Khi bạn quyết định nghỉ việc và chuyển đến một địa điểm mới, bạn phải thông báo trước ít nhất hai tuần về ý định từ chức của mình. Hãy tiếp tục đọc để biết cách viết một lá đơn từ chức lịch sự nhưng chắc chắn để gửi cho sếp của bạn.
Bươc chân
Phần 1 của 3: Nói gì và nói như thế nào
Bước 1. Hãy trình bày rõ ràng và ngắn gọn
Dòng đầu tiên của thư thông báo của bạn phải nêu rõ rằng bạn sẽ từ chức vào cuối thời hạn hai tuần. Đừng sử dụng những câu có thể tạo ấn tượng rằng bạn sẵn sàng ở lại lâu hơn hoặc thay đổi ý định với lời đề nghị phù hợp.
- Một ví dụ điển hình: "Thư này là thông báo chính thức về việc từ chức của tôi từ [tên công ty] với tư cách là [tên công việc], có hiệu lực vào [ngày từ chức]."
- Một ví dụ điển hình: "Tôi xin từ chức [tên công việc] tại [tên công ty], có hiệu lực từ [ngày từ chức], hai tuần kể từ [ngày hôm nay].
- Ví dụ xấu: "Tôi định bỏ vị trí [tên công việc]. Vui lòng cho tôi biết khi nào là khung thời gian phù hợp nhất với bạn."
- Một ví dụ tồi tệ: "Nếu mọi thứ diễn ra như mong đợi, tôi dự định sẽ từ chức vị trí của mình tại công ty này hai tuần kể từ bây giờ."
Bước 2. Cho sếp của bạn ít nhất hai tuần
Ngày nay, hầu hết nhân viên không bắt buộc phải nộp đơn từ chức trước hai tuần, nhưng nó vẫn được coi là phép lịch sự chuyên nghiệp.
- Nếu bạn nghỉ việc sớm hơn hai tuần, nhà tuyển dụng tương lai của bạn có thể tự hỏi liệu bạn có làm như vậy với họ hay không.
- Nếu công ty của bạn hiện đang bước vào một giai đoạn đặc biệt bận rộn, bạn có thể cân nhắc đưa ra "thông báo trước bốn tuần" thay vì chỉ hai tuần.
- Các giám đốc điều hành cấp cao và nhân viên ở cấp cao hơn cũng nên xem xét thông báo trước hơn hai tuần. Theo nguyên tắc chung, hãy phân bổ một lượng thời gian bằng với lượng thời gian nghỉ phép được phân bổ cho vị trí của bạn. Ví dụ: nếu vị trí của bạn cho bạn nghỉ ba tuần, thì bạn cũng phải thông báo trước "ba tuần".
Bước 3. Tránh nêu những lý do đằng sau việc từ chức của bạn
Điều này đặc biệt quan trọng nếu lý do của bạn có vấn đề, nhưng ngay cả khi bạn muốn rời khỏi công ty với điều kiện tốt, bạn vẫn nên tránh nêu những lý do đó trong một lá đơn từ chức chính thức.
- Tuy nhiên, bạn phải nêu rõ lý do này khi được yêu cầu trực tiếp cung cấp.
- Bạn cũng nên đưa ra lý do để chia sẻ với người giám sát và đồng nghiệp, những người chắc chắn sẽ hỏi lý do bạn định nghỉ việc. Lý do này không cần phải có trong một lá thư chính thức, nhưng nó vẫn hữu ích để chuẩn bị khi bạn được hỏi trực tiếp.
Bước 4. Vừa trang trọng vừa thân thiện
Giọng điệu tổng thể của thư thông báo của bạn phải chuyên nghiệp, nhưng không chuyên nghiệp đến mức bạn sẽ cảm thấy lạnh lùng hoặc cứng nhắc. Thông thường, bạn nên viết lá thư với giọng điệu thân thiện nhất mà bạn từng có với sếp của mình.
- Nếu giao tiếp của bạn với sếp luôn tuân theo một cấu trúc chuyên nghiệp cứng nhắc, thì hãy tuân theo giai điệu đó trong các thông báo của bạn. Mặt khác, nếu bạn đang giao tiếp với sếp của mình theo cách cá nhân hơn, đừng ngại sử dụng giọng điệu cá nhân hơn. Giọng điệu cá nhân vẫn thích hợp miễn là nó không ngẫu hứng và phù phiếm.
- Một ví dụ điển hình: “Tôi rất biết ơn những kinh nghiệm và sự phát triển đã mang lại cho tôi khi làm việc với bạn”.
- Ví dụ xấu: “Tôi chính thức xác nhận, trong hồ sơ, rằng tôi tiếp tục đề cao sự tôn trọng cao nhất đối với Công ty ABC và không có ác ý với bất kỳ cấp trên hoặc đồng nghiệp nào trong công ty này.”
- Ví dụ xấu: "Cảm ơn vì mọi thứ!"
Bước 5. Đặt một giai điệu tích cực
Bức thư này sẽ là tài liệu cuối cùng trong hồ sơ nhân sự của bạn, vì vậy nó sẽ để lại ấn tượng tốt. Ngay cả khi bạn ghét công việc sắp rời đi và không muốn liên quan gì đến bất kỳ ai ở công ty nữa, bạn vẫn nên để lại những cây cầu thay vì đốt chúng xuống đất.
- Nếu nhà tuyển dụng tương lai của bạn liên hệ với người chủ trước đây của bạn và nghe nói rằng bạn đã để lại một lá đơn từ chức tích cực sẽ tạo ấn tượng tốt cho bạn. Nó cũng hữu ích nếu nhân viên ở công ty cũ chịu trách nhiệm kéo hồ sơ của bạn không biết nhiều về bạn.
- Đừng bao giờ nói xấu bất kỳ ai trong công ty hoặc chỉ trích việc điều hành công ty trong đơn từ chức của bạn.
Bước 6. Cảm ơn sếp của bạn
Nhập một hoặc hai câu cảm ơn sếp của bạn vì đã cho anh ta cơ hội và kinh nghiệm làm việc tại công ty. Mỗi công việc đều đóng góp vào cuộc sống của mỗi người, ngay cả khi khuyết điểm nhiều hơn ưu điểm.
- Nếu kinh nghiệm làm việc của bạn chủ yếu là tích cực, hãy đảm bảo rằng lòng biết ơn của bạn được thể hiện. Viết những điều như sau, “Tôi thậm chí không thể cảm ơn bạn đủ trong ba năm qua. Tôi đã học được nhiều hơn những gì tôi mong đợi và tôi thực sự đánh giá cao lòng tốt và sự kiên nhẫn của bạn."
- Nếu kinh nghiệm làm việc của bạn hầu hết là tiêu cực, hãy gửi lời cảm ơn chung chung. Hãy thử điều gì đó như sau, "Tôi cũng muốn cảm ơn bạn đã cho tôi kinh nghiệm trong ba năm qua."
Bước 7. Nói với sếp rằng bạn có ý định hoàn thành các dự án lớn
Như một hành động cuối cùng của lòng trung thành và trách nhiệm, bạn nên ghi lại mọi dự án đang chờ xử lý hoặc hiện tại có thể đã thất bại nếu không có sự giúp đỡ của bạn và hứa rằng bạn sẽ hoàn thành dự án và sẽ không để công ty gặp khó khăn.
- Có thể loại trừ các dự án đang thực hiện và các dự án nhỏ do người khác phụ trách.
- Điều này sẽ để lại ấn tượng tốt cho sếp của bạn, vì vậy nhiều khả năng sếp sẽ sẵn sàng giới thiệu tốt cho bạn cho một vị sếp khác trong tương lai nếu được yêu cầu như vậy.
Bước 8. Cung cấp hỗ trợ sau khi từ chức
Vì công ty chuyển sang một quy trình làm việc khác sau khi bạn rời đi, nên sẽ có một số trục trặc. Trong đơn từ chức của bạn, hãy đề nghị giúp đỡ công ty trong quá trình chuyển đổi ngay cả khi hợp đồng lao động của bạn đã kết thúc.
Cung cấp số điện thoại và / hoặc địa chỉ e-mail mà công ty có thể sử dụng để liên hệ với bạn nếu có bất kỳ câu hỏi nào
Bước 9. Kết thúc bằng một lời cảm ơn
Ngay cả khi bạn đã cảm ơn anh ấy trước đó trong bức thư, bạn nên kết thúc bức thư bằng cách trình bày lại lòng biết ơn của mình.
Ví dụ: “Tôi sẽ luôn biết ơn bạn và nhân viên của Công ty ABC về tất cả những gì bạn đã làm cho tôi”
Phần 2/3: Soạn thư
Bước 1. Viết thư, không phải e-mail
Khi gửi thông báo từ chức, bạn nên viết nó dưới dạng một bức thư được đánh máy và in sẵn hơn là một e-mail. Thư này phải được nộp trực tiếp cho người giám sát của bạn.
- Mặc dù viết e-mail có vẻ dễ dàng hơn và nhanh hơn, nhưng chúng thường được coi là kém chuyên nghiệp hơn và nói chung là không thích.
- Không gửi thư thông báo của bạn qua đường bưu điện hoặc hệ thống chuyển phát của văn phòng bạn. Điều đó sẽ gây ra sự chậm trễ, và vào thời điểm sếp của bạn nhận được thư, hai tuần dự kiến của bạn có thể đã trôi qua nửa chừng.
Bước 2. Nhập ngày ở góc trên cùng bên trái
Theo tiêu chuẩn để viết một bức thư trang trọng, bạn phải nhập ngày ở định dạng ngày-tháng-năm ở góc trên bên trái của trang. Tháng phải được đánh vần bằng các chữ cái, trong khi ngày và năm phải ở định dạng số.
- Ví dụ: ngày 26 tháng 6 năm 2013
- Hãy nhớ rằng bạn thường không cần bao gồm địa chỉ trả hàng vì địa chỉ của bạn sẽ giống với địa chỉ của nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng giấy tiêu đề công ty với địa chỉ nếu đó là điều bạn thích.
Bước 3. Xem xét bao gồm địa chỉ của người nhận
Nếu bạn sử dụng tiêu đề thư của công ty, bạn có thể chọn không bao gồm địa chỉ của người nhận, vì đây là thư được gửi từ chính công ty. Nhưng bao gồm cả địa chỉ là một ý tưởng hay, vì nó cho phép bạn gửi thư cụ thể cho sếp của mình.
- Viết tiêu đề và tên đầy đủ của sếp của bạn trong câu đầu tiên.
- Viết tên đường ở dòng tiếp theo và thành phố, tiểu bang và mã bưu điện trên dòng tiếp theo.
- Bỏ qua một dòng giữa ngày và địa chỉ của người nhận. Bỏ qua một dòng nữa giữa địa chỉ của người nhận và lời chào bên dưới nó. Bản thân địa chỉ phải có một khoảng cách.
Bước 4. Chào sếp trực tiếp bằng một câu chào hỏi
Thư của bạn nên mở đầu bằng “Dear. (tên của nhà tuyển dụng)”và không bao giờ sử dụng lời chào mơ hồ hoặc chung chung chẳng hạn như“To Whom It May Concern.”
Bạn nên chào hỏi sếp của mình theo cách mà bạn thường làm, ngay cả khi cách đó hơi bình thường. Ví dụ, nếu bạn thường chào sếp bằng tên, hãy viết “Kính gửi. Jennifer. " Nếu mối quan hệ của bạn với sếp chỉ mang tính chuyên nghiệp, hãy sử dụng “Dear. Mẹ của Jennifer Smith."
Bước 5. Viết phần nội dung thư của bạn
Bỏ qua một dòng sau lời chào trước khi bạn bắt đầu viết phần nội dung của lá thư theo hướng dẫn được cung cấp trong bài viết này.
- Mỗi đoạn trong phần nội dung phải có một khoảng cách, nhưng phải có một dòng trống giữa mỗi đoạn riêng biệt. Và cũng không có đoạn văn nào cần phải thụt lề.
- Viết một bức thư tối đa trong một trang.
Bước 6. Sử dụng một tấm phủ ấm
Để duy trì một giọng điệu thân thiện và tích cực, bạn nên kết thúc có vẻ ấm áp và chân thành hơn một kết thúc điển hình như “Xin chào”, “Cảm ơn” hoặc “Trân trọng”.
-
Một số ví dụ về bìa bao gồm:
- Lời chào nồng nhiệt nhất của tôi
- Tôi rất hy vọng vào thành công của bạn
- Cảm ơn bạn rất nhiều cho tất cả mọi thứ cho đến nay
- Với lời cảm ơn chân thành nhất và lời chúc nồng nhiệt nhất.
Bước 7. Nhập tên của bạn và ký tên
Nhập tên đầy đủ của bạn vào bốn dòng bên dưới phần đóng và đặt chữ ký giữa bìa và tên.
Phần 3/3: Nộp đơn từ chức
Bước 1. Gửi trực tiếp đơn từ chức của bạn cho người sử dụng lao động của bạn
Cách chuyên nghiệp nhất là bạn gửi đơn từ chức cho sếp lần đầu tiên và với tư cách cá nhân.
- Thông thường bạn phải lên lịch họp, nhưng nếu bạn làm việc cho một công ty nhỏ và có mối quan hệ thân thiết với sếp, bạn có thể đến văn phòng của ông ấy mà không báo trước.
- Đóng cửa sau lưng bạn khi bạn bước vào để giữ cuộc trò chuyện ở chế độ riêng tư.
- Trình bày đơn từ chức cho nhà tuyển dụng và giải thích khi bạn gửi nó, nó là gì.
- Rất có thể sếp của bạn sẽ thảo luận về tình hình với bạn. Ngay cả khi lá thư đã trả lời các câu hỏi của bạn, hãy trả lời hoàn chỉnh từng câu hỏi.
- Nói lời cảm ơn khi bạn rời khỏi phòng và bắt tay.
Bước 2. Giao một bản sao của bức thư cho người cần nó
Điều này thay đổi tùy theo công ty, nhưng thông thường, bộ phận Nhân sự sẽ cần một bản sao cũng như cấp trên của bạn.
Đồng nghiệp, người cố vấn, thành viên nhóm và khách hàng nên được thông báo cá nhân về việc từ chức của bạn. Họ không cần bản sao có chứng thực của đơn từ chức của bạn
Bước 3. Làm việc chăm chỉ cho đến khi kết thúc
Nếu bạn được yêu cầu hoàn thành các dự án lớn trước khi rời đi khi bạn viết thư, bạn phải tuân thủ và hoàn thành các dự án.
- Ngay cả khi bạn không có bất kỳ cuộc hẹn nào, bạn không thể chểnh mảng trong hai tuần cuối cùng của công việc. Quá trình chuyển đổi sẽ khó khăn đối với tất cả mọi người và công việc chuyên môn của bạn là làm cho quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ nhất có thể cho nhà tuyển dụng mà bạn sắp rời bỏ.
- Mặt khác, nếu bạn nghi ngờ công ty đang đối xử bất công với bạn vì bạn đã tuyên bố từ chức, đừng để họ lợi dụng bạn hoặc khiến bạn phát điên với số lượng công việc làm thêm vô nhân đạo.
