Trước đây, máy fax là thiết bị bắt buộc phải có trong mỗi văn phòng. Tại sao không, với một máy fax, bạn có thể gửi tài liệu, hợp đồng và thông tin trên khắp thế giới qua mạng điện thoại. Trên thực tế, việc sử dụng rộng rãi e-mail và các phương pháp truyền tệp dễ sử dụng khác không nhất thiết phải giết chết fax. Trong một số trường hợp, gửi fax là điều bắt buộc. Ngay cả khi bạn không có máy fax, bạn có thể gửi fax trực tuyến bằng máy tính của mình miễn phí hoặc giá rẻ thông qua một số dịch vụ nhất định.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Gửi fax bằng máy tính
Bước 1. Chuẩn bị các tài liệu bạn muốn gửi
Bạn có thể sử dụng máy tính của mình như một máy fax truyền thống với một số phần mềm nhất định. Đảm bảo máy tính của bạn được kết nối với mạng điện thoại.
Bước 2. Đối với Windows 7:
- Nhấp chuột Bắt đầu> Tất cả chương trình> Windows Fax và quét sau đó nhấn Vào để mở Windows Fax và Scan.
- Nhấp vào Fax mới ở góc trên bên trái của menu. Làm theo hướng dẫn để kết nối máy tính với mạng điện thoại.
- Điền vào các ô trên màn hình với số điện thoại đích, tin nhắn và tài liệu đính kèm.
- Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Gửi.
Bước 3. Đối với Macintosh:
- Mở tài liệu bạn muốn gửi và chỉnh sửa nếu cần.
- Nhấp vào Tệp> In.
- Nhấp vào nút PDF, sau đó chọn Fax PDF từ menu.
- Nhập số fax của người nhận vào trường Đến. Nhập chữ số 0, mã vùng và mã truy cập nếu được yêu cầu.
- Trong cột Modem, chọn Modem Internet.
- Để bao gồm một trang bìa, hãy chọn tùy chọn Sử dụng Trang bìa và điền vào các tùy chọn nếu cần.
- Nhấp vào nút Xem trước để xem trước bản fax. Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Gửi.
- Lưu ý: Một số phiên bản của Mac OS X không bao gồm chức năng Fax.
Phương pháp 2/3: Tìm dịch vụ
Bước 1. Tìm một dịch vụ fax trực tuyến
Có vô số nhà cung cấp dịch vụ fax trực tuyến có thể khiến bạn bối rối khi chọn một nhà cung cấp. Trong bài viết này, bạn có thể tìm thấy một số khuyến nghị cho các dịch vụ fax trực tuyến. Các dịch vụ được đề cập trong bài là dịch vụ chất lượng cao, nhưng tất nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng các dịch vụ khác.
- MyFax là một dịch vụ fax qua internet cho phép bạn gửi và nhận fax qua email, web hoặc điện thoại thông minh. Dịch vụ hàng tháng giá cả phải chăng này (tính đến thời điểm viết bài này, nó có giá 10 đô la) cho phép bạn gửi 100 bản fax và nhận 200 bản fax mỗi tháng. Ngoài việc được liên kết với tài khoản email của bạn, bạn cũng sẽ nhận được số fax từ MyFax để bạn vẫn có thể được liên hệ với các công ty vẫn sử dụng máy fax thông thường.
- Giống như MyFax, eFax cũng cung cấp dịch vụ fax liên kết đến email của bạn và cung cấp cho bạn số fax. Sau khi sử dụng miễn phí dịch vụ của tháng đầu tiên, bạn có thể tiếp tục sử dụng eFax với mức phí đăng ký thấp. eFax cũng cung cấp khả năng lưu trữ trọn đời cho các tài liệu bạn gửi và nhận.
- Bạn muốn gửi fax miễn phí? Sử dụng FaxZero. Ngoài việc cung cấp dịch vụ trả phí, FaxZero còn cho phép bạn gửi 5 bản fax miễn phí mỗi ngày. Tuy nhiên, các bản fax mà bạn gửi miễn phí sẽ bao gồm quảng cáo. Đối với những bạn không thường xuyên gửi fax, FaxZero là một dịch vụ khá tốt.
- hellofax cho phép bạn gửi nhiều bản fax miễn phí đến các số của Hoa Kỳ. Để gửi fax, bạn phải tạo một tài khoản được liên kết với một địa chỉ email.
Phương pháp 3/3: Sử dụng thiết bị văn phòng để gửi fax
Bước 1. Thay thế máy fax của bạn
Máy fax bao gồm một máy quét đen trắng, đường dây điện thoại và máy in nhiệt. Tất nhiên, công nghệ cũ bây giờ đã được thay thế bằng công nghệ mới trong văn phòng hoặc nhà của bạn. Trong văn phòng hoặc nhà của bạn, bạn có thể có một máy in màu, một máy quét giá rẻ và kết nối internet.
- Bạn có thể không sở hữu một chiếc máy in, nhưng chiếc máy in này chắc chắn có những ưu điểm của nó. Chất lượng bản in được tạo ra bởi các máy in ngày nay có thể được so sánh với bản in của một xưởng ảnh.
- Ngoài việc được sử dụng để quét tài liệu, bạn cũng có thể sử dụng máy quét cho nhiều việc khác nhau, chẳng hạn như quét ảnh hoặc chữ ký cũ, tạo "tác phẩm nghệ thuật" bằng cách quét khuôn mặt, v.v.
- Nếu bạn thường xuyên quét và in tài liệu, bạn có thể mua một máy in tất cả trong một, bao gồm máy quét, máy in và máy fax trong một máy. Tuy nhiên, chức năng fax trên máy tất cả trong một chỉ có thể được sử dụng nếu bạn có mạng điện thoại.
- Hầu hết các dịch vụ fax trực tuyến đều cung cấp các ứng dụng mà bạn có thể tải xuống từ App Store và Google Play Store. Ứng dụng cho phép bạn gửi và nhận fax từ mọi nơi. Bạn chỉ cần có kết nối internet để tải xuống. Theo liên kết bên dưới để so sánh các ứng dụng fax.
Lời khuyên
- Nếu không có máy in tất cả trong một, bạn có thể quét tài liệu bằng máy ảnh kỹ thuật số.
- Bạn cũng có thể chuyển đổi tệp đã quét thành tệp PDF hoặc chỉnh sửa bằng Photoshop.
- Quét tài liệu ở độ phân giải 300 dpi và cỡ chữ để có kết quả tốt nhất.
- Tái chế máy fax cũ của bạn tại một cửa hàng máy tính.
