Hầu hết phụ huynh cần liên lạc với giáo viên của con mình ít nhất một lần trong năm học vì nhiều lý do, từ việc xin nghỉ phép vì bệnh tật, hoặc thậm chí thảo luận về các vấn đề của trẻ. Hầu hết các giáo viên đều sử dụng email, điều này giúp cho quá trình trao đổi thư từ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, nhưng bạn cũng có thể viết thư hoặc ghi chú. Với thư hoặc email phù hợp, bạn có thể thiết lập giao tiếp cởi mở và mạnh mẽ với giáo viên của con mình.
Bươc chân
Phương pháp 1/2: Gửi Email
Bước 1. Biết khi nào cần gửi email
Có một số lý do khiến bạn có thể muốn liên hệ với giáo viên của con mình, từ giới thiệu đến thảo luận những vấn đề nghiêm trọng hơn. Sau đây là một số lý do phổ biến để liên hệ với giáo viên của con bạn:
- Giới thiệu bản thân khi bạn chuyển nhà, hoặc khi con bạn bắt đầu học ở trường mới.
- Thảo luận vấn đề.
- Hỏi công việc hoặc sự tiến bộ của trẻ.
- Yêu cầu gặp mặt.
- Thông báo cho giáo viên về một vấn đề đặc biệt, chẳng hạn như nhu cầu đặc biệt của trẻ hoặc các vấn đề gia đình.
- Xin phép khi trẻ vắng mặt vì ốm đau hoặc những nhu cầu khác.
Bước 2. Thu thập thông tin bạn cần để viết một email đầy đủ và chuyên nghiệp cho giáo viên
Thông tin đầy đủ sẽ giúp cho việc giao tiếp hiệu quả hơn, đồng thời thể hiện rằng bạn tôn trọng giáo viên và coi trọng các vấn đề được thảo luận.
- Hỏi con bạn tên giáo viên, hoặc tra cứu tên giáo viên trên trang web của trường.
- Chuẩn bị bản sao của các tài liệu cần thiết, chẳng hạn như chẩn đoán của bác sĩ và tài liệu sắp xếp trẻ em nếu con bạn có nhu cầu đặc biệt.
Bước 3. Tạo bản nháp đầu tiên của email bằng cách sử dụng thông tin bạn đã thu thập được
Bản nháp cho phép bạn mô tả đầy đủ vấn đề của mình. Khi bạn hoàn thành, hãy đọc lại bản nháp của bạn, sau đó chỉnh sửa nếu cần.
- Tránh viết địa chỉ email của bạn vào trường "Tới", để bạn không vô tình gửi một email nháp.
- Giữ cho bản nháp của bạn càng ngắn gọn và súc tích càng tốt.
- Viết email với giọng điệu cá nhân, lịch sự và chuyên nghiệp.
- Giới thiệu bản thân. Nêu tên của con bạn và giải thích lý do tại sao bạn viết email. Ví dụ: "Thưa bà Jasmin, tên tôi là Ros, và tôi là phụ huynh của Upin và Ipin. Tôi viết lá thư này vì tôi nhận thấy rằng Upin đang gặp khó khăn trong việc học Toán."
- Làm cho cốt lõi của email dài 1-3 đoạn, nêu rõ vấn đề bạn muốn giải quyết. Bạn cũng có thể muốn hỏi về các cách để hỗ trợ con bạn một cách xây dựng.
- Đóng email bằng cách nói lời cảm ơn và bao gồm thông tin liên hệ của bạn để được tư vấn thêm. Ví dụ: "Cảm ơn sự chú ý của bạn. Giáo viên có thể liên hệ với tôi qua email hoặc +628123456789. Tôi hy vọng rằng vấn đề của Upin có thể sớm được giải quyết với sự giúp đỡ của bạn."
Bước 4. Tạo email trên một ghi chú tích cực
Khi viết một bản nháp, hãy giữ cho giọng điệu của email của bạn tích cực nhất có thể. Bạn có thể nhanh chóng cáu kỉnh khi giải quyết các vấn đề của con bạn, nhưng duy trì một giọng điệu tích cực và chủ động trong email có thể mở ra một cuộc đối thoại cởi mở và hiệu quả với giáo viên của con bạn.
- Tránh sử dụng ngôn ngữ buộc tội giáo viên của con bạn.
- Sử dụng các từ như "hiểu được", "hợp tác" và "nói chuyện".
- Sử dụng các tính từ như "tích cực" và "chủ động".
- Nối các từ trong các cụm từ chẳng hạn như "Theo Upin, anh ấy gặp khó khăn trong việc học toán. Chúng tôi muốn biết cách thay đổi điều đó và cách chúng tôi có thể giúp giáo viên cải thiện khả năng của Upin."
Bước 5. Trung thực khi viết email
Trẻ em là những sinh vật trung thực, và những lời nói dối trong lá thư của bạn có thể phát ra từ chính miệng lưỡi của con bạn. Viết email trung thực nhất có thể, nhưng giữ một giọng điệu chuyên nghiệp cho email.
Đi thẳng vào trọng tâm của vấn đề. Ví dụ, "Tôi phải làm việc ở viện bảo tàng, và tôi muốn đưa con trai tôi đi học. Có bài tập về nhà nào mà nó phải hoàn thành trước khi đi học lại vào thứ Sáu không?"
Bước 6. Đọc lại và chỉnh sửa email của bạn
Sau khi bạn đã viết một bản nháp email sơ bộ, hãy suy nghĩ về nội dung và giọng điệu của email, sau đó chỉnh sửa email nếu cần. Chỉnh sửa email cho phép bạn thêm hoặc xóa nội dung email, cũng như tìm các lỗi chính tả, dấu câu và ngữ pháp.
- Đảm bảo rằng email đã sửa đổi có lời chào, nội dung thư và kết thúc trung thực và chủ động.
- Đọc to bức thư để giúp phát hiện ra các lỗi hoặc cụm từ có thể có vẻ đáng trách.
- Cân nhắc việc tranh thủ sự giúp đỡ của đối tác, bạn bè hoặc chuyên gia giáo dục để đọc thư của bạn. Người mà bạn đang yêu cầu giúp đỡ có thể đề xuất làm cho bức thư của bạn trở nên mạnh mẽ hơn hoặc chuyên nghiệp hơn.
Bước 7. Sau khi chỉnh sửa bản nháp, hãy viết lời chào và lời chào thân thiện và chuyên nghiệp, để giáo viên của con bạn dễ tiếp thu bức thư hơn
Kết thúc tin nhắn và lời chào thân thiện cũng mở đường cho một phản ứng mang tính xây dựng.
- Viết lời chúc với biệt danh của giáo viên của con bạn. Ví dụ: "jasmin ma'am", theo sau là dấu phẩy.
- Tránh sử dụng tên của giáo viên, trừ khi giáo viên đã gặp và đề nghị gọi anh ta bằng tên của mình.
- Đóng bằng "Lời chào", theo sau là dấu phẩy. Bạn cũng có thể viết "Chúng tôi hy vọng lá thư này thu hút được sự chú ý của cô, thưa cô, cảm ơn", để mong nhận được hồi âm từ giáo viên của con mình.
- Nêu tên và thông tin liên hệ của bạn.
Bước 8. Đính kèm tài liệu thích hợp, tùy thuộc vào email của bạn, để giáo viên của con bạn tham khảo
Tài liệu tham khảo sẽ giúp giáo viên của con bạn hiểu được vấn đề của bạn.
Chuẩn bị tệp tham chiếu ở định dạng dễ mở
Bước 9. Ghi lại địa chỉ email của giáo viên để gửi email tới
Kiểm tra trang web của trường học của con bạn để đảm bảo rằng địa chỉ email là chính xác.
- Gửi email cho các bên quan tâm khác, chẳng hạn như vợ / chồng hoặc các giáo viên được ủy quyền khác.
- Cân nhắc đưa bạn vào BCC để đảm bảo email được gửi.
Bước 10. Chỉnh sửa bản nháp cuối cùng của email bằng cách đọc bản nháp một lần nữa trước khi gửi
Việc chỉnh sửa sẽ tránh được việc quên một số thông tin hoặc sai sót trong email.
Bước 11. Cho giáo viên của con bạn thời gian để trả lời
Giáo viên là những người bận rộn, vì vậy không phải lúc nào họ cũng có thể trả lời hoặc chú ý đến email của bạn ngay lập tức. Chờ một thời gian trước khi gọi lại cho giáo viên.
- Ghi lại ngày tháng nếu bạn cần phản hồi nhanh chóng.
- Gửi lại thư hoặc email nếu email của bạn không được trả lời sau một tuần.
Phương pháp 2/2: Gửi thư bằng văn bản
Bước 1. Biết khi nào nên gửi một bức thư bằng văn bản
Thư viết mang tính cá nhân hơn email và cần thiết trong một số trường hợp. Bạn có thể muốn gửi một bức thư bằng văn bản khi:
- Để nói lời cảm ơn.
- Giới thiệu sơ qua về bản thân.
- Xin phép khi con bạn bị ốm hoặc không thể đi học.
Bước 2. Viết thư càng gọn gàng càng tốt để giáo viên của con quý vị đọc
Đảm bảo rằng chữ viết tay của bạn dễ đọc.
- Nếu bạn viết xấu, hãy viết từ từ, để chữ viết của bạn rõ ràng hơn.
- Tránh viết bằng bút chì hoặc bút dễ phai màu. Tốt hơn là sử dụng bút bi.
- Cân nhắc soạn thảo trên máy tính, sau đó viết thư tay. Bản nháp cho phép bạn suy nghĩ về những gì bạn muốn viết rõ ràng hơn.
- Nếu muốn, hãy viết bức thư trên máy tính, in ra, sau đó ký vào bức thư.
Bước 3. Viết thư của bạn
Nếu bạn chọn viết thư theo cách thủ công, hãy làm theo quy trình tương tự như viết email ở bước trước. Tuy nhiên, nếu điều bạn muốn nói không quá nghiêm trọng, chẳng hạn như lời cảm ơn, bạn không cần phải viết nháp nhiều lần.
- Sử dụng văn phòng phẩm tốt nếu bạn có. Nhưng nếu không, hãy sử dụng giấy sạch và không bị nhăn.
- Viết ngày tháng trên lá thư.
- Viết lời chào dưới ngày tháng, ví dụ: "Miss Jasmin", theo sau là dấu phẩy.
- Sử dụng các yếu tố tương tự như các yếu tố email trong bước trước và đảm bảo rằng bức thư của bạn ngắn gọn và súc tích. Ví dụ: "Cô Jasmin, tôi là Ros, phụ huynh của Upin và Ipin. Cảm ơn cô đã giúp Upin hiểu Toán học. Sau giờ học, cô ấy thường hỏi bà Jasmin về những câu hỏi mà cô ấy không hiểu. Nếu có gì tôi có thể giúp Upin hiểu rõ hơn., Vui lòng cho tôi biết. Cảm ơn bạn. Ros."
- Ký vào thư của bạn, sau đó viết tên của bạn nếu cần.
Bước 4. Kiểm tra thư của bạn trước khi gửi để tránh sai sót, thiếu thông tin hoặc mực bị mờ và các phần không đọc được
Viết lại bức thư nếu bạn tìm thấy một lỗi nghiêm trọng
Bước 5. Gửi thư
Bạn có thể gửi một bức thư theo nhiều cách, tùy thuộc vào hình thức của bức thư hoặc mức độ khẩn cấp, ví dụ:
- Qua đường bưu điện. Hãy chắc chắn rằng bạn đề cập đến tên của giáo viên trên lá thư, và bao gồm địa chỉ của trường trong lá thư của bạn.
- Do chính tôi gửi. Gửi thư của riêng bạn đến trường. Nhân viên nhà trường sẽ giao nó cho giáo viên của con bạn.
- Thông qua con của bạn. Bạn cũng có thể để lại một lá thư cho trẻ, nhưng trẻ có thể quên gửi. Nếu muốn, bạn có thể nhét chữ cái vào đồng phục học sinh của con mình.
