Phản hồi là một trong những khía cạnh chính có thể giúp nhân viên và sinh viên cải thiện bản thân. Ngoài việc được coi là quan trọng, phản hồi cũng là một thành phần bắt buộc phải có trong hầu hết các văn phòng và lớp học. Điều này có thể được nhìn thấy đặc biệt nếu bạn có nhân viên hoặc nếu bạn chịu trách nhiệm dạy người khác. Viết phản hồi qua e-mail ngày càng trở nên quan trọng khi ngày càng có nhiều công nhân giao tiếp và làm việc từ xa. Nếu bạn là người giám sát hiệu suất của nhân viên, hãy viết phản hồi về hiệu suất của họ. Nếu bạn là giáo viên, hãy viết phản hồi cho học sinh của bạn.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Viết phản hồi cho nhân viên qua email
Bước 1. Cho biết lý do tại sao bạn lại gửi e-mail (e-mail) cho nhân viên
Bạn có thể nói với anh ấy trong chủ đề của email hoặc trong phần nội dung của email. Tuy nhiên, bạn nên đặt nó vào chủ đề của email để anh ấy biết email sắp đọc.
Ví dụ: viết “Phản hồi Đề xuất Dự án - Khởi đầu tuyệt vời!” về chủ đề của email
Bước 2. Bắt đầu email bằng một câu thân thiện
Điều này sẽ cho nhân viên thấy rằng bạn đang cung cấp phản hồi thân thiện, không chỉ trích. Ngoài ra, điều này làm tăng khả năng người đọc email sẽ đọc và nhận được phản hồi mang tính xây dựng.
Viết một cái gì đó như, "Chúc một ngày tốt lành!"
Bước 3. Đánh giá cao công việc mà nhân viên đã làm
Thông thường, người nhận được phản hồi đã hoàn thành một nhiệm vụ mà bạn sẽ đánh giá rất cao, vì vậy hãy khen họ ở đầu email để cho họ biết rằng bạn đánh giá cao nỗ lực của họ.
Bạn có thể nói, “Cảm ơn bạn đã làm việc chăm chỉ cho đề xuất này. Đề xuất rất hay”
Bước 4. Cung cấp cho nhân viên những phản hồi tích cực trước
Phản hồi tích cực sẽ làm cho những lời chỉ trích gay gắt nghe nhẹ nhàng hơn. Hãy thành thật nhưng cũng đừng quên khen ngợi anh ấy. Bạn nên tập trung vào công việc hiện tại của anh ấy hoặc vào một nhiệm vụ đã hoàn thành trước đó.
Hãy nói, “Đề xuất này rất hay. Bạn đã viết một mục tiêu rất ấn tượng và tôi cũng có thể thấy rằng đã có rất nhiều sự phát triển trong phương pháp luận được sử dụng."
Bước 5. Viết ra những phản hồi tiêu cực dưới dạng gợi ý
Trên thực tế, viết gợi ý về những điểm cần thay thế sẽ hiệu quả hơn, nhưng người đọc sẽ không thể tiếp nhận loại lời khuyên này tốt. Cuối cùng, anh có thể cảm thấy nản lòng. Do đó, hãy viết ra phản hồi theo quan điểm của bạn và bạn sẽ thay đổi nó như thế nào nếu bạn viết đề xuất.
Bạn có thể viết, “Tôi sẽ hoán đổi phần một cho phần hai, sau đó giải thích lại phần ba để phần ngân sách cũng có thể được viết ở đó. Ngoài ra, bạn có thể nói "Tôi sẽ xóa đoạn thứ hai, nhưng tôi sẽ thêm một đánh giá về dự án đang thực hiện khi kết thúc"
Bước 6. Giải thích các phản hồi tiêu cực được đưa ra
Giải thích vấn đề anh ta gặp phải và vấn đề ở đâu nếu cần thiết. Nếu lời chỉ trích của anh ấy liên quan đến sự thay đổi trong kỳ vọng hoặc hướng đi, hãy cho anh ấy biết. Cũng bao gồm các lý do chi tiết tại sao nên có sự thay đổi trong phần đó.
- Hãy nói, “Chúng tôi đang thực hiện những thay đổi lớn trong công ty, vì vậy chúng tôi cần viết một đề xuất chi tiết hơn bằng cách phát triển nó thành nhiều phần. Tôi đã đưa ra một cái nhìn tổng quan về những phần nào cần được phát triển thêm.
- Nếu bạn muốn viết phản hồi liên quan đến thái độ của người đó, đừng quên cung cấp một ví dụ cụ thể về ý bạn muốn nói. Ví dụ, nếu bạn muốn phê bình về việc mặc quần áo không phù hợp khi tham gia cuộc họp với khách hàng, bạn nên đưa ra một ví dụ về sai lầm mà họ đã mắc phải. Ví dụ: “Lần trước chúng tôi nhìn thấy một khách hàng, bạn đi dép tông và trước đó, bạn mặc áo phông. Những bộ quần áo như thế này không phản ánh sự chuyên nghiệp của công ty mà chúng tôi luôn thể hiện”.
Bước 7. Cho anh ấy những gợi ý về cách anh ấy có thể cải thiện
Phản hồi của bạn sẽ vô ích nếu bạn không cung cấp một lối thoát cho anh ấy. Những đề xuất này có thể là bất cứ thứ gì từ danh sách đầu vào cụ thể đến danh sách chung các đề xuất về thành tích.
- Bạn có thể đưa ra một ví dụ để anh ấy có thể giải quyết vấn đề. Đây là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn có một gợi ý cụ thể. Ví dụ: nói “Đối với bản trình bày tiếp theo của bạn, hãy sử dụng màu trung tính và không sử dụng chuyển tiếp giữa các trang trình bày. Bên cạnh đó, có những khách hàng tham dự cuộc họp, vì vậy cũng đừng sử dụng biệt ngữ của công ty”.
- Ngoài ra, bạn có thể hỏi anh ấy những giải pháp mà anh ấy muốn làm để khắc phục vấn đề. Tùy chọn này là một cách tuyệt vời để sử dụng nếu bạn muốn nói về một vấn đề có thể có nhiều lựa chọn giải pháp. Ví dụ: "Một số cách bạn có thể cải thiện bản trình bày tiếp theo của mình là gì?" hoặc “Bạn muốn thực hiện những thay đổi nào trong bản trình bày tiếp theo của mình?”.
Bước 8. Nhắc anh ấy về những hậu quả có thể xảy ra
Một số vấn đề tại nơi làm việc có thể làm hỏng tên của công ty, vì vậy nhân viên nên nhận thức được điều này. Trong một số tình huống, không có nhiều hậu quả nếu một nhân viên mắc lỗi. Tuy nhiên, cũng có lúc bạn mất khách hàng hoặc không thể cung cấp dịch vụ hiệu quả do thiếu nhân viên. Đôi khi, cũng có những hậu quả cho người lao động nếu họ không cải thiện tình hình. Thông báo cho nhân viên của bạn ngay lập tức nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra.
- Ví dụ, cho anh ta biết rằng bạn lo lắng khách hàng sẽ bỏ đi vì lỗi thủ tục giấy tờ.
- Ngoài ra, hãy nói với nhân viên rằng họ có thể không được đưa vào dự án tiếp theo nếu khả năng viết tài liệu của họ không được cải thiện.
Bước 9. Kết thúc email bằng lời đề nghị làm rõ và giải thích phản hồi
Đây là một cách tốt để kết thúc email và cho anh ấy thấy rằng bạn ủng hộ anh ấy. Ngoài ra, điều này cũng sẽ khiến anh ấy cảm thấy thoải mái khi muốn hỏi cho rõ những điều anh ấy chưa hiểu.
Ví dụ: viết một câu như, "Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác hoặc cần giải thích rõ về vấn đề này."
Phương pháp 2/3: Viết phản hồi về bài đánh giá
Bước 1. Xác định các mục tiêu đánh giá hiệu suất
Đây là lý do tại sao có đánh giá. Nhân viên sẽ biết những gì anh ta sẽ đọc nếu anh ta biết bạn có mục tiêu gì và giúp bạn thiết kế phản hồi cho anh ta.
- Ví dụ, bạn có tập trung vào việc cải thiện hiệu suất của nhân viên không? Bạn có đang tiến hành đánh giá toàn công ty để xác định xem cần đào tạo chuyên môn gì không? Bạn có làm đánh giá hàng quý không?
- Thông báo cho nhân viên về mục tiêu này khi bạn cung cấp phản hồi cho họ. Bạn có thể nói, “Công ty đang có kế hoạch tổ chức các buổi đào tạo chuyên môn dựa trên nhu cầu của nhân viên. Do đó, tôi cung cấp đánh giá hiệu suất cho từng nhân viên.
Bước 2. Xem lại các phản hồi trước đó
Điều này có thể được thực hiện trên cơ sở các đánh giá đã cung cấp trước đó, cũng như các phản hồi không chính thức được cung cấp trong thời gian đánh giá. Bạn cũng nên kiểm tra xem nhân viên đã làm gì sau khi phản hồi được đưa ra. Anh ấy đã sử dụng nó để cải thiện bản thân? Có phải phản hồi chỉ đi vào tai phải và rời khỏi tai trái?
- Nếu anh ấy thay đổi dựa trên phản hồi trước đó, hãy kết hợp điểm này vào một đánh giá tích cực về anh ấy.
- Nếu anh ấy phớt lờ những phản hồi cũ, hãy thảo luận với anh ấy những vấn đề trước đây và thiếu chủ động làm theo những gợi ý.
Bước 3. Mô tả phản hồi tích cực và bao gồm các ví dụ cụ thể
Luôn bắt đầu phiên phản hồi bằng cách để lại nhận xét tích cực. Khen ngợi nhân viên về những gì họ đã làm tốt và đưa ra những nhận xét cụ thể về những thành tích đã đạt được. Hãy trung thực và cố gắng đưa ra số lượng phản hồi tương đương với số lượng nhận xét tiêu cực mà bạn đưa ra.
- Đưa ra một ví dụ chẳng hạn như, “Bạn đã thể hiện sự chủ động khi tình nguyện dẫn đầu một dự án. Ngoài ra, bạn cũng thể hiện kỹ năng lãnh đạo tốt khi phối hợp với các thành viên trong nhóm, lắng nghe góp ý từ người khác và phân công mọi người thực hiện nhiệm vụ tương ứng”.
- Khen ngợi thái độ tốt và cần tiếp tục nó.
Bước 4. Đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng và đưa ra những ví dụ cụ thể
Tập trung vào những lời chỉ trích có thể mang lại nhiều lợi ích nhất cho công ty hoặc nhân viên mục tiêu. Thông báo cho nhân viên những lĩnh vực nào anh ta thấy khó khăn và tại sao đây là vấn đề đối với anh ta.
Cho ví dụ cụ thể. Ví dụ: “Trong ba lần trình bày trước, bạn quên không trình bày ngân sách ước tính và dự án bị chậm lại” hoặc “Số dự án trung bình bạn đã hoàn thành trong quý trước là 6, nhưng lần này bạn chỉ có thể hoàn thành 2. Tôi nghĩ rằng hiệu suất của bạn là dưới mức trung bình”
Bước 5. Xác định mục tiêu hoạt động cho kỳ đánh giá tiếp theo
Điều này sẽ giúp nhân viên biết lĩnh vực nào cần cải thiện. Ngoài ra, bạn cũng sẽ hiểu được công ty cần gì ở nhân viên của mình. Người lao động cũng sẽ thấy phản hồi này hữu ích hơn vì dựa trên đánh giá, anh ta biết công ty muốn gì ở anh ta.
- Mục tiêu phải ngắn gọn và cụ thể. Ví dụ: “Nhân viên nên bán 4 mặt hàng mỗi ngày”, “Nhân viên nên cải thiện giao tiếp với khách hàng” hoặc “Nhân viên nên tham gia khóa đào tạo về lãnh đạo”.
- Đảm bảo rằng bạn sẽ thực hiện các mục tiêu này trong lần đánh giá tiếp theo vì đây là điều mà nhân viên mong đợi.
Bước 6. Cung cấp cơ hội đào tạo phát triển chuyên môn
Đưa ra các khuyến nghị dựa trên những lời phê bình mang tính xây dựng mà bạn đã đưa ra. Các khuyến nghị này có thể dựa trên các nguồn hiện có như hội thảo, khóa đào tạo, đào tạo nội bộ hoặc cố vấn giữa các nhân viên. Ngoài ra, bạn cũng có thể đề xuất các khóa học miễn phí trực tuyến nếu bạn thiếu nguồn.
- Hãy cởi mở nếu bạn phải thay đổi đề xuất sau khi nói chuyện với nhân viên. Ví dụ, nhân viên có thể yêu cầu đào tạo nghiệp vụ mà bạn chưa từng nghĩ đến trước đây.
- Xem xét mục tiêu công việc của nhân viên. Ví dụ: nếu nhân viên của bạn muốn chuyển sang các vị trí quản lý, bạn có thể chọn đào tạo lãnh đạo như một lựa chọn đào tạo chuyên nghiệp. Ngoài ra, nếu anh ấy quan tâm đến thiết kế đồ họa, hãy cho phép anh ấy tham gia một khóa học để anh ấy có thể sử dụng các kỹ năng của mình cho công ty của bạn.
Bước 7. Khuyến khích nhân viên kết thúc phiên phản hồi
Cho dù bản đánh giá hiệu suất của nhân viên có xuất sắc đến đâu, không ai thích được cho biết họ còn thiếu gì hoặc cần cải thiện điều gì, vì vậy hãy kết thúc phiên làm việc bằng cách khuyến khích nhân viên để họ cảm thấy thoải mái hơn và bớt nản lòng hoặc quá tải.
Hãy nói điều gì đó như, “Quý trước, chúng tôi đã gặp một số khó khăn không thể đoán trước, nhưng bạn đã hoàn thành xuất sắc việc điều chỉnh khối lượng công việc. Chúng tôi yêu thích công việc của bạn và chúng tôi mong muốn được thấy nhiều hơn nữa loại công việc này trong quý hiện tại.”
Bước 8. Khuyến khích phản hồi từ người nghe
Phản hồi này có thể bằng lời nói sau khi bạn đã thảo luận với anh ấy hoặc bạn có thể cung cấp biểu mẫu phản hồi để điền vào. Bạn sẽ nhận được phản hồi tốt hơn, nếu nhân viên có thời gian để suy nghĩ về các đánh giá hiệu suất của họ và viết câu trả lời của họ khi bạn vắng mặt.
Yêu cầu người đó phản hồi về bài đánh giá mà bạn đã để lại cho họ. Ví dụ, “Bạn có đề xuất nào cho tôi không, tôi cần cải thiện điều gì khi đưa ra phản hồi? Và "Phản hồi của tôi có đủ rõ ràng và hữu ích không?"
Phương pháp 3/3: Đưa ra phản hồi cho học sinh
Bước 1. Tập trung vào kết quả học tập của học sinh
Mục đích của việc cung cấp thông tin phản hồi là để giúp học sinh học tập. Vì vậy, hãy đưa ra những lời nhận xét tích cực hướng anh ấy nỗ lực cải thiện hơn là chỉ trích những sai lầm của anh ấy. Sử dụng phiên này để đưa ra hướng dẫn và không chỉ trích họ.
Bạn có thể cung cấp phản hồi bằng văn bản về các bài tập của học sinh bao gồm bài tập viết, bài thuyết trình và dự án
Bước 2. Cung cấp thông tin phản hồi về nội dung và cơ chế phân phối của nhiệm vụ
Cả hai điều này đều quan trọng đối với học sinh vì người đó phải biết cách cải thiện hai thành phần này. Ngoài ra, có nhiều học sinh có thành tích tốt hơn trong lĩnh vực này so với lĩnh vực khác. Ví dụ, một học sinh có thể có một ý tưởng sáng tạo với sự phát triển ý tưởng tốt, nhưng anh ta không thể viết đúng chính tả, không thể sử dụng dấu câu chính xác và có rất nhiều câu chưa hoàn chỉnh và không chính xác.
- Nếu bạn đang cung cấp phản hồi cho một dự án hoặc bài thuyết trình bằng miệng, hãy đảm bảo cung cấp phản hồi về từng phần của bài tập.
- Ví dụ, thuyết trình bằng miệng cần phản hồi về nội dung và kỹ năng nói trước đám đông. Trong khi đó, các dự án yêu cầu phản hồi về nội dung, tính sáng tạo và phương thức phân phối.
Bước 3. Đưa ra phản hồi tích cực và tiêu cực cụ thể
Các nhận xét như “công việc tốt”, “cải tiến” hoặc “cải tiến” không được coi là đủ cụ thể; học sinh không biết phần nào cần cải thiện và phần nào đủ tốt. Cho học sinh biết những lĩnh vực nào cần cải thiện và những lĩnh vực nào đủ tốt.
- Viết một cái gì đó như, “Luận án rõ ràng, được viết tốt và sử dụng định dạng mà chúng tôi đã nghiên cứu. Tuy nhiên, câu mở đầu phải sửa lại vì nó không liên quan đến luận điểm của bạn”.
- Đề xuất, “Ý tưởng của bạn đã được phát triển tốt, nhưng tôi khuyên bạn nên tham gia các buổi học bổ sung để cải thiện cách sử dụng dấu phẩy và luyện viết những câu hoàn hảo”.
- Đưa ra sự kết hợp giữa nhận xét tích cực và phê bình mang tính xây dựng.
Bước 4. Đề xuất cách cải thiện khả năng thay vì sửa lỗi
Bạn có thể gắn cờ một số lỗi, nhưng đừng chỉnh sửa quá nhiều bài làm của học sinh. Viết ra bất kỳ vấn đề nào bạn gặp trong bài làm của học sinh, chẳng hạn như sử dụng quá nhiều dấu phẩy. Sau đó, đề xuất những gì có thể được cải thiện bởi nó.
Ví dụ, “Bạn đã sử dụng quá nhiều dấu phẩy trong bài luận của mình. Hãy kiểm tra kỹ các quy tắc sử dụng dấu phẩy và cách kết hợp các câu với dấu phẩy. Nếu bạn đến một buổi học thêm, chúng ta có thể cùng nhau luyện tập cách viết một đoạn văn hay
Bước 5. Ưu tiên bản nháp hoặc bài tập tiếp theo của bạn
Việc thiết lập các ưu tiên như thế này sẽ giúp học sinh tập trung vào những việc khác cần phải đạt được. Bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho mục tiêu học tập hoặc nhu cầu của sinh viên, tùy thuộc vào công việc của bạn.
Hãy nói, "Bây giờ, bạn nên tập trung vào việc sử dụng các câu chủ động và không sử dụng các câu chưa hoàn chỉnh."
Bước 6. Giới hạn phản hồi trong một lĩnh vực hoặc một khả năng nếu đây là vấn đề chính
Tập trung vào mục tiêu học tập hiện tại hoặc nhu cầu của học sinh mà bạn đang đánh giá. Đảm bảo rằng học sinh biết rằng bạn chỉ chấm điểm một số phần trong bài luận của mình để không cho rằng phần còn lại của bài luận là hoàn hảo.
- Đánh dấu các khu vực sẽ là trọng tâm của phản hồi của bạn.
- Trước khi trả lại bài tập của học sinh, hãy thông báo cho họ biết rằng bạn chỉ cung cấp phản hồi về một số phần nhất định của bài tập.
- Bạn có thể để học sinh chọn kỹ năng hoặc phần nào mà họ muốn nhận xét.
Bước 7. Không áp đảo học sinh
Nếu có quá nhiều lỗi, đừng sửa tất cả chúng trong một phiên phản hồi. Nếu bạn để lại quá nhiều bình luận trong một buổi học, học sinh có thể cảm thấy quá tải và cuối cùng trở nên chán nản. Vì vậy, hãy để lại bình luận về điều đơn giản và cơ bản nhất để sửa lại.
- Ví dụ, bạn có thể bắt đầu với những cách để tránh viết những câu không hoàn hảo và tra cứu các từ trong từ điển nếu anh ấy không biết cách đánh vần chúng.
- Ngoài ra, bạn cũng có thể tập trung vào các mục tiêu học tập cho bài tập.
Bước 8. Động viên học sinh tiếp tục học tập
Kết thúc phiên phản hồi bằng những lời tích cực và khuyến khích anh ấy tiếp tục cố gắng. Bạn cũng có thể nhắc nhở anh ấy về thành tích của anh ấy trong các nhiệm vụ khác để anh ấy tiếp tục cố gắng hơn nữa.
