Nhiều việc khác nhau đôi khi khiến bạn buộc phải hủy cuộc hẹn, chẳng hạn như vì bạn đang phải đối mặt với tình huống khẩn cấp, kẹt xe hoặc quản lý sai lịch trình của mình. Bạn có thể cảm thấy lo lắng khi nghĩ về cách thông báo việc hủy bỏ, nhưng những người không thể tìm thấy có thể hiểu nếu bạn cho họ biết càng sớm càng tốt. Đặt lịch gặp mới khi bạn liên lạc với anh ấy hoặc khi có cơ hội. Để khiến anh ấy cảm thấy thoải mái, hãy đề nghị gặp mặt ở một địa điểm gần nhà hoặc văn phòng của anh ấy.
Bươc chân
Phần 1/2: Lịch sự Hủy Cuộc hẹn
Bước 1. Liên hệ với người mất tích càng sớm càng tốt
Bạn sẽ làm phiền người khác nếu bạn trì hoãn việc hủy cuộc hẹn cho đến phút cuối cùng. Nói trước cho anh ấy biết rằng bạn tôn trọng anh ấy và đánh giá cao thời gian anh ấy đã chuẩn bị cho bạn.
Bước 2. Thông báo cho cá nhân bạn qua điện thoại nếu bạn hủy cuộc hẹn đã đến rất gần
Bạn phải gọi điện để thông báo trực tiếp nếu bạn hủy cuộc hẹn trong cùng ngày. Việc hủy cuộc hẹn đột ngột khiến đối phương cảm thấy bực mình có thể có vẻ thô lỗ nếu bạn cho họ biết qua email, tin nhắn văn bản hoặc người khác.
Bước 3. Đưa ra một lời xin lỗi chân thành
Ngay cả khi bạn nói với họ trước thời hạn, hãy đảm bảo rằng họ biết rằng bạn rất tiếc vì đã phải hủy cuộc hẹn. Có thể anh ấy thất vọng vì bạn đã hủy cuộc hẹn, mặc dù anh ấy đã hủy các kế hoạch khác để gặp bạn.
- Gửi lời xin lỗi ngắn gọn, thẳng thắn, chẳng hạn như "Xin lỗi, ngày mai tôi không đến được".
- Đừng sử dụng những từ không rõ ràng hoặc nói rằng bạn "có thể" không giữ lời hứa của mình. Kể tin tức một cách trung thực và thẳng thắn.
Bước 4. Cung cấp một lời giải thích ngắn gọn về lý do bạn hủy cuộc hẹn
Nếu lý do là hợp lý, chẳng hạn như vì xe bị hỏng hoặc bạn bị ốm, hãy cho họ biết đó là gì. Nếu lý do khó được chấp nhận, chẳng hạn vì bạn quên hẹn hoặc vô tình trùng lịch, hãy đưa ra một lý do chung chung, chẳng hạn như "Xin lỗi, tôi có việc gấp".
- Bạn không cần phải đưa ra lý do chi tiết ngay cả khi bạn đang nói sự thật. Giải thích dài dòng khiến bạn có vẻ như muốn che đậy điều gì đó.
- Đừng nói, "Tôi có nhiều việc quan trọng hơn phải làm" hoặc một số lý do tương tự khác.
- Đừng nói dối vì mối quan hệ sẽ gặp rắc rối nếu điều đó tiết lộ rằng bạn không thành thật.
Bước 5. Đảm bảo rằng anh ấy biết rằng bạn coi trọng thời gian của anh ấy
Hãy nói rõ rằng bạn đánh giá cao việc anh ấy sẵn sàng dành thời gian cho bạn và bạn thực sự lấy làm tiếc khi anh ấy phải hủy cuộc hẹn vì bạn hiểu rằng anh ấy đang bận và đã dành thời gian để gặp bạn.
Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đặt lịch hẹn với những người bạn cần trợ giúp, chẳng hạn như giáo sư hoặc khách hàng
Phần 2/2: Đặt lịch thay thế
Bước 1. Yêu cầu anh ấy sẵn sàng thay đổi lịch trình của cuộc họp khi bạn đưa ra tin tức
Ngoài việc giảm bớt sự phiền phức khi phải liên lạc lại với anh ấy để đặt lịch hẹn, bước này cho thấy bạn thực sự muốn gặp anh ấy. Khi gọi điện hoặc gửi email, hãy kết thúc bằng cách nói rằng bạn muốn hẹn một cuộc hẹn khác nếu anh ấy không phiền.
Bước 2. Kiểm tra lịch trình của bạn và ghi lại thời gian có thể gặp anh ấy
Bạn có thể đề xuất lịch họp, nhưng hãy cố gắng phù hợp với lịch trình của anh ấy. Đưa ra một số tùy chọn lịch biểu thay thế và sau đó yêu cầu phản hồi.
Ví dụ: nói với anh ấy, "Lịch trình của tôi không được lấp đầy vào các ngày Thứ Hai từ sáng đến tối, Thứ Năm từ ngày 1 đến ngày 5 và Thứ Sáu sau ngày 2, nhưng nếu bạn không thể, tôi sẽ điều chỉnh lịch trình."
Bước 3. Đề nghị rằng cuộc họp được tổ chức tại một địa điểm gần nhà hoặc văn phòng của anh ta
Để bù đắp cho việc hủy cuộc hẹn, bạn nên sắp xếp một cuộc họp ở một địa điểm mà anh ấy có thể dễ dàng đến được, chẳng hạn như tại văn phòng của anh ấy hoặc một địa điểm nào đó anh ấy đi ngang qua trên đường về nhà.
Ngoài ra, hãy đề xuất cuộc họp bằng Skype hoặc Google Hangouts nếu anh ấy rất bận hoặc vắng mặt
Bước 4. Xác định lịch thay thế mà bạn có thể đáp ứng
Sau khi hủy cuộc hẹn đầu tiên, đừng để cuộc hẹn thứ hai bị hủy lần nữa. Ngoài việc gây khó chịu và khó chịu hơn, điều này có thể gây tổn hại đến danh tiếng của bạn. Trước khi thống nhất lịch thay thế, hãy kiểm tra kỹ lịch trình của bạn và đảm bảo rằng bạn có thể đáp ứng các cuộc hẹn theo lịch mới.
Ví dụ, bạn không có bất kỳ cuộc hẹn nào trong tháng 12, nhưng thông thường, bạn có rất nhiều hoạt động trước thềm năm mới. Vì vậy, đừng lấp đầy thời gian đó bằng một lịch trình thay thế
Bước 5. Ghi lại lịch họp mới đã thống nhất
Nếu có một lịch trình thay thế, hãy ghi nó vào chương trình làm việc. Ngoài ra, hãy ghi lại lịch trình của bạn ra một tờ giấy và đặt nó ở nơi dễ nhìn thấy như một lời nhắc nhở.
Bước 6. Cảm ơn họ vì sự hiểu biết và kiên nhẫn của họ khi bạn gặp họ / anh ấy
Mở đầu cuộc trò chuyện bằng cách cảm ơn anh ấy (hoặc họ) vì đã đồng ý hủy cuộc hẹn. Bạn không cần phải xin lỗi một lần nữa. Thay vào đó, hãy chứng tỏ rằng bạn coi trọng thời gian của anh ấy / cô ấy bằng cách đánh giá cao cơ hội thay đổi lịch trình.
Lời khuyên
- Càng nhiều càng tốt, đừng hủy bỏ các cuộc họp đã lên lịch vì nó có thể gây tổn hại đến danh tiếng và mối quan hệ với người khác.
- Trước khi ký hợp đồng với người cung cấp dịch vụ trả phí, chẳng hạn như chuyên gia tư vấn, hãy tìm hiểu xem bạn có hủy cuộc hẹn với họ hay không.
