Chương trình làm việc hàng ngày giúp bạn thực hiện các hoạt động theo đúng lịch trình, chẳng hạn như hoàn thành các cuộc hẹn quan trọng, hoàn thành nhiệm vụ, thực hiện các hoạt động vui vẻ và hoàn thành công việc đúng thời hạn. Tuy nhiên, việc hình thành thói quen sử dụng lịch mỗi ngày không hề đơn giản vì bạn phải thường xuyên ghi chép và mang theo nó ở khắp mọi nơi. Đọc các hướng dẫn sau để làm quen với việc sử dụng chương trình làm việc như một phần của thói quen hàng ngày của bạn một cách dễ dàng và hiệu quả.
Bươc chân
Phần 1/2: Lựa chọn chương trình làm việc phù hợp
Bước 1. Xem xét những gì bạn đang sử dụng chương trình làm việc
Có nhiều chương trình nghị sự khác nhau tùy theo nghề nghiệp và tính cách của người dùng. Khi chọn một chương trình làm việc, bạn có thể sử dụng một cuốn sổ có lót hoặc một chương trình in cung cấp các bảng để ghi lại các công việc khác nhau. Suy nghĩ trước tại sao bạn muốn sử dụng chương trình làm việc và để làm gì. Nếu chương trình là phương tiện duy nhất để lập kế hoạch hoạt động hàng ngày, hãy chỉ sử dụng một chương trình. Sử dụng nhiều hơn một chương trình làm việc có xu hướng gây nhầm lẫn và ít hữu ích hơn. Để xác định chương trình làm việc phù hợp nhất, hãy xem xét những điều sau:
- Tôi có cần đặt số điện thoại trong chương trình làm việc không?
- Tôi có định sử dụng chương trình làm việc chỉ để ghi lại lịch trình cuộc họp không?
- Tôi có cần một chương trình làm việc kéo dài hơn một năm không?
- Chương trình làm việc có thể thay thế các ghi chú mà tôi thường sử dụng, ví dụ: lịch trình công việc hàng ngày không?
- Tôi sẽ sử dụng một sổ ghi chép thông thường hay một chương trình làm việc dạng bảng, nhiều tính năng?
- Tôi cần một chương trình làm việc nhỏ bỏ vừa túi hay một chương trình làm việc đủ lớn để theo dõi các biên bản cuộc họp?
- Tôi sẽ ghi lại lịch trình mỗi ngày hay chỉ dành cho các hoạt động cuối tuần?
Bước 2. Chọn chương trình nếu cần
Tìm kiếm một chương trình làm việc tại một cửa hàng bán đồ dùng văn phòng, văn phòng phẩm, lịch hoặc trực tuyến. Giá của chương trình nghị sự rất đa dạng. Ngoài việc xem xét khía cạnh thẩm mỹ, hãy ưu tiên phân bố sách và định dạng bảng trong chương trình làm việc. Chọn một chương trình làm việc mà bạn thích theo lối sống và hoạt động hàng ngày của bạn.
Bước 3. Xem xét khía cạnh thẩm mỹ
Ngoài chức năng ưu tiên, một chương trình làm việc hấp dẫn và dễ chịu sẽ khiến bạn hài lòng hơn khi sử dụng chương trình này. Bạn có thể chọn một chiếc lịch đơn giản với bìa đen trơn hoặc bìa nhiều màu sắc với những hình ảnh và kiểu dáng hấp dẫn. Khía cạnh thẩm mỹ sẽ có lợi nếu nó phù hợp với đạo đức làm việc phổ biến trong công ty.
Cũng nên chú ý đến khía cạnh thẩm mỹ của chương trình nghị sự, không chỉ bên ngoài. Nhiều người thích chương trình nghị sự với các trang đơn giản hơn các trang có lót. Những người khác yêu cầu bảng đối xứng hoặc bố cục dễ điều chỉnh. Bản thân bạn có thể cần một chương trình làm việc khác với một cái nhìn nhất định. Chọn một chương trình làm việc có bìa và nội thất đẹp mắt để giúp bạn hào hứng với việc sử dụng chương trình của mình mỗi ngày
Bước 4. Chuẩn bị bút và bút chì
Chương trình sẽ hữu ích hơn nếu nó được sử dụng để ghi chép. Chuẩn bị sẵn bút chì và bút để viết hoặc đặt chương trình làm việc của mình, ví dụ:
- Trong cặp hoặc túi máy tính xách tay của bạn
- Trong túi xách
- Tại bàn làm việc trong văn phòng
- Tại bàn làm việc tại nhà
- Gần điện thoại
- Nếu bạn thường xuyên bị mất đồ dùng viết, hãy giữ một chiếc bút chì trong chương trình làm việc của mình để đề phòng hoặc sử dụng một dụng cụ sắp xếp có hộp đựng bút chì.
Phần 2/2: Sử dụng Chương trình nghị sự một cách hiệu quả
Bước 1. Dự định sử dụng chương trình làm việc mỗi ngày
Những người cam kết mạnh mẽ có xu hướng có khả năng thực hiện các cam kết tốt hơn. Thay đổi thói quen không dễ dàng, nhưng bạn có thể hình thành thói quen mới bằng cách nói với bản thân rằng bạn có ý định làm những việc nhỏ theo những cách mới.
Hãy nhớ rằng thói quen tốt sẽ dễ hình thành hơn nếu bạn tập trung vào một thói quen cụ thể tại một thời điểm. Đừng hình thành những thói quen mới khiến bạn choáng ngợp. Còn bây giờ, hãy tập trung vào việc hình thành thói quen sử dụng chương trình làm việc
Bước 2. Nói với một người bạn rằng bạn muốn sử dụng chương trình làm việc
Mọi người có xu hướng áp dụng các thói quen mới dễ dàng hơn trong các cộng đồng biết quyết tâm của họ và hỗ trợ lẫn nhau. Chia sẻ ý định của bạn với bạn bè hoặc đồng nghiệp. Nếu bạn bè của bạn muốn hình thành thói quen tốt giống nhau, bạn có thể nhắc nhở nhau ghi chép thường xuyên.
Bước 3. Đặt chương trình làm việc ở cùng một nơi mỗi ngày
Sử dụng chương trình làm lịch duy nhất ở nhà và tại nơi làm việc vì bạn sẽ khó sắp xếp lịch trình nếu sử dụng hai chương trình làm việc. Tuy nhiên, điều này cũng đòi hỏi sự nhất quán vì bạn phải ghi lại mọi hoạt động ở nhà và nơi làm việc. Để bạn không phải tìm kiếm xung quanh, hãy chọn một nơi trong văn phòng và một nơi khác ở nhà để đặt chương trình làm việc của bạn. Sự nhất quán là yếu tố quyết định để hình thành thói quen này, vì vậy đừng đặt chương trình làm việc của bạn ở nơi khác.
- Một nơi tuyệt vời để đặt chương trình làm việc ở nhà là bên cạnh điện thoại, trong cặp tài liệu, gần điện thoại hoặc chìa khóa ô tô.
- Vị trí thích hợp để đặt chương trình của bạn trong văn phòng là trên bàn làm việc, trong ngăn kéo chính của bàn làm việc, bên cạnh điện thoại hoặc trong cặp tài liệu của bạn.
Bước 4. Ghi chú để nhắc nhở bạn luôn mang theo lịch trình khi đến và đi làm
Có thể bạn đã để quên chương trình làm việc của mình ở nhà hoặc tại nơi làm việc khi bạn mới bắt đầu sử dụng nó. Để ngăn chặn điều này, hãy viết lời nhắc và đặt chúng ở nơi dễ nhìn thấy trong nhà và văn phòng của bạn. Dựa trên nghiên cứu, một cách hiệu quả để hình thành một số hành vi nhất định là sử dụng những lời nhắc nhở được viết trên các mẩu giấy nhỏ. Hãy làm điều tương tự cho chính bạn bằng cách đặt lời nhắc: "Bạn có mang theo chương trình làm việc của mình không?" ở một nơi dễ thấy, ví dụ:
- Trên máy tính xách tay
- Trên bàn
- Bên cạnh điện thoại
- Tại cửa
- Trên bàn bếp
- Trong gương trong phòng tắm
- Đưa ra lời nhắc nếu bạn đã quen với việc mang theo chương trình làm việc của mình đến và đi làm.
Bước 5. Đưa tất cả thông tin vào chương trình làm việc
Một khi bạn có một chương trình làm việc, bạn phải ghi lại nhiều thông tin, ví dụ: các cuộc họp đã lên lịch, các nhiệm vụ chưa hoàn thành và các hoạt động khác đã được lên kế hoạch trước. Dành 1-2 giờ để ghi lại tất cả thông tin này. Phương pháp này cũng giúp bạn quen với việc sử dụng chương trình làm việc một cách chính xác và có thể lên một lịch trình tốt. Những điều cần lưu ý trong chương trình làm việc, ví dụ:
- Thông tin liên hệ của các thành viên gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và khách hàng
- Lịch họp tại văn phòng
- thời khóa biểu
- Thời hạn cho công việc văn phòng hoặc bài tập ở trường
- Lịch làm việc (nếu giờ làm việc thay đổi thường xuyên)
- Một cuộc hẹn với bác sĩ đa khoa hoặc nha sĩ
- Sinh nhật của những người thân yêu
- Các hoạt động quan trọng trong văn phòng
- Sự kiện riêng tư đặc biệt
- Những ngày quan trọng đối với sở thích hoặc hoạt động ngoại khóa, ví dụ: ngày biểu diễn piano hoặc lịch tập yoga
Bước 6. Đọc chương trình làm việc mỗi sáng
Mỗi sáng trước khi đi làm, hãy dành thời gian đọc chương trình làm việc để xác định lịch trình cho các cuộc họp, cuộc họp và những công việc mà bạn phải hoàn thành. Dành thời gian để nhớ xem có bất kỳ nhiệm vụ nào bạn cần thêm vào lịch trình của mình, đã hoàn thành hoặc cần được lên lịch lại hay không. Kiểm tra lịch trình của bạn mỗi sáng để bạn có thể tận dụng tối đa thời gian làm việc sau khi đến văn phòng.
Bước 7. Đọc chương trình làm việc trước khi rời nơi làm việc
Đảm bảo rằng bạn đã hoàn thành tất cả các hoạt động hàng ngày theo kế hoạch bằng cách đọc lại chương trình trước khi rời khỏi công việc. Hãy suy nghĩ xem có điều gì bạn cần ghi lại cho tuần tới không. Tập thói quen cập nhật những ghi chú trong chương trình làm việc để giúp bạn hoàn thành trách nhiệm công việc một cách dễ dàng hơn.
Bước 8. Sử dụng sự củng cố tích cực để thúc đẩy bản thân
Hãy coi chương trình làm việc như một điều tích cực trong cuộc sống hàng ngày, không phải là một gánh nặng hay nghĩa vụ. Sử dụng chương trình làm việc để tự thưởng cho bản thân sau khi bạn đã hoàn thành nhiệm vụ. Cuối cùng, bạn sẽ cố gắng hoàn thành một nhiệm vụ bởi vì bạn muốn cảm thấy việc gạch bỏ một lịch trình nhiệm vụ đã hoàn thành thật tuyệt vời như thế nào. Thực hiện một số điều sau đây như một sự củng cố tích cực:
- Gạch bỏ các nhiệm vụ và cuộc họp đã hoàn thành. Nếu bạn cảm thấy không khỏe, hãy đọc lại tất cả các hoạt động bạn đã hoàn thành và tự hào về những gì bạn đã làm.
- Tự thưởng cho bản thân khi hoàn thành một số nhiệm vụ. Ví dụ: thưởng thức ly cà phê yêu thích của bạn hoặc đi dạo nhàn nhã sau khi bạn đã hoàn thành 5 nhiệm vụ hoặc đạt được một mục tiêu nhất định. Điều này sẽ khiến bạn có động lực hơn để sử dụng chương trình làm việc của mình và hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất có thể.
- Làm điều gì đó vui vẻ khi đọc chương trình làm việc. Thay vì cảm thấy choáng ngợp khi kiểm tra chương trình làm việc, hãy sử dụng chương trình làm việc như một công cụ hỗ trợ năng suất làm việc. Tập quen với việc đọc chương trình trong khi thực hiện các hoạt động vui vẻ để bạn cảm thấy tích cực hơn và loại bỏ cảm giác tiêu cực. Ví dụ: mỗi khi bạn đọc chương trình làm việc vào buổi sáng hoặc trước khi đi làm về, hãy thưởng thức một tách cà phê, sô cô la hoặc nghe bài hát yêu thích của bạn. Phương pháp này làm cho não liên kết chương trình làm việc với một thứ gì đó giúp nuôi dưỡng cảm giác tích cực.
- Tặng phần thưởng đặc biệt nếu bạn quản lý để sử dụng chương trình làm việc một cách nhất quán trong một tuần. Những người mới bắt đầu sử dụng chương trình làm việc thường cần thêm động lực để quen với việc mang theo chương trình và ghi chép mỗi ngày. Nếu bạn có thể làm điều này trong một tuần, hãy tự tặng cho mình một món quà đặc biệt, chẳng hạn như: thưởng thức kem, xem phim hoặc uống cà phê với bạn bè. Sau một vài tuần, bạn sẽ quen với việc mang theo và sử dụng chương trình làm việc.
- Viết những điều tích cực như ghi chép về một nhiệm vụ quan trọng. Để tạo thói quen mới dễ dàng hơn, hãy sử dụng lịch trình để nhắc bạn về kế hoạch cho các hoạt động vui chơi (ví dụ như ăn trưa với bạn bè) và các hoạt động kém thú vị hơn (ví dụ: tham khảo ý kiến nha sĩ).
Bước 9. Tập thói quen cập nhật các ghi chú việc cần làm khi cần thiết
Khi kiểm tra chương trình làm việc vào buổi sáng và buổi tối, hãy ghi chú lại tất cả các thông tin mới, ví dụ: các công việc cần hoàn thành, lịch họp, cuộc hẹn và thời hạn. Đồng thời ghi chú mỗi khi có nhiệm vụ mới. Cập nhật chương trình làm việc thường xuyên sẽ giúp bạn quản lý thời gian dễ dàng hơn và cảm thấy bình tĩnh hơn. Ngoài ra, bạn không cần phải nhớ các nhiệm vụ đã được ghi lại, do đó bạn không phải lo lắng và nghi ngờ.
Nếu có những nhiệm vụ rất nặng nề, hãy lập một lịch trình riêng để có thể hoàn thành theo khả năng của mình. Đừng để động lực của bạn bị mất đi vì bạn nghĩ về những nhiệm vụ chưa hoàn thành trong khi thực hiện thói quen hàng ngày
Bước 10. Hãy kiên nhẫn
Bạn sẽ mất 1-2 tháng để thói quen mới hoạt động theo đúng tiến trình của nó. Hãy kiên nhẫn và tha thứ cho bản thân nếu bạn bỏ dở chương trình làm việc ở nhà hoặc bạn quên ghi lại lịch trình của mình vì những thói quen mới sẽ hình thành sau một thời gian. Hãy nhớ rằng những thiếu sót nhỏ không làm giảm khả năng hình thành thói quen mới của bạn.
Chuẩn bị một kế hoạch dự phòng trong trường hợp bạn quên mang theo chương trình làm việc, chẳng hạn bằng cách viết ra lịch họp vào một tờ giấy nhỏ và dán nó lên bàn làm việc tại văn phòng. Để nhắc nhở bản thân về tất cả các hoạt động và thời hạn quan trọng, hãy sử dụng ứng dụng nhắc nhở trực tuyến trên điện thoại hoặc máy tính xách tay của bạn để đảm bảo bạn luôn cập nhật, ngay cả khi bạn bị tụt lại trong chương trình làm việc của mình
Lời khuyên
- Hãy xem chương trình làm việc như một công cụ hữu ích, hơn là một gánh nặng. Bạn sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc sắp xếp các hoạt động hàng ngày của mình nếu bạn sử dụng một chương trình làm việc. Về lâu dài, bạn có thể tiết kiệm vài giờ bằng cách tiết kiệm vài phút mỗi ngày.
- Sự nhất quán được hỗ trợ bởi sự củng cố tích cực đóng một vai trò quan trọng trong việc hình thành thói quen mới. Để duy trì động lực, hãy sử dụng chương trình làm việc thường xuyên, tập trung vào những điều tích cực bạn nhận được từ việc sử dụng chương trình làm việc và tự thưởng cho bản thân nếu cần.
- Chọn một chương trình mà bạn thích và theo nhu cầu của bạn. Mua một chương trình làm việc có định dạng bảng để bạn có thể ghi lại tất cả các thông tin quan trọng và lên lịch cho các hoạt động hàng ngày của mình.
