành nhiệm vụ, hãy xóa sạch những ý tưởng có thể khiến bạn phân tâm. Nhưng hãy lưu những ý tưởng đó đề phòng!
- Ghi lại những ý tưởng của bạn vào một cuốn sổ (hoặc các phương tiện công nghệ hiện đại hơn) vào cuối ngày hoặc khi bộ não của bạn cảm thấy đầy đủ.
- Đừng lo lắng về việc tiếp tục ý tưởng của bạn ngay bây giờ. Đây là một hình thức thu thập ý tưởng khác; nghĩ ra nhiều ý tưởng, tìm ra ý tưởng nào hiệu quả và ý tưởng nào không, và tìm ra cách kết nối ý tưởng này với ý tưởng khác.
Phương pháp 3/3: Ưu tiên
Bước 1. Hãy thực tế
Một số người nghĩ rằng họ không hiệu quả thực sự là những người làm việc hiệu quả và có kỳ vọng quá cao vào bản thân. Đừng làm bất cứ điều gì vượt quá khả năng của bạn. Những người làm việc hiệu quả không phải là "những người siêu phàm"; họ biết những gì họ có thể đạt được (và giới hạn của họ) và tập trung vào việc hoàn thành công việc của họ.
- Cân nhắc xem bạn có thể nhờ ai đó hoàn thành nhiều nhiệm vụ mà bạn muốn hay không. Nếu bạn cảm thấy tồi tệ khi có ai đó làm nhiều việc như vậy, có lẽ bạn đang quá khắt khe với bản thân.
- Vào cuối ngày, hãy viết ra danh sách những việc bạn đã hoàn thành. Kết quả có thể khiến bạn ngạc nhiên, và có thể cung cấp cho bạn điều gì đó khác ngoài danh sách việc cần làm mà bạn bắt đầu vào buổi sáng.
Bước 2. Giữ nó càng đơn giản càng tốt
Suy nghĩ về các yếu tố quan trọng mà bạn muốn hoặc cần phải hoàn thành. Nó dễ dàng hơn để làm điều hiển nhiên.
Tập trung vào kết quả công việc chứ không phải thời gian hoàn thành. Rốt cuộc, chúng ta thường đánh giá điều gì đó bằng kết quả của nó. Chúng tôi không quan tâm người thợ làm bánh mất bao lâu để làm chiếc bánh cưới của chúng tôi hoặc anh ta sử dụng phương pháp nào; chúng tôi chỉ muốn chiếc bánh trông đẹp và ngon
Bước 3. Xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp của nhiệm vụ của bạn
Giống như bất kỳ vị tướng giỏi nào (hoặc một tổng thống khá nhanh nhẹn), Dwight Eisenhower biết một cách thực tế để hoàn thành công việc. Anh ấy có ý tưởng xác định điều gì là thực sự quan trọng và khẩn cấp, và anh ấy nổi tiếng với câu nói của mình, cụ thể là, "Điều gì đó quan trọng đôi khi khẩn cấp, và điều gì đó khẩn cấp đôi khi lại quan trọng".
- “Hộp Eisenhower” chia công việc thành 4 loại: “Quan trọng và khẩn cấp” (làm ngay lập tức); "Quan trọng nhưng không khẩn cấp" (xác định khi nào bạn sẽ làm việc đó sau); "Không quan trọng nhưng khẩn cấp" (nhờ người khác làm việc đó); "Không quan trọng và không khẩn cấp" (xóa nó khỏi danh sách việc cần làm của bạn).
- Tất nhiên, không phải ai cũng có khả năng như nhau để khiến người khác làm công việc của bạn với tư cách là một vị tướng hoặc chủ tịch, nhưng những công việc đó có thể được thực hiện theo nhóm. Nhận ra điểm mạnh của bạn và điểm mạnh của những người xung quanh bạn.
Bước 4. Biết điều gì quan trọng nhất
Tất cả chúng ta đều muốn làm việc hiệu quả hơn, nhưng nếu cách của bạn để làm việc hiệu quả hơn là cắt giảm thời gian dành cho gia đình hoặc hạn chế điều gì đó thực sự có ý nghĩa đối với bạn, hãy nghỉ ngơi và đặt lợi ích của bạn lên hàng đầu. Nếu bạn quản lý để tăng năng suất của mình với chi phí là thứ gì đó có giá trị hơn đối với bạn, chính xác thì bạn sẽ nhận được gì?
