Báo cáo thống kê trình bày thông tin về một chủ đề hoặc dự án cụ thể cho người đọc của họ. Bạn có thể viết các báo cáo thống kê tuyệt vời bằng cách định dạng đúng báo cáo và bao gồm tất cả các thông tin quan trọng mà người đọc báo cáo cần.
Bươc chân
Phần 1/3: Định dạng báo cáo
Bước 1. Xem các báo cáo thống kê khác
Nếu bạn chưa bao giờ viết báo cáo thống kê trước đây, chúng tôi khuyên bạn nên xem lại một số báo cáo thống kê khác có thể được sử dụng làm hướng dẫn để định dạng báo cáo của riêng bạn. Bạn cũng sẽ biết được báo cáo thống kê cuối cùng sẽ như thế nào.
- Nếu bạn đang làm báo cáo cho một khóa học, giảng viên của bạn sẽ sẵn sàng cho bạn xem các ví dụ về báo cáo đã được thu thập bởi các sinh viên trước nếu được yêu cầu.
- Thư viện trong khuôn viên trường cũng có các bản sao của các báo cáo thống kê được thực hiện bởi các sinh viên trước đây và các nhà nghiên cứu của khoa. Yêu cầu thủ thư nghiên cứu giúp đỡ trong lĩnh vực khoa học mà bạn đang làm việc.
- Bạn cũng có thể tìm thấy các báo cáo thống kê trên internet, được tạo ra để nghiên cứu kinh doanh hoặc tiếp thị, cũng như các tệp thuộc các cơ quan chính phủ.
- Thực hiện theo các ví dụ một cách cẩn thận và cẩn thận, đặc biệt nếu báo cáo dành cho nghiên cứu trong lĩnh vực khác. Các ngành khác nhau có những quy ước riêng về nội dung và cách thức trình bày một báo cáo thống kê. Ví dụ, một báo cáo thống kê do một nhà toán học đưa ra có thể rất khác với một báo cáo do một nhà nghiên cứu lập cho một doanh nghiệp bán lẻ.
Bước 2. Nhập báo cáo của bạn bằng phông chữ dễ đọc
Các báo cáo thống kê thường có khoảng cách đơn bằng phông chữ như Arial hoặc Times New Roman cỡ 12. Nếu trang tính của bạn cung cấp giải thích về các yêu cầu định dạng, hãy làm theo hướng dẫn chính xác.
- Thông thường lề trang cho các báo cáo thống kê là 2,5 cm. Hãy cẩn thận khi thêm các yếu tố trực quan như đồ thị và biểu đồ vào báo cáo, đảm bảo rằng chúng không vượt ra ngoài lề của báo cáo để chúng không in đúng cách và trông cẩu thả.
- Lề trái có thể được tăng lên đến 4 cm trong dự đoán nếu báo cáo nghiên cứu được bao gồm trong một thư mục hoặc bìa, mục đích là tất cả các văn bản có thể được đọc thoải mái khi bạn lật trang.
- Không viết báo cáo cách quãng, trừ khi bạn đang làm bài tập trong môn học và được giảng viên hướng dẫn cụ thể.
- Sử dụng tiêu đề để nhập số trang trên mỗi trang. Bạn cũng có thể muốn thêm họ hoặc tên nghiên cứu của mình vào mỗi số trang.
Bước 3. Sử dụng một phương pháp trích dẫn thích hợp
Có các phương pháp trích dẫn khác nhau cho các lĩnh vực khác nhau trong việc tham khảo các bài báo, sách và các tài liệu khác được sử dụng trong nghiên cứu của bạn. Ngay cả khi bạn cảm thấy thoải mái với một phương pháp trích dẫn cụ thể, hãy sử dụng phương pháp phổ biến nhất trong lĩnh vực nghiên cứu của bạn.
- Phương pháp trích dẫn thường có trong sổ tay hướng dẫn viết báo cáo, không chỉ giải thích chi tiết cách trích dẫn tài liệu tham khảo mà còn xác định các quy tắc về dấu câu và chữ viết tắt, tiêu đề và định dạng chung.
- Ví dụ, nếu bạn đang viết báo cáo thống kê trong lĩnh vực tâm lý học, bạn thường nên sử dụng sách hướng dẫn viết báo cáo do Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (APA) xuất bản.
- Phương pháp trích dẫn thậm chí còn quan trọng hơn nếu dự đoán rằng báo cáo thống kê của bạn sẽ được xuất bản bởi một nhà xuất bản hoặc tạp chí chuyên nghiệp cụ thể.
Bước 4. Bao gồm một tờ bìa
Trang bìa hiển thị tiêu đề của báo cáo thống kê, tên của bạn và tên của những người có đóng góp quan trọng cho nghiên cứu hoặc bản thân báo cáo. Tờ này cũng cung cấp một bản trình bày duyên dáng về báo cáo cuối cùng của bạn.
- Nếu bạn đang tạo một báo cáo thống kê cho một khóa học, thì cũng có thể cần một tờ bìa. Kiểm tra với người giám sát hoặc giảng viên của bạn hoặc xem phiếu bài tập để tìm hiểu xem có cần một tờ bìa hay không và những gì cần viết trên tờ giấy.
- Đối với một báo cáo thống kê dài hơn, hãy bao gồm cả mục lục. Không thể tạo mục lục trước khi bạn hoàn thành báo cáo vì mục lục hiển thị danh sách từng phần của báo cáo và trang nơi phần đó bắt đầu.
Bước 5. Tạo tiêu đề phần
Tiêu đề phần có thể giúp báo cáo dễ đọc hơn, tùy thuộc vào cách sử dụng báo cáo và đối tượng sẽ đọc báo cáo. Phương pháp này sẽ hiệu quả nếu bạn tin rằng người đọc sẽ đọc nhanh báo cáo hoặc chuyển trực tiếp đến các phần nhất định.
- Nếu bạn quyết định tạo các tiêu đề phần, chúng nên được in đậm và sắp xếp sao cho chúng nổi bật so với phần còn lại của văn bản. Ví dụ, có thể văn bản tiêu đề phần có thể được in đậm, căn giữa và sử dụng phông chữ lớn hơn.
- Đảm bảo rằng các tiêu đề phần không nằm ở cuối trang. Phải có ít nhất một vài dòng hoặc một đoạn văn bản đầy đủ dưới tiêu đề phần trước ngắt trang.
Bước 6. Sử dụng tính năng xem trước bản in để kiểm tra bố cục
Khi bạn tạo một kịch bản báo cáo bằng một ứng dụng xử lý văn bản, sự xuất hiện của nó trên màn hình máy tính sẽ giống như trên một tờ giấy. Tuy nhiên, các yếu tố hình ảnh cụ thể có thể không khớp như mong muốn.
- Kiểm tra lề xung quanh các yếu tố hình ảnh và đảm bảo văn bản gọn gàng và không quá gần với các yếu tố hình ảnh. Làm rõ các phần cuối của văn bản và các từ tương ứng với các cạnh của các yếu tố hình ảnh (ví dụ: nhãn trục cho đồ họa).
- Các yếu tố hình ảnh khác nhau có thể thay đổi, vì vậy bạn nên kiểm tra kỹ các tiêu đề phần sau khi báo cáo hoàn tất và đảm bảo không có yếu tố nào ở cuối trang.
- Nếu có thể, hãy thay đổi ngắt trang của bạn để tránh sự xuất hiện của dòng đầu tiên của đoạn văn là dòng cuối cùng của trang hoặc dòng đầu tiên của trang cũng như dòng cuối cùng của một đoạn văn cụ thể. Điều này sẽ làm cho việc đọc trở nên khó khăn.
Phần 2/3: Tạo nội dung báo cáo
Bước 1. Viết báo cáo tóm tắt
Tóm tắt là một mô tả ngắn, thường không quá 200 từ, tóm tắt tất cả các yếu tố của dự án nghiên cứu của bạn, bao gồm các phương pháp nghiên cứu được sử dụng, kết quả và phân tích.
- Tránh sử dụng ngôn ngữ khoa học hoặc thống kê trong phần tóm tắt càng nhiều càng tốt. Phần tóm tắt phải dễ hiểu đối với nhiều đối tượng hơn là những người sẽ đọc toàn bộ báo cáo.
- Chức năng trừu tượng tương tự như quảng cáo chiêu hàng trong kinh doanh. Nếu bạn đang ở trong thang máy với ai đó và họ hỏi bạn về dự án bạn đang thực hiện, hãy tóm tắt mô tả về dự án đã được trình bày với người đó.
- Mặc dù phần tóm tắt nằm ở phần đầu của báo cáo, nhưng sẽ dễ dàng hơn để viết nó sau đó, khi toàn bộ báo cáo đã hoàn thành.
Bước 2. Viết báo cáo mở đầu
Phần mở đầu của báo cáo xác định mục đích nghiên cứu hoặc thử nghiệm của bạn. Giải thích cho người đọc lý do chọn dự án mà bạn đang thực hiện, bao gồm cả những câu hỏi mà nó hy vọng sẽ trả lời được.
- Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, súc tích và rõ ràng để thiết lập giọng điệu của báo cáo. Tối đa hóa việc sử dụng các thuật ngữ phổ biến thay vì ngôn ngữ thống kê quá mức, bất kể đối tượng mục tiêu của báo cáo là gì.
- Nếu báo cáo của bạn dựa trên một loạt các thí nghiệm khoa học hoặc dữ liệu thu được từ các cuộc thăm dò hoặc dữ liệu nhân khẩu học, hãy nêu giả thuyết hoặc kỳ vọng về dự án.
- Nếu đã có nghiên cứu trước đó trong cùng chuyên ngành về cùng chủ đề hoặc câu hỏi nghiên cứu, điều quan trọng là phải đưa vào phần giới thiệu tổng quan ngắn gọn về công trình nghiên cứu sau khi giới thiệu. Giải thích lý do tạo sự khác biệt hoặc thêm điều gì đó mới vào công việc nghiên cứu hiện có thông qua nghiên cứu của bạn.
Bước 3. Mô tả phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Sử dụng phần này của báo cáo để cung cấp mô tả chi tiết về cách thức thực hiện dự án nghiên cứu, bao gồm các đặc điểm của các thí nghiệm đã thực hiện hoặc các phương pháp được sử dụng để thu thập dữ liệu thô.
- Bao gồm giải thích về các phương pháp được sử dụng để xử lý kết quả, đặc biệt nếu thử nghiệm hoặc nghiên cứu của bạn là dài hạn hoặc quan sát.
- Nếu bạn phải thực hiện một số điều chỉnh trong suốt quá trình thực hiện dự án, hãy xác định những điều chỉnh nào đã được thực hiện và các vấn đề cơ bản.
- Liệt kê tất cả phần mềm, tài nguyên hoặc vật liệu được sử dụng trong chuỗi hoạt động nghiên cứu. Nếu bạn đang sử dụng sách giáo khoa làm tài liệu, chỉ cần tham khảo nó - không cần phải tóm tắt tài liệu trong một báo cáo.
Bước 4. Trình bày kết quả
Báo cáo những phát hiện cụ thể về nghiên cứu hoặc thử nghiệm của bạn. Phần này của báo cáo chỉ nên chứa các dữ kiện, không có bất kỳ phân tích hoặc thảo luận nào về ý nghĩa có thể có của những dữ kiện đó.
- Bắt đầu với kết quả chính của nghiên cứu, sau đó bao gồm bất kỳ sản phẩm phụ nào hoặc các sự kiện hoặc xu hướng thú vị được tìm thấy.
- Nói chung, tránh báo cáo kết quả không tương ứng với kỳ vọng hoặc giả thuyết ban đầu. Tuy nhiên, nếu bạn bắt gặp điều gì đó đáng ngạc nhiên và bất ngờ trong nghiên cứu của mình, thì ít nhất nó cũng nên được đề cập đến.
- Đây là phần dài nhất trong báo cáo này, với các số liệu thống kê chi tiết nhất. Phần này cũng là phần khô khan nhất và khó nhất đối với người đọc báo cáo, đặc biệt nếu họ không phải là nhà thống kê.
- Biểu đồ hoặc sơ đồ nhỏ thường rõ ràng hơn trong việc hiển thị kết quả nghiên cứu so với văn bản viết.
Bước 5. Phát biểu kết luận
Phần này cung cấp phân tích và mô tả kết quả bao gồm toàn bộ bối cảnh của một ngành hoặc lĩnh vực công nghiệp. Bạn cũng nên cho người đọc biết liệu các kết quả nghiên cứu có đồng ý với giả thuyết ban đầu hay không.
- Khi bạn đến phần này, hãy tránh những ngôn từ nặng nề và quá đà. Phần này phải dễ hiểu đối với bất kỳ ai, ngay cả khi họ bỏ qua phần kết quả nghiên cứu.
- Nếu cần nghiên cứu thêm để khám phá thêm giả thuyết của bạn hoặc trả lời các câu hỏi nảy sinh trong bối cảnh của dự án nghiên cứu này, hãy giải thích chúng ở đây.
Bước 6. Thảo luận về vấn đề hoặc vấn đề đang bàn
Nếu kết quả nghiên cứu liên quan hoặc mâu thuẫn với nghiên cứu trước đó, hãy đề cập đến vấn đề này ở cuối báo cáo. Trong phần này bạn sẽ trình bày những vấn đề có thể gặp phải khi thực hiện nghiên cứu.
- Thông thường, bạn sẽ tìm thấy những đoạn hồi tưởng ở đây về những thứ có thể giúp thu thập dữ liệu dễ dàng hơn hoặc hiệu quả hơn. Đây là nơi để thảo luận về tất cả. Vì phương pháp khoa học được thiết kế để những người khác có thể lặp lại nghiên cứu của bạn, hãy chia sẻ những hiểu biết của bạn về nghiên cứu này với các nhà nghiên cứu trong tương lai.
- Bất kỳ suy đoán nào bạn có, hoặc các câu hỏi bổ sung nảy sinh trong loạt nghiên cứu, cũng đáng được thảo luận ở đây. Giữ nó ở mức tối thiểu, kẻo ý kiến cá nhân và suy đoán chi phối nghiên cứu của bạn.
Bước 7. Liệt kê tất cả các tài liệu tham khảo của bạn
Ngay sau khi kết thúc báo cáo thống kê, bao gồm một bảng hoặc danh sách các sách và bài báo được sử dụng để thực hiện nghiên cứu hoặc được tham chiếu trong báo cáo.
- Ví dụ: nếu bạn đang so sánh nghiên cứu hiện tại của mình với nghiên cứu tương tự được thực hiện ở thành phố khác vài năm trước đó, hãy đưa vào thư mục trích dẫn cho nghiên cứu đó.
- Trích dẫn các tài liệu tham khảo bằng cách sử dụng phương pháp trích dẫn thích hợp cho ngành học hoặc lĩnh vực nghiên cứu của bạn.
- Tránh trích dẫn các tài liệu tham khảo không được đề cập trong báo cáo. Ví dụ, bạn có thể đọc một số văn bản để chuẩn bị một dự án nghiên cứu. Tuy nhiên, nếu cuối cùng bài đọc không được đề cập trong báo cáo của bạn, thì bạn không có nghĩa vụ phải đưa nó vào danh mục.
Bước 8. Luôn nhớ ai sẽ đọc báo cáo của bạn
Báo cáo của bạn sẽ có ít giá trị nếu không ai hiểu được nghiên cứu và thành tựu của bạn. Ngay cả khi bạn đang viết một báo cáo như một môn học, nó nên được viết cho một đối tượng chung hơn.
- Tránh sử dụng "thuật ngữ đánh giá chuyên ngành" hoặc biệt ngữ trong ngành nếu người đọc chung của báo cáo là người không thuộc lĩnh vực hoặc chuyên ngành của bạn.
- Đảm bảo rằng các điều khoản đánh giá đặc biệt và thống kê trong báo cáo được sử dụng đúng cách. Ví dụ: bạn không nên sử dụng thuật ngữ "có nghĩa là" trong một báo cáo thống kê vì mọi người thường sử dụng từ này để có nghĩa khác. Thay vào đó, hãy sử dụng "mean", "median" hoặc "mode" - tùy theo cách nào phù hợp.
Phần 3/3: Trình bày Dữ liệu
Bước 1. Dán nhãn và đặt tiêu đề cho tất cả các bảng hoặc biểu đồ
Việc cung cấp một nhãn và tiêu đề khác nhau cho mỗi phần tử trực quan cho phép bạn tham khảo nó trong văn bản báo cáo. Việc sử dụng tham chiếu không gian trong văn bản có thể có vấn đề vì báo cáo có thể không in theo cùng một cách.
- Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang nộp báo cáo để xuất bản trên tạp chí thương mại. Nếu kích thước trang khác với giấy được sử dụng để in báo cáo, các yếu tố trực quan sẽ không in ngay ngắn trên giấy.
- Yếu tố này cũng rất quan trọng nếu báo cáo của bạn được xuất bản trên internet, vì các kích thước hiển thị khác nhau có thể dẫn đến việc trình bày các yếu tố hình ảnh khác nhau.
- Cách dễ nhất để gắn nhãn các yếu tố hình ảnh là từ "Hình ảnh" theo sau là một số. Tiếp theo, bạn chỉ cần đánh số từng phần tử theo thứ tự xuất hiện trong báo cáo.
- Tiêu đề mô tả thông tin được trình bày bởi yếu tố hình ảnh. Ví dụ: nếu bạn đã tạo một biểu đồ hình cột hiển thị điểm kiểm tra của học sinh trong bài kiểm tra cuối kỳ môn hóa học, bạn có thể đặt tiêu đề là "Điểm tổng kết môn Hóa học, Mùa thu năm 2016."
Bước 2. Giữ cho các yếu tố hình ảnh của bạn gọn gàng và sạch sẽ
Nếu các yếu tố hình ảnh xuất hiện lộn xộn và không gọn gàng trên trang, người đọc sẽ gặp khó khăn. Các yếu tố trực quan nên cải thiện khả năng đọc của báo cáo, thay vì đánh lạc hướng nó.
- Đảm bảo rằng mỗi yếu tố hình ảnh đủ lớn để người đọc của bạn có thể nhìn thấy tất cả những gì cần xem mà không cần phải rời mắt. Nếu bạn thu nhỏ kích thước của biểu đồ để người đọc không thể nhìn thấy các nhãn, điều đó sẽ không giúp ích được gì cho họ.
- Tạo các yếu tố hình ảnh của bạn bằng cách sử dụng các định dạng có thể dễ dàng nhập vào các tệp xử lý văn bản. Việc nhập với một số định dạng đồ họa có thể làm sai lệch hình ảnh hoặc dẫn đến hình ảnh có độ phân giải rất thấp.
Bước 3. Phân phối thông tin một cách hợp lý
Khi tạo đồ thị hoặc sơ đồ, hãy đảm bảo rằng chúng dễ đọc và dễ hiểu trong một khoảng thời gian ngắn. Nếu biểu đồ của bạn chứa đầy dữ liệu hoặc phạm vi quá rộng, người đọc sẽ không được lợi nhiều từ nó.
- Ví dụ: nếu mẫu nghiên cứu ở hàng trăm, trục "x" sẽ chứa đầy hình ảnh nếu bạn hiển thị từng mẫu riêng lẻ dưới dạng thanh. Thay vào đó, bạn có thể di chuyển kích thước trên trục y sang trục x, sau đó sử dụng trục y để đo tần số.
- Nếu dữ liệu của bạn chứa phần trăm, chỉ hiển thị phần phần trăm theo yêu cầu trong nghiên cứu. Nếu sự khác biệt nhỏ nhất giữa các đối tượng nghiên cứu là hai chữ số phía sau dấu phẩy phần trăm, bạn không cần phải hiển thị nhiều hơn toàn bộ phần trăm. Tuy nhiên, nếu sự khác biệt giữa các đối tượng nghiên cứu là hàng trăm phần trăm, hãy hiển thị phần trăm lên đến hai chữ số phía sau dấu phẩy để biểu đồ có thể hiển thị sự khác biệt.
- Ví dụ: nếu báo cáo của bạn chứa biểu đồ cột về sự phân bố điểm kiểm tra cho một khóa học hóa học và điểm là 97, 56, 97, 52, 97, 46 và 97, 61, hãy tạo một biểu đồ trục x cho từng học sinh, và trục y bắt đầu từ 97 đến 98. Phương pháp này sẽ làm nổi bật sự khác biệt về điểm số của học sinh.
Bước 4. Đưa dữ liệu thô vào tệp đính kèm
Đặc biệt đối với các dự án có phạm vi rộng, tệp đính kèm có thể là phần dài nhất trong báo cáo của bạn. Bạn phải bao gồm tất cả dữ liệu thô, bao gồm bản sao của câu hỏi phỏng vấn, tập dữ liệu và kết quả thống kê.
- Hãy cẩn thận để tệp đính kèm không nuốt báo cáo của bạn. Bạn không bắt buộc phải bao gồm tất cả các bảng dữ liệu hoặc các tài liệu khác được tạo ra trong quá trình thực hiện dự án nghiên cứu.
- Sẽ tốt hơn nếu bạn chỉ đưa vào các tài liệu có thể mở rộng và dẫn đến hiểu biết sâu hơn về báo cáo.
- Ví dụ: khi mô tả phương pháp nghiên cứu của mình, bạn đã nói rằng một cuộc khảo sát được thực hiện bởi các sinh viên trong một khóa học hóa học để tìm hiểu xem họ sẽ học như thế nào cho kỳ thi cuối kỳ. Bạn có thể bao gồm một bản sao các câu hỏi của sinh viên trả lời làm phụ lục. Tuy nhiên, bạn không cần phải bao gồm tất cả các bản sao câu trả lời của mỗi học sinh.
