Kế hoạch làm việc là một tập hợp các mục tiêu và quy trình có thể giúp một nhóm và / hoặc cá nhân đạt được mục tiêu đó. Bằng cách đọc một kế hoạch làm việc, bạn có thể hiểu rõ hơn về quy mô của một dự án. Cho dù được sử dụng ở nơi làm việc hay học viện, kế hoạch làm việc giúp bạn giữ cho các dự án có tổ chức. Thông qua một kế hoạch làm việc, bạn chia nhỏ quá trình thành các nhiệm vụ nhỏ, nhẹ nhàng trong khi biết rõ mình muốn đạt được điều gì. Học cách lập kế hoạch làm việc để bạn chuẩn bị tốt hơn cho dự án tiếp theo của mình.
Bươc chân
Bước 1. Quyết định kế hoạch làm việc của bạn là gì
Có nhiều lý do khiến chúng ta xây dựng kế hoạch làm việc. Hãy đặt trước mục tiêu đó để bạn có thể chuẩn bị tốt cho dự án. Hãy nhớ rằng, hầu hết các kế hoạch làm việc đều có hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định, ví dụ như 6 tháng hoặc 1 năm.
- Trong văn phòng, một kế hoạch làm việc giúp sếp của bạn biết bạn sẽ thực hiện những dự án nào trong vài tháng tới. Sếp của bạn thường cần thông tin đó sau khi đánh giá hiệu suất hàng năm hoặc khi nhóm của bạn đang thực hiện một dự án lớn. Kế hoạch làm việc cũng có thể là kết quả của buổi lập kế hoạch chiến lược mà công ty thực hiện vào đầu năm tài chính hoặc lịch mới.
- Trong thế giới học thuật, các kế hoạch làm việc phù hợp để sinh viên sử dụng để làm việc trong các dự án lớn, hoặc bởi các giảng viên để thiết kế một đề cương cho mỗi học kỳ.
- Đối với các dự án cá nhân, kế hoạch làm việc cung cấp cho bạn ý tưởng về những gì bạn dự định làm, cách bạn sẽ thực hiện nó và thời điểm bạn lên kế hoạch hoàn thành nó.
Bước 2. Viết phần giới thiệu và lý lịch
Để có một kế hoạch làm việc chuyên nghiệp, bạn nên viết phần giới thiệu và lý lịch. Sếp hoặc người quản lý của bạn sẽ nhận được thông tin họ cần để hiểu được kế hoạch làm việc. Mặt khác, kế hoạch làm việc học tập thường không cần phần giới thiệu và nền tảng.
- Phần giới thiệu phải ngắn gọn và thú vị. Nhắc sếp lý do bạn thực hiện kế hoạch làm việc đó. Giới thiệu với anh ấy về một dự án mà bạn sẽ thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.
- Bối cảnh cần nêu bật lý do bạn tạo kế hoạch làm việc. Bạn có thể làm điều này, ví dụ: bằng cách trình bày chi tiết hoặc số liệu thống kê của báo cáo mới nhất, xác định các vấn đề cần được giải quyết hoặc các lý do khác dựa trên thông tin đầu vào và phản hồi bạn đã nhận được khi làm việc trên các dự án trước đó.
Bước 3. Xác định mục tiêu và chỉ tiêu
Mục tiêu và mục tiêu là hai thứ liên quan đến nhau. Trong kế hoạch làm việc, cả hai đều hướng đến việc đạt được kết quả. Sự khác biệt là, các mục tiêu là chung chung, trong khi các mục tiêu cụ thể hơn.
- Mục tiêu là bức tranh tổng thể về dự án của bạn. Viết ra kết quả cuối cùng bạn muốn từ kế hoạch làm việc. Đảm bảo độ phủ rộng. Ví dụ: giả sử bạn muốn hoàn thành một bài nghiên cứu hoặc học viết.
- Các mục tiêu phải cụ thể và hữu hình. Nói cách khác, bạn sẽ có thể gạch bỏ các bước trong danh sách mục tiêu của mình khi bạn đã hoàn thành chúng. Tìm các nguồn có thể phỏng vấn cho bài nghiên cứu của bạn là một ví dụ điển hình về mục tiêu.
- Nếu các mục tiêu hiện tại quá đa dạng, bạn có thể chia nhỏ chúng thành các mục tiêu dài hạn ngắn, khoảng thời gian Trung bình, và điều khoản Dài. Ví dụ: mục tiêu ngắn hạn của công ty là tăng số lượng khán giả lên 30% trong ba tháng khác với mục tiêu dài hạn là tăng cường khả năng hiển thị của thương hiệu trên mạng xã hội trong một năm.
- Mục tiêu thường được viết trong các câu chủ động sử dụng các động từ hành động với ý nghĩa cụ thể. Ví dụ: "kế hoạch", "viết", "cải thiện" và "đo lường". Tránh các động từ có nghĩa mơ hồ như "học", "hiểu" và "biết".
Bước 4. Xây dựng kế hoạch làm việc với chỉ tiêu “THÔNG MINH”
SMART là một từ viết tắt thường được sử dụng để tìm kiếm các kết quả hữu hình và khả thi hơn trong các kế hoạch làm việc.
- Riêng có nghĩa là chi tiết. Chính xác thì chúng ta sẽ làm gì cho ai? Mô tả dân số bạn sẽ phục vụ và bất kỳ hành động cụ thể nào bạn sẽ sử dụng để giúp họ.
- Có thể đo lường nghĩa là có thể đo lường được. Mục tiêu có định lượng và đo lường được không? Bạn có thể tính toán kết quả? Bạn có lập kế hoạch làm việc để "mức độ sức khỏe ở Nam Phi được cải thiện trong năm 2012" không? Hoặc, bạn có cấu trúc nó để "số trường hợp nhiễm HIV / AIDS ở trẻ sơ sinh ở Nam Phi giảm 20% vào năm 2020"?
- Có thể đạt được nghĩa là có thể đạt được. Bạn có thể hoàn thành nó trong thời gian quy định với các nguồn lực theo ý của bạn không? Với tất cả những hạn chế tồn tại, mục tiêu của bạn phải thực tế. Tăng doanh số bán hàng lên 500% có ý nghĩa nếu công ty của bạn có quy mô nhỏ. Tăng doanh số bán hàng lên 500% là một mục tiêu gần như bất khả thi đối với một công ty đã thống trị thị trường.
- Liên quan, thích hợp có liên quan đến lợi ích. Mục tiêu sẽ có tác động đến mục tiêu hoặc chiến lược mong muốn của bạn không? Mặc dù quan trọng đối với sức khỏe nói chung, nhưng liệu việc đo chiều cao và cân nặng của học sinh trung học có thể trực tiếp dẫn đến những thay đổi trong quy trình sức khỏe tâm thần không? Đảm bảo rằng mục tiêu và phương pháp làm việc của bạn có mối liên kết rõ ràng và trực quan.
- Thời gian ràng buộc bị ràng buộc về thời gian. Khi nào đã đạt được mục tiêu và / hoặc khi nào bạn biết mình đã hoàn thành nó? Xác định ngày kết thúc dự án. Ngoài ra, hãy đề cập đến, nếu có, loại kết quả cuối cùng nào có thể khiến dự án của bạn kết thúc sớm, với tất cả các kết quả đạt được.
Hãy nhớ rằng, một số cơ sở cần được chỉ định để tính toán sự thay đổi. Nếu bạn không biết có bao nhiêu trẻ sơ sinh ở Nam Phi bị nhiễm HIV / AIDS, làm sao bạn có thể đảm bảo rằng số trường hợp mắc bệnh giảm 20%?
Trong một số tình huống nhất định, bạn có thể cần tham khảo ý kiến của chuyên gia để đảm bảo rằng các mục tiêu trong kế hoạch làm việc của bạn có thể đạt được
Bước 5. Liệt kê các tài nguyên bạn có
Trong danh sách này, hãy viết ra mọi thứ bạn cần để đạt được mục tiêu và chỉ tiêu của mình. Các nguồn lực có nhiều dạng khác nhau, tùy thuộc vào kế hoạch làm việc của bạn là gì.
- Các nguồn lực trong văn phòng bao gồm ngân sách tài chính, nhân viên, chuyên gia tư vấn, tòa nhà hoặc phòng, và sách. Bạn có thể đính kèm ngân sách chi tiết nếu kế hoạch làm việc chính thức hơn.
- Các nguồn lực trong học viện bao gồm quyền truy cập vào các thư viện; tài liệu nghiên cứu như sách, báo và tạp chí; truy cập máy tính và internet; cũng như các giáo sư hoặc những người khác có thể giúp bạn khi bạn có thắc mắc.
Bước 6. Nhận ra những hạn chế hiện có
Ranh giới là những trở ngại có thể cản trở nỗ lực của bạn để đạt được mục tiêu và chỉ tiêu của mình. Ví dụ, khi thực hiện các bài tập nghiên cứu ở trường học hoặc đại học, lịch trình của bạn quá dày nên bạn không thể nghiên cứu và viết tốt. Do đó, giới hạn của bạn là một lịch trình bận rộn. Cố gắng loại bỏ các cam kết khác trong học kỳ để có thể hoàn thành kế hoạch làm việc của mình một cách hiệu quả.
Bước 7. Ai chịu trách nhiệm?
Trách nhiệm giải trình là một yếu tố cần thiết của một kế hoạch tốt. Ai là người chịu trách nhiệm hoàn thành từng nhiệm vụ? Ngay cả khi có một nhóm làm nhiệm vụ, một người phải chịu trách nhiệm đảm bảo rằng nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.
Bước 8. Viết chiến lược
Quan sát kế hoạch làm việc của bạn, sau đó quyết định cách bạn sẽ sử dụng các nguồn lực của mình trong khi vượt qua các hạn chế để đạt được mục tiêu và chỉ tiêu của bạn.
- Viết một danh sách chi tiết các hành động. Xác định những gì phải xảy ra hàng ngày hoặc hàng tuần để đạt được mục tiêu của bạn. Đồng thời liệt kê những hành động mà các thành viên khác trong nhóm nên thực hiện. Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc lịch cá nhân để sắp xếp thông tin này.
- Lập lịch trình. Mặc dù bạn có thể lập một lịch trình làm việc dự kiến, nhưng các sự kiện hoặc tình huống không lường trước được thỉnh thoảng có thể phát sinh. Do đó, hãy dành chỗ trong lịch trình của bạn để tránh bị chậm trễ.
Lời khuyên
- Xác định các mốc quan trọng nếu dự án của bạn lớn. Các mốc quan trọng là các điểm dọc theo một dự án làm nổi bật việc đạt được các mục tiêu nhất định. Bạn cũng có thể coi đó là một điểm để suy ngẫm, khi bạn quan sát quá trình đã tiến triển đến đâu và đồng thời đảm bảo rằng nó không đi chệch khỏi kế hoạch làm việc.
- Tạo một kế hoạch làm việc phù hợp với bạn. Nó có thể là chi tiết, nó có thể bao quát, tùy thuộc vào mong muốn hoặc nhu cầu của bạn. Bạn có thể viết trên một tờ giấy hoặc bằng phần mềm chuyên nghiệp, sử dụng hình ảnh và màu sắc. Sử dụng bất cứ điều gì là tự nhiên và hiệu quả nhất cho bạn.
