Kế hoạch quản lý là một mô tả về cách thức hoạt động của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Với một kế hoạch quản lý, bạn có thể hình thành cấu trúc và hoạt động quản lý. Kế hoạch cũng đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều có chung quan điểm và các mục tiêu sẽ đạt được. Bạn có thể lập một kế hoạch quản lý dễ dàng thông qua một vài bước đơn giản.
Bươc chân
Phần 1/4: Bắt đầu kế hoạch quản lý
Bước 1. Xác định sự cần thiết của một kế hoạch quản lý
Kế hoạch quản lý phục vụ cho việc hình thành các thủ tục và chính sách quan trọng đối với tổ chức, cũng như trách nhiệm và quyền hạn của mọi người có liên quan. Nếu không có kế hoạch, các hoạt động có thể không nhất quán, trách nhiệm không rõ ràng và tổ chức không chuẩn bị cho các sự kiện nhất định.
- Kế hoạch kinh doanh cho phép tất cả các thành viên của tổ chức biết rõ ràng vị trí của họ, bao gồm cả những người mà họ phải báo cáo, những người báo cáo cho họ và trách nhiệm của họ.
- Sự khẳng định vai trò cũng tạo ra một tinh thần trách nhiệm bởi vì nó sẽ rõ ràng ai là người có lỗi nếu điều gì đó xảy ra hoặc không xảy ra.
Bước 2. Vạch ra kế hoạch
Kế hoạch quản lý cần có một số yếu tố chính. Vẽ một phác thảo đơn giản trên bảng trắng hoặc tài liệu máy tính, hiển thị các phần của kế hoạch quản lý để bạn và nhóm của bạn có thể thảo luận về chúng. Kế hoạch quản lý cần bao gồm các phần sau:
- Mô tả cơ cấu quản lý.
- Một phần trình bày chi tiết về từng thành viên và trách nhiệm và quyền hạn của họ.
- Biểu đồ thể hiện mối tương tác và trách nhiệm giữa mỗi cấp trong tổ chức.
- Các phần mô tả các khía cạnh khác nhau của tổ chức đang được quản lý cũng như các chính sách và thủ tục quản lý.
- Lập lịch trình cập nhật, mở rộng và phát triển các kế hoạch quản lý và điều hành.
Bước 3. Mô tả cấu trúc quản lý của bạn
Mỗi tổ chức, doanh nghiệp có một cơ cấu quản lý hơi khác nhau. Khi bắt đầu kế hoạch, hãy mô tả cơ cấu quản lý bằng lời nói hoặc sơ đồ. Làm rõ ai là người đưa ra quyết định cuối cùng, dù là quản lý, hội đồng quản trị hay một người duy nhất. Bao gồm những người ra quyết định bên ngoài và bên trong, cũng như các nhà tư vấn. Nếu cần, hãy giải thích cách thức phân bổ quyền ra quyết định dựa trên hệ thống phân cấp của tổ chức.
Bước 4. Liệt kê các khía cạnh khác nhau của tổ chức sẽ được quản lý theo kế hoạch
Chia tất cả các quy trình và chức năng thành các danh mục. Các danh mục có thể được xác định theo bộ phận trong một doanh nghiệp lớn hoặc theo quy trình kinh doanh trong một doanh nghiệp nhỏ. Các khía cạnh của hoạt động thường bao gồm quản lý nhân viên, kiểm soát tài chính, kiểm soát hàng tồn kho hoặc cung ứng, tiếp thị hoặc quan hệ công chúng và hoạt động (chẳng hạn như sản xuất hoặc bán hàng). Phân chia tất cả các khía cạnh của tổ chức để bạn có thể xác định vai trò và thủ tục tương ứng của chúng.
Phần 2/4: Mô tả quyền sở hữu và quản lý
Bước 1. Chú ý đến loại hình sở hữu của tổ chức
Mô tả quyền sở hữu công ty trong các điều khoản rõ ràng. Nêu rõ tổ chức là công, tư hay phi lợi nhuận. Ngoài ra, nếu có nhiều chủ sở hữu hoặc nhà đầu tư, bạn sẽ cần giải thích việc phân chia quyền hạn, nợ phải trả và cổ phần. Ví dụ: quyền sở hữu của tổ chức có thể được chia sẻ trong một công ty hợp danh hoặc thỏa thuận cổ đông của công ty.
Bước 2. Liệt kê tên của các thành viên hội đồng quản trị
Nếu doanh nghiệp của bạn có một hội đồng quản trị, hãy liệt kê các thành viên. Viết tóm tắt về khả năng lãnh đạo, kinh nghiệm, điểm mạnh và điểm yếu của họ. Doanh nghiệp tư nhân có thể không có hội đồng quản trị. Nếu không có bảng, bạn không cần nhập phần này.
Bao gồm bản sao các chính sách của hội đồng quản trị, bao gồm các điều khoản bầu cử, nhiệm kỳ, trách nhiệm, quyền hạn và giải quyết xung đột. Thông tin này phải được nêu trong hợp đồng hoạt động kinh doanh hoặc tài liệu thành lập khác
Bước 3. Giới thiệu thành viên quản lý chủ chốt
Viết ra trình độ và kinh nghiệm của từng thành viên. Ngoài chủ sở hữu và thành viên hội đồng quản trị, phần này bao gồm các nhà đầu tư, giám đốc điều hành, người quản lý, nhân viên chủ chốt và nhân viên, và các doanh nhân. Mô tả lý lịch của các thành viên, cùng với đặc điểm và đóng góp của họ vào sự thành công của doanh nghiệp.
Bước 4. Trình bày điểm mạnh của từng cá nhân trong đội ngũ quản lý
Giải thích những phẩm chất này có giá trị như thế nào đối với vị trí mà mỗi thành viên đang nắm giữ. Bao gồm các thuộc tính như khả năng tạo động lực, năng khiếu tài chính và năng lực kinh doanh.
- Liệt kê các vị trí và nhiệm vụ trước đây của mỗi thành viên, áp dụng cho các nghĩa vụ hiện tại của họ. Giải thích nghĩa vụ thúc đẩy khả năng và củng cố vị trí của ban quản lý như thế nào.
- Nhập nền tảng giáo dục của mỗi người quản lý. Giải thích cách đào tạo của họ có lợi cho công ty. Bao gồm trình độ học vấn chỉ phù hợp với vị trí hiện tại của họ.
- Nếu bạn là nhân viên duy nhất, hãy bao gồm kinh nghiệm và điểm mạnh của chính bạn.
Bước 5. Mô tả quy trình tuyển dụng
Giải thích những điều cơ bản về tuyển dụng nhân viên mới. Nêu các trình độ và kinh nghiệm cần thiết cho từng vị trí. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn chưa thuê người quản lý. Bao gồm quá trình đào tạo và bất kỳ chương trình khuyến khích hoặc phần thưởng nào được triển khai. Mô tả các lợi ích cũng có thể được bao gồm ở đây.
Bước 6. Bao gồm tên của nhà tư vấn hoặc cố vấn bên ngoài mà bạn sẽ sử dụng
Có những người bạn có thể liên hệ để tiếp thị, tư vấn cá nhân và tư vấn tài chính. Ví dụ: doanh nghiệp của bạn có thể cần:
- Luật sư
- Kế toán viên
- Đại lý bảo hiểm
- Tư vấn
Bước 7. Bao gồm một bản tóm tắt về năng lực của đội ngũ quản lý
Viết một mô tả ngắn giải thích lý do tại sao nhóm của bạn thành công. Ở phần cuối của kế hoạch quản lý, hãy nêu cụ thể lý do tại sao nhóm của bạn sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Giải thích sự kết hợp của các nhà quản lý trong mô hình kinh doanh này sẽ giúp ích như thế nào cho công ty trong những năm tới. Phần này kết hợp các điểm khác nhau của kế hoạch.
Ví dụ: “Đội ngũ của chúng tôi gồm những người có khả năng khác nhau có sự kết hợp của 40 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Với một cơ cấu dân chủ phối hợp, họ có thể làm việc cùng nhau một cách hiệu quả để đạt được kết quả mong muốn. Với đội ngũ này, chúng tôi tin rằng công việc kinh doanh sẽ có lãi trong hai năm nữa”
Bước 8. Mô tả mối quan hệ giữa quản lý, chủ sở hữu và nhân viên
Một khía cạnh quan trọng của hoạt động quản lý là sự tương tác giữa các cấp quản lý và giữa quản lý / chủ sở hữu và nhân viên. Mô tả quyền hạn, trách nhiệm và vai trò của từng cấp trong các khía cạnh của hoạt động kinh doanh. Bao gồm các quá trình hợp tác và ra quyết định được chia sẻ, cũng như các cuộc họp hoặc đường dây liên lạc cần thiết. Đảm bảo rằng mọi người đều đồng ý về cách giải quyết tranh chấp và chia sẻ quyền lực.
Phần 3/4: Viết Chính sách và Thủ tục
Bước 1. Xem xét sự cần thiết của một chính sách bằng văn bản
Các chính sách bằng văn bản nhằm xác định các hoạt động trong các tổ chức lớn. Các chính sách sẽ tạo ra sự nhất quán và đảm bảo tất cả các quy trình hoạt động trơn tru. Tuy nhiên, một doanh nghiệp hoặc tổ chức rất nhỏ có thể không cần một chính sách. Trên thực tế, các chính sách đôi khi có thể hạn chế sự cộng tác và làm chậm quá trình làm việc của nhóm nhỏ. Hãy suy nghĩ về quy mô và nhu cầu của tổ chức bạn trước khi soạn thảo chính sách.
Bước 2. Tập hợp một nhóm quản lý và nhân viên
Trong mỗi lần xem xét các khía cạnh của hoạt động, tập hợp các thành viên quản lý và nhân viên chịu ảnh hưởng trực tiếp hoặc chịu trách nhiệm về quy trình hoặc khu vực. Xác định các chính sách và thủ tục với chúng, chấp nhận đầu vào và làm rõ tất cả các chi tiết. Điều này cho phép các kế hoạch được thực hiện trong các hoạt động thực tế và mang lại cho nhân viên cảm giác làm chủ.
Bước 3. Viết ra các chính sách và thủ tục cho từng khía cạnh của doanh nghiệp
Điều này sẽ được sử dụng như một lời giải thích cho quản lý và nhân viên về cách vận hành bộ phận này của tổ chức. Các chính sách, triết lý và quy định của tổ chức được thiết kế để đạt được các mục tiêu và đảm bảo hoạt động phù hợp với các nguyên tắc tổ chức. Chính sách này được thực hiện thông qua các thủ tục, là các phương pháp cụ thể để thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Ví dụ, chính sách chỉ sử dụng và bán các vật liệu và sản phẩm thân thiện với môi trường. Thủ tục để hỗ trợ chính sách này là mua hàng hóa từ các nhà cung cấp thân thiện với môi trường hoặc kiểm tra tác động môi trường của các vật liệu hoặc sản phẩm được sử dụng
Bước 4. Đảm bảo chính sách phù hợp với văn hóa và triết lý của bạn
Các chính sách và thủ tục phải được thực hiện phù hợp với triết lý và mục tiêu. Kiểm tra từng điểm chính sách để đảm bảo tất cả chúng đều dẫn đến cùng một kết thúc. Nếu điều gì đó không phù hợp hoặc có vấn đề, hãy thực hiện các thay đổi để phù hợp hơn với nhiệm vụ.
Phần 4/4: Sửa đổi Kế hoạch
Bước 1. Đọc lại kế hoạch một cách cẩn thận
Kế hoạch quản lý phải chuyên nghiệp. Tài liệu phải không có lỗi chính tả và ngữ pháp. In trên giấy trắng không nhăn, không nhòe.
Bước 2. Chọn một định dạng rõ ràng
Định dạng kế hoạch quản lý phải giống với bất kỳ đề xuất kinh doanh nào khác. Bạn có thể đánh dấu các phần chính bằng các tiêu đề in đậm. Sử dụng phông chữ dễ đọc. Phông chữ tiêu chuẩn là Times New Roman, cỡ chữ 12. Bạn có thể sử dụng các gạch đầu dòng để liệt kê kinh nghiệm, khả năng và trách nhiệm của mình hoặc trình bày thông tin quan trọng trong các đoạn văn ngắn.
Bước 3. Cân nhắc yêu cầu một nhà tư vấn kinh doanh xem xét lại kế hoạch dự thảo
Càng nhiều người đọc nó càng tốt. Một nhà tư vấn kinh doanh hoặc nhà lập kế hoạch tài chính có thể cung cấp lời khuyên tốt hơn. Thảo luận với chuyên gia tư vấn. Họ có thể tìm thấy những khoảng trống hoặc xung đột trong đó.
Bước 4. Gửi nó cho tất cả các chủ sở hữu
Tất cả các chủ sở hữu và các nhà quản lý cấp cao trong công ty phải thông qua kế hoạch quản lý. Đảm bảo rằng mỗi chủ sở hữu có một bản sao. Họ có thể gửi cho bạn các chỉnh sửa và sửa đổi. Hãy xem xét đầu vào của họ một cách cẩn thận. Nếu bạn không đồng ý với một sự thay đổi, hãy thảo luận với họ để tìm ra sự thỏa hiệp.
Khi họ đồng ý, hãy yêu cầu tất cả chủ sở hữu ký vào một kế hoạch quản lý trước khi bạn chuyển nó cho các nhà đầu tư, ngân hàng hoặc cơ quan tài trợ
Bước 5. Thực hiện cam kết thay đổi kế hoạch nếu cần
Tất cả các kế hoạch quản lý mới được tạo đều chưa được kiểm tra và có thể sẽ yêu cầu sửa đổi sau khi chúng được thực hiện. Do đó, bạn nên đưa ra một quy định rằng các kế hoạch có thể được thay đổi và sửa đổi khi công việc đi công tác. Bắt đầu bằng cách lập một lịch trình đánh giá, nêu rõ khi nào một cuộc họp sẽ được tổ chức để thảo luận về tính hiệu quả của kế hoạch và sự thành công hay thất bại của việc thực hiện kế hoạch.
- Đảm bảo có một cách để tất cả quản lý và nhân viên gửi phản hồi liên quan đến kế hoạch quản lý.
- Sau đó, tạo phương pháp phê duyệt và áp dụng các thay đổi.
