Không quan trọng nếu bạn là một người trẻ tuổi chưa bao giờ gửi fax hay một người già đã quên cách fax, cuối cùng bạn có thể cần biết cách fax. Hãy nhớ rằng có nhiều biến thể của máy fax, vì vậy hãy tham khảo sách hướng dẫn sử dụng hoặc sách hướng dẫn sử dụng máy fax của bạn nếu bạn có. Để sử dụng hầu hết các máy fax, bạn phải nhập chứng chỉ, quay số fax và gửi.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Trước khi gửi fax
Bước 1. Làm chứng chỉ
Máy fax thường được dùng chung cho văn phòng hoặc một số người trong văn phòng. Vì bất kỳ ai cũng có thể nhìn thấy các bản fax được gửi đến máy fax, nên bạn nên đính kèm bản tuyên thệ để bản fax của bạn đến được tay người dùng thích hợp.
Chứng chỉ này chứa các thông tin như tên người nhận, nội dung của bản fax và số trang của bản fax. Thư cũng nên chứa thông tin của người gửi, chẳng hạn như tên và số fax, để người nhận có thể biết ai đã gửi fax và có thể trả lời nếu cần
Bước 2. Quay số fax
Tiếp theo, bạn cần quay số fax, giống như quay số điện thoại. Trên hầu hết các máy fax mới, bạn không cần nhập mã vùng nếu đang quay số nội hạt, nhưng nếu đang quay số DLD, bạn vẫn cần nhập mã vùng. Một số loại máy fax vẫn yêu cầu mã vùng, bất kể vị trí của số. Kiểm tra hoặc hỏi thông tin về máy fax của bạn.
- Mã quốc gia (1 cho số điện thoại và số fax của Hoa Kỳ) đôi khi cũng cần được nhập trước số địa phương, nhưng chỉ khi mã vùng được yêu cầu. Mã quốc gia hầu như luôn được yêu cầu để thực hiện các cuộc gọi đường dài.
- Thường thì bạn cũng sẽ cần phải quay số 9 trước khi quay một số đường dài. Kiểm tra thông số kỹ thuật của máy fax của bạn hoặc hỏi thông tin về máy.
- Đảm bảo rằng số bạn đang gọi là số fax, không phải số điện thoại của người bạn đang gửi fax. Đôi khi số điện thoại và số fax được viết cạnh nhau trên danh thiếp và bạn có thể dễ dàng đọc nhầm số.
Bước 3. Xác định phương thức nhập giấy
Khi tải tài liệu bạn gửi đến máy fax, bạn phải đưa tài liệu vào đúng hướng. Giấy của bạn sẽ được quét, vì vậy nếu giấy được quay ngược chiều, chỉ mặt sau của giấy sẽ được quét và bản fax của bạn sẽ trống. Đảm bảo rằng giấy của bạn hướng về đúng hướng trước khi gửi fax.
-
Máy fax khác nhau, cách nạp giấy khác nhau. May mắn thay, mọi máy fax đều có nhãn hướng dẫn chính xác để chèn giấy. Gần nơi bạn giữ giấy, hãy tìm ký hiệu giấy có mép gấp. Trong biểu tượng này, bạn sẽ thấy rằng một bên có một dòng, và bên kia trống.
- Nếu góc gấp được lót, giấy phải được nạp vào máy fax với mặt trống hướng về phía bạn.
- Nếu góc gấp không có đường viền, giấy sẽ được nạp vào máy fax với nội dung hướng về phía bạn.
Bước 4. Gửi fax trên giấy thích hợp
Máy fax hoạt động tốt nhất với khổ giấy tiêu chuẩn. Gửi giấy có kích thước không chuẩn có thể không hoạt động hoặc có thể "bẫy" máy fax của bạn. Nếu bạn cần gửi thứ gì đó có kích thước không chuẩn, hãy sao chụp tệp và gửi bản sao.
Khổ giấy phổ biến nhất cho fax và máy in là A4 hoặc văn phòng phẩm của Mỹ
Phương pháp 2/2: Gửi fax
Bước 1. Sử dụng máy fax của bạn để gửi fax
Sau khi bạn đã thực hiện tất cả các bước trên, bạn đã sẵn sàng để gửi fax. Nạp giấy đúng cách, nhập số và bạn đã sẵn sàng nhấn nút gửi. Nút này là một nút lớn có nhãn rõ ràng. Xin chúc mừng, bạn đã gửi fax của mình!
Bạn sẽ nhận thấy rằng sau khi nhấn nút gửi, máy fax sẽ phát ra tiếng bíp và các âm thanh khác. Âm thanh này là bình thường và là dấu hiệu cho thấy máy fax đang giao tiếp với một máy khác. Sau khi fax được gửi đi, bạn thường sẽ nghe thấy một tiếng bíp dài và rõ ràng sau vài phút. Nếu fax đang gặp sự cố và không được gửi đi, tiếng bíp sẽ phát ra âm thanh đáng sợ. Nếu bạn nghe thấy âm thanh đáng sợ, hãy kiểm tra máy fax xem có vấn đề gì không
Bước 2. Sử dụng internet để gửi fax
Bạn cũng có thể sử dụng internet để gửi tài liệu đến máy fax. Có nhiều phương pháp bạn có thể sử dụng, nhưng hầu hết chúng đều tốn tiền. Tuy nhiên, những khoản phí này có thể là một khoản đầu tư khôn ngoan, nếu bạn không gửi fax thường xuyên và không muốn mua một máy fax hoặc giao dịch với một dịch vụ như FedEx.
- PamFax là dịch vụ fax hoàn hảo cho Skype. Tuy nhiên, chương trình này thu một khoản phí nhỏ.
- HelloFax là một dịch vụ tích hợp với Google Drive, cho phép bạn gửi fax các tài liệu của Google. Bạn có thể gửi nhiều bản fax miễn phí trước khi bị tính phí.
Bước 3. Sử dụng e-mail để gửi fax
Tùy thuộc vào số bạn đang gửi fax, bạn có thể gửi email cho máy fax mà không phải trả thêm phí. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng phương pháp này chỉ có thể được sử dụng với một số số fax nhất định và chỉ có thể gửi thông tin hạn chế.
- Bạn có thể kiểm tra xem số fax đích của mình có được đưa vào trực tuyến hay không.
- Sử dụng công thức này để tạo địa chỉ đích fax: “remote-printer. [email protected]”
- Xóa dấu ngoặc kép, thay thế các số bằng số fax (bao gồm mã vùng và mã quốc gia), "'Họ" và "Họ" bằng họ và tên của người bạn đang gửi fax.
- Hãy nhớ rằng chỉ văn bản trong hộp văn bản mới xuất hiện trên bản fax. Bạn không thể đính kèm tệp PDF hoặc các tài liệu khác bằng phương pháp này.
Lời khuyên
- Luôn nhập số đầy đủ, bao gồm cả mã vùng và số 1 cho các bản fax đường dài.
- Hầu hết các máy fax đều có hướng dẫn. Đọc hướng dẫn.
