Với tư cách là một sinh viên hoặc một chuyên gia, báo cáo chuyến thăm giúp bạn ghi lại các thủ tục hoặc quy trình tại các cơ sở công nghiệp hoặc công ty. Loại báo cáo này khá đơn giản. Mô tả địa điểm sẽ ghé thăm trước tiên và giải thích những gì bạn đã làm ở đó. Nếu cần, hãy chia sẻ những gì bạn học được trong chuyến thăm. Nghiên cứu bổ sung hoặc thông tin là không cần thiết.
Bươc chân
Phần 1/3: Mô tả vị trí
Bước 1. Kiểm tra các yêu cầu về báo cáo lượt truy cập
Có nhiều cách khác nhau để viết báo cáo. Nếu bạn là sinh viên, hãy kiểm tra hướng dẫn của giáo viên hoặc giảng viên. Nếu bạn là một nhà tư vấn hoặc một chuyên gia làm việc cho một công ty, hãy xem các báo cáo thăm quan khác có sẵn tại công ty của bạn như một hướng dẫn viết.
- Các báo cáo thường dài 2-3 trang, nhưng có thể dài hơn.
- Trong một số trường hợp, bạn có thể được yêu cầu cung cấp các khuyến nghị hoặc ý kiến về nơi để đến thăm. Bạn cũng có thể được yêu cầu mô tả vị trí.
- Hỏi sếp hoặc giáo viên của bạn về mẫu báo cáo chuyến thăm trước đó hoặc tra cứu các ví dụ trực tuyến.
Bước 2. Bắt đầu với thông tin chung về chuyến thăm
Đây là phần giới thiệu của bạn. Trong một đoạn văn, hãy kể về thời gian đến thăm và địa điểm. Viết ra địa chỉ liên hệ của bạn đang ở đâu. Nếu bạn có một cuộc hành trình dài, hãy đề cập đến việc bạn đã đến địa điểm như thế nào.
Bước 3. Xác định chức năng của địa điểm bạn đang ghé thăm
Trong 1-2 đoạn văn, mô tả địa điểm. Bạn đang đến thăm các nhà máy, công trường, doanh nghiệp hay trường học? Bao gồm các chi tiết về kích thước, cách bố trí và thiết bị được sử dụng. Nêu số người làm việc tại địa điểm hoặc người sở hữu nó.
- Nếu bạn đến thăm một nhà máy, hãy mô tả các sản phẩm được sản xuất và thiết bị được sử dụng.
- Nếu bạn đến thăm một địa điểm xây dựng, hãy giải thích những dự án nào đang được xây dựng và dự án đã tiến triển đến đâu. Bạn cũng nên mô tả khu vực phát triển và cách bố trí của nó.
- Nếu bạn đến thăm một công ty kinh doanh, hãy mô tả hoạt động kinh doanh của họ. Đề cập đến bộ phận hoặc khu vực bạn đã ghé thăm.
- Nếu bạn đến thăm trường, hãy cho chúng tôi biết họ cung cấp những lớp nào. Nêu số lượng học sinh và tên của các giáo viên mà bạn đã quan sát.
Bước 4. Mô tả trình tự thời gian của các sự kiện trong chuyến thăm
Bắt đầu khi bắt đầu chuyến thăm của bạn. Bạn đang làm gì đấy? Bạn đã gặp ai? Mô tả các hoạt động của bạn cho đến khi bạn rời khỏi vị trí. Bạn có thể mô tả nó trong một vài đoạn văn hoặc một vài trang. Đảm bảo bạn bao gồm câu trả lời cho các câu hỏi dưới đây:
- Bạn đang nói chuyện với ai? Họ nói cái gì?
- Bạn thấy gì trên trang web?
- Điều gì đã xảy ra trong chuyến thăm? Bạn có tham dự các buổi hội thảo, các buổi hỏi đáp hay phỏng vấn không?
- Bạn đã từng xem các minh chứng về việc sử dụng một công cụ hoặc kỹ thuật cụ thể nào chưa?
Bước 5. Tổng kết hoạt động tại chỗ
Mô tả chi tiết các quy trình và thủ tục trên trang web. Nếu chúng sử dụng một kỹ thuật cụ thể, hãy giải thích cách thực hiện kỹ thuật đó. Nếu họ sản xuất thứ gì đó theo cách đặc biệt, hãy giải thích các bước.
- Ví dụ, trong một nhà máy sản xuất ô tô, hãy giải thích xem quá trình sản xuất được thực hiện bởi rô bốt hay con người. Mô tả từng bước lắp ráp.
- Nếu bạn đến thăm một công ty kinh doanh, hãy cho chúng tôi biết về các phòng ban bên trong nó. Giải thích cấu trúc của công ty và xác định những chương trình họ sử dụng để điều hành doanh nghiệp.
Phần 2/3: Rút ra bài học từ chuyến thăm
Bước 1. Mô tả những gì bạn đã học được trên trang web nếu bạn là sinh viên
Kết nối những gì bạn học trên lớp với những gì bạn học trên trang web. Giải thích chuyến thăm đã giúp bạn hiểu những gì bạn đã học trong lớp như thế nào. Tự hỏi bản thân minh:
- Bạn có học được những điều mới về địa điểm không?
- Ai đã cung cấp thông tin hữu ích trong chuyến thăm của bạn?
- Phần yêu thích của bạn trong chuyến thăm là gì và tại sao?
Bước 2. Xác định những thuận lợi và khó khăn của những nơi bạn đến thăm
Ghi lại các quy trình, chính sách và thực hành đang hoạt động tốt trên trang web. Cũng ghi lại nếu bạn thấy bất kỳ sai sót. Cố gắng trở nên cụ thể. Viết ra chính xác loại máy móc, thiết bị, quy trình hoặc chính sách cần được giải quyết.
- Ví dụ, bạn có thể viết rằng nhà máy sử dụng công nghệ mới nhất trong khi đề xuất rằng nhân viên cần được đào tạo thêm để vận hành thiết bị mới.
- Nếu điều gì không đạt được trong chuyến thăm, xin vui lòng cho tôi biết. Ví dụ: có thể bạn ước mình có thể nhìn thấy một địa điểm sản xuất lớn hoặc nói chuyện với người quản lý.
Bước 3. Đưa ra các khuyến nghị để cải tiến nếu cần
Nếu bạn được yêu cầu đưa ra đề xuất, hãy viết một vài đoạn văn để chia sẻ suy nghĩ và quan sát của bạn. Xác định các khu vực có vấn đề và đưa ra các khuyến nghị cụ thể, có thể hành động để cải thiện các khu vực đó.
- Điều chỉnh các đề xuất với tổ chức hoặc cơ quan sở hữu vị trí. Tùy chọn cố định vị trí có ý nghĩa và thiết thực đối với họ không?
- Hãy cụ thể. Đừng chỉ nói rằng họ cần cải thiện cơ sở hạ tầng. Đề cập đến loại thiết bị họ cần hoặc đưa ra lời khuyên về cách thúc đẩy tinh thần của nhân viên.
Phần 3/3: Định dạng báo cáo của bạn
Bước 1. Tạo trang tiêu đề ở đầu báo cáo
Tiêu đề phải đề cập đến tên của chuyến thăm và địa điểm, chẳng hạn như “Chuyến thăm đến vườn nho” hoặc “Báo cáo chuyến thăm đến nhà máy bia Green Bean”. Dưới tiêu đề, ghi tên, cơ quan và ngày đến thăm, không viết bất kỳ thông tin nào khác trên trang này.
Nếu bạn đang tuân theo các nguyên tắc nhất định, chẳng hạn như APA hoặc Chicago, hãy đảm bảo rằng bạn đặt trang tiêu đề của mình theo các quy tắc của nguyên tắc
Bước 2. Viết rõ ràng và khách quan
Sử dụng các câu ngắn gọn và súc tích. Không sử dụng quá nhiều tính từ hoặc ngôn ngữ dài dòng. Báo cáo của bạn sẽ nghe rõ ràng và không vô nghĩa.
Đừng nói "chuyến thăm rất thú vị" hay "Tôi chán". Hãy cụ thể về những gì bạn đã học hoặc đã thấy
Bước 3. Bao gồm một hình ảnh nếu bạn muốn
Nói chung, hình ảnh không bắt buộc, nhưng có thể hữu ích cho một số báo cáo nhất định. Ảnh nhóm, bản vẽ máy hoặc bản vẽ bố trí có thể hữu ích.
Bước 4. Đọc lại báo cáo của bạn
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Nhờ người khác đọc để đảm bảo báo cáo của bạn là chính xác. Nếu bạn là sinh viên, hãy kiểm tra hướng dẫn do giáo viên hoặc giảng viên của bạn cung cấp để đảm bảo bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu.
