Chi phí chung là chi phí bạn phải trả để duy trì hoạt động kinh doanh của mình, cho dù nhu cầu về sản phẩm của bạn cao hay khi bạn hầu như không sản xuất. Có hồ sơ chi phí đáng tin cậy sẽ giúp bạn đặt giá tốt hơn cho sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, cho thấy bạn có thể tiết kiệm tiền ở đâu và hợp lý hóa mô hình kinh doanh của mình. Nhưng những lợi ích này chỉ đến từ việc ghi chú cẩn thận, vì vậy hãy đọc để biết cách tốt nhất để tính toán chi phí chung cho doanh nghiệp của bạn.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Tìm chi phí chung
Bước 1. Hiểu rằng chi phí chung là chi phí không liên quan trực tiếp đến sản phẩm của bạn
Các chi phí này còn được gọi là chi phí gián tiếp. Các chi phí gián tiếp như tiền thuê nhà, nhân viên hành chính, sửa chữa, máy móc, và chi phí tiếp thị là rất cần thiết cho hoạt động kinh doanh và phải được thanh toán thường xuyên.
Trong ví dụ này, các chi phí gián tiếp như bưu phí và bảo hiểm phải được trả để vận hành công việc kinh doanh, nhưng không phải trả cho việc tạo ra sản phẩm
Bước 2. Hiểu rằng chi phí trực tiếp là chi phí để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ
Phí này sẽ thay đổi dựa trên nhu cầu về sản phẩm của bạn và giá nguyên vật liệu trên thị trường. Nếu bạn điều hành một tiệm bánh mì, chi phí trực tiếp là chi phí nhân công và nguyên liệu làm bánh mì. Nếu bạn điều hành một phòng khám sức khỏe, chi phí trực tiếp là tiền lương của các bác sĩ ở đó, ống nghe, v.v.
- Như đã mô tả ở trên, chi phí trực tiếp thường xuyên nhất là tiền lương và nguyên vật liệu.
- Nói một cách đơn giản, chi phí trực tiếp trả cho bất kỳ thứ gì trên dây chuyền lắp ráp, trong khi chi phí gián tiếp trả cho dây chuyền lắp ráp thực tế.
Bước 3. Liệt kê từng khoản chi cho một tháng, một quý hoặc một năm
Mặc dù bạn có thể chọn bất kỳ khung thời gian nào mình thích, nhưng hầu hết các doanh nghiệp chia nhỏ báo cáo chi phí hàng tháng.
- Hãy nhất quán với khung thời gian đó. Nếu bạn tính chi phí gián tiếp hàng tháng, thì hãy tính chi phí trực tiếp hàng tháng.
- Sử dụng một chương trình máy tính như QuickBooks, Excel hoặc FreshBooks sẽ giúp tổ chức và dễ dàng truy cập vào danh sách.
- Đừng lo lắng về các chi tiết của mọi khoản phí. Bạn cần có một bức tranh đầy đủ về chi phí của mình trước khi có thể tính toán chi phí chung.
Bước 4. Liệt kê tất cả các chi phí chung (gián tiếp) chung
Mọi công ty đều có những chi phí không thể tránh khỏi, bao gồm thuế, tiền thuê nhà, bảo hiểm, phí cấp giấy phép, tiện ích, đội ngũ kế toán và pháp lý, nhân viên hành chính, bảo trì cơ sở vật chất, v.v. Viết ra bất cứ điều gì bạn nghĩ đến!
- Xem xét các báo cáo chi phí và biên lai trước đây để đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ điều gì.
- Đừng quên về các chi phí định kỳ, chẳng hạn như phí gia hạn giấy phép hoặc các đơn xin cấp phép không thường xuyên. Các chi phí này vẫn được coi là chi phí chung.
Bước 5. Sử dụng chi phí hoặc ước tính cũ nếu bạn không biết chi phí là gì
Nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh, hãy nghiên cứu kỹ lưỡng về chi phí hàng tồn kho, nhân công và các chi phí tiềm ẩn khác.
- Nếu có sẵn sổ sách kế toán cũ, bạn có thể sử dụng chúng để lập kế hoạch chi tiêu cho năm tới. Những chi phí này thường là một số tiền tương tự, trừ khi bạn đang thực hiện những thay đổi lớn đối với kế hoạch kinh doanh của mình.
- Chi phí cũ trung bình trong 3-4 tháng qua để điều chỉnh cho bất kỳ sự bất thường thống kê nào.
Bước 6. Chia danh sách của bạn thành chi phí trực tiếp và gián tiếp dựa trên mô hình kinh doanh của bạn
Mỗi doanh nghiệp đều khác nhau và bạn có thể đánh giá các chi phí nhất định. Ví dụ: mặc dù chi phí pháp lý nói chung là chi phí chung, nhưng chúng đóng góp trực tiếp vào sản xuất nếu bạn điều hành một công ty luật.
- Nếu bạn vẫn còn phân vân, hãy nghĩ đến chi phí chung là chi phí bạn vẫn phải trả nếu bạn ngừng sản xuất hoàn toàn. Điều gì giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hàng ngày?
- Cập nhật danh sách này bất cứ khi nào có phí mới.
Bước 7. Cộng tất cả các chi phí gián tiếp để có được tổng chi phí chung
Đây là số tiền bạn cần để kinh doanh. Trong ví dụ trên, chi phí chung hàng năm của chúng tôi là 16.800 đô la. Điều quan trọng là phải biết số tiền khi lập kế hoạch kinh doanh.
Phương pháp 2/3: Tìm hiểu chi phí chung của doanh nghiệp
Bước 1. Tìm phần trăm chi phí của bạn
Tỷ lệ phần trăm chi phí cho bạn biết bạn đã chi bao nhiêu tiền cho doanh nghiệp và số tiền đã chi để tạo ra sản phẩm. Để tìm hiểu phần trăm chi phí:
- Chia chi phí gián tiếp cho chi phí trực tiếp. Trong ví dụ trên, tỷ lệ phần trăm chi phí chung của chúng tôi là 16.800 / 48.000 = 0,35.
- Nhân con số này với 100 để có phần trăm chi phí. Ví dụ ở đây: 35%.
- Điều này có nghĩa là doanh nghiệp của bạn chi 35% số tiền hiện có cho phí pháp lý, nhân viên hành chính, tiền thuê nhà, v.v. cho mỗi sản phẩm được sản xuất.
- Phần trăm chi phí càng thấp, bạn càng kiếm được nhiều lợi nhuận. Tỷ lệ phần trăm chi phí thấp là tốt!
Bước 2. Sử dụng tỷ lệ phần trăm chi phí của bạn để so sánh bạn với các doanh nghiệp tương tự khác
Giả sử rằng tất cả các doanh nghiệp tương tự đều trả chi phí trực tiếp gần như nhau, thì công ty có tỷ lệ chi phí sản xuất chung thấp hơn sẽ kiếm được nhiều tiền hơn khi bán sản phẩm. Bằng cách giảm tỷ lệ phần trăm chi phí, bạn có thể bán sản phẩm của mình với giá cạnh tranh hơn và / hoặc kiếm được lợi nhuận cao hơn.
Phương pháp 3/3: Sử dụng chi phí để kinh doanh tốt hơn
Bước 1. Chia chi phí chung cho chi phí lao động để xem bạn sử dụng tài nguyên hiệu quả như thế nào
Nhân giá trị này với 100 để có phần trăm chi phí sử dụng của mỗi công nhân.
- Nếu con số này thấp, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp của bạn đang chi tiêu các chi phí trên một cách hiệu quả.
- Nếu con số này quá cao, bạn có thể đang thuê quá nhiều người.
Bước 2. Nhân với tỷ lệ phần trăm thu nhập mà bạn phải trả cho chi phí chung
Chia chi phí chung cho số tiền bán hàng, sau đó nhân với 100 để có tỷ lệ phần trăm. Phương pháp đơn giản này được sử dụng để xem liệu bạn có bán đủ hàng hóa / dịch vụ để đảm bảo bạn duy trì hoạt động kinh doanh hay không.
- Ví dụ: Nếu doanh nghiệp xà phòng của bạn bán được 100.000 đô la mỗi tháng và bạn phải trả 10.000 đô la chi phí để vận hành văn phòng, bạn sẽ chi 10% thu nhập của mình cho chi phí chung.
- Tỷ lệ phần trăm này càng cao thì tỷ suất lợi nhuận của bạn càng thấp.
Bước 3. Cắt bớt hoặc quản lý chi phí của bạn nếu những con số này quá cao
Hỏi tại sao bạn không kiếm được lợi nhuận lớn? Bạn có thể phải trả quá nhiều tiền thuê hoặc phải bán thêm sản phẩm để trang trải chi phí chung. Có thể bạn đã thuê quá nhiều công nhân và không trả lương cho họ một cách khôn ngoan. Sử dụng các tỷ lệ phần trăm này để xem xét kỹ hơn mô hình kinh doanh của bạn và thực hiện các thay đổi cho phù hợp.
- Tất cả các doanh nghiệp đều phải trả cho chi phí chung, nhưng những doanh nghiệp quản lý chi phí chung một cách khôn ngoan sẽ tạo ra lợi nhuận cao hơn.
- Tuy nhiên, chi phí chung thấp không phải là tất cả. Ví dụ: nếu bạn chi tiền cho thiết bị tốt hoặc để giữ cho công nhân của bạn hài lòng, kết quả có thể là năng suất cao hơn và lợi nhuận cao hơn.
Lời khuyên
- Nếu bạn đang tính toán chi phí chung cho một giai đoạn vừa qua, bạn có thể sử dụng các dữ kiện và số liệu thực tế từ hồ sơ của công ty để tính toán. Nếu bạn đang ước tính chi phí chung cho các giai đoạn trong tương lai, hãy sử dụng giá trị trung bình để ước tính các chi phí đó. Ví dụ: để tính toán chi phí gián tiếp trong tương lai, bạn phải kiểm tra một số thời kỳ trong quá khứ để tính chi phí trung bình cho mỗi chi phí gián tiếp sẽ áp dụng cho doanh nghiệp của bạn trong khoảng thời gian dự báo trong tương lai. Cũng như chi phí trực tiếp trong tương lai, bạn có thể ước tính chi phí trung bình dựa trên hồ sơ trong quá khứ và số liệu hiện tại. Ví dụ, lao động trực tiếp có thể được tính bằng cách nhân tiền lương bình quân theo giờ của lao động trực tiếp với số giờ làm việc bình quân của lao động trực tiếp trong một khoảng thời gian nhất định. Con số kết quả có thể không khớp chính xác với con số được thanh toán trong khoảng thời gian đó, nhưng nó đủ gần.
- Theo dõi tỷ lệ phần trăm chi phí theo thời gian, tức là hàng tháng, hàng quý và hàng năm để giúp bình thường hóa sự khác biệt do cân nhắc theo mùa, mô hình mua hàng của người tiêu dùng và tình trạng sẵn có / chi phí nguyên liệu.
