Hiểu cách viết một bức thư hay là một trong những kỹ năng cơ bản có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, cả trong lĩnh vực kinh doanh, học thuật và quan hệ cá nhân. Như bạn đã biết, thư từ là một phương thức giao tiếp phổ biến được sử dụng để truyền đạt thông tin, thiện chí, hay đơn giản là tình cảm của người gửi đối với người nhận thư. Để biết cách viết một bức thư hay và đúng, bạn hãy thử đọc bài viết này nhé!
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Viết một lá thư trang trọng
Bước 1. Hiểu thời điểm thích hợp để viết một bức thư có giọng điệu trang trọng hoặc một bức thư trang trọng
Nói chung, thư chính thức được gửi cho những người mà bạn chỉ có mối quan hệ chuyên môn, chẳng hạn như các đối tác kinh doanh hoặc một số cơ quan chính phủ nhất định, chứ không phải cho những người mà bạn có quan hệ cá nhân.
- Sau đó, thư chính thức có thể được đánh máy bằng phần mềm xử lý văn bản, chẳng hạn như Microsoft Word, OpenOffice hoặc Text Edit, rồi in trước khi gửi. Nếu thư cần được nhận ngay lập tức hoặc nếu người nhận muốn nhận email, chúng tôi khuyên bạn nên gửi thư qua email.
- Nếu người nhận là sếp hoặc đồng nghiệp hiện tại của bạn, bạn có thể muốn sử dụng một định dạng ít cứng nhắc hơn. Nói chung, những bức thư như vậy có thể được gửi qua email và không cần phải kèm theo địa chỉ ở đầu bức thư.
Bước 2. Viết địa chỉ của bạn và ngày viết thư ở đầu bức thư
Đặc biệt, hãy ghi tên và địa chỉ của bạn vào góc trái của bức thư. Nếu đó là một lá thư kinh doanh chính thức, hãy bao gồm tên và địa chỉ của công ty hoặc chỉ cần dán tiêu đề thư của công ty vào cùng một vị trí. Sau đó, hãy chừa một khoảng trống hai dòng trước khi ghi ngày viết thư.
- Bao gồm ngày đầy đủ ở định dạng chính xác, chẳng hạn như ngày 19 tháng 9 năm 2021. Tốt nhất nên tránh định dạng ít trang trọng hơn như 19 tháng 9 năm 2021 hoặc 19/9/21.
- Không cần ghi ngày tháng vào thư được gửi qua e-mail.
Bước 3. Nhập tên và địa chỉ của người nhận thư
Nếu thư không được gửi qua email, hãy để ngắt hai dòng và điền thông tin liên hệ của người nhận vào chỗ trống. Đặc biệt, hãy liệt kê từng thông tin này trên một dòng riêng biệt:
- Họ tên và chức danh của người nhận thư
- Tên tổ chức và công ty, nếu có
- Địa chỉ đầy đủ của người nhận thư (thêm hai hoặc nhiều dòng phụ, nếu cần)
Bước 4. Bao gồm một lời chào
Tạm dừng một dòng, sau đó kèm theo lời chào, chẳng hạn như “Kính gửi”, sau đó là tên của bạn với tư cách là người nhận thư. Nếu bạn muốn, bạn có thể bao gồm tên đầy đủ, họ hoặc chỉ tên của mình. Nếu cần, cũng bao gồm địa chỉ hoặc chức danh chính thức của người đó.
- Nếu bạn chỉ biết vị trí của người đó trong văn phòng, nhưng không biết tên của họ, vui lòng viết, “Kính gửi, Giám đốc Y tế:” hoặc một cụm từ tương tự. Tuy nhiên, nói chung tên của người đã điền vào vị trí đó có thể là đã tìm kiếm trực tuyến, vì vậy bạn có thể thử nó. đầu tiên.
- Nếu bạn thực sự không biết người nhận thư, cũng như không biết vị trí của họ, bạn chỉ cần viết ra, "Dear Sir / Madam:" hoặc đơn giản là "Dear:." và nên tránh, nếu có thể.
Bước 5. Viết thư của bạn
Thư chính thức nên mở đầu với một tuyên bố rõ ràng về mục đích (SOP). Đặc biệt, tránh viết tắt và sử dụng các câu hỏi trang trọng, chẳng hạn như “Bạn có quan tâm đến…” thay vì “Bạn có quan tâm đến…?” Sau đó, đọc lại phần nội dung của bức thư, có hoặc không có sự trợ giúp của người khác, để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào trong đó.
Nếu bạn đang viết một bức thư kinh doanh trang trọng, hãy đảm bảo rằng phần nội dung của bức thư luôn ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Trong khi đó, nếu bức thư được gửi đến một người thân hoặc bạn thân vì lý do trao đổi tin tức, vui lòng sử dụng một câu thoải mái và / hoặc trôi chảy hơn. Tuy nhiên, bạn nên đảm bảo rằng bức thư của bạn không dài quá một trang
Bước 6. Bao gồm một lời chào kết thúc
Một lời chào kết thúc thường được bao gồm để kết thúc bức thư một cách tích cực và để xây dựng một kết nối sâu sắc hơn với người nhận bức thư. Do đó, sau khi viết đoạn cuối cùng, hãy kèm theo lời chào kết thúc phù hợp với loại thư. Đối với một lá thư trang trọng, hãy cố gắng bao gồm lời chào kết thúc như, “Trân trọng”, “Xin chào” hoặc “Chúc may mắn.” Sau đó đặt tên đầy đủ của bạn bên dưới nó, như được nêu trong các nguyên tắc sau:
- Đối với các chữ cái được đánh máy chính thức, hãy để khoảng bốn khoảng trống giữa lời chào khi kết thúc và tên đầy đủ của bạn. Sau đó, in thư và đóng dấu chữ ký của bạn bằng mực xanh lam hoặc đen vào chỗ trống.
- Trong các email trang trọng, hãy bao gồm tên đầy đủ của bạn ngay dưới lời chào kết thúc.
- Nếu muốn, bạn có thể thêm lời chào vào trước tên của mình, đặc biệt là trong một bức thư trang trọng. Ví dụ: nếu bạn đã kết hôn, vui lòng bao gồm tên “Bu Amanda Surya” dưới lời chào kết thúc.
Bước 7. Gấp chữ cái (tùy chọn)
Nếu lá thư nằm trong đường bưu điện, hãy thử gấp nó thành một phần ba. Bí quyết là gấp nửa dưới vào giữa cho đến khi nó bao phủ 2/3 diện tích chữ cái, sau đó gấp nửa trên vào giữa cho đến khi không còn diện tích chữ cái mở ra nữa. Bằng cách đó, kích thước thư sẽ phù hợp với hầu hết các phong bì hiện có trên thị trường.
Bước 8. Viết địa chỉ người nhận lên mặt trước của phong bì (tùy chọn)
Tìm tâm của phong bì, sau đó viết địa chỉ đầy đủ của người nhận vào đó, như sau:
- Mr Joko Susilo
- Jl. ABC không. 123
- Jakarta, 12345
Bước 9. Viết địa chỉ gửi thư trả lại vào mặt sau của phong bì (tùy chọn)
Sử dụng phương pháp này, bưu điện có thể trả lại thư mà họ không thể gửi, vì bất kỳ lý do gì, đến địa chỉ của bạn mà không phải trả thêm phí. Sử dụng phương pháp tương tự như khi bạn viết địa chỉ của người nhận thư, nhưng chỉ bao gồm biệt hiệu thay vì tên đầy đủ của bạn ở đó.
Phương pháp 2 trên 2: Viết thư không chính thức
Bước 1. Xác định mức độ chính thức của bức thư
Về cơ bản, giọng điệu của bức thư sẽ phụ thuộc vào mức độ thân thiết trong mối quan hệ của bạn với người nhận thư. Để xác định hình thức của lá thư của bạn, hãy thử làm theo các nguyên tắc sau:
- Nếu lá thư được gửi đến một người bà con xa, họ hàng lớn tuổi hoặc đối tác xã hội, hãy thử sử dụng giọng điệu bán trang trọng. Nếu người đó đã gửi email cho bạn, hãy gửi email cho họ. Nếu không, viết thư theo cách thủ công là lựa chọn an toàn nhất.
- Nếu lá thư được gửi đến một người bạn thân hoặc người thân, hãy viết nó theo cách thủ công hoặc gửi nó qua email.
Bước 2. Bắt đầu bức thư bằng một lời chào
Lời chào được sử dụng phụ thuộc rất nhiều vào mối quan hệ thân thiết giữa bạn và người nhận thư, cũng như mức độ trang trọng của bức thư. Một số khả năng mà bạn có thể xem xét:
- Nếu bức thư là bán trang trọng, hãy sử dụng lời chào như "Xin chào". Sau đó, hãy làm theo lời chào với biệt danh của người nhận nếu hai bạn không quá chênh lệch về tuổi tác, hoặc tên người nhận bắt đầu bằng lời chào như "Thưa ngài" hoặc "Thưa bà" nếu người nhận lớn hơn bạn nhiều tuổi.
- Nếu lá thư là thân mật, bạn cũng có thể sử dụng lời chào như "Xin chào" hoặc lời chào bình thường hơn như "Xin chào" hoặc "Xin chào". Thực hiện theo lời chào với tên người nhận.
Bước 3. Bắt đầu viết phần thân của bức thư
Chuyển sang dòng tiếp theo và bắt đầu viết. Nếu lá thư được sử dụng như một phương tiện giao tiếp cá nhân, hãy thử bắt đầu bằng cách xác nhận thông tin của người nhận. Ví dụ, bạn có thể sử dụng những câu trang trọng như, "Tôi hy vọng bạn đang làm tốt" hoặc những câu thân mật như, "Bạn có khỏe không?" Đặc biệt, hãy sử dụng những từ bạn sẽ nói nếu người nhận thư ở trước mặt. bạn.
Bước 4. Liệt kê những điều cần được giao tiếp
Vì vai trò chính của lá thư là một phương tiện giao tiếp, hãy bao gồm những điều mà bạn cho rằng người nhận thư cần biết, chẳng hạn như chi tiết về các sự kiện đã xảy ra trong cuộc sống của bạn. Ví dụ, nếu bức thư là cho bà của bạn, đừng chỉ viết, "Cảm ơn vì món quà!" Thay vào đó, hãy thể hiện món quà có ý nghĩa như thế nào đối với bạn, chẳng hạn như nói: “Đêm qua tôi và các bạn của tôi không ngủ được vì chúng tôi chơi trò chơi Bà đã gửi. Cảm ơn bạn!" Dù chủ đề của bức thư là gì, trọng tâm chính nên là mong muốn chia sẻ thông tin.
Hiểu thông tin không nên đưa vào. Về cơ bản, một bức thư được viết như một biểu hiện của sự tức giận hoặc nỗ lực cầu xin lòng thương xót không nên được gửi đi. Nếu bạn đã viết một bức thư như vậy nhưng không chắc có nên gửi nó hay không, hãy để nó ngồi trong vài ngày. Có thể, vài ngày đó có thể thay đổi quyết định của bạn
Bước 5. Kết thúc bức thư
Để kết thúc một bức thư thân mật, hãy sử dụng lời chào kết thúc phản ánh mối quan hệ thân thiết của bạn với người nhận. Nếu lá thư được gửi đến vợ / chồng, bạn bè hoặc người thân, vui lòng sử dụng lời chào kết thúc như “Xin chào”, “Lời chào của tình yêu” hoặc đơn giản là “Kính gửi”. Trong khi đó, đối với một lá thư bán trang trọng, hãy thoải mái sử dụng lời chào kết thúc ấm áp nhưng vẫn khá trang trọng, chẳng hạn như "Xin chào" hoặc "Xin chào".
- Bạn đã bao giờ nghe đến thuật ngữ "định giá"? Trên thực tế, valediction là một cách diễn đạt trang trọng trong tiếng Anh được sử dụng phổ biến trong thời cổ đại như một lời chào kết thúc thư. Nếu bạn đang viết một bức thư tiếng Anh cho một người bạn và muốn đóng nó theo một phong cách ngốc nghếch, hãy sử dụng phương pháp này. Ví dụ: đặt một lời chào kết thúc dưới dạng một lời ca ngợi chẳng hạn như, "Tôi vẫn như mọi khi, là người hầu tận tụy của bạn", kết thúc bằng tên của bạn.
- Nếu bạn muốn thêm thông tin sau khi bức thư đã được viết xong, hãy sử dụng chú thích P. S, trong tiếng Anh có nghĩa là Postscript ("sau khi viết xong").
Bước 6. Gửi thư
Bỏ thư vào phong bì, dán tem, ghi địa chỉ người nhận, sau đó gửi ngay qua bưu điện.
Lời khuyên
- Cố gắng tập trung phần nội dung của bức thư vào một chủ đề mà người nhận sẽ quan tâm.
- Nói chung, lời chào luôn được theo sau bởi dấu phẩy. Tuy nhiên, trong các thư trang trọng, dấu câu được sử dụng thường là dấu hai chấm thay vì dấu phẩy.
- Luôn sử dụng ngôn ngữ lịch sự và lập luận hợp lý khi viết thư khiếu nại. Làm như vậy sẽ tăng cơ hội nhận được phản hồi tích cực.
- Nếu bạn muốn in một bức thư thật trang trọng, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng giấy nặng hơn một chút so với giấy in tiêu chuẩn.
- Nếu bạn muốn gửi một email chính thức hoặc bán trang trọng, hãy luôn sử dụng một địa chỉ email có vẻ chuyên nghiệp. Các email được gửi bởi “sweetstar189” chắc chắn sẽ không được coi trọng như các email được gửi bởi “jeni.sandra”, phải không?
- Luôn viết chữ bằng bút mực xanh hoặc đen.
- Đảm bảo rằng địa chỉ được liệt kê là chính xác.
- Luôn bắt đầu một đoạn văn bằng một câu được viết hoặc đánh máy thụt lề.
- Kiểm tra lại nội dung bức thư của bạn, ít nhất hai lần.
- Nếu bức thư được viết bằng tay, hãy đảm bảo rằng bạn luôn sử dụng bút bi không bị rò rỉ mực.
