Báo cáo hàng tuần thường được sử dụng trong nhiều doanh nghiệp và trong môi trường bán hàng bán lẻ, hoặc trong các dự án nghiên cứu và thực tập. Viết các báo cáo hàng tuần ngắn gọn, súc tích để sếp của bạn có hình dung rõ ràng về tiến độ mà bạn đã đạt được.
Bươc chân
Phần 1/3: Thông tin tổ chức
Bước 1. Xác định mục đích của báo cáo
Mặc dù bạn phải nộp báo cáo hàng tuần như một phần của công việc, nhưng mục đích của bản báo cáo không phải là để giữ công việc. Biết được lý do tại sao sếp yêu cầu báo cáo hàng tuần sẽ giúp bạn xác định chính xác thông tin nào nên được đưa vào báo cáo và thông tin nào là quan trọng nhất.
- Thông thường, các báo cáo được viết để giúp người quản lý cập nhật về tình trạng của dự án bạn đang thực hiện hoặc để hỗ trợ họ đưa ra quyết định.
- Ví dụ: nếu bạn là giám đốc cửa hàng bán lẻ, bạn có thể được yêu cầu gửi báo cáo hàng tuần tóm tắt doanh số bán hàng trong tuần. Người sử dụng lao động sử dụng các báo cáo này để đánh giá hoạt động của cửa hàng, mức giá và các đơn đặt hàng nhận được.
- Nếu bạn gửi báo cáo hàng tuần cho một dự án thực tập hoặc nghiên cứu, mục đích của báo cáo là để cho sếp hoặc người hướng dẫn của bạn thấy bạn đang tiến bộ như thế nào và chia sẻ bất kỳ đột phá và khám phá lớn nào.
Bước 2. Quyết định ai sẽ đọc báo cáo
Biết đối tượng của bạn là ai là điều cần thiết để lập kế hoạch báo cáo. Nếu bạn không biết ai sẽ đọc báo cáo (và tại sao), bạn không có cách nào biết được thông tin nào là quan trọng nhất.
- Xác định đối tượng của bạn cũng sẽ giúp bạn hiểu cách báo cáo của bạn nên được cấu trúc và ngôn ngữ để sử dụng. Ví dụ: bạn có thể viết một báo cáo đúng sự thật nếu khán giả là một nhóm trẻ 5 tuổi hơn là nếu bạn viết báo cáo đó cho các giám đốc điều hành của một tập đoàn lớn.
- Bạn cũng sẽ có được bức tranh rõ ràng hơn về những gì khán giả của bạn đã biết và những gì bạn cần giải thích chi tiết hơn hoặc cần cung cấp thêm các nguồn tham khảo. Ví dụ: nếu bạn đang viết một báo cáo hàng tuần về một vấn đề pháp lý và nó sẽ được đọc bởi một nhóm luật sư, thì không cần phải cung cấp một bản tóm tắt chi tiết về luật. Tuy nhiên, bản tóm tắt như vậy có thể cần thiết nếu bạn đang viết báo cáo về vấn đề này cho các giám đốc điều hành hoặc quản trị viên không có kiến thức pháp lý.
- Nếu báo cáo được yêu cầu cho một kỳ thực tập, dự án nghiên cứu hoặc hoạt động học thuật khác, hãy nhớ rằng khán giả không phải là giảng viên hoặc người hướng dẫn của bạn, mặc dù báo cáo sẽ được gửi cho họ. Để tìm được khán giả trong bối cảnh này, hãy tập trung vào bản chất của dự án và toàn bộ kỷ luật của bạn.
Bước 3. Ưu tiên cho những điểm chính của báo cáo
Mặc dù bạn nên cố gắng giữ cho báo cáo của mình ngắn gọn nhất có thể, nhưng có thể khán giả của bạn sẽ không đọc hết. Để đáp ứng điều này, bạn nên đặt thông tin quan trọng nhất, hoặc kết quả cuối cùng, ở đầu báo cáo.
- Ví dụ: nếu báo cáo nhằm so sánh và đối chiếu ba nhãn hiệu thiết bị khác nhau và đề xuất nhãn hiệu thiết bị mà bạn cho là phù hợp nhất với nhu cầu của công ty, thì phần kết luận nên được viết ở phần đầu. Sau đó, bạn có thể giải thích lý do tại sao.
- Nói chung, trang đầu tiên của báo cáo nên chứa tóm tắt các kết quả, khuyến nghị hoặc kết luận. Sử dụng phần còn lại của báo cáo để tìm hiểu sâu hơn và độc giả sẽ đọc thêm nếu họ cảm thấy cần thiết hoặc muốn mở rộng sự hiểu biết của họ về những phát hiện của bạn.
Bước 4. Nhận thức được “số phận” mà một báo cáo thường trải qua
Trong hầu hết các trường hợp, báo cáo hàng tuần được tạo cho các yêu cầu lưu giữ dữ liệu và sẽ được lưu trữ trong các kho lưu trữ thích hợp. Các báo cáo hàng tuần hiếm khi được đọc toàn bộ trong hầu hết các ngữ cảnh và bạn không nên mong đợi điều khác.
- Tuy nhiên, đừng sử dụng thực tế này như một cái cớ để làm sai lệch các báo cáo hoặc làm cho chúng có chất lượng thấp. Báo cáo phải phản ánh bản thân bạn và đạo đức làm việc của bạn. Một báo cáo được chế tạo cẩu thả có khả năng gây chú ý và câu nói “Tôi biết bạn sẽ không đọc nó” không có lý do gì để tạo ra một sản phẩm công việc không đạt tiêu chuẩn.
- Mặc dù toàn bộ báo cáo phải có chất lượng cao và được viết tốt, hãy tập trung vào các phần của báo cáo mà khán giả có nhiều khả năng đọc. Phần này thường là một bản tóm tắt hoặc khuyến nghị điều hành. Bạn nên viết nó mà không có lỗi nhỏ nhất.
- Hãy nhớ rằng cấp trên không đọc toàn bộ nội dung của báo cáo không phải vì họ không quan tâm hoặc vì chúng không quan trọng. Những người ở vị trí quản lý hoặc điều hành cấp cao rất bận rộn và họ có kỹ năng thu thập thông tin cần thiết để ra quyết định hiệu quả. Họ sẽ không đọc toàn bộ báo cáo trừ khi nó thực sự cần thiết, nhưng sẽ lưu nó trong trường hợp họ muốn đọc lại sau.
Phần 2/3: Định dạng báo cáo
Bước 1. Yêu cầu một mẫu
Nhiều công ty có một định dạng tiêu chuẩn cho các báo cáo hàng tuần và các nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành có thể quen với việc tiếp nhận thông tin theo cách này. Sử dụng các định dạng khác nhau có thể dẫn đến sự thất vọng và nhầm lẫn.
- Điều này rất quan trọng trong việc lập báo cáo bán hàng. Các nhà quản lý đã quen với việc xem nhanh các báo cáo và biết họ sẽ tìm thấy những con số hoặc thông tin nhất định ở đâu trên trang. Việc sử dụng các định dạng khác nhau trở thành một biện pháp không hiệu quả vì họ buộc phải đọc toàn bộ báo cáo để tìm thông tin họ cần.
- Kiểm tra với trợ lý hành chính để xem có mẫu nào bạn có thể sử dụng để viết báo cáo hay không. Bằng cách đó, bạn không phải tạo nó từ đầu bằng ứng dụng xử lý văn bản. Nhiều công ty có các mẫu tài liệu với cài đặt phù hợp, bao gồm lề, bảng, kiểu đoạn văn và phông chữ.
Bước 2. Xem xét các phương thức vận chuyển
Nếu bạn gửi báo cáo dưới dạng tài liệu in hoặc dưới dạng tệp đính kèm e-mail, định dạng sẽ khác so với khi bạn viết báo cáo dưới dạng một phần của văn bản e-mail.
- Ví dụ: nếu bạn đang gửi báo cáo dưới dạng tệp đính kèm e-mail, bạn phải bao gồm tóm tắt điều hành trong văn bản của e-mail. Bằng cách này, người đọc không cần phải mở phụ lục để hiểu các khía cạnh chính của báo cáo của bạn.
- Nếu bạn gửi báo cáo của mình dưới dạng tài liệu thực, rất có thể bạn sẽ cần phải bao gồm thư xin việc hoặc trang tiêu đề để báo cáo có thể được xác định và lưu trữ đúng cách.
- Bất kể bạn gửi báo cáo như thế nào, hãy đảm bảo rằng tên của bạn được bao gồm trên tất cả các trang và tất cả các trang đều được đánh số theo định dạng “X trên Y” (đọc: trang X trên tổng số Y). Các bảng báo cáo có thể dễ dàng bị phân tán và chỉ cần nhìn nhanh, người ta có thể biết được báo cáo đã hoàn chỉnh hay chưa và ai đã thực hiện.
- Bạn có thể dễ dàng đưa thông tin cần thiết dưới dạng tiêu đề (header) trên mỗi trang. Ví dụ, tiêu đề có thể đọc như sau “Báo cáo bán hàng của Sarita Hakim, Chủ nhật 23, tr. 3 trên 7 ".
Bước 3. Bao gồm một bản tóm tắt điều hành
Tóm tắt điều hành là một bản tóm tắt ngắn gọn của toàn bộ báo cáo, thường chỉ là một hoặc hai đoạn văn, với một vài câu cho mỗi phần của báo cáo. Ý tưởng chung là một giám đốc điều hành có thể đọc bản tóm tắt này và miễn là nó phù hợp với kỳ vọng ban đầu của anh ta về vấn đề hiện có, anh ta có thể hành động mà không cần đọc thêm.
- Khi tạo một bản tóm tắt điều hành, điều rất quan trọng là sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và ngắn gọn để dễ hiểu. Tránh biệt ngữ hoặc các thuật ngữ cụ thể yêu cầu giải thích, ngay cả khi bạn biết rằng khán giả của mình rất quen thuộc với các thuật ngữ đó.
- Viết tóm tắt điều hành vào cuối, sau khi bạn đã hoàn thành tất cả các phần khác của báo cáo. Rốt cuộc, bạn không thể tóm tắt một cái gì đó chưa được viết. Ngay cả khi bạn đã có một dàn ý chi tiết về những gì cần viết trong báo cáo của mình, mọi thứ có thể thay đổi trong quá trình viết.
Bước 4. Tạo cấu trúc cho các đoạn và các phần của báo cáo
Khi bạn hiểu định dạng sẽ được sử dụng để viết báo cáo, hãy tạo dàn ý cho các phần của báo cáo phù hợp với mục đích của báo cáo.
- Kiểm tra dàn bài để đảm bảo mọi thứ trôi chảy một cách hợp lý từ phần này sang phần khác và đảm bảo rằng dàn ý được thiết kế để phù hợp với đối tượng đã được xác định cho báo cáo.
- Nói chung, báo cáo sẽ bao gồm tóm tắt điều hành, giới thiệu, kết luận và khuyến nghị, phát hiện và thảo luận, và danh sách các tài liệu tham khảo. Bạn có thể bao gồm các tệp đính kèm chứa dữ liệu có liên quan, cũng như mục lục cho các báo cáo dài hơn. Tuy nhiên, báo cáo hàng tuần thường không dài như vậy.
- Mỗi phần của báo cáo đề cập đến một chủ đề cụ thể. Trong phần đó, mỗi đoạn nêu một ý. Ví dụ: nếu một phần của báo cáo có tiêu đề “Thương hiệu phổ biến cho trẻ em”, bạn có thể viết một đoạn riêng cho từng thương hiệu. Nếu bạn đang phân biệt giữa quần áo nam và nữ, hãy tạo một tiểu mục (với phụ đề thích hợp) cho mỗi thương hiệu, sau đó một đoạn thảo luận về quần áo nam mà thương hiệu cung cấp và một đoạn khác về quần áo nữ.
Bước 5. Tạo trang tiêu đề hoặc thư xin việc nếu cần
Các báo cáo ngắn hơn có thể không yêu cầu một trang tiêu đề riêng biệt, nhưng các báo cáo dài hơn nên bao gồm một trang riêng xác định bạn là tác giả của báo cáo và giải thích ngắn gọn mục đích của báo cáo.
- Trang tiêu đề khác với phần tóm tắt điều hành và về bản chất bao gồm thông tin cần thiết để thực hiện các mục đích quản trị để báo cáo có thể được nộp đúng cách.
- Nhà tuyển dụng có thể có một trang giới thiệu đặc biệt cần thiết cho các báo cáo hàng tuần. Nếu vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng đúng định dạng.
- Ở mức tối thiểu, trang tiêu đề phải bao gồm tiêu đề hoặc mô tả của báo cáo (ví dụ: “Báo cáo bán hàng hàng tuần”), tên của bạn và tên của những người đóng góp khác, tên của công ty và ngày bạn hoàn thành hoặc gửi báo cáo.
Phần 3/3: Sử dụng ngôn ngữ mạnh mẽ
Bước 1. Tạo tiêu đề và phụ đề hiệu quả
Các tiêu đề và tiêu đề phụ cho phép người đọc nhanh chóng tìm thấy các phần cụ thể của báo cáo mà họ quan tâm hoặc những gì họ muốn đọc để có thêm thông tin hỗ trợ về kết luận hoặc khuyến nghị của bạn.
- Đảm bảo rằng tiêu đề và phụ đề mô tả nội dung trong phần hoặc tiểu mục một cách trực tiếp và chính xác.
- Ví dụ: khi soạn thảo báo cáo bán hàng hàng tuần, bạn có thể đưa vào các phần thảo luận về “Xu hướng quần áo nữ”, “Xu hướng thời trang nam” và “Thương hiệu phổ biến cho trẻ em”. Trong các phần đó, bạn có thể đặt phụ đề để làm nổi bật các xu hướng nhất định hoặc các thương hiệu phổ biến.
- Sử dụng cấu trúc ngữ pháp giống nhau cho tất cả các tiêu đề để báo cáo nghe có vẻ logic và nhất quán. Ví dụ: nếu tiêu đề đầu tiên là “Xây dựng chỗ đứng trong quần áo nam giới”, thì tiêu đề thứ hai phải là “Dẫn đầu xu hướng quần áo nữ” chứ không phải là “Số liệu bán hàng quần áo nữ”.
Bước 2. Viết báo cáo bằng cách sử dụng các câu rõ ràng và đơn giản
Cách viết ngắn gọn với các câu được cấu trúc theo thứ tự “chủ ngữ-động từ-tân ngữ” tiêu chuẩn cung cấp sự rõ ràng về suy nghĩ và tạo độ tin cậy cho các đề xuất và kết luận của bạn.
- Sau khi viết phiên bản đầu tiên của báo cáo, hãy đọc kỹ và loại bỏ tất cả các ngôn ngữ không cần thiết. Tìm hành động cho mỗi câu và nơi người đã thực hiện hành động bên cạnh động từ. Hãy nghĩ về mỗi câu như thể nó đang nói “ai đã làm gì”.
- Loại bỏ các câu không cần thiết và sử dụng các cụm từ tạm dừng như “ngoại trừ”, “có mục đích” hoặc “theo thứ tự”.
- Bạn có thể nghĩ rằng phong cách viết này nhàm chán, nhưng mục đích của việc viết báo cáo hàng tuần không phải để giải trí. Phong cách này hiệu quả nhất để làm nổi bật quan điểm của bạn và truyền tải thông tin đến người đọc.
Bước 3. Đảm bảo rằng bài viết của bạn là khách quan và công bằng
Các khuyến nghị của bạn nên dựa trên bằng chứng cụ thể, không phải ý kiến hoặc cảm xúc. Thuyết phục người đọc bằng các dữ kiện được viết rõ ràng, mạnh mẽ.
- Tránh các tính từ không cần thiết, các từ và cụm từ khác có hàm ý tiêu cực hoặc tích cực. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc viết lập luận dựa trên sự kiện.
- Ví dụ: giả sử bạn đề xuất chương trình khuyến mại cho một trong những nhân viên bán hàng trong báo cáo hàng tuần của mình. Hỗ trợ đề xuất bằng các dữ kiện cho thấy nhân viên đó xứng đáng, thay vì viết ra các chi tiết chủ quan hoặc cảm tính. Cụm từ “Sari luôn có doanh số bán hàng cao tại cửa hàng của chúng tôi, mặc dù cô ấy chỉ làm việc 15 giờ một tuần” sẽ tốt hơn “Sari là nhân viên thân thiện nhất của tôi và luôn cố gắng hết sức mình, mặc dù cô ấy phải giới hạn thời gian để chăm sóc cho cô ấy mẹ ốm.”
Bước 4. Sử dụng từ ngữ mạnh mẽ
Khi viết ở giọng chủ động, bạn sử dụng một từ để cho người đọc biết hành động đang diễn ra trong câu, đó là động từ. Sử dụng các động từ ngắn, mạnh mô tả rõ ràng hành động đang diễn ra.
- Chọn những động từ đơn giản. Ví dụ, "sử dụng" tốt hơn "sử dụng".
- Các động từ mô tả các quá trình, chẳng hạn như suy nghĩ, biết, hiểu và tin tưởng, đôi khi cần thiết, nhưng nhìn chung ít mạnh hơn các động từ mô tả hành động. Bạn có thể phải tìm hiểu sâu hơn về một tuyên bố và biến nó thành hành động. Ví dụ: bạn có thể viết "Tôi tin rằng doanh số bán hàng của chúng tôi sẽ tăng trong vài tháng tới." Sửa đổi tuyên bố và tìm hiểu lý do tại sao bạn tin vào điều đó. Sau đó, bạn có thể viết một câu dẫn đến hành động như, “Trước đây, doanh số bán hàng tăng trong kỳ nghỉ lễ. Tôi dự đoán doanh số bán hàng sẽ tăng vào tháng 11 và tháng 12”.
- Để duy trì cách viết theo hướng hành động, hãy kiểm tra báo cáo và cố gắng loại bỏ các giới từ và thay thế chúng bằng các động từ mạnh hơn. Ví dụ: “sự đồng thuận chung” có thể được đơn giản hóa thành “sự đồng thuận” và nếu ai đó đang “cung cấp sự bảo vệ”, ấn tượng thậm chí còn mạnh mẽ hơn khi nói rằng anh ta đang “bảo vệ”.
Bước 5. Tránh giọng nói thụ động
Khi bạn viết bằng giọng bị động, bạn sẽ bớt căng thẳng hơn cho người thực hiện và nhấn mạnh hơn vào đối tượng của hành động. Mặc dù trong một số trường hợp cần thiết vì lý do chính trị hoặc ngoại giao, việc sử dụng giọng bị động thường dẫn đến việc viết không rõ ràng và khó hiểu.
- Giọng nói tích cực thưởng cho người đã thực hiện hành động và cho người đọc báo cáo biết ai là người chịu trách nhiệm cho hành động đó. Để hiểu tại sao điều này lại quan trọng, hãy tưởng tượng rằng bạn đọc một bài báo về một vụ hỏa hoạn có nội dung “May mắn thay, tất cả trẻ em đã được cứu”. Danh tính của người (hoặc những người) đã cứu những đứa trẻ là quan trọng. Nếu câu có nội dung “Linh mục địa phương, Cha Johan, đã đi qua lại ngọn lửa bao quanh trại trẻ mồ côi và cứu tất cả trẻ em”, thì bây giờ bạn đã biết ai xứng đáng được ghi nhận là một anh hùng trong tình huống đó.
- Câu chủ động cũng rất quan trọng để chịu trách nhiệm về những hành động có thể gây ra hậu quả tiêu cực. Nếu bạn viết “Đã xảy ra lỗi” trong báo cáo của mình, sếp của bạn sẽ muốn biết ai là người đã mắc lỗi để có thể đưa ra hình phạt thích hợp. Nếu bạn mắc sai lầm thì việc thừa nhận và chịu trách nhiệm về hành vi sẽ thực sự có ích cho bạn.
- Để tìm và loại bỏ câu bị động trong văn bản, hãy tìm những động từ bắt đầu bằng "di-". Khi bạn tìm thấy nó, hãy xác định hành động trong câu, tìm xem ai đã làm điều đó và chuyển hành động đó lên đầu và giữa câu.
Bước 6. Truyền tải thông tin bằng cách sử dụng các yếu tố trực quan
Các bảng và biểu đồ dễ đọc và dễ theo dõi hơn nhiều so với các đoạn văn cung cấp cùng một thông tin, đặc biệt nếu thông tin cần truyền tải bao gồm nhiều con số.
- Chọn các yếu tố trực quan phù hợp để truyền tải thông tin đến người đọc theo cách hữu ích cho họ và phản ánh mục đích của báo cáo.
- Ví dụ: bạn có thể chọn biểu đồ đường để hiển thị xu hướng tăng doanh số bán áo khoác len. Cách trình bày thông tin này sẽ hiệu quả hơn trong việc hiển thị sự gia tăng so với một bảng với số lượng áo khoác len bán ra mỗi tháng vì bảng yêu cầu người đọc phải nhìn vào tất cả các con số, so sánh chúng và nhận ra rằng có sự gia tăng. Tất cả những điều đó có thể được thực hiện bằng cách hiển thị một biểu đồ đường đơn giản.
- Hãy nhớ rằng mắt bị thu hút bởi các yếu tố thị giác. Đảm bảo rằng các phần tử này trông gọn gàng, có tổ chức và được đặt ở vị trí thích hợp ở đầu trang. Bạn chỉ cần trình bày các yếu tố hình ảnh quan trọng đối với đề xuất hoặc kết luận của bạn.
Bước 7. Loại bỏ biệt ngữ
Mỗi ngành hoặc lĩnh vực học thuật đều có những thuật ngữ không thể tránh khỏi nhất định, cũng như những từ thông dụng nhận được sự phổ biến từ những cuốn sách hoặc bài báo nổi tiếng. Mặc dù đôi khi hữu ích, nhưng những từ này thường không thêm giá trị hoặc không truyền tải thông điệp một cách hiệu quả.
- Viết danh sách các từ khóa ngành phổ biến để bạn không lạm dụng chúng trong báo cáo của mình có thể hữu ích. Khi báo cáo hoàn tất, bạn có thể tìm kiếm những từ này trong tài liệu và thay thế chúng nếu cần.
- Hãy nhớ rằng đối với người đọc, việc lạm dụng các từ khóa hợp thời không có nghĩa là bạn “có đủ thông tin” trong lĩnh vực này, mà là tạo ra ấn tượng ngược lại. Nói chung, các giám đốc điều hành và quản lý lớn tuổi hơn và đã thấy hàng trăm từ như vậy đến và đi. Nếu bạn sử dụng nó quá nhiều, họ sẽ nghĩ rằng bạn lười biếng và không biết bạn đang nói về điều gì, hoặc chỉ đang cố gắng gây ấn tượng với họ.
- Bạn cũng nên tránh sử dụng các thuật ngữ quá phức tạp. Ví dụ: nếu bạn đang viết một báo cáo tóm tắt một vấn đề pháp lý, điều đó không có nghĩa là bạn phải sử dụng nhiều biệt ngữ pháp lý.
Bước 8. Thực hiện kiểm tra ký tự cẩn thận
Các báo cáo đầy lỗi đánh máy và ngữ pháp có thể gây khó chịu cho người đọc và phản ánh hình ảnh tiêu cực về bạn. Soạn thảo báo cáo trước thời hạn để bạn có đủ thời gian kiểm tra tính cách thích hợp.
- Chạy chương trình kiểm tra ngữ pháp và chính tả trên ứng dụng xử lý văn bản mà bạn đang sử dụng. Chương trình này sẽ bỏ qua rất nhiều lỗi, đặc biệt là lỗi chính tả dẫn đến lỗi đồng âm (ví dụ: gõ “laden”, khi bạn muốn viết “điều kiện”).
- Thực hiện kiểm tra ngược ký tự cẩn thận (từ trước ra trước) là một cách tốt để đảm bảo bạn không bỏ sót lỗi. Hơn nữa, nếu bạn đã quen thuộc với những gì bạn muốn viết, bạn sẽ vượt qua các lỗi như thiếu từ do não bộ tự động hoàn thành chúng. Điều này sẽ không xảy ra nếu bạn kiểm tra nó từ sau ra trước.
- Đọc to báo cáo là một cách hiệu quả khác để phát hiện lỗi và chỉnh sửa phong cách viết. Nếu bạn cảm thấy khó khăn khi đọc một câu hoặc đoạn văn nào đó, rất có thể phần đó khó hiểu vì người đọc cũng sẽ gặp khó khăn tương tự. Chỉnh sửa những phần khó để chúng có thể trôi chảy hơn.
