Nghỉ phép là thời gian chính thức rời bỏ công việc hoặc đại học. Bạn có thể xin nghỉ vì nhiều lý do, chẳng hạn như ốm đau, một thành viên trong gia đình bị ốm hoặc một kỳ nghỉ kéo dài. Trong một số trường hợp, người lao động có một số quyền nghỉ phép, chẳng hạn như nghỉ phép hàng năm, thai sản, kết hôn, hoặc một thành viên trong gia đình qua đời. Định nghĩa về "nghỉ phép" thay đổi tùy thuộc vào thời gian trong ngày. Trong một số trường hợp, thời gian nghỉ phép ngắn hạn, chẳng hạn như thời gian đi làm hoặc học đại học dưới một tháng, không được coi là nghỉ phép, trong khi các trường hợp khác, chỉ nghỉ phép một tuần có thể được coi là nghỉ phép. Hiểu định nghĩa về nghỉ phép tại văn phòng hoặc trường đại học của bạn là rất quan trọng trước khi viết đơn xin nghỉ việc, điều này là do thời gian nghỉ phép mà bạn nộp đơn có thể không đáp ứng các yêu cầu chính thức để xin nghỉ phép.
Bươc chân
Phần 1/3: Nộp đơn xin nghỉ việc
Bước 1. Nói trước với sếp của bạn
Trước khi nộp đơn xin nghỉ việc, bạn nên thông báo trước với sếp. Tất nhiên, những thông báo như thế này không phải lúc nào cũng được thực hiện trong một số điều kiện nhất định, chẳng hạn như cái chết đột ngột của một thành viên trong gia đình. Tuy nhiên, nếu bạn có thể nói trước với họ (chẳng hạn như nếu bạn đang xin nghỉ phép vài tuần hoặc vài tháng), hãy cố gắng viết một lá thư yêu cầu nghỉ việc trước thời hạn, để sếp và đồng nghiệp của bạn có thể điều chỉnh kế hoạch làm việc của họ. đối phó với nó. Cách tốt nhất để cho sếp của bạn biết trước là nói về kế hoạch nghỉ việc của bạn trước khi bạn chính thức gửi thư. Bằng cách đó, câu đầu tiên của bức thư được biết trước cho sếp của bạn và không làm ông ấy ngạc nhiên.
Bước 2. Chỉ định ngày nghỉ phép
Xác định chính xác ngày bạn định đi. Cố gắng không do dự trong việc xác định thời gian nghỉ của bạn. Mặc dù việc đặt ngày nghỉ phép chính xác là điều quan trọng để sếp và đồng nghiệp quản lý công việc của bạn trong thời gian bạn nghỉ, nhưng trong một số trường hợp, bạn có thể không chắc chắn. Vì vậy, nếu có thể, hãy cố gắng viết ra những ngày dự định nghỉ phép càng cụ thể càng tốt trong lá thư bạn gửi.
Bước 3. Giải thích lý do nghỉ việc một cách trung thực với sếp
Nói với sếp của bạn về lý do nghỉ việc của bạn. Điều này không có nghĩa là bạn phải đi vào tất cả các chi tiết. Thậm chí trong nhiều trường hợp, sếp của bạn không có quyền biết một số khía cạnh trong cuộc sống cá nhân của bạn. Tuy nhiên, nói lý do nghỉ việc một cách trung thực và cởi mở sẽ làm giảm nguy cơ bạn gặp vấn đề với quản lý văn phòng.
Bước 4. Thảo luận về cách hoàn thành công việc của bạn trong thời gian nghỉ phép
Trong thư xin nghỉ việc, bạn phải nêu rõ rằng bạn hiểu trách nhiệm công việc của mình và trước khi rời đi hãy có thiện chí thảo luận về cách hoàn thành công việc trong thời gian nghỉ việc. Bạn cũng có thể đưa ra những cân nhắc của mình trong việc hoàn thành công việc (ví dụ bằng cách liệt kê các ghi chú chi tiết để giúp cấp dưới hoàn thành dự án trong thời gian bạn nghỉ phép và cung cấp thông tin liên hệ mà cấp dưới của bạn có thể liên hệ nếu họ cần sự hỗ trợ của bạn).
Bước 5. Biết loại nghỉ phép mà bạn được hưởng
Về mặt pháp lý, bạn được nghỉ phép nhất định. Điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt giữa nghỉ phép như vậy và nghỉ phép được cấp phép khi có sự chấp thuận của người sử dụng lao động.
- Ví dụ, ở Hoa Kỳ, thời gian nghỉ thai sản hoặc sau khi nhận con nuôi được cấp trong 12 tuần theo Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế. Xác định xem bạn có đáp ứng các yêu cầu của quy tắc nghỉ việc hay không. Yêu cầu là đã làm việc ít nhất 12 tháng trước khi bắt đầu nghỉ phép và đã làm việc 1250 giờ trong khoảng thời gian 12 tháng đó. Chủ sở hữu của doanh nghiệp bạn làm việc cũng phải tuyển dụng ít nhất 50 người tại một nơi hoặc ở một địa điểm cách nơi đó 120 km. Chủ doanh nghiệp nơi bạn làm việc cũng phải nằm trong diện được yêu cầu nghỉ phép theo các quy tắc này.
- Nếu bạn đang nộp đơn xin nghỉ phép mà bạn được quyền nghỉ hợp pháp, bạn có thể viết một đơn xin nghỉ tương ứng với thời gian nghỉ đó. Ví dụ, bạn có thể viết "Như tất cả chúng ta đều biết, tôi có quyền nghỉ thai sản. Tôi ước tôi có thể nghỉ phép trung gian (điền vào ngày nghỉ dự kiến của bạn). Làm thế nào tôi có thể nghỉ mà không ảnh hưởng đến năng suất của công ty?" Hỏi cách duy trì năng suất làm việc sẽ thể hiện sự quan tâm của bạn đối với sự liên tục của công ty và khiến bạn được coi là một nhân viên giỏi trong văn phòng.
- Nếu bạn đang nộp đơn xin nghỉ không phải là quyền của bạn, hãy thay đổi nội dung của lá đơn của bạn sao cho nó có vẻ có tội vì đã can thiệp vào công việc và hứa sẽ bù đắp cho thời gian nghỉ của bạn càng nhiều càng tốt.
- Thông báo cho sếp của bạn nếu bạn nghỉ không lương.
- Bao gồm thông tin này trong thư để bộ phận nhân sự có thể xem xét nộp đơn lại cho bạn nếu chủ nhân của bạn từ chối yêu cầu nghỉ việc của bạn.
Bước 6. Bao gồm các đề xuất để phân chia công việc của bạn trong thời gian nghỉ phép
Mặc dù cuối cùng, sếp của bạn sẽ là người quyết định, nhưng hãy cố gắng đưa ra lời khuyên về người phù hợp nhất để hoàn thành một số phần công việc nhất định của bạn khi bạn nghỉ việc. Cố gắng không giao tất cả công việc của bạn cho chỉ một người, vì điều này sẽ làm tăng thêm khối lượng công việc.
Bước 7. Viết thư một cách lịch sự
Dù trong hoàn cảnh nào, hãy viết một lá đơn xin nghỉ phép lịch sự. Nói cách khác, bạn nên yêu cầu và không buộc phải cho phép nghỉ phép, ngay cả khi bạn có quyền. Xin nghỉ phép một cách lịch sự sẽ làm giảm xung đột của bạn với ban lãnh đạo công ty.
Phần 2/3: Nộp đơn xin nghỉ học Đại học
Bước 1. Tìm mẫu đơn xin nghỉ việc
Những sinh viên muốn xin nghỉ học thường phải điền vào một số mẫu đơn nhất định. Bạn có thể tải mẫu đơn này trên trang web của trường đại học. Biểu mẫu này cũng nên có sẵn trong các bộ phận học tập và sinh viên của khuôn viên trường.
Bước 2. Điền vào mẫu đơn xin nghỉ việc
Mẫu đơn này thường phải được điền tên của bạn, số sinh viên, tên và địa chỉ của khu học xá, cũng như chuyên ngành khóa học của bạn.
- Mẫu đơn này cũng có thể cần được điền vào tình trạng công dân hoặc thị thực của bạn, vì thời gian nghỉ học ảnh hưởng đến tình trạng thị thực sinh viên quốc tế. Bởi vì, nếu bạn là sinh viên quốc tế, visa của bạn được cấp vì tình trạng sinh viên của bạn. Do đó, nếu bạn dừng việc học trong thời gian dài, bạn có thể bị yêu cầu về nước và có thể phải xin visa khác để quay lại. Tìm hiểu thời gian nghỉ ảnh hưởng đến thị thực của bạn như thế nào nếu bạn là sinh viên quốc tế và đang có thị thực sinh viên. Chính sách này có thể khác nhau giữa các quốc gia và được điều chỉnh bởi bộ liên quan.
- Tại các trường đại học Hoa Kỳ, biểu mẫu này cũng sẽ hỏi bạn về tư cách là người nhận học bổng của chính phủ liên bang. Nếu bạn học ở Mỹ và nhận được học bổng từ chính phủ liên bang, bạn sẽ phải tiếp tục học để kiếm được học bổng đó. Nghỉ phép có thể ảnh hưởng đến tư cách là người nhận học bổng này, vì vậy bạn nên liên hệ với văn phòng học bổng và nói chuyện với nhân viên tư vấn ở đó để tìm ra cách tốt nhất để nộp đơn xin nghỉ.
Bước 3. Tạo một lá thư nghỉ việc kèm theo các tài liệu hỗ trợ khác
Đơn xin nghỉ học thường đi kèm với các tài liệu hỗ trợ mà trường đại học của bạn sẽ cần cấp nó. Nếu bạn đang nộp đơn xin nghỉ phép để hoàn thành nghĩa vụ của mình, vui lòng bao gồm cả việc bạn đã nhận được. Nếu bạn xin nghỉ phép vì lý do sức khỏe, hãy gửi kèm thư xác nhận của bác sĩ. Tuy nhiên, nếu bạn xin nghỉ phép vì lý do cá nhân, hãy nêu điều kiện và lý do xin nghỉ phép trong thư.
Bước 4. Giải thích lý do của bạn một cách trung thực
Nếu đơn xin nghỉ việc của bạn vì lý do cá nhân thì bạn phải giải thích công khai với chuyên ngành của mình. Vì vậy, họ có thể xác định xem liệu tình trạng của bạn có thực sự đủ điều kiện để nghỉ việc hay không.
Bước 5. Liệt kê tất cả những việc bạn vẫn muốn làm trong thời gian nghỉ phép
Ví dụ: giả sử bạn muốn đăng ký làm trợ lý nghiên cứu ngoài khuôn viên trường. Các sinh viên tiến sĩ năm cuối thường có quyền xin nghỉ vì lý do này. Tuy nhiên, trước khi được nghỉ phép, sinh viên phải thảo luận kế hoạch này với người giám sát học tập của họ. Bằng cách đó, người giám sát học tập có thể đảm bảo rằng bạn sẽ đạt được các chỉ tiêu nghiên cứu cho bộ phận. Đề cập đến những gì bạn muốn hoàn thành trong kỳ nghỉ.
Phần 3/3: Định dạng Thư để lại
Bước 1. Nhập địa chỉ trả hàng
Bao gồm cả địa chỉ của bạn có vẻ tầm thường nếu văn phòng của bạn và chủ sở hữu của doanh nghiệp bạn làm việc nằm trong cùng một tòa nhà. Tuy nhiên, điều này sẽ đảm bảo rằng thư của bạn sẽ được trả lại đúng địa chỉ nếu nó không được gửi. Bộ phận nhân sự cũng sẽ dễ dàng nộp đơn thư của bạn hơn nếu có địa chỉ được viết ở đó.
Bước 2. Bao gồm ngày viết thư
Thông thường, người viết thư bao gồm ngày bắt đầu viết thư, nhưng nếu bạn mất vài ngày để viết nó, hãy nhớ thay đổi ngày của bức thư thành ngày được hoàn thành và ký tên.
Bước 3. Bao gồm địa chỉ đích
Bao gồm tên và địa chỉ của địa chỉ gửi thư, cũng như bằng cấp học thuật (ví dụ: Tiến sĩ Ridwan, hoặc Giáo sư Susan).
Bước 4. Sử dụng tên được liệt kê trong địa chỉ gửi thư trong lời chào
Ngay cả khi bạn biết rõ về sếp của mình, hãy viết một lời chào trang trọng trong thư bằng cách viết chức danh nghề nghiệp hoặc học vị của anh ấy sau đó là họ của anh ấy.
Bước 5. Quyết định định dạng thư bạn sẽ sử dụng cho các đoạn thư
Định dạng thường được sử dụng là định dạng thẳng, tuân theo các quy tắc viết:
- Mỗi dòng của chữ cái trong đoạn văn được viết cách nhau một khoảng trắng.
- Tất cả các dòng trong một chữ cái phải được căn trái.
- Tất cả các câu đều bắt đầu ở lề trái, đầu đoạn văn không được thụt lề.
- Để một dòng trống để đánh dấu phần cuối của đoạn văn.
- Bạn có thể xem ví dụ về một chữ cái định dạng thẳng tại đây.
Bước 6. Kết thúc bức thư của bạn bằng một câu kết thúc lịch sự, chẳng hạn như, "Trân trọng."
- Đặt một dòng trống giữa đoạn cuối cùng với lời chào kết thúc.
- Đặt bốn dòng trống giữa "Trân trọng" và tên của bạn.
Bước 7. Ký tên vào thư
Sau khi bạn in thư, hãy đặt chữ ký của bạn vào bốn dòng trống giữa lời chào kết thúc và tên của bạn.
