Cho dù bạn là một giám đốc điều hành công ty, một nhà quản lý hay một phụ huynh ở nhà, có thể giao phó trách nhiệm là một khả năng quan trọng để làm cho bản thân trở nên hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc ủy quyền có thể phức tạp - bạn phải vững vàng, tin tưởng vào người mà bạn đang giao phó trách nhiệm của mình. Bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết bất kỳ mối quan tâm nào mà bạn có thể có về việc ủy quyền, sau đó đưa bạn qua quy trình thực tế của việc ủy thác công việc một cách khôn ngoan và tôn trọng.
Bươc chân
Phần 1/2: Đi vào tư duy đúng đắn
Bước 1. Đặt cái tôi của bạn sang một bên
Trở ngại lớn nhất của việc ủy quyền là câu "Nếu bạn muốn điều gì đó được thực hiện đúng, thì bạn phải tự mình làm." Bạn cũng không phải là người duy nhất trên thế giới có thể làm đúng. Bạn có thể là người duy nhất có thể làm đúng vào thời điểm này, nhưng nếu bạn dành thời gian để đào tạo ai đó, họ cũng có thể làm đúng. Ai biết được - họ có thể làm điều đó nhanh hơn hoặc tốt hơn bạn và đây không chỉ là điều bạn phải chấp nhận mà thậm chí còn phải yêu cầu.
Suy nghĩ logic và thực tế - bạn có thể tự mình làm công việc này không? Bạn có phải làm việc đến chết để cân bằng giữa công việc này và trách nhiệm của bản thân không? Nếu vậy, bạn nên chuẩn bị để ủy thác một số công việc của mình. Đừng cảm thấy xấu hổ hoặc không đủ chỉ vì bạn cần giúp đỡ một việc gì đó - bạn thực sự trở thành một người làm việc hiệu quả hơn khi nhận được sự giúp đỡ khi bạn cần
Bước 2. Ngừng chờ ai đó đề nghị giúp đỡ
Nếu bạn miễn cưỡng ủy thác công việc, bạn có thể mắc hội chứng liệt sĩ nhẹ - bạn có thể bị quá tải, và bạn thường tự hỏi tại sao không ai đề nghị giúp đỡ. Thành thật với bản thân - khi mọi người đề nghị giúp đỡ, bạn có từ chối họ, chỉ để tỏ ra lịch sự? Bạn đang thầm hỏi tại sao họ không nhấn mạnh? Bạn có cảm thấy rằng, nếu vị trí của bạn bị đảo ngược, bạn sẽ giúp họ với một trái tim đập thình thịch? Nếu bạn trả lời "có", bạn cần tập "kiểm soát" hoàn cảnh của mình. Hiểu được sự giúp đỡ bạn cần - đừng đợi nó đến với bạn, bởi vì nó có thể không bao giờ xảy ra.
Nhiều người quên mất những gì người khác đang trải qua và bạn không thể làm gì để thay đổi họ. Quên tất cả những thất vọng có thể có ở những người không đề nghị giúp đỡ; xin hãy nhớ công việc của bạn là nói về những gì bạn cần
Bước 3. Đừng nhìn nhận yêu cầu giúp đỡ theo cách tiêu cực
Nhiều người cảm thấy không thoải mái khi yêu cầu sự giúp đỡ. Bạn có thể cảm thấy tội lỗi, giống như bạn đang đặt gánh nặng cho người khác, hoặc xấu hổ, vì bạn nghĩ (vì lý do nào đó) rằng bạn có thể tự mình giải quyết mọi việc. Bạn có thể chỉ cảm thấy tự hào về cuộc đấu tranh, và xem đó là bằng chứng cho thấy bạn là một con người cao cả (một biểu hiện khác của hội chứng tử vì đạo). Nếu bạn thấy yêu cầu giúp đỡ là một hình thức yếu đuối, bạn cần phải quên nó đi Mau Mặt khác: cố gắng làm mọi thứ một mình là dấu hiệu của sự yếu kém theo nghĩa nó cho thấy bạn không có cái nhìn thực tế về khả năng của mình.
Bước 4. Học cách tin tưởng người khác
Nếu bạn ngại giao phó vì bạn không nghĩ rằng người khác có thể làm tốt như bạn, hãy ghi nhớ hai điều: thứ nhất, hầu như ai cũng có thể trở nên giỏi một thứ gì đó nếu bạn thực hành đủ và thứ hai bạn có thể không có năng khiếu về mọi thứ.. Khi ủy thác công việc, bạn không chỉ giải phóng thời gian cho bản thân mà còn cho người trợ giúp cơ hội để thực hành một kỹ năng mới hoặc thực hiện một nhiệm vụ mới. Hãy kiên nhẫn - theo thời gian, người trợ giúp của bạn có thể sẽ làm tốt công việc được giao phó như bạn. Trừ khi công việc mà bạn định giao là rất quan trọng, nếu không, theo thời gian, người trợ giúp của bạn có thể làm tốt công việc đó. Nếu công việc rất quan trọng, hãy suy nghĩ kỹ trước khi giao phó!
Ngay cả khi bạn là người giỏi nhất trong việc thực hiện công việc mà bạn định giao phó, hãy nhận ra rằng việc ủy quyền cho phép bạn làm những việc khác với thời gian của mình. Nếu bạn là nhân viên giỏi nhất trong văn phòng thực hiện công việc lắp ráp ổ cứng khá đơn điệu, nhưng bạn có một bài thuyết trình quan trọng cần chuẩn bị, thì bạn có thể giao nhiệm vụ đó cho một bên nội bộ. Tốt hơn hết bạn nên ưu tiên các nhiệm vụ khó - đừng cảm thấy tệ khi giao những nhiệm vụ đơn giản, lặp đi lặp lại khi bạn có nhiều việc quan trọng hơn phải làm
Phần 2/2: Ủy quyền hiệu quả
Bước 1. Nhận tác vụ đang chạy
Bước đầu tiên là khó nhất, nhưng quan trọng nhất. Bạn phải có can đảm để nhờ ai đó giúp đỡ bạn (hoặc nếu bạn là sếp, hãy nhờ ai đó giúp bạn.) Đừng cảm thấy tồi tệ về điều này - miễn là bạn lịch sự, tốt bụng và thân thiện, bạn không thô lỗ chỉ vì yêu cầu người khác giúp đỡ. Cố gắng tỏ ra thân thiện và tử tế trong khi vẫn giữ yêu cầu của bạn một cách nghiêm túc.
- Nếu bạn không chắc chắn làm thế nào để người khác làm điều gì đó cho bạn, hãy thử giữ mọi thứ ngắn gọn và ngọt ngào. Hãy nói điều gì đó như, "Này, tôi có thể nói chuyện với bạn một phút được không? Bạn có thể giúp tôi lắp ráp một đống ổ cứng khổng lồ vừa mới đến được không. Tôi không thể tự mình làm được vì hôm nay tôi không có mặt tại văn phòng. Bạn có thể không. giúp tôi với? "gây áp lực cho người đó, nhưng hãy đảm bảo rằng họ cần sự giúp đỡ của họ.
- Hãy hỏi và bạn sẽ (có thể) nhận được. Đừng ngại ủy quyền vì bạn nghĩ rằng điều đó nghe có vẻ thô lỗ hoặc ấn tượng. Hãy nhìn nó theo cách này - bạn cảm thấy thế nào khi mọi người yêu cầu bạn giúp đỡ? Bạn có cảm thấy bị tổn thương và bị xúc phạm không? Hay bạn (thường) muốn giúp đỡ? Có lẽ bạn đã chọn cái sau!
Bước 2. Đừng từ chối một cách cá nhân
Đôi khi mọi người không thể giúp bạn - một điều đáng buồn, nhưng là sự thật. Điều này có thể do nhiều lý do - phổ biến nhất là người bạn đang nhờ giúp đỡ rất bận rộn với công việc. Đừng coi nó quá cá nhân - chỉ vì ai đó không thể (hoặc sẽ không) làm điều gì đó cho bạn vào thời điểm đó không có nghĩa là họ ghét bạn. Thường là vì họ bận rộn hoặc lười biếng - không hơn không kém.
Nếu bạn bị từ chối, hãy xem xét các lựa chọn của mình - thông thường, bạn có thể lịch sự nhấn mạnh rằng bạn cần sự giúp đỡ từ người đó (điều này thường hiệu quả nếu bạn là sếp hoặc người có thẩm quyền), bạn có thể thử nhờ người khác hoặc bạn có thể thực hiện công việc. chinh no. Nếu bạn cần trợ giúp, đừng ngại chọn tùy chọn đầu tiên hoặc cả hai
Bước 3. Ủy quyền các mục tiêu, không phải thủ tục
Đây là chìa khóa để không trở thành cơn ác mộng của nhà quản lý vi mô. Đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng cho kết quả bạn muốn và chỉ cho người đó cách thực hiện, nhưng hãy nói rằng họ có thể làm theo cách họ muốn, miễn là hoàn thành tốt và đúng thời hạn. Hãy cho họ đủ thời gian không chỉ để học mà còn để thử nghiệm và đổi mới. Đừng huấn luyện chúng như một người máy; đào tạo họ như một con người - một người thích nghi và trở nên tốt hơn.
Nó cũng thông minh vì nó sẽ làm mất thời gian của bạn và giảm bớt lo lắng. Bạn muốn tận dụng thời gian rảnh để làm những việc khác quan trọng hơn, không phải lúc nào cũng lo lắng về tiến độ của người giúp đỡ mình. Hãy nhớ rằng, bạn ủy thác công việc để giảm bớt căng thẳng - chứ không phải thêm căng thẳng
Bước 4. Chuẩn bị đào tạo người trợ giúp của bạn
Bạn nên luôn dành thời gian để dạy người trợ giúp của mình cách thực hiện nhiệm vụ được giao phó, ngay cả khi đó là một việc dễ dàng. Hãy nhớ rằng một quá trình có vẻ đơn giản và dễ hiểu đối với bạn có thể không đơn giản như đối với người chưa bao giờ thực hiện nó trước đây. Hãy chuẩn bị không chỉ để giúp người trợ giúp của bạn hoàn thành công việc mà bạn đã ủy nhiệm mà còn phải kiên nhẫn với bất kỳ câu hỏi nào có thể phát sinh.
Hãy coi thời gian bạn dành để đào tạo những người cứu hộ là một khoản đầu tư dài hạn khôn ngoan. Bằng cách dành thời gian dạy đúng cách cho người giúp đỡ của mình, bạn sẽ có thời gian rảnh rỗi trong tương lai thay vì dành thời gian sửa chữa lỗi lầm của họ
Bước 5. Phân bổ đủ nguồn lực để hoàn thành nhiệm vụ
Bạn có thể có sẵn các nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ nhưng người được giao nhiệm vụ có thể không truy cập được chúng. Những thứ như dữ liệu được bảo vệ bằng mật khẩu, các công cụ đặc biệt và một số công cụ nhất định có thể rất cần thiết để hoàn thành công việc, vì vậy hãy đảm bảo người trợ giúp của bạn có những gì cần thiết để thành công.
Bước 6. Hiểu rằng người trợ giúp của bạn chỉ có thể làm một việc tại một thời điểm
Khi người trợ giúp của bạn đang giúp bạn, anh ta không làm những trách nhiệm bình thường của mình. Đừng quên rằng, giống như bạn, người trợ giúp của bạn có thể có một lịch trình bận rộn. Hãy tự hỏi bản thân - công việc nào họ sẽ dành ra hoặc ủy thác để bạn hoàn thành công việc? Đảm bảo rằng bạn biết câu trả lời vào lần sau khi bạn giao nhiệm vụ cho ai đó.
Bước 7. Hãy kiên nhẫn
Người được bạn ủy quyền sẽ mắc sai lầm khi họ học cách thực hiện một nhiệm vụ mới. Nó là một phần của quá trình học tập. Lên kế hoạch. Đừng ủy thác các nhiệm vụ với giả định người đó sẽ hoàn thành nó một cách hoàn hảo cho đến khi họ có một phần công việc đã được kiểm chứng. Nếu một công việc không diễn ra như mong đợi vì đồng nghiệp của bạn không thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hoàn hảo, thì đó là lỗi của bạn chứ không phải anh ta. Hãy là một nguồn lực cho người trợ giúp của bạn và công việc được ủy quyền có thể là một kinh nghiệm học hỏi cho anh ta, thay vì khiến mọi người sợ hãi.
Khi bạn huấn luyện ai đó làm điều gì đó, bạn đang đầu tư. Lúc đầu, nó sẽ làm bạn chậm lại, nhưng về lâu dài, nó sẽ tăng năng suất, dựa trên cách bạn tiếp cận hành vi tích cực và thực tế
Bước 8. Chuẩn bị cho rắc rối
Lập kế hoạch dự phòng và sẵn sàng hành động nếu có sự cố xảy ra. Biết điều gì sẽ xảy ra nếu mục tiêu hoặc thời hạn bị bỏ lỡ. Những trở ngại và thách thức bất ngờ luôn xuất hiện, cho dù bạn đang ở văn phòng hay ở nhà - đôi khi công nghệ có thể thất bại. Hãy để người trợ giúp của bạn tin rằng nếu có điều gì đó xuất hiện, bạn sẽ hiểu và giúp họ hoàn thành thời hạn - đừng chỉ để họ vào thế khó.
Làm điều này cũng là thông minh theo nghĩa ích kỷ - nếu người giúp đỡ của bạn sợ bị đổ lỗi, thì bạn sẽ dành nhiều thời gian để bù đắp cho những thiếu sót của mình hơn là thực hiện công việc của mình
Bước 9. Khen thưởng người trợ giúp của bạn nếu xứng đáng
Giao nhiệm vụ cho ai đó là quan trọng nếu bạn có nhiều trách nhiệm hơn. Nhưng nó sẽ phản tác dụng khi bạn ủy thác một nhiệm vụ, hãy để người trợ giúp của bạn làm việc chăm chỉ cho nó, và sau đó chính bạn sẽ nhận được công lao. Đánh giá cao và khen ngợi những nỗ lực của những người khác đang làm việc thay cho bạn.
Hãy chắc chắn rằng mỗi khi bạn nhận được lời khen ngợi về công việc của bạn được người khác giúp đỡ, bạn cũng nhắc đến tên của người đã giúp đỡ bạn
Bước 10. Nói “Cảm ơn
"Khi ai đó làm điều gì đó cho bạn, điều quan trọng là phải cảm ơn người đó, thừa nhận tầm quan trọng của sự giúp đỡ của họ và để người giúp đỡ biết rằng họ được đánh giá cao. Nếu không, bạn sẽ tỏ ra vô ơn, ngay cả khi bạn không làm" Hãy nhớ rằng mọi người không thể đọc được suy nghĩ của bạn. Mọi người sẽ rất sẵn lòng giúp đỡ nếu họ cảm thấy được đánh giá cao.
