Các cuộc phỏng vấn qua điện thoại thường được tiến hành nếu ứng viên sống xa công ty hoặc vì số lượng lớn đơn đăng ký. Hãy tận dụng tối đa cơ hội này để bạn có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo, đó là trải qua một cuộc phỏng vấn xin việc trực tiếp. Để tạo ấn tượng tốt, hãy trả lời các cuộc điện thoại giống như bạn đang trò chuyện trực tiếp với người phỏng vấn. Trong cuộc trò chuyện, hãy duy trì cách cư xử tốt và nói một cách chuyên nghiệp.
Bươc chân
Phương pháp 1/4: Trả lời tốt cuộc gọi điện thoại
Bước 1. Chào người gọi một cách chuyên nghiệp
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của cuộc phỏng vấn qua điện thoại là cách giao tiếp khi điện thoại đổ chuông. Là một người chờ các cuộc gọi đến công việc, hãy trả lời các cuộc gọi đến giống như bạn đang trả lời một cuộc điện thoại tại nơi làm việc ngay cả khi bạn được liên lạc qua một số liên lạc cá nhân.
Khi điện thoại đổ chuông, hãy nhấc máy ngay lập tức trước khi đổ chuông thứ ba. Chào và nói tên của bạn, ví dụ: "Chào buổi sáng, có Yeni Basuki ở đây."
Bước 2. Nói rằng bạn đang chờ cuộc gọi đến làm việc
Sau khi chào, người gọi sẽ gửi lại lời chào của bạn và cho bạn biết danh tính của họ. Viết ra tên của người gọi để bạn không quên và sau đó cho họ biết rằng bạn đang chờ đợi tin tức từ họ.
Ví dụ, "Bà Desi, cảm ơn bà đã liên hệ với tôi sáng nay. Tôi muốn thảo luận về cơ hội việc làm tại công ty của bà."
Bước 3. Trả lời lịch sự với người gọi
Hãy mặc trang phục làm việc và ngồi thẳng vào bàn làm việc để tự trấn an rằng bạn đang có một cuộc phỏng vấn xin việc. Ngay cả khi bạn đang được phỏng vấn qua điện thoại, hãy cẩn thận không nói với giọng thoải mái.
- Khi bạn muốn nói tên người phỏng vấn, hãy sử dụng lời chào "Cha", "Mẹ", hoặc chức danh mà anh ấy đề cập khi giới thiệu bản thân để khiến anh ấy cảm thấy được tôn trọng.
- Hãy xưng hô với người phỏng vấn bằng tên của anh ấy nếu anh ấy tự hỏi.
- Nếu người phỏng vấn khen ngợi hoặc nhận xét tích cực về bạn, hãy nói "Cảm ơn".
Phương pháp 2/4: Thực hiện một cuộc phỏng vấn với kết quả hài lòng
Bước 1. Viết ra những điều được cho là giúp bạn tập trung
Một trong những lợi thế của phỏng vấn qua điện thoại là cơ hội ghi chép trong khi người phỏng vấn đang nói hoặc hỏi vì bạn có thể viết ra những câu bạn muốn truyền đạt và trả lời câu hỏi một cách chính xác.
Nếu người phỏng vấn hỏi một câu hỏi nhiều khía cạnh, hãy ghi lại dàn ý bằng cách viết một vài từ quan trọng để nhắc nhở bản thân. Người phỏng vấn sẽ có ấn tượng tích cực vì bạn có thể đưa ra phản ứng có hệ thống bằng cách trả lời hoặc giải thích theo các khía cạnh được hỏi
Bước 2. Lắng nghe cẩn thận những gì anh ấy nói và tạm dừng trước khi trả lời
Đôi khi có thể khó tập trung khi bạn chỉ có thể nghe âm thanh mà không có đầu vào bằng hình ảnh. Do đó, hãy tập trung vào những gì người phỏng vấn đang nói và đừng mơ mộng hay suy nghĩ về những gì bạn phải nói.
- Tạm dừng một chút trước khi nói. Ngoài việc đảm bảo rằng người phỏng vấn đã nói xong, bạn có thể trấn tĩnh tâm trí trước khi nói trong một khoảng thời gian im lặng
- Yêu cầu giải thích trước khi trả lời nếu bạn không nghe thấy câu hỏi hoàn toàn hoặc không hiểu những gì đang được hỏi.
Bước 3. Nói rõ ràng
Ngoài kết nối điện thoại và chất lượng giọng nói, việc hiểu lời nói của ai đó qua điện thoại sẽ khó hơn so với giao tiếp trực tiếp. Để khắc phục điều này, hãy phát âm rõ ràng từng từ và nói chậm.
- Nếu bạn đã quen với việc nói ngọng hoặc nói lẩm bẩm, hãy cố gắng cải thiện nó bằng cách thực hành phỏng vấn qua điện thoại.
- Khi nói chuyện điện thoại, hãy để tay khỏi mặt và đảm bảo rằng bạn đang ngồi ở tư thế thẳng, thay vì nằm xuống hoặc ngồi xuống. Chúng tôi khuyên bạn nên đeo tai nghe hoặc sử dụng loa phóng thanh để không phải ôm điện thoại vào mặt.
Bước 4. Đặt câu hỏi dưới dạng phản hồi để thể hiện sự quan tâm
Một cuộc phỏng vấn xuất sắc nên diễn ra như một cuộc trò chuyện hai chiều. Nói chung, người phỏng vấn sẽ cho bạn cơ hội để đặt câu hỏi vào cuối buổi phỏng vấn, nhưng một khi có cơ hội, bạn cần chủ động đặt câu hỏi.
Ví dụ, sau khi trả lời khi người phỏng vấn hỏi bạn mục tiêu công việc mà bạn muốn đạt được, hãy đặt câu hỏi "Để đảm bảo đạt được các chỉ tiêu của công ty, việc thực hiện nhất quán hệ thống PDCA là rất có lợi. Ban lãnh đạo đã triển khai hệ thống này và tiến hành thường xuyên đánh giá?"
Bước 5. Gửi thư cảm ơn đến người phỏng vấn
Sau cuộc phỏng vấn, hãy dành thời gian để viết thư cảm ơn và gửi cho người phỏng vấn. Trong 2-3 câu, hãy nói cảm ơn vì thời gian và cơ hội được trao. Cũng cho chúng tôi biết rằng bạn đang chờ đợi thêm tin tức.
- Bày tỏ lòng biết ơn của bạn bằng cách bao gồm các chi tiết cụ thể. Viết thư nếu anh ấy truyền đạt thông tin rất hữu ích.
- Nếu anh ấy cho bạn biết khi nào bạn được thông báo, hãy ghi cụ thể điều này vào thư.
Phương pháp 3/4: Tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tự tin
Bước 1. Ngồi thẳng đối mặt với bàn
Các cuộc phỏng vấn qua điện thoại không thể được thực hiện khi nằm trên giường hoặc thư giãn trên ghế dài. Tư thế ngồi ảnh hưởng đến âm thanh khi bạn nói. Người phỏng vấn thường nhận thấy khi bạn đang nói dối trên điện thoại. Điều này cho thấy bạn đang không coi trọng buổi phỏng vấn xin việc.
- Chất lượng âm thanh giảm nếu bạn nói chuyện trong khi nằm. Ngoài ra, sẽ có tiếng ồn và tiếng ồn khi bạn thay đổi vị trí.
- Ngồi thẳng cho phép bạn tỏa ra sức hút và sự tự tin. Điều này được bộc lộ qua phong cách nói và giọng nói của bạn.
Bước 2. Trải qua cuộc phỏng vấn qua điện thoại như thể bạn đang được phỏng vấn trực tiếp
Ngay cả khi người gọi không nhìn thấy bạn, họ có thể đoán được quần áo và ngoại hình của bạn sẽ như thế nào vì điều này có ảnh hưởng đến thái độ và cách nói của bạn.
- Bạn không cần phải chuẩn bị cho mình bằng cách ăn mặc như khi muốn gặp trực tiếp người phỏng vấn, nhưng ít nhất, hãy ăn mặc gọn gàng và chuyên nghiệp.
- Để chuẩn bị, hãy tưởng tượng rằng bạn đang mặc quần áo để đi làm nếu bạn được thuê.
Bước 3. Không gọi điện khi đang ăn uống
Ngay cả khi bạn đang nói chuyện trên loa, anh ấy vẫn có thể nghe thấy bạn đang phỏng vấn khi đang ăn hay uống. Bạn sẽ hiểu điều này có thể đáng lo ngại như thế nào nếu bạn đã từng nghe ai đó đang ăn hoặc uống qua điện thoại.
- Để cuộc phỏng vấn qua điện thoại giống như một cuộc trò chuyện trực tiếp, đừng làm những điều bạn sẽ không làm trong cuộc gặp trực tiếp với người phỏng vấn, chẳng hạn như ăn, uống hoặc nhai kẹo cao su.
- Chuẩn bị một cốc nước trong trường hợp cổ của bạn cảm thấy khô. Giữ điện thoại cách xa miệng nếu bạn muốn uống rượu. Không cho đá viên vào ly vì nó có thể kêu leng keng khiến bạn có thể nghe thấy qua điện thoại.
Bước 4. Cười khi bạn nói
Mỉm cười làm thư giãn khuôn mặt của bạn và làm cho giọng nói của bạn trở nên thân thiện và dễ chịu hơn. Ngay cả khi người phỏng vấn không nhìn thấy bạn, sự tích cực và nhiệt tình vẫn tỏa ra qua giọng nói của bạn.
Phương pháp 4/4: Chuẩn bị trước cuộc phỏng vấn
Bước 1. Tìm hiểu thông tin về công ty trước khi phỏng vấn
Ngay cả khi bạn đã nghiên cứu rất nhiều về công ty trước khi nộp đơn xin việc, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ mở rộng kiến thức của mình khi nhận được một cuộc phỏng vấn qua điện thoại. Thu thập thông tin chi tiết về các hoạt động của công ty và hoạt động kinh doanh của công ty nói chung.
- Đọc tin tức mới nhất qua báo chí và trang web của công ty để tìm hiểu những gì các nhà báo đang đưa tin và kế hoạch tung ra một sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Viết ra những điều bạn muốn hỏi người phỏng vấn.
- Thu thập thông tin về hoạt động của các đối thủ cạnh tranh lớn. Đọc kỹ các tin tức hoặc bài báo giải thích về các điều kiện ngành theo ngành nghề kinh doanh của công ty để bạn nắm rõ các lực lượng thị trường.
Bước 2. Chuẩn bị câu trả lời nháp cho các câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn xin việc
Vì người phỏng vấn không thấy bạn nói chuyện điện thoại, hãy tận dụng tình huống này để chuẩn bị ghi chú như một công cụ nếu bạn phải trả lời những câu hỏi khó.
Ví dụ, bạn có thể được yêu cầu mô tả điểm mạnh và điểm yếu của mình. Đảm bảo rằng bạn đưa ra những câu trả lời ngắn gọn, có hệ thống, liên quan đến công việc, không phải cuộc sống cá nhân
Bước 3. Thực hành nói trên điện thoại
Có một cuộc phỏng vấn xin việc qua điện thoại không giống như trò chuyện với bạn bè hoặc gia đình. Tập thói quen nói chuyện điện thoại thường xuyên nhất có thể vài ngày trước cuộc phỏng vấn, đặc biệt nếu bạn chưa bao giờ sử dụng điện thoại cho các hoạt động chuyên môn.
- Khi đang gọi điện, không có manh mối trực quan nào để xác định xem người gọi đã nói xong chưa hay thời điểm thích hợp để trả lời. Bằng cách luyện nói trên điện thoại, bạn có thể điều chỉnh để cuộc trò chuyện diễn ra suôn sẻ.
- Nếu không có lý do thuyết phục nào để gọi điện, hãy nhờ bạn bè hoặc thành viên gia đình giúp bạn thực hành bằng cách gọi điện vào một thời điểm đã được hai bên thống nhất cho một cuộc phỏng vấn việc làm mô phỏng.
Bước 4. Tìm một nơi yên tĩnh để gọi điện
Xác định vị trí thích hợp nhất để nhận cuộc gọi, ví dụ như trong một căn phòng yên tĩnh trong nhà vì bạn có thể kiểm soát các âm thanh hoặc hoạt động xung quanh mình. Đảm bảo có tín hiệu mạnh ở vị trí của bạn nếu bạn muốn thực hiện cuộc gọi bằng điện thoại di động của mình.
Nếu có trẻ em trong nhà hoặc bạn cùng phòng ra vào phòng, hãy tìm một nơi khác yên tĩnh hơn, chẳng hạn như trong thư viện có các phòng họp hoặc phòng làm việc kín có thể sử dụng bằng cách đặt trước. Đảm bảo rằng có mạng điện thoại hoặc tín hiệu ở nơi bạn chỉ định
Bước 5. Tắt chuông thông báo và các thiết bị điện tử không sử dụng
Nếu người phỏng vấn nghe thấy tiếng bíp hoặc chuông của thiết bị trong khi phỏng vấn, có thể bạn đang làm việc khác trên điện thoại. Tập trung vào anh ấy như thể bạn đang có một cuộc phỏng vấn trong văn phòng của anh ấy.
Các thiết bị khác có thể gây nhiễu tín hiệu và ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh nhận được nếu bạn đang sử dụng điện thoại di động. Tắt tín hiệu Wi-Fi nơi bạn muốn nhận cuộc gọi hoặc chuyển sang phòng khác trong khi phỏng vấn
Bước 6. Chuẩn bị tất cả các hồ sơ cần thiết
Trước khi bạn nhận cuộc gọi, hãy chuẩn bị sẵn các ghi chú, thông tin công ty, tiểu sử của bạn và các tệp khác để có thể dễ dàng truy cập khi bạn được phỏng vấn qua điện thoại.
Sắp xếp các tập tin một cách gọn gàng để chúng dễ dàng lấy ra mà không cần phải di chuyển hay di chuyển nhiều. Tiếng ồn nghe thấy qua điện thoại khiến bạn dường như ít có khả năng duy trì sự ngăn nắp
Bước 7. Dành thời gian để tập thở sâu trước buổi phỏng vấn đã lên lịch
Có thể bạn cảm thấy lo lắng khi chờ điện thoại đổ chuông. Thực hành hít thở sâu giúp bạn thư giãn và tập trung tâm trí để bạn có thể nói chuyện một cách bình tĩnh.
