Báo cáo kinh doanh là một trong những phương tiện giao tiếp hiệu quả nhất trong thế giới kinh doanh ngày nay. Các lợi ích của báo cáo kinh doanh là rất nhiều. Các công ty hoặc cá nhân có thể sử dụng các báo cáo kinh doanh để đưa ra các quyết định quan trọng. Nếu bạn muốn viết một báo cáo kinh doanh tốt, hãy tìm hiểu cách thức và hiểu mục đích của việc viết báo cáo.
Bươc chân
Phần 1/2: Quyết định loại báo cáo kinh doanh bạn muốn viết
Bước 1. Sử dụng các báo cáo kinh doanh để truyền đạt ý tưởng
Báo cáo này được gọi là “báo cáo biện minh / khuyến nghị”. Bạn có thể sử dụng báo cáo này để chia sẻ ý tưởng với người quản lý hoặc giám đốc của mình. Thông thường, bạn sẽ cần chuẩn bị phần tóm tắt và phần nội dung của báo cáo. Tóm tắt là một phương tiện truyền đạt ý tưởng. Phần nội dung chứa thông tin về lợi ích, chi phí, rủi ro và các thông tin khác liên quan đến ý tưởng của bạn.
Ví dụ, bạn muốn mua một máy in cho bộ phận của mình. Để thuyết phục người quản lý rằng máy in thực sự cần thiết, hãy chuẩn bị báo cáo giải thích / đề xuất để chính thức gửi yêu cầu mua máy in cho ban quản lý
Bước 2. Trình bày những rủi ro đi kèm với cơ hội kinh doanh
“Báo cáo điều tra” giúp người ra quyết định xem xét những rủi ro phải đối mặt khi họ muốn thực hiện một số hành động nhất định để ban lãnh đạo có thể lường trước được những tác động không mong muốn. Báo cáo này bao gồm phần mở đầu, phần thân và phần kết luận. Lời nói đầu chứa thông tin quan trọng về vấn đề đang được điều tra. Phần thân có giải thích về các sự kiện và kết quả điều tra. Kết luận bao gồm một bản tóm tắt của báo cáo.
Ví dụ, công ty dược phẩm X muốn làm việc với công ty dược phẩm Y đang gặp khó khăn. Công ty X không muốn làm việc với các công ty hiện đang hoặc đã gặp vấn đề về tài chính. Do đó, công ty X tìm kiếm thông tin đầy đủ về công ty Y và sau đó chuẩn bị một báo cáo điều tra để thảo luận về dữ liệu tài chính của công ty Y với giám đốc tài chính
Bước 3. Trình bày thông tin tuân thủ cho các cơ quan chính phủ
Báo cáo này, thường được gọi là "báo cáo tuân thủ", hữu ích trong việc chứng minh trách nhiệm giải trình của doanh nghiệp bằng cách chứng minh với các cơ quan chính phủ (thành phố, tỉnh, trung ương, v.v.) rằng ban quản lý đang làm việc theo luật / quy định hiện hành và quản lý tài chính theo quy trình. Báo cáo này bao gồm phần mở đầu, phần thân và phần kết luận. Lời nói đầu chứa lời giải thích về các chủ đề chính được đề cập trong báo cáo. Thân cây chứa dữ liệu, dữ kiện và thông tin khác mà các cơ quan chính phủ cần biết. Kết luận bao gồm một bản tóm tắt của báo cáo.
Ví dụ, hội đồng quản trị của một công ty bảo hiểm chính phủ phải trình bày với bộ trưởng tài chính rằng việc quản lý công ty được thực hiện theo các luật và quy định có hiệu lực vào năm 2019. Đối với điều này, hội đồng quản trị chuẩn bị một cuộc họp thường niên. báo cáo tuân thủ để trình bày các hoạt động của công ty trong năm 2019
Bước 4. Trình bày tính khả thi của ý tưởng, dự án được đề xuất
Một báo cáo có giải thích để xác định ý tưởng được chấp nhận hay bị từ chối được gọi là "báo cáo khả thi". Báo cáo này bao gồm một bản tóm tắt và một phần nội dung. Phần tóm tắt bao gồm các ý tưởng, trong khi phần nội dung nêu ra các lợi ích, các vấn đề có thể xảy ra, chi phí và các vấn đề khác liên quan đến ý tưởng được đề xuất. Ban Giám đốc có thể sử dụng báo cáo khả thi để trả lời các câu hỏi sau:
- Dự án này có thể được hoàn thành trong ngân sách tài chính không?
- Dự án này có sinh lời không?
- Dự án này có thể được hoàn thành theo một tiến độ đã định trước không?
Bước 5. Trình bày kết quả nghiên cứu thu được qua nghiên cứu
Một "báo cáo nghiên cứu" trình bày kết quả của một nghiên cứu chi tiết về một vấn đề hoặc một vấn đề rất cụ thể. Báo cáo này bao gồm phần tóm tắt (tóm tắt), lời nói đầu, các phương pháp được sử dụng, kết quả nghiên cứu, kết luận và đề xuất. Khi lập báo cáo, bạn phải thông báo kết quả của các nghiên cứu được sử dụng làm tài liệu tham khảo.
Ví dụ, ban lãnh đạo muốn thực hiện một cuộc nghiên cứu liên quan đến toàn bộ nhân sự để quyết định xem có cần thiết cấm nhân viên hút thuốc trong căng tin công ty hay không. Người thực hiện nghiên cứu sẽ viết báo cáo kết quả nghiên cứu
Bước 6. Giúp công ty cải thiện các chính sách, sản phẩm hoặc thủ tục của mình thông qua giám sát nhất quán
Sau đó, chuẩn bị một "báo cáo định kỳ" được viết vào mỗi khung thời gian nhất định, ví dụ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, v.v. Báo cáo này trình bày mức độ hiệu quả, lãi / lỗ và các dữ liệu khác của công ty trong một thời kỳ nhất định.
Ví dụ, một chủ hiệu thuốc sẽ yêu cầu nhân viên bán hàng của mình trình bày báo cáo doanh số hàng tháng vào mỗi ngày 3 của tháng tiếp theo
Bước 7. Cung cấp một báo cáo trong trường hợp các tình huống nhất định
Ngược lại với báo cáo định kỳ, "báo cáo tình huống" được viết cho các nhu cầu cụ thể, chẳng hạn như chỉ đơn giản là cung cấp thông tin trong các cuộc họp hoặc báo cáo về nỗ lực đối phó với thiên tai. Báo cáo này bao gồm phần mở đầu, phần thân và phần kết luận. Phần giới thiệu bao gồm giải thích về các sự kiện được báo cáo và cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về các vấn đề được thảo luận trong phần nội dung của báo cáo. Kết luận, hãy giải thích những giải pháp đã, đang và sẽ thực hiện.
Ví dụ, thống đốc yêu cầu thị trưởng cung cấp một báo cáo tình huống sau khi một cơn bão xảy ra trong khu vực do mình phụ trách
Bước 8. Trình bày một số giải pháp để giải quyết vấn đề
"Báo cáo điểm chuẩn" trình bày một số tùy chọn giải pháp để đưa ra quyết định. Theo mục đích của nó, tác giả khuyến nghị một số hành động cần được thực hiện. Báo cáo này bao gồm phần mở đầu, phần thân và phần kết luận. Lời nói đầu giải thích mục đích của việc viết báo cáo. Phần thân thể hiện tình huống hoặc vấn đề hiện tại cùng với một số lựa chọn giải pháp. Kết luận truyền đạt giải pháp tốt nhất.
Ví dụ, một công ty ô tô muốn xây dựng một nhà máy ở châu Á. Khi viết báo cáo điểm chuẩn, hãy liệt kê tối đa 3 quốc gia theo nhu cầu của công ty và đề xuất vị trí tốt nhất trong phần kết luận
Phần 2/2: Viết Báo cáo Kinh doanh
Bước 1. Xác định mục đích viết và định dạng báo cáo
Tự hỏi bản thân tại sao bạn muốn viết báo cáo kinh doanh. Chọn loại báo cáo trong danh sách trên theo các mục tiêu cần đạt được.
- Dù lý do là gì, hãy đảm bảo bạn đặt mục tiêu ngắn gọn và rõ ràng. Người đọc báo cáo trở nên bối rối nếu việc xây dựng các mục tiêu dài dòng khiến cho độ tin cậy của báo cáo bị nghi ngờ.
- Ví dụ, bộ phận của bạn cần thêm quỹ khuyến mại. Khi viết báo cáo, hãy tập trung vào ngân sách ngân sách khuyến mại hiện có và trình bày một kế hoạch làm việc hiệu quả để tận dụng tối đa số tiền bổ sung.
Bước 2. Cân nhắc đối tượng sẽ đọc báo cáo
Người đọc báo cáo có thể đến từ bên ngoài công ty (không phải nhân viên) hoặc từ bên trong công ty. Khi viết báo cáo, hãy cân nhắc mức độ hiểu của người đọc hoặc có thông tin về vấn đề đang được thảo luận. Ngoài ra, hãy nghĩ xem thông tin được trình bày trong báo cáo sẽ hữu ích như thế nào đối với người đọc.
- Ai sẽ đọc báo cáo, khía cạnh tài chính luôn được ban lãnh đạo hoặc khách hàng ưu tiên hàng đầu.
- Ví dụ, bạn muốn thực hiện một chương trình chia sẻ công việc trong bộ phận của bạn. Đối với điều này, bạn sẽ cần phải viết một báo cáo kinh doanh sẽ được đọc bởi giám đốc nhân sự, giám đốc hoạt động và giám đốc điều hành. Xem xét khả năng họ đã biết về chương trình để bạn có thể cung cấp thông tin liên quan trong báo cáo. Nếu ban giám đốc chưa bao giờ thảo luận về chương trình chia sẻ việc làm, báo cáo của bạn là thông tin và hữu ích. Nếu công ty đã lên kế hoạch cho chương trình này, báo cáo của bạn sẽ không hiệu quả và kém thuyết phục.
Bước 3. Xác định những gì cần phải học
Bước khó nhất khi lập báo cáo kinh doanh không phải là viết. Việc đưa ra kết luận và thu thập dữ liệu hỗ trợ là khó nhất. Bạn sẽ cần phải có một loạt các kỹ năng, ví dụ như thu thập dữ liệu và phân tích thị trường. Bạn và ban giám đốc cần biết những gì để có thể đưa ra quyết định sáng suốt về các chủ đề được đề cập trong báo cáo của bạn?
Bước 4. Thu thập dữ liệu liên quan để viết báo cáo
Đảm bảo dữ liệu hỗ trợ bạn cung cấp là kết quả của nghiên cứu. Nếu không, bạn có thể bị mất uy tín. Việc thu thập dữ liệu cũng được xác định bởi loại báo cáo sẽ được viết. Đảm bảo rằng bạn sử dụng dữ liệu chính xác và phù hợp với mục đích viết báo cáo.
- Dữ liệu từ các nguồn nội bộ thường được thu thập nhanh hơn. Ví dụ, dữ liệu bán sản phẩm có thể được yêu cầu từ bộ phận bán hàng qua điện thoại. Như vậy, dữ liệu ngay lập tức được nhận và đưa vào báo cáo.
- Dữ liệu bên ngoài có thể được lấy từ công ty. Nếu các bộ phận khác đã thu thập và phân tích dữ liệu người tiêu dùng, hãy yêu cầu nó để bạn không phải tự nghiên cứu. Dữ liệu cần thiết phải được điều chỉnh cho phù hợp với lĩnh vực kinh doanh, nhưng người viết báo cáo kinh doanh thường không cần thực hiện nghiên cứu trước.
- Ví dụ, nếu bạn muốn viết một báo cáo biện minh / khuyến nghị, hãy thực hiện một số nghiên cứu để tìm ra lợi ích của các ý tưởng được trình bày và sau đó đưa kết quả của nghiên cứu vào báo cáo.
Bước 5. Quyết định cách cấu trúc báo cáo trước khi viết
Quyết định này bị ảnh hưởng bởi mục đích viết báo cáo. Ví dụ, cách lập báo cáo tuân thủ và báo cáo khả thi là khác nhau. Bắt đầu viết khi bạn có thể tìm ra cách biên dịch báo cáo.
- Sắp xếp dữ liệu hỗ trợ thành nhiều nhóm. Các báo cáo kinh doanh thường chứa nhiều dữ liệu và thông tin. Chia dữ liệu thành các nhóm là chìa khóa để viết thành công một báo cáo kinh doanh tốt. Ví dụ: trình bày dữ liệu bán hàng tách biệt với dữ liệu khách hàng và bao gồm tiêu đề cho mỗi bản tóm tắt dữ liệu.
- Biên soạn báo cáo bằng cách sắp xếp dữ liệu tóm tắt theo tiêu đề để dễ đọc và dễ hiểu. Do đó, dữ liệu được trình bày có thể hỗ trợ mục đích chính của việc viết báo cáo.
- Đôi khi, bạn cần phải đợi người khác phân tích hoặc nhập dữ liệu. Trong khi chờ đợi, bạn có thể xử lý tập dữ liệu hoàn chỉnh.
Bước 6. Rút ra kết luận và đưa ra các đề xuất cụ thể
Đảm bảo rằng bạn đưa ra kết luận hợp lý bằng cách sử dụng dữ liệu có trong báo cáo. Giải thích các hành động cần được thực hiện dựa trên các kết luận này.
Mỗi giải pháp bạn đề xuất phải được thực hiện theo các hành động cụ thể, có thể đo lường được. Mô tả bất kỳ thay đổi nào đối với mô tả công việc, lịch trình hoặc phân bổ ngân quỹ cần thiết để thực hiện kế hoạch làm việc mới. Đảm bảo rằng các đề xuất của bạn được hỗ trợ bởi dữ liệu chứng minh rằng ban lãnh đạo có thể đạt được các mục tiêu bằng cách thực hiện các giải pháp được trình bày trong báo cáo
Bước 7. Chuẩn bị một bản tóm tắt điều hành
Bản tóm tắt này sẽ là trang đầu tiên của báo cáo kinh doanh, nhưng được viết ở phần cuối. Tóm tắt điều hành là một phương tiện trình bày kết quả của nghiên cứu và kết luận để cung cấp một cái nhìn sơ lược về nội dung của báo cáo nếu ai đó không có thời gian để đọc nó đến cuối. Như một hình ảnh minh họa, một bản tóm tắt điều hành giống như một đoạn giới thiệu phim hoặc một bản tóm tắt luận án.
Báo cáo này được gọi là bản tóm tắt điều hành vì các giám đốc điều hành bận rộn có thể chỉ đọc bản tóm tắt này. Truyền tải thông tin quan trọng cho cấp trên trong 200-300 từ dưới dạng một bản tóm tắt điều hành. Anh ấy có thể đọc thêm nếu anh ấy muốn biết chi tiết
Bước 8. Sử dụng đồ họa thông tin để truyền tải dữ liệu cụ thể
Đôi khi, bạn cần cung cấp dữ liệu định lượng bằng cách sử dụng đồ thị hoặc biểu đồ. Trình bày dữ liệu với nhiều màu sắc khác nhau để làm cho nó hấp dẫn và dễ hiểu hơn. Sử dụng dấu đầu dòng, số thứ tự hoặc bảng để làm cho dữ liệu dễ đọc hơn. Bước này làm cho việc trình bày dữ liệu trông khác nhau để thể hiện tầm quan trọng của nó.
- Thông thường, hình ảnh làm cho báo cáo kinh doanh trông hấp dẫn hơn. Các báo cáo có vẻ đơn điệu nếu chúng chỉ chứa văn bản và số. Trình bày infographics có liên quan và hữu ích, nhưng đừng lạm dụng nó.
- Viết thông tin vào các ô trên một trang gần như hoàn toàn là văn bản, không có bảng hoặc số. Các trang toàn văn có xu hướng nhàm chán. Bản tóm tắt thông tin quan trọng có thể được trình bày trong một hộp.
Bước 9. Liệt kê các nguồn thông tin
Tùy thuộc vào loại nghiên cứu bạn đang thực hiện, bạn có thể cần liệt kê nhà cung cấp thông tin. Trong một báo cáo kinh doanh, trang thư mục hoặc nguồn nhằm mục đích cung cấp thông tin cho người đọc nếu họ muốn kiểm tra hoặc tìm kiếm dữ liệu khác.
Sử dụng đúng định dạng khi bao gồm các trích dẫn trong báo cáo theo loại hình kinh doanh
Bước 10. Kiểm tra báo cáo 2 lần
Bạn có vẻ không nghiêm túc khi báo cáo bất kỳ lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào. Những sai sót này làm cho uy tín của nghiên cứu của bạn bị nghi ngờ. Ngoài ra, hãy trình bày thông tin rõ ràng và không mập mờ.
- Ví dụ, không sử dụng các từ khó hiểu hoặc câu quá dài.
- Tránh nhiều cuộc trò chuyện.
- Nếu người đọc báo cáo thuộc cùng một lĩnh vực kinh doanh, bạn có thể sử dụng biệt ngữ hoặc thuật ngữ kỹ thuật, nhưng đừng lạm dụng nó.
- Thông thường, các báo cáo kinh doanh được viết bằng giọng đọc bị động. Báo cáo này là một ví dụ cho thấy việc viết sử dụng câu bị động tốt hơn câu chủ động.
- Khi kiểm tra các báo cáo, có thể bỏ qua các lỗi do bạn tự đánh máy. Nhờ đồng nghiệp hỗ trợ đọc báo cáo của bạn và sau đó yêu cầu phản hồi. Tốt hơn là biết những sai lầm từ đồng nghiệp, hơn là từ cấp trên. Tận dụng thông tin đầu vào của đồng nghiệp để cải thiện báo cáo trong khi tính đến các đề xuất.
Bước 11. Tạo mục lục
Viết báo cáo kinh doanh theo định dạng chính thức bằng cách tạo mục lục hữu ích như một tài liệu tham khảo khi tìm kiếm một trang cụ thể. Ghi số trang của mỗi phần của báo cáo vào mục lục, đặc biệt là phần tóm tắt và kết luận điều hành.
Bước 12. Thời gian ràng buộc báo cáo
Cách tốt nhất để cải thiện một báo cáo cung cấp đánh giá đầy đủ hữu ích là ràng buộc nó càng tốt càng tốt, ví dụ như sử dụng dây xoắn ốc, chất kết dính hoặc bìa các tông. Như vậy, báo cáo trông gọn gàng và hấp dẫn để người khác sẽ muốn đọc nó đến cùng.
