Thông cáo báo chí là một tuyên bố bằng văn bản cho các phương tiện truyền thông. Nó có thể chứa một loạt tin tức, bao gồm lịch trình hoạt động, chương trình khuyến mãi, giải thưởng, sản phẩm và dịch vụ mới, kết quả bán hàng, v.v. Thông cáo báo chí cũng có thể được sử dụng để tạo ra những câu chuyện đặc biệt. Các phóng viên thường sẽ xem xét một ý tưởng tin tức nhiều hơn nếu họ nhận được thông cáo báo chí trước. Đây là một công cụ quan hệ công chúng rất cơ bản, mà bất kỳ ai muốn sử dụng nó đều có thể sử dụng theo đúng định dạng. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Tạo thông cáo báo chí thú vị để xem
Bước 1. Viết tiêu đề gốc
Tiêu đề phải ngắn gọn, rõ ràng và đi vào trọng tâm; nói cách khác, một phiên bản rất cô đọng của điểm chính trong thông cáo báo chí. Nhiều chuyên gia quan hệ công chúng đề nghị nên viết tiêu đề sau cùng, sau khi tất cả các nội dung khác đã được viết xong. Nếu bạn làm theo các hướng dẫn này, hãy tiếp tục viết thông cáo báo chí và viết tiêu đề sau nó. Tiêu đề là một yếu tố thu hút sự chú ý và là một phần rất quan trọng của một thông cáo báo chí.
-
wikiHow được biết đến là nguồn thông tin phổ biến nhất.
Bạn đã thấy nó phải không? Bây giờ bạn muốn biết thêm về tin tức! Tiêu đề phải có khả năng thu hút sự chú ý của các nhà báo, cũng giống như tiêu đề trên một tờ báo thu hút độc giả. Tiêu đề có thể mô tả những thành tựu gần đây của tổ chức, một sự kiện đáng để báo cáo hoặc một sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
-
Tiêu đề phải được viết bằng chữ in đậm!
Tiêu đề thường được viết bằng chữ in đậm và sử dụng cỡ chữ lớn hơn phần nội dung của bản thảo.
- Chữ cái đầu tiên được viết hoa. Và tất cả các danh từ phải được viết hoa. Hầu hết các từ trong tiêu đề đều ở dạng chữ thường, mặc dù việc sử dụng "chữ thường" có thể làm cho nó hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh. Đừng viết hoa toàn bộ từ.
- Sử dụng các từ khóa quan trọng. Cách đơn giản nhất để tạo tiêu đề thông cáo báo chí là lấy các từ khóa quan trọng nhất trong thông cáo báo chí của bạn. Từ những từ khóa này, hãy cố gắng hình thành một câu nói hợp lý và thu hút sự chú ý. Nếu bạn bao gồm một câu tóm tắt sau tiêu đề, bạn có thể sử dụng phương pháp tương tự. Sử dụng từ khóa lên trước sẽ giúp trang của bạn dễ tìm thấy hơn trong các công cụ tìm kiếm, đồng thời các nhà báo và độc giả sẽ dễ dàng tiếp thu ý tưởng từ nội dung thông cáo báo chí của bạn. Hãy xem toàn bộ phần giải thích trong bước đầu tiên này và lưu ý rằng chúng đều có thể là tiêu đề thông cáo báo chí.
Bước 2. Viết phần nội dung của script
Thông cáo báo chí nên được viết theo cách bạn muốn chúng xuất hiện trên bản tin. Và hãy nhớ điều này: hầu hết các nhà báo đều rất bận rộn và không có thời gian để nghiên cứu các thông báo từ công ty của bạn, vì vậy những gì bạn viết cho thông cáo báo chí của mình sẽ được các nhà báo sử dụng để viết về các sự kiện lớn của bạn. Bất cứ điều gì bạn muốn họ nói, hãy đặt nó ở đây.
- Bắt đầu với ngày và thành phố nơi thông cáo báo chí được viết. Thành phố này có thể bị xóa nếu kết quả khó hiểu - ví dụ: nếu bản phát hành được viết bằng Bandung, nhưng mô tả các hoạt động trong chi nhánh Jogjakarta.
- Câu đầu tiên phải có thể thu hút sự chú ý của người đọc và nêu rõ quan điểm của bạn. Ví dụ: nếu tiêu đề là "Nhà xuất bản Carpren xuất bản cuốn tiểu thuyết mới về Thế chiến thứ hai", thì câu đầu tiên có thể là "Nhà xuất bản Carpen, Ltd., hôm nay đã xuất bản cuốn tiểu thuyết về Chiến tranh thế giới thứ hai của tác giả nổi tiếng Arcy Kay". Điều này mở rộng tiêu đề đủ để cung cấp một chút chi tiết và khiến người đọc quan tâm đến câu chuyện của bạn hơn nữa. Đoạn văn tiếp theo nên mở rộng ở câu đầu tiên.
- Nội dung của kịch bản thông cáo báo chí phải chắc chắn. Tránh sử dụng các câu và đoạn văn dài. Tránh lặp lại và sử dụng quá nhiều biệt ngữ hoặc ngôn ngữ hoa mỹ. Giữ cho văn bản của bạn đơn giản và tránh lãng phí từ.
- Đoạn đầu tiên (hai đến ba câu) nên kết thúc toàn bộ thông cáo báo chí và nội dung bổ sung nên giải thích thêm. Trong một thế giới có nhịp độ nhanh, không nhà báo hoặc độc giả nào khác sẽ đọc toàn bộ thông cáo báo chí nếu phần đầu của bài báo không thú vị.
- Làm việc với các sự kiện - hoạt động, sản phẩm, dịch vụ, con người, mục tiêu, mục tiêu, kế hoạch hoặc dự án. Cố gắng tối đa hóa việc sử dụng các dữ kiện. Đây là tin tức. Một cách đơn giản để tạo một thông cáo báo chí hiệu quả là sử dụng danh sách làm rõ sau: Ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và như thế nào.
Bước 3. Nói rõ ràng "5W" và "1H"
Who (Ai), What (Cái gì), When (Khi nào), Where (Ở đâu), Why (Tại sao) và How (Làm thế nào) có thể cho người đọc biết tất cả thông tin họ cần. Hãy chú ý đến những điểm bên dưới, chúng tôi sẽ sử dụng ví dụ trên để tạo thông cáo báo chí của chúng tôi:
- Diễn viên chính là ai? Nhà xuất bản Carpren.
- Câu chuyện chính là gì? Nhà xuất bản Carpren xuất bản cuốn sách.
- Việc đó đã xảy ra khi nào? Ngày mai.
- Hoạt động này diễn ra ở đâu? Trên tất cả các cửa hàng lớn.
- Tại sao điều này lại xuất hiện trong bản tin? Bởi vì cuốn sách được viết bởi tác giả nổi tiếng, Arcy Kay.
-
Hoạt động này đã diễn ra như thế nào? Hoạt động chính là buổi ký tặng sách ở Chicago, sau đó là chuyến tham quan sách khắp thủ đô.
- Với thông tin cơ bản đã được xác định, hãy bổ sung thông tin đó với thông tin về con người, sản phẩm, hàng hóa, ngày tháng và những thứ khác liên quan đến tin tức.
- Nếu công ty của bạn không phải là chủ đề chính của tin tức nhưng là nguồn thông cáo báo chí, hãy giải thích điều đó trong phần nội dung của văn bản.
- Giữ kịch bản ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Nếu bạn đang gửi một biểu mẫu in, văn bản phải có khoảng cách đôi.
- Thông cáo báo chí của bạn càng hấp dẫn, thì càng có nhiều khả năng được các nhà báo đưa tin. Tìm hiểu điều gì là "thú vị" đối với một thị trường cụ thể và sử dụng kiến thức này để thu hút các biên tập viên và phóng viên.
Bước 4. Tạo một thông cáo báo chí rõ ràng, sắc nét và phù hợp với độc giả của bạn
Rất có thể, bất cứ nơi nào bạn gửi thông cáo báo chí của mình, họ đã có hàng tá thông cáo báo chí tương tự chất đống và sẵn sàng bị bán đi. Nếu bạn muốn thông cáo báo chí của mình được bình chọn, nó phải tốt. Nó không chỉ phải tốt mà còn phải rất “sẵn sàng để xuất bản”.
- Khi một biên tập viên nhìn thấy bài viết của bạn, họ sẽ nghĩ, mất bao lâu để in thông cáo báo chí của bạn. Nếu bài viết của bạn có nhiều lỗi, có rất ít nội dung hoặc cần sửa lại nhiều, họ sẽ không lãng phí thời gian của mình cho việc đó. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn viết nó với ngữ pháp tốt, với tất cả những điều cơ bản và nội dung viết hoàn chỉnh.
-
Tại sao những người này nên quan tâm đến những gì bạn nói? Nếu bạn gửi nó đến đúng người đọc, câu hỏi này đã có câu trả lời rất rõ ràng. Nếu không, tại sao bạn lại lãng phí thời gian của mình? Cung cấp cho những người phù hợp tin tức phù hợp (tin tức, không phải quảng cáo) và bạn đang đi đúng hướng.
Họ sẽ đánh giá cao nó hơn nếu bạn gửi nó vào buổi sáng. Điều này giúp họ có thời gian để thêm bài viết của bạn vào những gì họ đang làm. Xem xét điều đó
Bước 5. Kết nối với những thứ khác
Cung cấp liên kết đến thông tin bổ sung hỗ trợ thông cáo báo chí của bạn. Công ty bạn viết có thông tin bổ sung trên internet mà người đọc có thể thấy hữu ích không? Tốt. Thêm điều đó.
Nếu bạn nghi ngờ về những gì bạn có, hãy thực hiện một số nghiên cứu về những gì thường được xuất bản. Ai đó có thể đã viết một hoạt động giống như bạn đã viết. PR Web và PR Newswire là những nơi tuyệt vời để bắt đầu
Phương pháp 2/2: Làm chủ định dạng
Bước 1. Tìm hiểu cấu trúc cơ bản
OK, bây giờ bạn đã biết bạn phải viết gì, bạn viết nó ra giấy như thế nào? Đối với người mới bắt đầu, hãy giữ thông cáo báo chí của bạn càng ngắn càng tốt, tối đa một trang. Không ai muốn lãng phí thời gian để đọc năm đoạn văn trừ khi bạn đang viết về Thế chiến III. Đây là những gì bạn cần (một số trong số đó đã được đề cập):
-
ĐỂ XUẤT BẢN NGAY LẬP TỨC phải được viết ở trên cùng bên trái của trang.
Nếu bạn muốn việc xuất bản bị trì hoãn, hãy viết ra "THÊU HẾT …" và ngày bạn muốn. Các bản phát hành không kèm theo ngày phát hành sẽ được coi là phát hành ngay lập tức
-
Tiêu đề, thường được in đậm, được đặt bên dưới tiêu đề và căn giữa trang.
Nếu bạn muốn, hãy thêm phụ đề in nghiêng (giải thích tiêu đề ngắn gọn)
- Đoạn đầu tiên: thông tin quan trọng nhất. Có thể được viết giống như tin tức, bắt đầu bằng ngày hoặc nguồn của tin tức.
- Đoạn thứ hai (và có thể là thứ ba): thông tin bổ sung. Bạn nên bao gồm các dữ kiện và trích dẫn.
- Thông tin công ty: thêm thông tin về công ty của bạn. Bạn là ai? Bạn đã đạt được những thành tựu gì? Nhiệm vụ của bạn là gì?
- Thông tin liên hệ: thông tin thêm về tác giả (có thể là bạn!). Nếu bạn thu hút sự chú ý của ai đó, họ có thể muốn biết thêm thông tin!
- Đa phương tiện: trong thời kỳ hiện đại này, bạn nên có một tài khoản Twitter cho các hoạt động quảng cáo.
Bước 2. Viết thông tin công ty vào phần nội dung thông cáo báo chí của bạn
Đây là lúc để bao gồm thông tin về công ty của bạn. Khi một nhà báo viết thông cáo báo chí của bạn cho câu chuyện của họ, anh ta sẽ cần phải đề cập đến công ty của bạn ở đó. Các nhà báo có thể lấy thông tin công ty từ phần này.
- Tiêu đề của phần này sẽ giống như sau: "Giới thiệu về [COMPANY_XYZ]."
- Sau tiêu đề, hãy viết một hoặc hai đoạn văn mô tả công ty của bạn trong năm hoặc sáu dòng cho mỗi đoạn. Văn bản phải mô tả công ty của bạn, ngành kinh doanh chính và các chính sách kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp đã có tài liệu quảng cáo, thuyết trình, kế hoạch kinh doanh, v.v. được viết một cách chuyên nghiệp. Chúng có thể được bao gồm ở đây.
- Ở cuối phần này, hãy viết trang web của bạn. Liên kết phải ở trong URL đầy đủ để khi in ra, liên kết vẫn có thể tìm kiếm được. Ví dụ: https://www.example.com thay vì "Nhấp vào đây để truy cập trang web của chúng tôi!"
- Các công ty có các trang truyền thông riêng biệt trên trang web của họ phải bao gồm một URL đến trang đó. Các trang truyền thông thường có thông tin liên hệ và một bộ báo chí.
Bước 3. Thêm thông tin liên hệ của bạn
Nếu thông cáo báo chí của bạn thực sự xứng đáng được đưa tin, các nhà báo chắc chắn sẽ tìm kiếm thêm thông tin hoặc phỏng vấn những người chủ chốt liên quan đến nó. Nếu bạn không ngại để những người chủ chốt này được giới truyền thông phỏng vấn, bạn có thể cung cấp chi tiết liên hệ của họ trên trang thông cáo báo chí. Ví dụ: nếu bạn đang viết về sự đổi mới, bạn có thể cung cấp thông tin liên hệ của nhóm nghiên cứu hoặc kỹ sư cho giới truyền thông.
- Nếu không, bạn phải cung cấp thông tin chi tiết từ phần truyền thông / quan hệ công chúng trong phần "Liên hệ". Nếu bạn không có một nhóm chuyên trách cho việc này, bạn nên chỉ định một người nào đó làm đầu mối liên lạc giữa giới truyền thông và công ty của bạn.
-
Chi tiết liên hệ nên được giới hạn và cụ thể trong thông cáo báo chí có liên quan. Chi tiết liên hệ phải bao gồm:
- Tên chính thức của công ty
- Tên và liên hệ chính thức của bộ phận truyền thông
- Địa chỉ văn phòng
- Số điện thoại và số fax có mã thành phố / quốc gia và mã điện thoại thích hợp
- Số điện thoại di động (tùy chọn)
- Thời gian sẵn có
- Địa chỉ email
- Địa chỉ trang web
Bước 4. Nếu có thể, hãy bao gồm một liên kết đến bản sao trực tuyến của thông cáo báo chí
Chúng tôi khuyên bạn nên giữ tất cả nhật ký thông cáo báo chí có sẵn trên trang web của bạn. Điều này có thể làm cho quá trình thêm liên kết dễ dàng hơn và cũng có thể được sử dụng cho mục đích lịch sử công ty.
Bước 5. Đánh dấu phần cuối của thông cáo báo chí bằng ba dấu thăng (#)
Đặt nó ở giữa trang ngay dưới dòng ở cuối bản phát hành. Đây là tiêu chuẩn của báo chí. Điều này nghe có vẻ như là một sự phóng đại, nhưng nó thực sự không phải vậy. Đây là cách viết thích hợp.
Lời khuyên
- Nghiên cứu các thông cáo báo chí trên internet để có giọng điệu, ngôn ngữ, cấu trúc và định dạng thông cáo báo chí phù hợp.
- Thực hiện mỗi bản phát hành nhằm vào một phương tiện cụ thể và gửi nó cho các phóng viên đưa tin về loại tin tức này. Thông tin này thường có thể được tìm thấy trên trang web của phương tiện truyền thông. Việc gửi các thông cáo báo chí giống hệt nhau đến các hãng truyền thông khác nhau và các phóng viên trên các phương tiện truyền thông đó là một dấu hiệu cho thấy bạn lười biếng và không nhắm đến một thị trường cụ thể.
- Thời gian cho các thông cáo báo chí là rất quan trọng. Tin tức phải phù hợp và mới, không quá cũ và không quá lệch so với các tin tức đang phổ biến hiện nay.
- Gửi thông cáo báo chí của bạn qua e-mail và sử dụng các định dạng bổ sung một cách khôn ngoan. Phông chữ to và màu sắc đậm sẽ không làm cho câu chuyện của bạn trở nên thú vị hơn, nhưng sẽ khiến người đọc mất tập trung. Đặt thông cáo báo chí của bạn vào nội dung e-mail, không phải trong tệp đính kèm. Nếu bạn phải sử dụng tệp đính kèm, hãy sử dụng định dạng văn bản thuần túy hoặc Định dạng văn bản có dạng thức. Tài liệu Word thường được chấp nhận trên hầu hết các phương tiện, nhưng nếu bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất (.docx), hãy lưu bằng phiên bản cũ hơn (.doc). Báo chí thường có ngân sách eo hẹp và nhiều tờ báo chưa cập nhật phiên bản Word của họ. Chỉ sử dụng tệp PDF nếu bạn đang gửi tệp có nhiều hình ảnh. Đừng viết thông cáo báo chí của bạn trên một tờ giấy khác, sau đó quét và gửi tệp hình ảnh qua e-mail - điều này sẽ chỉ lãng phí thời gian của cả bạn và biên tập viên. Nhập thông cáo báo chí của bạn trực tiếp vào e-mail.
- Tránh sử dụng biệt ngữ hoặc các thuật ngữ kỹ thuật đặc biệt. Nếu bạn phải sử dụng nó để làm cho bài viết của bạn chính xác, hãy giải thích thuật ngữ.
- Đưa thêm thông tin vào thông cáo báo chí của bạn. Đây là thông tin về những gì bạn muốn từ những người có thông tin bạn xuất bản. Ví dụ: nếu bạn muốn độc giả của mình mua một sản phẩm, hãy bao gồm nơi bạn có thể lấy sản phẩm. Nếu bạn muốn người đọc truy cập trang web của mình để tham gia cuộc thi hoặc tìm hiểu thêm về tổ chức của bạn, hãy bao gồm địa chỉ web hoặc số điện thoại.
- Đừng lãng phí thời gian của bạn để viết tiêu đề trước khi bản phát hành hoàn tất. Biên tập viên sẽ viết tiêu đề gốc trên báo hoặc tạp chí, nhưng bạn nên viết một tiêu đề hấp dẫn cho bản phát hành của mình. Danh hiệu này có thể là cơ hội duy nhất của bạn. Làm cho nó chính xác và ngắn gọn. Tốt nhất là không nên viết nó cho đến khi bạn đã hoàn thành thông cáo báo chí. Bạn không biết chắc mình - hoặc người bạn đang phỏng vấn - sẽ nói gì. Khi bạn đã soạn thảo xong bản phát hành, bạn có thể quyết định xem có nên sửa lại đoạn mở đầu của mình hay không. Sau đó, hãy nghĩ về tiêu đề.
- Sử dụng tiêu đề của bạn làm chủ đề của e-mail. Nếu bạn viết một tiêu đề thật hấp dẫn, nó sẽ giúp thông điệp của bạn nổi bật trong hộp thư của người biên tập.
- Bao gồm tên công ty trong tiêu đề, phụ đề và trong phần nội dung của bản thảo từ đoạn đầu tiên để làm cho bản phát hành của bạn dễ tìm thấy hơn trong các công cụ tìm kiếm và dễ đọc hơn đối với các chuyên gia và độc giả khác. Nếu bạn đang gửi một phiên bản in, bạn có thể đặt nó trên giấy tiêu đề.
- Các cuộc gọi tiếp theo có thể giúp phát triển một thông cáo báo chí thành một câu chuyện đầy đủ.
Cảnh báo
- Các bài báo nên được viết với một giọng điệu tích cực nhất có thể. Tránh những câu như "sau khi chủ tịch trước từ chức" hoặc "sau một thời gian không hoạt động". Các nhà báo có thể quyết định tìm hiểu về nó và không đưa tin về những gì được đưa vào thông cáo báo chí và - ngay cả khi tình huống không thực sự tiêu cực, ví dụ, tổng thống tiền nhiệm từ chức vì bệnh nặng - kết quả có thể không như bạn mong đợi.
- Luôn bao gồm một trích dẫn - thường là từ một người quan trọng có liên quan đến ý tưởng chính của bản phát hành. Văn bản không nhất thiết phải là một trích dẫn trực tiếp, nhưng nó phải có ý nghĩa. Luôn đảm bảo rằng người được trích dẫn hài lòng với câu trích dẫn. Trích dẫn cho phép các nhà báo bận rộn có thể chuẩn bị các bài báo đầy đủ mà không cần phải thực hiện các cuộc phỏng vấn tiếp theo.
- Không bao gồm chi tiết liên lạc của người khác mà không có sự đồng ý của họ. Ngoài ra, chúng phải luôn có sẵn vào những thời điểm hợp lý vài ngày sau khi tàu được phát hành.
- Khi gửi thông cáo báo chí qua e-mail, không gửi thông cáo báo chí với chủ đề "thông cáo báo chí". Điều này sẽ chỉ làm cho thông cáo báo chí của bạn bị chìm giữa các thông cáo báo chí khác. Thu hút sự chú ý của người biên tập bằng cách đưa tiêu đề hấp dẫn làm chủ đề cho e-mail của bạn, ví dụ: "Brand Co. nhận được hợp đồng công ty trị giá 300 tỷ Rp."
- Luôn nhớ rằng nhiều nhóm biên tập có khối lượng công việc quá lớn hoặc quá ít nhân viên. Nếu bạn có thể làm cho công việc của họ dễ dàng hơn, thông cáo báo chí của bạn sẽ có nhiều khả năng được đưa tin hơn. Nếu bạn đang viết một thông cáo báo chí tương tự như những gì mà người biên tập sẽ xuất bản, thì thông cáo báo chí của bạn có thể sẽ không cần chỉnh sửa nhiều như vậy. Tuy nhiên, nếu thông cáo báo chí của bạn đầy lỗi và không tuân theo một cách viết chuẩn mực, các biên tập viên chắc chắn sẽ xóa nó ngay lập tức. Mọi người đều nói rằng họ đã nắm quyền. Đừng lãng phí thời gian của biên tập viên. Nơi đặt mô tả công ty là trong phần thông tin công ty trong thông cáo báo chí của bạn, nhưng hãy làm cho nó chính xác và thực tế.
