Đề xuất tư vấn là tài liệu do nhà tư vấn gửi cho khách hàng tiềm năng để mô tả công việc phải thực hiện và các điều kiện cần phải đáp ứng để nhà tư vấn có thể thực hiện công việc. Đề xuất tham vấn thường được chuẩn bị sau khi nhà tư vấn và khách hàng tiềm năng đã thảo luận chi tiết về công việc. Kỹ năng đưa ra đề xuất là cần thiết đối với mọi nhà tư vấn độc lập vì bạn có thể có được khách hàng mới nếu bạn có thể gửi một đề xuất tốt.
Bươc chân
Phần 1/3: Biết những điều cơ bản để đưa ra một đề xuất
Bước 1. Nghiên cứu chi tiết công việc bạn sẽ làm
Đề xuất tham vấn khác với biodata. Bạn không thể gửi bao nhiêu đề xuất tùy thích vì bạn muốn được nhận vào làm. Mỗi đề xuất phải được chuẩn bị cụ thể theo nhu cầu của khách hàng muốn sử dụng dịch vụ của bạn. Bạn càng biết nhiều về khách hàng và những gì họ cần, thì đề xuất của bạn sẽ càng tốt. Do đó, hãy học cách đưa ra một đề xuất tốt bằng cách thực hiện các bước sau:
- Đầu tiên, mời khách hàng gặp mặt để thảo luận về kế hoạch làm việc. Cố gắng ghi lại kết quả của cuộc thảo luận một cách cẩn thận và đặt câu hỏi để bạn hiểu đúng những gì bạn phải làm.
- Sau đó, bạn có thể gọi điện hoặc gửi email nếu vẫn còn điều gì đó cần được làm rõ hoặc yêu cầu.
- Khi đưa ra một đề xuất (sẽ được giải thích trong phần tiếp theo), hãy cố gắng thực hiện một nghiên cứu nhỏ để tìm kiếm thông tin. Ví dụ: để chứng minh rằng các dịch vụ bạn cung cấp có thể dẫn đến thành công cho khách hàng, hãy tìm kiếm các kết quả khảo sát kinh doanh hỗ trợ cho lời đề nghị của bạn.
Bước 2. Viết ra các điều khoản đã thỏa thuận về nhiệm vụ của bạn
Đừng thỏa thuận công việc với tư cách là một nhà tư vấn, nhưng cuối cùng bạn sẽ buộc phải nhận một nhiệm vụ mà bạn không đồng ý. Đảm bảo rằng bạn biết rõ ràng những gì khách hàng mong đợi ở bạn. Bằng cách đó, bạn có thể đưa ra đề xuất bằng cách liệt kê các nhiệm vụ hạn chế đã được hai bên thống nhất. Có một số điều bạn cần đảm bảo trước khi đưa ra đề xuất, ví dụ:
- Nhiệm vụ của bạn và kết quả mà khách hàng mong muốn
- Lịch làm việc
- Các mục tiêu cụ thể mà bạn phải đạt được vào một ngày nhất định
- Đôi khi, bạn phải thảo luận với nhiều người. Ví dụ: nếu bạn muốn cung cấp dịch vụ tư vấn để giải quyết tranh chấp giữa quản lý và nhân viên, bạn nên nói chuyện với đại diện của cả hai bên và khách hàng cần dịch vụ của bạn.
Bước 3. Đảm bảo rằng khách hàng đã cam kết về việc thanh toán
Thông tin thanh toán là phần quan trọng nhất của toàn bộ đề xuất. Bạn không cần phải đưa ra đề xuất nếu khách hàng không đủ khả năng thanh toán các dịch vụ của bạn một cách hợp lý. Trước khi đưa ra đề xuất, hãy thỏa thuận với khách hàng về số tiền thanh toán bạn sẽ nhận được và các điều khoản. Bằng cách đó, bạn có thể tham khảo thỏa thuận để tạo ra một đề xuất mà khách hàng phải ký và đồng ý.
- Ngoài khoản phí tư vấn, bạn cũng phải thỏa thuận với khách hàng về chi phí hoạt động trong thời gian bạn đang làm việc, ví dụ: chi phí xăng xe, văn phòng phẩm, chi phí đi lại và các chi phí khác. Vì lợi ích của riêng bạn, hãy yêu cầu khách hàng đài thọ tất cả các chi phí.
- Đừng đưa ra đề xuất tư vấn nếu khách hàng không thể xác nhận bạn sẽ được trả bao nhiêu và khi nào.
Bước 4. Nếu có thể, hãy nhận một công việc mà không cần gửi đề xuất
Các chuyên gia tư vấn thường đưa ra lời khuyên, “Việc chuẩn bị một bản xác nhận sẽ dễ dàng hơn so với việc đưa ra một đề xuất cho các dịch vụ tư vấn”. Hãy nhớ rằng một đề xuất tư vấn chỉ là một lời đề nghị không đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được công việc. Khách hàng có thể yêu cầu các đề xuất từ một số nhà tư vấn và chọn một nhà tư vấn, càng nhiều càng tốt, hãy thỏa thuận với khách hàng trước khi đưa ra đề xuất. Bằng cách này, khách hàng chỉ cần xác nhận rằng bạn đã sẵn sàng bắt đầu công việc, thay vì xem xét liệu đề nghị của bạn có được chấp nhận hay không.
Phần 2/3: Viết Đề xuất
Bước 1. Bắt đầu bằng cách chào hỏi khách hàng tiềm năng
Bắt đầu đề xuất của bạn giống như viết một lá thư bằng cách giải thích trong một đoạn văn ngắn rằng bạn muốn làm việc với khách hàng và bạn là ứng cử viên tốt nhất cho một công việc cụ thể (bạn sẽ tìm hiểu cụ thể hơn ở phần sau). Đối với phần này, bạn có thể mở nó bằng một lời chào "nồng nhiệt" và cá nhân, nhưng vẫn phải nghe thật chuyên nghiệp.
- Viết tên của khách hàng, có thể sử dụng tên riêng hoặc kèm theo lời chào "Cha" / "Mẹ". Cách này chỉ ra rằng đề xuất được chuẩn bị đặc biệt cho khách hàng chấp nhận nó.
- Tìm kiếm trên internet các đề xuất mẫu để bạn biết cách viết đoạn mở đầu.
Bước 2. Liệt kê công việc bạn muốn làm trong đoạn đầu tiên
Mô tả bằng một vài câu công việc đã được thống nhất để cho thấy rằng bạn hiểu những gì phải làm, vấn đề cần giải quyết, trách nhiệm phải hoàn thành và phạm vi công việc (dự án ngắn hạn, dài hạn, v.v.).
Mô tả công việc mà bạn sẽ làm cụ thể trong phần này, nhưng không bao gồm chi tiết các điểm khác, ví dụ: chi phí, giờ làm việc, v.v. vì chúng không cần thiết
Bước 3. Trong đoạn thứ hai, mô tả trình độ của bạn
Cố gắng cung cấp cho bạn là người phù hợp nhất cho công việc này. Để thu hút sự chú ý của khách hàng, hãy bao gồm nền tảng của bạn về giáo dục, đào tạo và kinh nghiệm làm việc đã nhận được phản hồi tích cực. Ngoài ra, bạn có thể giải thích tính cách và giá trị của niềm tin của mình, mặc dù chúng phải được hỗ trợ bằng bằng chứng cụ thể.
Xem xét khả năng cạnh tranh với các nhà tư vấn khác. Hãy thử hình dung cách cung cấp lợi ích có thể đo lường được cho khách hàng thông qua khía cạnh tài chính hoặc thời gian. Bằng cách này, bạn có thể chứng minh lợi thế cạnh tranh của mình so với các đối thủ có trình độ tương đương hoặc tốt hơn, nhưng không thể cung cấp giá trị gia tăng cho khách hàng
Bước 4. Trong đoạn tiếp theo, hãy mô tả công việc bạn đang cung cấp
Sử dụng các thuật ngữ rõ ràng và cụ thể để mô tả chi tiết những gì bạn sẽ làm để giải quyết vấn đề của khách hàng. Cho biết những kết quả mà khách hàng chắc chắn sẽ nhận được sau khi tham khảo ý kiến của bạn. Cung cấp mô tả cụ thể về phương pháp và lịch trình làm việc của bạn.
Để tránh các vấn đề phát sinh, bạn cần mô tả những gì bạn muốn khách hàng của mình làm trong khi làm việc về nhân sự, khả năng tiếp cận công việc và thiết bị làm việc, ví dụ: bằng cách liệt kê tên của những nhân viên sẽ làm việc toàn thời gian với bạn, đề xuất các khu vực của văn phòng bạn được phép làm việc. vào, v.v
Bước 5. Giải thích những gì bạn sẽ không làm trong buổi tư vấn
Là một nhà tư vấn, bạn phải ngăn ngừa các vấn đề phát sinh vì phạm vi công việc ngày càng rộng nên trách nhiệm ngày càng lớn nhưng lại không được bồi thường thêm. Xác định vấn đề bạn sẽ giải quyết và giải thích rằng các vấn đề liên quan khác không có trong đề xuất.
Cách phù hợp để truyền đạt điều này là trình bày từng điểm một để khách hàng được thông báo đầy đủ
Bước 6. Gửi báo giá cho các tư vấn bạn sẽ cung cấp
Ưu đãi này phụ thuộc vào phạm vi công việc bạn phải làm và khách hàng của bạn là ai. Hãy nhớ rằng bạn có thể phải cạnh tranh với các nhà tư vấn khác, vì vậy hãy đặt giá cạnh tranh theo điều kiện kinh doanh và nhu cầu của riêng bạn.
Cũng bao gồm bất kỳ chi phí bổ sung nào được yêu cầu, ví dụ như ăn uống, phòng khách sạn, vận chuyển, v.v. phải do khách hàng tiềm năng chịu. Cố gắng nhận được sự chấp thuận sớm, chẳng hạn như bằng cách xác nhận rằng bạn sẽ gửi biên nhận vào cuối mỗi tháng. Phương pháp này ngăn khách hàng từ chối hóa đơn của bạn với lý do: “chưa bao giờ đồng ý thanh toán phí”
Bước 7. Kết luận đề xuất bằng cách lập một bản tóm tắt
Cũng như khi viết một bài luận học thuật, mục đích của đoạn kết luận là cung cấp một bản tóm tắt nội dung của toàn bộ đề xuất. Đề cập đến khả năng làm việc, sự sẵn sàng tư vấn của bạn và niềm tin của bạn vào việc mang lại kết quả mà khách hàng mong đợi. Như trong đoạn mở đầu, bạn có thể kết thúc đề xuất bằng một lời chào kết thúc bằng cách thêm tên của khách hàng để có cảm giác thân mật hơn.
Khi bạn hoàn tất, hãy ký tên vào đề xuất, ghi ngày tháng và để lại khoảng trống cho chữ ký của khách hàng
Phần 3/3: Đưa ra Đề xuất Hiệu quả hơn
Bước 1. Đưa ra một đề xuất ngắn gọn và thú vị
Giữ cho đề xuất của bạn càng ngắn càng tốt, nhưng mô tả chính xác bạn là ai và công việc phải hoàn thành. Ưu tiên chất lượng chứ không phải số lượng. Cố gắng giữ cho khách hàng không tìm ra lý do để từ chối đề xuất của bạn và chọn đề xuất của nhà tư vấn khác, vì vậy hãy biến nó thành một đề xuất dễ đọc.
Nói chung, một đề xuất là đủ để thực hiện trong hai trang. Nếu bạn muốn cung cấp nhiều dữ liệu, hãy trình bày dưới dạng tệp đính kèm để đề xuất của bạn không quá dài
Bước 2. Tập trung vào khách hàng
Bạn có thể muốn sử dụng một số khoảng trống để liệt kê các tiêu chuẩn của mình, nhưng khách hàng là người quan trọng nhất trong đề xuất, không phải bạn. Ngay cả khi bạn muốn kể nhiều hơn về bản thân, hãy làm như vậy bằng cách thể hiện rằng bạn là người có trình độ cao nhất, không chỉ là người vĩ đại nhất.
Đừng nói quá nhiều về kinh nghiệm làm việc của bạn (hoặc nơi bạn đã làm việc, nếu bạn không phải là một nhà tư vấn độc lập)
Bước 3. Đừng sử dụng những câu nói sáo rỗng
Nhiều khách hàng, đặc biệt là các công ty, đã quen với việc nghe những lời sáo rỗng vô nghĩa từ những người muốn trở nên quan trọng. Đừng để bạn trình bày điều gì đó nhàm chán. Viết một đề xuất với các câu ngắn gọn rõ ràng. Đừng đưa ra những lời hứa nghe có vẻ dễ chịu hơn bằng cách sử dụng biệt ngữ hoa mỹ. Bạn chỉ cần phải hứa hẹn kết quả dễ chịu.
Ví dụ về những câu nói sáo rỗng: “hiệu suất tốt nhất”, “sức mạnh tổng hợp”, “hiệu quả”, “tối ưu”, v.v. và mỗi ngành nghề kinh doanh có các điều khoản riêng. Những từ này đã mất đi ý nghĩa vì chúng được sử dụng quá thường xuyên và không còn hiệu quả nữa
Bước 4. Chú ý đến chính tả từ và ngữ pháp
Mặc dù có vẻ rắc rối nhưng hai điều này rất quan trọng trong việc đưa ra một đề xuất. Ngay cả khi bạn không được tư vấn về cách viết, giao tiếp không mắc lỗi và chuyên nghiệp cho thấy rằng bạn đã dành thời gian và nỗ lực để phát huy những điều tốt nhất ở mình. Sai lầm không có nghĩa là bạn không đủ tiêu chuẩn cho công việc, nhưng chúng cho thấy rằng bạn đã không cố gắng hết sức để đưa ra đề xuất của mình hoàn toàn chính xác. Trong cuộc cạnh tranh gay cấn giữa hai đối thủ, đây sẽ là yếu tố quyết định.
Khi đề xuất của bạn đã hoàn thành, hãy đọc lại để cải thiện ngữ pháp và cấu trúc câu. Nếu bạn có thời gian, hãy nhờ bạn bè hoặc thành viên trong gia đình đọc và cung cấp phản hồi. Họ dễ dàng phát hiện ra những lỗi sai mà bạn không nhận ra hơn vì họ không trực tiếp tham gia vào quá trình viết
Lời khuyên
- Chuẩn bị một đề xuất đóng vai trò như một bức thư xác nhận hơn là một bản cáo bạch. Nói cách khác, bạn và khách hàng đã biết nhau, đã thảo luận chi tiết về công việc và đạt được thỏa thuận về chi phí.
- Đừng đưa ra đề xuất tư vấn khi chưa hiểu rõ công việc phải làm vì điều này sẽ chỉ mang lại cho bạn những rắc rối trong khi làm việc. Ngoài ra, bạn sẽ gặp phải những vấn đề nghiêm trọng hơn vì bạn phải gánh chịu chi phí lớn và đối mặt với những tranh chấp với khách hàng vì làm công việc mà bạn không hiểu.
