Chi phí cố định là chi phí hoạt động của dự án hoặc công ty mà số tiền không thay đổi trong điều kiện kinh doanh ổn định. Một trong những khía cạnh quan trọng để việc ghi sổ kế toán hoặc lập ngân sách của công ty có thể được thực hiện một cách chính xác là biết chi tiết tất cả các khoản chi phí là chi phí cố định. Bằng cách đó, bạn có thể thiết lập các quỹ để trả cùng một số tiền hàng tháng để tăng lợi nhuận hoạt động. Nhìn chung, việc lập ngân sách chi phí cố định được thực hiện trong thời gian ngắn hạn (6-12 tháng) vì bất kỳ chi phí nào cũng có thể thay đổi bất cứ lúc nào. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu những chi phí cố định mà công ty sẽ phải gánh trong một năm.
Ghi chú: Chi phí cố định thường được gọi là "chi phí gián tiếp" hoặc "chi phí chung".
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Biết chi phí cố định của công ty
Bước 1. Ghi lại tất cả các chi phí trong một khoảng thời gian nhất định
Khoảng thời gian thường được sử dụng làm cơ sở để xác định chi phí của công ty là hàng quý (ba tháng). Nếu bạn chưa có thời gian để lấy biên lai hoặc giữ sổ chi tiết, hãy bắt đầu ngay bây giờ. Giữ tất cả các biên lai hoặc hóa đơn mua hàng và ghi lại tất cả các chi phí vào sổ chi trả tiền mặt hoặc sổ kế toán. Ghi lại mọi chi phí một cách chi tiết, bao gồm:
- Số tiền thanh toán
- Ngày thanh toán
- Lý do tiêu tiền
- Thanh toán có thường xuyên không? (Bạn có phải trả phí tương tự một lần nữa không?)
Bước 2. Tách chi phí cố định khỏi chi phí biến đổi hoặc chi phí trực tiếp
Lượng chi phí cố định không thay đổi bất kể số lượng đơn vị sản phẩm được sản xuất. Nếu bạn sở hữu một nhà máy sản xuất bưu thiếp, chi phí cố định bạn phải trả mỗi tháng là như nhau cho dù công ty sản xuất 100 hay 100.000 tấm bưu thiếp. Lượng chi phí biến đổi sẽ thay đổi theo số lượng đơn vị sản xuất. Các tính toán được thảo luận trong bài viết này sử dụng hoạt động kinh doanh của nhà máy bưu thiếp làm ví dụ. Nếu được nhóm lại, nhà sản xuất bưu thiếp phải phát hành:
- Chi phí cố định trong đó bao gồm giá máy, chi phí thuê / thế chấp nhà xưởng, bảo hiểm, thuế, chi phí bảo trì máy và tiền lương của nhân viên hành chính.
- Chi phí biến đổi trong đó bao gồm việc sử dụng giấy, mực in, chi phí vận chuyển hàng hóa cho người mua.
Bước 3. Tìm ra những chi phí cố định nào thường bị bỏ qua
Mở hồ sơ tài chính để biết những khoản chi phí nào đã được thanh toán hàng tháng hoặc hàng năm. Chi phí cố định đóng một vai trò quan trọng đối với tính liên tục của hoạt động kinh doanh và số tiền sẽ tăng lên nếu doanh nghiệp phát triển hoặc ngược lại. Miễn là các điều kiện kinh doanh ổn định, Số lượng chi phí cố định sẽ không thay đổi vì nó không bị ảnh hưởng bởi số lượng sản phẩm được sản xuất hoặc bán. Cần biết rằng có những chi phí được xếp vào loại chi phí cố định và chi phí biến đổi. Ví dụ:
- Chi phí nhân công. Nếu sản lượng bưu thiếp tăng lên, bạn có thể cần thêm nhiều nhân viên hơn, nhưng hành chính, kế toán, v.v. không được thêm vào, trừ khi công ty được mở rộng.
-
Phí cấp phép, thuế, v.v.
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, thuế và phí cấp phép sẽ tăng lên, nhưng để sử dụng thiết bị, tòa nhà hoặc các cơ sở khác, bạn sẽ phải trả một khoản phí cấp phép và thuế hàng tháng hoặc hàng năm.
- Chi phí bảo trì và sửa chữa. Nhà máy có thể hoạt động trong 6 tháng mà không cần phải sửa chữa, nhưng toàn bộ tòa nhà văn phòng đột ngột phải cải tạo. Chi phí sửa chữa tòa nhà dường như không phải là chi phí cố định mà tất cả các công ty đều phải tiến hành bảo trì và sửa chữa. Mở hồ sơ tài chính cho kỳ trước hoặc tính chi phí sửa chữa trung bình trong 12 tháng qua. Sau khi xem xét kỹ lưỡng, có thể kết luận rằng chi phí bảo trì và sửa chữa là chi phí cố định.
Bước 4. Chia chi phí cố định cho số lượng đơn vị sản xuất
Việc tính toán đơn giản này là một bước quan trọng để xác định giá bán và xác định cách thức phát triển kinh doanh. Ví dụ: phí cố định của công ty bưu thiếp là 100.000 IDR / tháng. Nếu bạn sản xuất 200 thẻ trong một tháng, mỗi thẻ sẽ bị tính phí cố định là 500 IDR / tờ. Số lượng thẻ được sản xuất càng nhiều, chi phí cố định trên mỗi tờ càng thấp và lợi nhuận của công ty càng cao.
Các chi phí này được gọi là “Chi phí cố định trên mỗi đơn vị”
Bước 5. Nhận thức rằng tăng đơn vị sản xuất sẽ làm giảm chi phí cố định trên mỗi đơn vị
Chi phí cố định là chi phí không thể tránh khỏi và chỉ có thể được loại bỏ nếu ngừng kinh doanh. Mặc dù không thể giảm chi phí cố định, nhưng sự gia tăng số lượng đơn vị sản xuất và doanh số bán hàng có thể làm giảm tác động đến công ty. Vì lý do này, chi phí sản xuất hàng loạt sẽ luôn rẻ hơn so với việc làm từng sản phẩm riêng lẻ với số lượng ít. Sử dụng ví dụ kinh doanh bưu thiếp:
- Công ty phải trả một khoản phí cố định 500.000.000 IDR. Làm một tấm bưu thiếp tốn 500 IDR để trả tiền giấy, mực in và nhân công.
- Nếu công ty sản xuất 500.000 tấm bưu thiếp, chi phí cố định cho mỗi tấm = 1.000 đô la. Vì vậy, đối với một bưu thiếp, tổng chi phí cố định và chi phí biến đổi (mực in, giấy, v.v.) = $ 1.500.
- Nếu giá bán mỗi cổ phiếu là 2.500 IDR, bạn sẽ nhận được lợi nhuận 1.000 IDR / cổ phiếu.
-
Tuy nhiên, nếu bạn tạo và bán 1.000.000 bưu thiếp, phí cố định sẽ là 500 IDR / tờ, nâng tổng chi phí lên 1.000 IDR / tờ. Bằng cách này, bạn nhận được lợi nhuận 1.500 IDR / cổ phiếu mà không cần thay đổi giá bán hoặc nhu cầu thị trường đối với bưu thiếp.
Hãy nhớ rằng trong thực tế, cách để giảm chi phí cố định không đơn giản như ví dụ trên. Sản lượng tăng mạnh sẽ làm tăng chi phí cố định, nhưng chi phí biến đổi có thể giảm xuống. Tuy nhiên, sản xuất hàng loạt để phân bổ chi phí vẫn là lựa chọn tốt nhất
Phương pháp 2/2: Tạo Ngân sách Chi phí Cố định
Bước 1. Tính toán chi phí cố định bằng cách ước tính chi phí khấu hao, chi phí lãi vay và thuế để xác định mục tiêu và hiệu quả hoạt động của công ty
Phép tính đơn giản được mô tả trong phương pháp đầu tiên là một cách để biết phân phối chi phí và trích lập quỹ. Sử dụng phương trình sau để ước tính số lượng chi phí cố định trong một thời kỳ nhất định:
Chi phí cố định = Giá máy + Phí khấu hao + Phí lãi vay + Phí bảo hiểm + Thuế Công thức này có thể được sử dụng để tìm ra số lượng chi phí cố định phải trả trong tương lai, ví dụ: thanh toán thế chấp hoặc chi phí sửa chữa máy nhà xưởng. Tuy có vẻ phức tạp nhưng công thức giúp bạn ước tính được giá bán của máy trong trường hợp muốn ngừng kinh doanh.
Để tính toán chi phí cố định với công thức này, giả sử bạn muốn ước tính cho 10 năm tới hoặc thậm chí hơn
Bước 2. Nhập số tiền đã bỏ ra để mua máy vào “Giá máy” trong công thức trên
Ví dụ: Bạn mua một máy in bưu thiếp với giá 10.000.000 Rp. Đây được gọi là “Giá máy”. Ngay cả khi bạn trả tiền mua máy bằng cách rút tiền vay và trả góp 2.000.000 IDR / năm, con số được sử dụng làm “Giá máy” vẫn là 10.000.000 IDR.
- Đừng quên thêm chi phí bảo trì và sửa chữa vào "Giá máy". Để đơn giản hóa việc tính toán, chúng tôi giả định chi phí chỉ là 100.000 IDR / năm. Điều này có nghĩa là, trong 10 năm tới, bạn sẽ phải trả 1.000.000 IDR để bảo trì và sửa chữa máy (10 x 100.000 IDR).
- Vì thế, Tổng chi phí cố định trong 10 năm mua máy cũ = Rp11.000.000 + Phí khấu hao + Phí lãi vay + Bảo hiểm + Thuế.
Bước 3. Tính toán chi phí khấu hao bằng cách ước tính giá bán của máy
Có lẽ bạn cần mua một chiếc máy mới sau 10 năm. Ngay cả khi máy hiện có không phải để bán, bạn cần xác định giá bán. Phương pháp này có vẻ kỳ lạ, nhưng nó sẽ cảm thấy tự nhiên nếu chúng ta xem nó như là "tiêu tiền để duy trì quyền sở hữu máy". Ví dụ: giá bán trên thị trường của một máy in trong 10 năm tới ước tính là 500.000 IDR. Nếu máy không được bán, bạn sẽ mất Rp9,500,000. Số tiền này sẽ được nhận lại khi bán máy.
Vì thế, Tổng chi phí cố định trong 10 năm mua máy cũ = Rp11.000.000 + Rp9.500.000 + Phí lãi vay + Bảo hiểm + Thuế.
Bước 4. Tính chi phí lãi vay mua máy
Nếu việc mua máy được thực hiện bằng cách rút tiền cho vay, bạn phải trả lãi mỗi kỳ nhất định. Ví dụ: giả sử lãi suất khoản vay là 1% / năm, bạn phải ghi nhận chi phí lãi vay trả trước là 1.000.000 IDR trong 10 năm (10% x 10.000.000 IDR) và sau đó cộng số đó vào giá thành của máy.
Vì thế, Tổng chi phí cố định trong 10 năm mua máy cũ = 11.000.000 IDR + 9.500.000 IDR + 1.000.000 IDR + Bảo hiểm + Thuế.
Bước 5. Cộng các khoản thanh toán khác liên quan đến việc mua máy, ví dụ:
bảo hiểm và thuế. Ví dụ: bạn cần bảo hiểm một chiếc máy mới trước rủi ro hỏa hoạn hoặc thiên tai bằng cách trả phí bảo hiểm 500.000 Rp / năm và phí bảo trì máy 10.000 Rp / tháng (120.000 Rp / năm). Ngoài ra, vẫn phải trả phí kiểm tra 100.000 Rp / năm để đảm bảo máy vẫn an toàn khi vận hành. Bạn phải ghi lại tất cả các chi phí này dưới dạng chi phí trả trước trong 10 năm là 7.200.000 IDR (10 x 720.000 IDR) để sở hữu một máy in.
Vì thế, Tổng chi phí cố định trong 10 năm mua máy cũ = 11.000.000 IDR + 9.500.000 IDR + 1.000.000 IDR + 7.200.000 IDR.
Bước 6. Tính “Tổng chi phí cố định” bằng cách cộng tất cả số tiền đã chi để tìm giá vốn của máy giả định máy không được bán trong 10 năm
Đây là một trong những cách đúng đắn để tìm ra tác động lâu dài của việc đầu tư. Ngoài việc biết được chi phí hàng ngày, việc tính toán chi phí cố định có thể được sử dụng để xây dựng chiến lược dài hạn hoặc xác định chính sách giá bán sản phẩm.
Kết quả cuối cùng, Tổng chi phí cố định trong 10 năm mua máy cũ = Rp11.000.000 + Rp9.500.000 + Rp1.000.000 + Rp7.200.000 = IDR 28.700.000.
Lời khuyên
- Ước tính chi phí cao hơn một chút được coi là cách an toàn nhất để chi tiêu ngân sách. Các quỹ dư thừa do chi phí đã lập ngân sách lớn hơn mức thực hiện của nó có thể được phân bổ như một khoản tiết kiệm dài hạn.
- Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xác định số lượng chi phí cố định (ví dụ: vì doanh nghiệp mới thành lập), hãy tìm kiếm thông tin trên internet và sử dụng báo cáo tài chính của cùng một doanh nghiệp.
