Một hồ sơ công ty được trình bày tốt có thể được sử dụng như một công cụ tiếp thị để thu hút các nhà đầu tư và khách hàng hoặc cung cấp cho những người muốn biết về sứ mệnh và hoạt động của công ty. Tạo một hồ sơ công ty ngắn gọn, sáng tạo và thú vị chứa thông tin hữu ích và trình bày nó theo cách khiến người đọc cảm thấy hứng thú và muốn đóng góp vào sự phát triển của công ty.
Bươc chân
Phần 1/4: Xác định Định dạng của Hồ sơ Công ty
Bước 1. Tạo một hồ sơ công ty ngắn gọn
Một hồ sơ đơn giản và ngắn gọn sẽ thú vị và dễ đọc hơn. Nhiều người đọc chỉ cần duyệt qua hồ sơ trong khi đọc lướt các từ và cụm từ quan trọng. Một hồ sơ công ty có thể chứa một số đoạn văn hoặc 30 trang tính. Tuy nhiên, trước tiên hãy cân nhắc xem thông tin nào thực sự cần được đưa vào trước khi chọn định dạng dài.
- Nếu bạn muốn tạo hồ sơ công ty trực tuyến, hãy sử dụng định dạng ngắn với các liên kết để truy cập thông tin chi tiết trên các trang khác. Do đó, những độc giả muốn biết thêm về công ty sẽ tìm thấy các nguồn thông tin thông qua một hồ sơ ngắn gọn dễ tiếp cận.
- Trên thực tế, một công ty lớn như Google chỉ làm hồ sơ 1 trang. Bạn cũng nên tạo một hồ sơ ngắn.
Bước 2. Thiết kế một định dạng sáng tạo
Bạn có thể tự do chọn định dạng, đặc biệt nếu bạn muốn hồ sơ của mình được xuất bản trực tuyến. Hồ sơ công ty thường chứa những thông tin quan trọng về các hoạt động kinh doanh mà bạn thực hiện, nhưng nó có thể được trình bày theo nhiều cách khác nhau miễn là bạn có thể trình bày những tài sản tốt nhất của công ty. Ngoài việc thu hút người đọc, hồ sơ cũng phải sử dụng một định dạng chuyên nghiệp và hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu của công ty.
- Chèn biểu đồ và sơ đồ giữa văn bản hoặc đoạn văn dài.
- Hiển thị hình ảnh của một số nhân viên, quy trình sản xuất, giải thích công nghệ sáng tạo được sử dụng và mô tả chiến lược tiếp thị được thực hiện để hồ sơ công ty chứa những điều rất quan trọng và hữu ích cho người đọc.
Bước 3. Bao gồm một tiêu đề và sử dụng một danh sách thay vì viết một câu tường thuật
Người đọc có xu hướng cảm thấy nhàm chán nếu phải đọc những văn bản dài. Để làm cho hồ sơ của bạn dễ đọc hơn, hãy đặt tiêu đề để làm cho văn bản có vẻ ngắn hơn và trình bày thông tin dưới dạng văn bản.
- Chọn một tiêu đề dễ hiểu và bao gồm một chủ đề khác, chẳng hạn như "Sứ mệnh của công ty", "Giải thưởng và sự công nhận" hoặc "Mục tiêu dài hạn".
- Sử dụng định dạng danh sách để truyền tải một số thông tin theo trình tự, chẳng hạn như khi giải thích những giải thưởng mà công ty đã nhận được hoặc trình bày dữ liệu quan trọng về tình trạng tài chính của công ty.
Bước 4. Sử dụng một phông chữ đơn giản và rõ ràng
Để tạo một tài liệu chuyên nghiệp, không sử dụng các phông chữ nghệ thuật vì chúng có thể khó đọc và có thể gây mất tập trung. Chọn một phông chữ đơn giản và hấp dẫn, chẳng hạn như Arial, Helvetica hoặc Calibri.
Bước 5. Sử dụng câu chủ động
Tạo một hồ sơ thu hút sự chú ý bằng cách sử dụng các câu chủ động. Câu bị động rất khó hiểu và kém thú vị.
Ví dụ: bạn có thể viết, "Công ty của chúng tôi rất coi trọng trách nhiệm và tính chính trực thay vì" Trách nhiệm và tính chính trực là quan trọng đối với công ty của chúng tôi."
Bước 6. Không sử dụng ngôn ngữ công ty
Hồ sơ sẽ quá đậm và khó đọc nếu bạn lạm dụng các thuật ngữ kinh doanh hoặc biệt ngữ của công ty. Chọn những từ được sử dụng hàng ngày để dễ hiểu hơn.
Phần 2/4: Trình bày thông tin liên quan
Bước 1. Bắt đầu bằng cách liệt kê tên và địa chỉ công ty của bạn ở đầu hồ sơ của bạn
Vì hồ sơ công ty phải bao gồm tên và địa chỉ công ty, hãy sử dụng thông tin đó làm tiêu đề. Để làm cho hồ sơ của bạn hấp dẫn hơn, hãy hiển thị một biểu trưng thu hút sự chú ý của bạn, thay vì chỉ sử dụng các chữ cái đã nhập.
Bước 2. Thông báo về các biến thể của sản phẩm và thương hiệu dưới dạng danh sách
Một hồ sơ hữu ích cung cấp một cái nhìn tổng quan và giải thích ngắn gọn về các hoạt động kinh doanh của công ty. Bạn có bán đồ uống hay sản xuất đồ chơi cho trẻ em không? Cung cấp thông tin rõ ràng.
Bước 3. Bao gồm thông tin về cơ cấu công ty
Mô tả hình thức cụ thể của công ty, cho dù đó là công ty tư nhân, công ty đại chúng hay công ty. Đồng thời nêu rõ liệu có một ban giám đốc, nhân viên điều hành, hoặc các nhà lãnh đạo là những người ra quyết định quan trọng hay không. Thông tin thường được truyền đạt trong một câu.
Bước 4. Xác định một sứ mệnh có ý nghĩa của công ty
Bằng cách truyền đạt sứ mệnh của công ty, người đọc sẽ biết được các mục tiêu của công ty và các chiến lược được sử dụng để đạt được chúng. Khi thực hiện sứ mệnh, hãy cung cấp một cuộc thảo luận ngắn gọn về dữ liệu tài chính và nhân khẩu học mục tiêu, bao gồm cả việc sáp nhập, mua lại và mối quan hệ với các nhà đầu tư và cổ đông.
Bước 5. Trình bày lịch sử của công ty
Kể sơ qua về lịch sử của công ty để độc giả biết được quá trình phát triển của công ty kể từ khi công ty được thành lập, những thay đổi đã diễn ra và sự phát triển kinh doanh đã đạt được cho đến nay.
Bước 6. Nhấn mạnh những thành công và thành tựu quan trọng
Bạn có thể khoe khoang một chút trong hồ sơ của mình bằng cách kể về những thành tựu của công ty, chẳng hạn như làm việc với các nhà đầu tư mới, thành công kinh doanh và lợi thế của công ty. Mô tả hỗ trợ đã được cung cấp cho cộng đồng, tổ chức phi lợi nhuận và trường học.
Nếu doanh nghiệp bạn điều hành vừa được công nhận là công ty phát triển nhanh nhất, bạn sẽ muốn công khai về điều này
Bước 7. Mô tả văn hóa doanh nghiệp của bạn
Một khía cạnh cần được đề cập trong hồ sơ là nhân sự điều hành doanh nghiệp. Chia sẻ ngắn gọn về đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên sâu của công ty là ai và bạn đang làm gì để cải thiện tinh thần và động lực của nhân viên.
Cung cấp thông tin về các chính sách của công ty về quản lý môi trường, quan hệ công chúng, sức khỏe và an toàn lao động, công đoàn, liên đoàn lao động và bảo vệ quyền con người
Bước 8. Tạo một hồ sơ trung thực và chính xác
Người tiêu dùng, nhà phân tích và nhà báo sẽ thực hiện nghiên cứu để xác nhận những gì họ đọc. Thông tin không đúng và không chính xác sẽ làm hỏng hình ảnh của công ty và khó phục hồi.
Phần 3/4: Chỉnh sửa hồ sơ công ty
Bước 1. Kiểm tra kịch bản hồ sơ nhiều lần
Trước khi xuất bản, hãy đảm bảo rằng bản thảo hồ sơ được viết đúng chính tả và đúng ngữ pháp. Bởi vì tài liệu này đại diện cho toàn bộ công ty của bạn, một lỗi trong hồ sơ sẽ khiến công ty trông thiếu chuyên nghiệp.
Một mẹo chắc chắn để kiểm tra bản thảo là đọc từng câu một
Bước 2. Đọc hồ sơ của các công ty khác để tìm ra điều gì làm cho họ hiệu quả hơn
Một khía cạnh quan trọng của việc điều hành một doanh nghiệp là hiểu các điều kiện cạnh tranh. Điều này có thể được sử dụng để biên soạn hồ sơ công ty. Sử dụng các hồ sơ công ty khác để tìm kiếm những điều truyền cảm hứng và sau đó áp dụng chúng khi viết hồ sơ công ty của riêng bạn.
Bước 3. Đảm bảo rằng mọi khía cạnh có trong hồ sơ đều nâng cao hình ảnh của công ty
Trong khi đọc, hãy kiểm tra kỹ tất cả những thứ được liệt kê trong hồ sơ và loại bỏ những thông tin không cần thiết để hồ sơ hữu ích nhằm cải thiện hình ảnh của công ty.
Nếu bạn cần truyền tải thông tin tiêu cực, ví dụ về một khoản lỗ tương đối lớn, hãy cố gắng giải thích nó bằng cách nhấn mạnh khả năng cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty
Bước 4. Nhờ người khác kiểm tra kịch bản hồ sơ
Đôi khi, sự giúp đỡ của người khác rất hữu ích để kiểm tra tài liệu nháp mà chúng ta chuẩn bị. Tìm ai đó không hiểu doanh nghiệp của bạn và yêu cầu họ xem qua kịch bản hồ sơ và cung cấp phản hồi về tài liệu hồ sơ tổng thể.
Phần 4/4: Đòn bẩy hồ sơ công ty
Bước 1. Tạo một hồ sơ công ty đã sẵn sàng để xuất bản trên internet
Bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy thông tin về công ty của bạn. Do đó, hãy tạo một hồ sơ sẵn sàng hiển thị trên trang web và cung cấp một liên kết thông qua các tài khoản mạng xã hội. Các nhà đầu tư tiềm năng, khách hàng và thậm chí cả các cổ đông có thể muốn biết thêm về hoạt động của công ty bạn.
Bước 2. Tận dụng hồ sơ công ty như một công cụ tiếp thị
Sử dụng hồ sơ như một công cụ trong các hoạt động khác nhau của công ty, chẳng hạn như khi chuẩn bị kế hoạch kinh doanh, kế hoạch chiến lược, chiến lược tiếp thị và để hiển thị trên các trang web. Chuẩn bị một hồ sơ công ty có thể được sử dụng như một công cụ tiếp thị để công ty của bạn được biết đến bởi cộng đồng rộng lớn hơn.
Bước 3. Trình bày nó với các nhà đầu tư tiềm năng
Hồ sơ cũng có thể được sử dụng để giới thiệu công ty với các nhà đầu tư tiềm năng. Cung cấp hồ sơ khi bắt đầu thảo luận khi thảo luận về khía cạnh tài chính để các nhà đầu tư tiềm năng hiểu được tình hình kinh doanh và tài chính của công ty. Điều này sẽ giúp họ có cơ hội tìm hiểu về công ty của bạn và cân nhắc nhiều thứ khác nhau trước khi đưa ra quyết định.
Bước 4. Cung cấp liên kết để truy cập trang hồ sơ khi tổ chức họp báo
Nếu bạn đang thông báo về việc ra mắt sản phẩm mới hoặc mua lại doanh nghiệp, hãy cung cấp cả hồ sơ công ty của bạn. Bằng cách này, công chúng sẽ truy cập hồ sơ của bạn để nhiều người biết đến công ty và các sản phẩm bạn cung cấp.
Bước 5. Điều chỉnh dữ liệu và thông tin trong hồ sơ trong trường hợp công ty có thay đổi
Đảm bảo rằng bạn luôn cập nhật hồ sơ của mình, đặc biệt là khi doanh nghiệp của bạn trải qua sự phát triển và thay đổi theo thời gian.
