Khi đi xin việc, bạn thường được yêu cầu gửi sơ yếu lý lịch hoặc sơ yếu lý lịch (CV) qua email. Trường chủ đề là thứ đầu tiên người nhận nhìn thấy. Đặt tên ngắn gọn cho chủ đề sẽ giúp người nhận hiểu nhanh về ý nghĩa của email và khiến họ muốn đọc email. Nói chung, đặt tên chủ đề của email phải bao gồm từ "sơ yếu lý lịch" hoặc "CV", tiếp theo là tên đầy đủ và vị trí ứng tuyển.
Bươc chân
Phương pháp 1/3: Nhập thông tin bắt buộc
Bước 1. Kiểm tra các hướng dẫn mà nhà tuyển dụng đưa ra
Nhà tuyển dụng có thể muốn bạn đưa một số thông tin nhất định vào chủ đề của email. Nếu thông tin tuyển dụng bao gồm các hướng dẫn này, hãy làm theo định dạng và không tự tạo chủ đề.
Các nhà tuyển dụng thường cung cấp một định dạng cụ thể vì họ sử dụng bộ lọc email có thể lập trình để tách các email đến từ những người tìm việc. Nếu bạn không tuân theo định dạng này, email của bạn có thể bị chuyển sang trạng thái chưa đọc
Bước 2. Bao gồm tên và vị trí ứng tuyển
Viết chủ đề của email bắt đầu bằng từ “CV” hoặc “Resume”. Sau đó, kiểm tra thông tin vị trí tuyển dụng được cung cấp để biết tên vị trí ứng tuyển, bao gồm mã định danh (nếu có). Nhập tên đầy đủ của bạn vào cuối trường chủ đề.
- Sao chép vị trí bạn đang tìm kiếm từ trang thông tin việc làm. Không sử dụng các mô tả chung chung, chẳng hạn như “Vị trí bắt đầu” hoặc “Người quản lý”.
- Viết tên đầy đủ của bạn vào trường chủ đề của email. Biệt hiệu hoặc bí danh không nên được sử dụng ở giai đoạn này. Nếu bạn được gọi phỏng vấn, bạn có thể cung cấp biệt danh của mình trong suốt phiên họp.
Bước 3. Phân tách từng phần tử bằng dấu gạch ngang hoặc dấu hai chấm
Chỉ sử dụng một chút dấu chấm câu có thể làm cho chủ đề của email trông gọn gàng và dễ đọc. Nếu bạn có thể, đừng sử dụng nhiều hơn hai loại dấu câu. Đảm bảo rằng cột chủ đề được viết một cách hợp lý.
- Ví dụ, bạn có thể viết “CV - Nhà phát triển sản phẩm - Fairuz Zein”.
- Một định dạng tiêu đề email khác để thử là “CV: Fairuz Zein cho vị trí phát triển sản phẩm”. Bạn cũng có thể thay đổi các yếu tố trong chủ đề, ví dụ: “Fairuz Zein CV: Product Developer.”
Lời khuyên:
Đảm bảo nội dung của trường chủ đề vẫn ngắn gọn. Nếu nhà tuyển dụng đọc email trên điện thoại di động hoặc thiết bị khác, anh ta có thể chỉ nhìn thấy 25-30 ký tự đầu tiên.
Bước 4. Nhập nội dung của trường chủ đề bằng chữ in hoa
Sử dụng chữ in hoa để viết nội dung của cột chủ đề có vẻ là cách tốt nhất để thu hút sự chú ý. Tuy nhiên, điều này thực sự trông giống như một tiếng hét và có thể để lại ấn tượng xấu. Sử dụng chữ hoa ở đầu danh từ và động từ, sau đó để phần còn lại viết thường.
Ví dụ: bạn có thể nhập "Fairuz Zein cho Vị trí phát triển sản phẩm: CV đính kèm"
Phương pháp 2/3: Xem xét chủ đề email
Bước 1. Tìm hiểu người nhận email của bạn là ai
Nếu bạn biết tên của người nhận email, hãy tìm hiểu về lý lịch và kinh nghiệm chuyên môn của người đó trực tuyến. Bạn có thể tìm cách làm cho chủ đề nổi bật và hấp dẫn đối với người nhận.
- Nếu người nhận có tài khoản LinkedIn, bạn có thể sử dụng mạng xã hội để tìm hiểu lý lịch của họ.
- Đọc các bài báo do người nhận email viết cũng có thể giúp bạn chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn hoặc tìm thông tin để thêm vào thư trả lời của bạn.
Bước 2. Liệt kê tên của những người mà cả hai bạn biết, nếu có thể
Nếu bạn biết ai đó làm việc cho công ty mà người đó đang ứng tuyển hoặc nhận được đề xuất, hãy ghi tên họ vào cột chủ đề. Điều này sẽ làm cho bạn nổi bật so với những ứng viên khác.
- Ví dụ: bạn có thể viết “Đề xuất CV từ Ardian Nugroho: Fairuz Zein cho Vị trí Nhà phát triển Sản phẩm.”
- Nếu ai đó đề xuất một vị trí, hãy đưa nó vào đầu chủ đề. Bạn muốn điều đầu tiên người nhận đọc là thông tin.
Biến thể:
Địa chỉ liên hệ được đề cập không chỉ là con người, mà còn có thể là một địa điểm. Nếu bạn học cùng trường với người nhận email hoặc đã từng thực tập ở cùng một nơi, bạn có thể cần phải bao gồm thông tin này.
Bước 3. Thêm bằng cấp tốt nhất của bạn cho vị trí
Nói chung, bạn nên giữ trường chủ đề ngắn gọn. Tuy nhiên, nếu bạn có một nền tảng hoặc kinh nghiệm đặc biệt liên quan đến vị trí, chỉ cần liệt kê nó trong cột chủ đề.
Ví dụ: bạn có thể viết “CV: Fairuz Zein cho Vị trí Nhà phát triển Sản phẩm, Kinh nghiệm 20 năm.”
Bước 4. Đọc lại chủ đề của email đã viết một cách cẩn thận
Ngay cả khi bạn đã quen đọc lại các email đã viết, phần chủ đề thường bị bỏ qua. Đây có thể là một lỗi nghiêm trọng vì cột là phần đầu tiên (hoặc duy nhất) mà người nhận email đọc.
Đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc lỗi chính tả. Kiểm tra kỹ cách viết của các tên - kể cả tên của bạn - để đảm bảo chúng được viết đúng chính tả
Phương pháp 3/3: Soạn Email
Bước 1. Sử dụng một tên cụ thể, nếu có thể
Kiểm tra quảng cáo tuyển dụng hoặc trang web của công ty đang ứng tuyển để xem họ tên của người nhận hoặc người tuyển dụng. Nếu không có thông tin cụ thể, đừng bao gồm tên của nhà tuyển dụng và mở email bằng lời chào chung chung, chẳng hạn như “Xin chào”.
Viết email chính thức đôi khi có vẻ rắc rối. Thay vì nhập "Kính gửi ông Yanto", hãy thử nhập "Xin chào ông Ahmad Yanto."
Bước 2. Mô tả ngắn gọn mục đích của email của bạn
Bắt đầu email bằng một câu nói rằng bạn đang nộp đơn xin việc được viết trong cột chủ đề. Nếu cần, hãy cho biết nơi bạn đã xem quảng cáo. Nếu ai đó giới thiệu bạn, hãy đưa thông tin đó vào phần đầu của nội dung email.
Ví dụ: bạn có thể viết “Tôi đang ứng tuyển vào vị trí Nhà thiết kế sản phẩm được liệt kê trên bảng quảng cáo tuyển dụng của Đại học Indonesia.”
Bước 3. Tóm tắt sự quan tâm của bạn đối với vị trí đó
Bao gồm một tuyên bố ngắn gọn để cho nhà tuyển dụng biết lý do tại sao công việc đó được bạn quan tâm hoặc tại sao bạn muốn làm việc cho công ty. Bạn cũng có thể đề cập đến các kỹ năng hoặc nền tảng giáo dục có liên quan đến vị trí bạn đang ứng tuyển.
Ví dụ, bạn có thể viết “Tôi rất quan tâm đến vị trí này. Tôi đã học thiết kế sản phẩm từ khi học đại học và đạt điểm cao nhất cho khóa học. Tôi chắc chắn rằng nó sẽ là một tài sản quý giá cho đội ngũ thiết kế của công ty bạn”
Bước 4. Bao gồm thêm chi tiết nếu bạn không được yêu cầu gửi kèm thư xin việc
Nếu vị trí tuyển dụng yêu cầu bạn gửi sơ yếu lý lịch hoặc CV và thư xin việc, hãy viết thư riêng và gửi dưới dạng tệp đính kèm với sơ yếu lý lịch và CV của bạn. Tuy nhiên, nếu không có yêu cầu cụ thể nào về vấn đề này, bạn có thể đưa thông tin thường có trong thư xin việc vào nội dung email.
- Thực hiện theo cùng một định dạng như viết thư xin việc nói chung. Bạn nên giới hạn phần nội dung của bức thư không quá một trang và sử dụng ngôn ngữ chủ động, trực tiếp để mô tả các kỹ năng và kinh nghiệm của bạn.
- Hãy nhớ rằng người nhận email của bạn có thể đang đọc email của bạn trên máy tính, điện thoại di động hoặc thiết bị khác. Sử dụng các đoạn văn ngắn từ 3-4 câu để làm cho email của bạn dễ đọc.
Bước 5. Đề cập rằng sơ yếu lý lịch hoặc CV của bạn được đính kèm
Ở cuối email, hãy cho chúng tôi biết rằng bạn đã đính kèm sơ yếu lý lịch hoặc CV của mình (cùng với thư xin việc chính thức, nếu bạn có thể). Bạn cũng cần phải đề cập đến định dạng của tài liệu đính kèm.
Ví dụ: bạn có thể viết "Tôi đang đính kèm bản sao PDF CV của tôi với email này, cũng như thư xin việc chính thức."
Bước 6. Yêu cầu người nhận email liên hệ với bạn nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào
Ở cuối email, hãy nói rằng bạn đang chờ phản hồi từ người nhận và nói rằng bạn rất biết ơn vì đã có cơ hội. Bạn cũng có thể nhập nội dung mà bạn muốn nhận được phản hồi từ anh ấy ngay lập tức và anh ấy sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà anh ấy có.
- Ví dụ: bạn có thể viết “Vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn cần thêm thông tin hoặc muốn đặt lịch hẹn. Tôi mong đợi những tin tức mới hơn nữa”.
- Bạn cũng có thể nói rằng bạn sẽ gọi lại sau một tuần nếu không có trả lời. Nếu bạn bao gồm tuyên bố này trong email của mình, hãy nhớ ghi nhớ nó để bạn có thể giữ lời.
Biến thể:
Nếu bạn tự tin, hãy thay thế từ "sau khi" bằng "khi nào". Phương pháp này sẽ loại bỏ sự không chắc chắn. Ví dụ, bạn có thể viết "Vui lòng liên hệ với tôi khi bạn sẵn sàng lên lịch phỏng vấn."
Bước 7. Đóng email bằng cách viết tên và thông tin liên hệ của bạn
Chọn một lời chào kết thúc thường được sử dụng, chẳng hạn như “Trân trọng” hoặc “Xin chào”, sau đó dấu cách kép và viết họ tên và số điện thoại của bạn.
- Nếu bạn có một trang web, hãy bao gồm cả địa chỉ của trang web trong email của bạn. Tuy nhiên, hãy làm điều này nếu trang web của bạn có liên quan đến loại công việc bạn đang ứng tuyển hoặc có thể hiển thị nền tảng và kinh nghiệm liên quan đến vị trí đó.
- Nếu bạn đã thiết lập chữ ký tự động cho email, không cần phải viết lại tên và thông tin liên hệ của bạn.
Bước 8. Chuyển đổi sơ yếu lý lịch hoặc CV của bạn sang một định dạng phổ biến hơn
Một số nhà tuyển dụng bao gồm các quy tắc liên quan đến định dạng tài liệu phải được sử dụng. Nếu thông tin này không có trong quảng cáo tuyển dụng, hãy sử dụng định dạng.doc hoặc.pdf. Bạn cũng có thể sử dụng định dạng.rtf, nhưng một số định dạng viết có thể bị mất nếu bạn chọn định dạng đó.
- PDF là định dạng tốt nhất để gửi sơ yếu lý lịch hoặc CV vì không thể thay đổi hoặc xóa nội dung tài liệu của bạn.
- Nếu bạn cũng bao gồm một lá đơn xin việc chính thức, hãy đính kèm nó một cách riêng biệt ở định dạng tài liệu giống như CV hoặc sơ yếu lý lịch của bạn.
- Lưu tài liệu với một tên duy nhất bao gồm tên đầy đủ của bạn. Ví dụ, bạn có thể viết “Resume Fairuz Zein Balafif.pdf”.
Lời khuyên:
Không sử dụng khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt để đặt tên cho tài liệu. Một số hệ điều hành không chấp nhận những ký tự này và điều này có thể gây khó khăn cho người nhận email khi mở nó.
Lời khuyên
- Gửi email đến địa chỉ email của riêng bạn để xem nó trông như thế nào và đảm bảo rằng tệp đính kèm dễ mở. Bạn cũng có thể gửi nó cho một người bạn sử dụng máy tính có hệ điều hành khác để kiểm tra.
- Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp và hợp lý để gửi sơ yếu lý lịch hoặc CV, ví dụ: sử dụng tên đầy đủ của bạn.
- Nếu nhà tuyển dụng không yêu cầu bạn gửi sơ yếu lý lịch và CV qua email, nói chung, bạn nên gửi cả tài liệu và thư xin việc qua đường bưu điện sau email.
